Geros ir blogos projektų valdymo praktikos Kęstutis Lašinskas, Projektų vadovas, IBM Lietuva 2008-04-23 IBM Confidential

projekto suinteresuotas puses (stakeholders) TURINYS Apie pasitikėjimą ir projekto procesus projekto suinteresuotas puses (stakeholders) Projekto apimties (scope) svarba Ruošdamasis šios dienos pranešimui pagalvojau kas yra svarbiausia dirbant projektuose? Pasižymėjau (pirmus atėjusius į galvą ) du dalykus, kas man pasirodė svarbu – tai pasitikėjimo įtaka projekto darbuose ((ir įmonės klimatui apskritai) ir, antra tema, projekto apimties svarba. Apie projektų valdymą paprastai kalbama kaip apie tam tikrą metodologiją, procesus, pagrindines projekto sritis. Galima būtų kalbėti apie konkrečius pavyzdžius, bet čia kiltų keblumų su konfidencialios informacijos atskleidimo apribojimais, verslo etika. Mano tikslas pasakoti apie tai kas (mano manymu) svarbiausia. Kai svarstom apie GERAS/BLOGAS praktikas, būtent šie dalykai man yra lemiantys... Jei pasitikėjimas yra daugiau vidinė kategorija (vidinis matmuo), tai apimtis yra daugiau susijusi su projektų valdymo tradiciniu “mokslu”, arba klasikinis projekto matmuo... Presentation Title | Confidential | 11-Nov-18 IBM Confidential

Pasitikėjimas kaip alyva sutepa bendradarbiavimo variklį Apie pasitikėjimą... Pasitikėjimas kaip alyva sutepa bendradarbiavimo variklį Pasitikėjimas sukuria pagrindą efektyviam bendradarbiavimui, darbo vietos išsaugojimui, darbo motyvacijai ir efektyvumui, papildomoms pastangoms, kurias žmonės savanoriškai investuoja į darbą Pasitikėjimas – labai trapi vertybė, bet neįkainojama Pasitikėjimas yra stiprinantis socialinio kapitalo išteklius (R. Putnam) Kai baigiasi projekto įgyvendinimas nejučia pagalvoji, kokią patirtį jis davė projekto dalyviams, kaip tai atsilieps jų tolesniuose darbuose. Čia turiu omenyje ne tiek įgyvendintus projekto tikslus, kiek patirtą tam tikrą išgyvenimą. Ne privatų asmeninį išgyvenimą, o tokį, kuris susijęs su profesine darbine praktine patirtimi. Kuriuo galima pasidalintis su projekte dalyvaujančiais kolegomis ar būsimais klientais. Kaip ten bebūtų, juk mes visi išgyvename...ir tai atsiliepia mūsų nuotaikai, motyvacijai, nusiteikimui. O tuo pačiu ir organizacijos klimatui...(nuo kurio priklauso ~30% verslo rezultatų /IBM duomenimis/ /klimatui įtakoja Clarity, Standards, Responsibility, Flexibility, Rewards, Team commitment/) Mano išvada. Geriausi mano projektai ir darbai yra tie, po kurių jaučiuosi susitiprėjęs, labiau savimi pasitikintis ir norintis toliau bendradarbiauti su pabaigto projekto dalyviais. Beje kartais nebūtinai sėkimngai baigto projekto. Tą vertybę įvardinčiau kaip PASITIKĖJIMO PADIDĖJIMĄ. Trapi vertybė...(užtenka vieno netinkamo epizodo, ir nepasitikima visą gyvenimą). Neįkainojama, nes suteikia mūsų gyvenimui prasmės, saugumo, laimės, skatina ir toliau dirbti ta pačia linkme...Bendravimą daro pozityviu, konstruktyviu, vieni kitus palaikančiu. Tai palaikantys KLIJAI. Ir labai svarbu, kad TAI – PADEDA GERIAU SPRĘSTI PROBLEMAS! Presentation Title | Confidential | 11-Nov-18 IBM Confidential

Apie pasitikėjimą... Duane C.Tway vadina pasitikėjimą konstrukcija iš trijų dalykų gebėjimo pasitikėti, kompetencijos ir ketinimų suvokimo Gebėjimas pasitikėti – reiškia jūsų gyvenimo patirtį, kuri įtakojo dabartinį gebėjimą ir norą rizikuoti pasitikint kitais Kompetencijos suvokimas sudarytas iš to, kaip jūs vertinate savo ir bendradarbių gebėjimą konkuruoti dabartinėmis sąlygomis Ketinimų suvokimas - tai jūsų supratimas, kad veiksmus, žodžius, misijas ir sprendimus įtakoja bendruomenės, o ne individo motyvai Sociologiniai tyrimai: Visuomenėse, kuriose kultūra grindžiama „pasmerktas tas, kuris pasitiki kitu“ arba „neskolink, nedovanok, nedaryk gero, nes viskas pasisuks prieš tave“, yra mažai pasitikėjimo... PAVYZDYS (GERA PRAKTIKA) Say what you do; do what you say; show it (Paprasta pasitikėjimo didinimo formulė  projektuose) Presentation Title | Confidential | 11-Nov-18 IBM Confidential

Projektas organizacijoje Pasikeitimų valdymas Projekto vadyba/valdymu užsiima Klientas ir Vykdytojas. Paprastai sutartyje gana formaliai yra atskirtos Kliento ir Vykdytojo atsakomybės. Tačiau kiek jas beatskirtum tam, kad projektas būtų vykdomas reikalingas bendradarbiavimas. Todėl bent viena iš tų atsakomybių yra bendradarbiavimas su kita Sutarties šalimi. Žinoma, kad geras bendradarbiavimas bus tada, kai šalys viena kita PASITIKI. Kuo jie glaudžiau dirba, tuo geriau Projektui. PASITIKĖJIMAS – tai tarsi svertas, kurio pagalba gerėja bendradarbiavimas ir didėja dėmesys projektui Presentation Title | Confidential | 11-Nov-18 IBM Confidential

Projektas organizacijoje Pasikeitimų valdymas PASITIKĖJIMAS PASITIKĖJIMAS Presentation Title | Confidential | 11-Nov-18 IBM Confidential

Projektas organizacijoje Pasikeitimų valdymas BLOGA patirtis Projektai, kai visos pusės KLIENTAS, VYKDYTOJAS ir kiti TIEKĖJAI atlieka projekto darbus mažai bendraudami vieni su kitais. Ir tai sukuria atmosferą “JIE TEN KAŽKĄ REZGA...”. GERA patirtis Esu dirbęs projekte, kuriame visi: KLIENTAS, VYKDYTOJAS, TIEKĖJAI labai atvirai sprendė ir kartu dalyvavo priimant sprendimus. Tą lėmė tam tikra specifika, kai visi žinojo vienas kito atsakomybes ir “svorį” projekte. Iškilus neplanuotoms problemoms visi kartu spręsdavome. Beje susitikimus protokoluodavome...ne dėl to kad nepasitikime vieni kitais. Tiesiog buvo daug tiekėjų ir aibė reikalų. KEITIMASIS INFORMACIJA ATVIRAI. PASITIKĖJIMAS PASITIKĖJIMAS Presentation Title | Confidential | 11-Nov-18 IBM Confidential

Procesas yra priemonė, kuri turi padėti siekti projekto tikslų. Apie procesus... Kiekvienas procesas yra teisingas ir reikalingas tik tiek, kiek jis padeda siekti maksimalaus rezultato. Procesas yra priemonė, kuri turi padėti siekti projekto tikslų. Gerai apibrėžti procesai, efektyviai naudojamos priemonės ir įrankiai nebūtinai didina pasitikėjimą žmonėmis Mokydamiesi metodikos ir priemonių galime nejučia jas per daug jas sureikšminti. Stengtis nepamiršti, kad įvairios metodologijos, procesai yra PRIEMONĖ. Nepervertinti priemonių! Tikslas – projekto įgyvendinimas. Kartais PASITIKĖJIMAS yra svarbiau nei geras proceso žinojimas! Geras procesų išmanymas gali didinti pasitikėjimą, bet nebūtinai to pakanka. BLOGA patirtis: Kai nepasitikima partneriu yra mėginama “užprotokoluoti” net ir smulkiausią veiksmą; Vėliau, kadangi nepasitikima, yra diskutuojama dėl mikroskopinių žingsnelių, nutolstant nuo projekto problemos sprendimo. Prarandama daug energijos ir laiko. Presentation Title | Confidential | 11-Nov-18 IBM Confidential

Suinteresuotosios pusės projekte Svarbiausios sąlygos projekto sėkmei: Vadovų (tiek Kliento, tiek Vykdytojo) dėmesys ir palaikymas. Stakeholder – suinteresuota pusė, turinti reikšmingą įtaką projektui. Visi dalyviai didžiausią prioritetą skiria problemų sprendimui. Yra BLOGA patirtis, kad: stakeholderiai nenoriai skiria dėmesį; vengia papildomos atsakomybės (nes turi daug funkcinių įsipareigojimų); kartais sunku surasti, kas turi didžiausią svertą ar įtaką projektui. Presentation Title | Confidential | 11-Nov-18 IBM Confidential

Suinteresuotų pusių ir pokyčių įtaka projektui laike PASITIKĖJIMAS PASITIKĖJIMAS PASITIKĖJIMAS – mažina projekto pasikeitimų (bei problemų) sprendimo kaštus. Kaštus – turime galvoje ne tik piniginius, bet ir laiko, žmogiškų pastangų (“nervų”) sąnaudas, stresą. PASITIKĖJIMAS tarp suinteresuotų pusių padidina įtaką projektui. Presentation Title | Confidential | 11-Nov-18 IBM Confidential

Suinteresuotosios pusės (Stakeholders) Mama Projekto vadovas Tėvas Sponsorius Tiekėjas Automobilių gamintojas/pardavėjas Žentas Vartotojas Dukra Klientas Pavyzdys apie galimus stakeholders santykius Kiek daug gali nulemti pasitikėjimas tarp motinos ir tėvo? Esant dideliam pasitikėjimui ir mašina bus nupirkta geresnė, ir visi projekto dalyviai bus labiau patenkinti. Tarkime santykiai šeimoje puikūs. Tėvai rūpinasi vaikais ir savo anūkais, ir nori padėti jiems įsigyti tinkamą automobilį. Pasibaigus projektui – visi važiuoja prie jūros, anūkai krykščia, seneliai laimingi, žentas išdidžiai vairuoja... Projektas tik sustiprina santykius, pasitikėjimą. Ir kitas scenarijus. Tėvas pagaili pinigų “sugalvojo mat jaunimas...” Tenka įsigyti automobilį, kuris nepatinka žentui, dukrai. Tik nupirkus dar ir sugenda. Planuota kelionė prie jūros neįvyksta, anūkai verkia. Visi nelaimingi. Nors projektas įgyvendintas! Lieka kartėlis net po atrodo formaliai įgyvendinto projekto. Nepadidėjo dalyvių pasitikėjimas vieni kitais. Presentation Title | Confidential | 11-Nov-18 IBM Confidential

KAŠTAI LAIKAS PROJEKTAS APIMTIS APIMTIS (Scope) – svarbiausia projektų vadybos grandis. Apimtis yra suprantama kaip kas turės būti padaryta. Į Apimtį (plačiąja prasme) įeina ir kokybė (galime teigti jog nekokybiška apmtis neįeina į apimties apibrėžimą). Klientui, vis tik, svarbiausia yra apimtis (deja ne visada tai pripažįsta), o faktą kaip greitai buvo įgyvendintas projektas vertins mažiau (ypač po tam tikro laiko tarpo) Kai pradedant projektą Apimtis neaiški, IBM siūlo skaidyti projekto įgyvendinimo procesą. Iš pradžių – APIMTIES nustatymo dalis; po to – ĮGYVENDINIMO dalis. Tačiau dažniausiai Klientui tai neatrodo priimtina (kartais tokia suskaidymui prieštarauja kitos įtakojančios sąlygos – pvz. Sponsorių, valdančių pinigus, reikalavimai; kartais pasitikėjimo stoka) BLOGA patirtis: Klientas prašo pateikti fiksuotą kainą VISAM projektui, kai APIMTIS nėra pilnai apibrėžta! (tipinė situacija; apimtis dažnai ryškėja/tikslinama vykdymo eigoje...) Klientas prašo rezultato (jau VYKDYMO etape), tuo tarpu APIMTĮ Klientas ir Vykdytojas supranta/interpretuoja skirtingai, ir niekaip negali susitarti. (tai iškyla, kai reikia perduoti/atsiskaityti už projekto darbus) Presentation Title | Confidential | 11-Nov-18 IBM Confidential

Kai projekto apimtis netiksli... Įtakingas suinteresuotasis, atsakingas už projekto įvykdymą laiku Vartotojas Tiekėjas-subkontraktorius Tiekėjas-subkontraktorius Įtakingas (diktatoriškos natūros) suinteresuotas asmuo, griežtai siekiantis savo (siauro) tikslo gali pakenkti projekto eigai... Paklusnūs tiekėjai subkontraktoriai (žr. kertantis virvę ir kalantis korpusą) atlieka savo funkcijas, už kurias jiems mokama. Jie koncentruojasi į savo specifinę sritį, kurioje yra neabejotinai profesionalai ******************************************* PAGRINDINĖ IŠVADA, kas yra GERA patirtis, GERAS projektas: Kuris didina pasitikėjimą: pirmiausia projekto dalyvių tarpe, tarp vykdytojo ir kliento, tarp visų suinteresuotų pusių; Tiksliai ir pilnai yra apibrėžta APIMTIS. O jei ji keičiasi, tai dalyviai bendrai pasitikėdami vieni kitais ir nevengdami atsakomybės ieško geriausios išeities projekto sėkmės labui. (..ir žinoma ...)Projektas įgyvendintas laiku, planuota apimtimi ir kaštais Presentation Title | Confidential | 11-Nov-18 IBM Confidential

Kas yra GERAS projektas? Projektas, kuris didina pasitikėjimą: projekto dalyvių tarpe, tarp vykdytojo ir kliento, tarp visų suinteresuotų pusių Tiksliai ir pilnai yra apibrėžta APIMTIS. O jei ji keičiasi, tai dalyviai bendrai, pasitikėdami vieni kitais ir nevengdami atsakomybės, ieško geriausios išeities projekto labui (..ir žinoma...) Projektas įgyvendintas laiku, reikalaujama apimtimi ir su planuotais kaštais Mokydamiesi metodikos ir priemonių galime nejučia jas per daug jas sureikšminti. Stengtis nepamiršti, kad įvairios metodologijos, procesai yra PRIEMONĖ. Nepervertinti priemonių! Tikslas – projekto įgyvendinimas. Kartais PASITIKĖJIMAS yra svarbiau nei geras proceso žinojimas! Geras procesų išmanymas gali didinti pasitikėjimą, bet nebūtinai to pakanka. BLOGA patirtis: Kai nepasitikima partneriu yra mėginama “užprotokoluoti” net ir smulkiausią veiksmą; Vėliau, kadangi nepasitikima, yra diskutuojama dėl mikroskopinių žingsnelių, nutolstant nuo projekto problemos sprendimo. Prarandama daug energijos ir laiko. Presentation Title | Confidential | 11-Nov-18 IBM Confidential

KLAUSIMAI ? Presentation Title | Confidential | 11-Nov-18 IBM Confidential

AČIŪ UŽ DĖMESĮ ! Presentation Title | Confidential | 11-Nov-18 IBM Confidential