PERTEMUAN PERTAMA KOC3402 ASAS STRATEGI KOMUNIKASI (STRATEGIC COMMUNICATION IN BUSINESS AND THE PROFESSIONS) PERTEMUAN PERTAMA

Dr. Muhamad Sham Hj Shahkat Ali Pensyarah Kanan & MAKLUMAT PENSYARAH Dr. Muhamad Sham Hj Shahkat Ali Pensyarah Kanan & Penyelaras Bacelor Komunikasi Jabatan Komunikasi, FBMK Tel: (03) 8946-8789 (pejabat) H/P: 012-242 78 42 Email: sham@fbmk.upm.edu.my sham1910@hotmail.com 2

PERTEMUAN PERTAMA UNIT 1: KOC3402 ASAS STRATEGI KOMUNIKASI (STRATEGIC COMMUNICATION IN BUSINESS AND THE PROFESSIONS) PERTEMUAN PERTAMA UNIT 1: AN INTRODUCTION TO COMMUNICATION IN ORGANIZATION (PENGENALAN KEPADA KOMUNIKASI DI ORGANISASI) 3

Perlu memahami / Perlu mengetahui / Perlu Fokus Panduan istilah dalam Slides Perlu memahami / Perlu mengetahui / Perlu Fokus penting dan mungkin akan ditanya dalam peperiksaan Baca secara umum tidak begitu penting, tetapi merupakan pengetahuan yang berguna kepada pelajar (tidak akan ditanya dalam peperiksaan) 4

- melakukan komunikasi; bertukar idea, menyampaikan informasi dll Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Info tambahan (tidak terdapat dalam modul kursus) PERLU MEMAHAMI APAKAH YANG DIMAKSUDKAN DENGAN KOMUNIKASI? “the act of communicating; exchange of ideas, conveyance of information, etc” - melakukan komunikasi; bertukar idea, menyampaikan informasi dll (The New International Webster’s Comprehensive Dictionary of the English Language 1999:265) 5

Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Info tambahan (tidak terdapat dalam modul kursus) PERLU MEMAHAMI Takrifan Komunikasi (sambungan) EXCHANGE OF IDEAS (bertukar idea/pandangan) “to give or receive in return for something else” (memberi dan menerima sebagai ganti untuk sesuatu benda yang lain) Cassell Popular English Dictionary (1995:281) - the amount of ideas exchanged signify communication - whether a person is knowledgeable or not - whether a person wants to communicate or otherwise - depending on the nature of the ideas 6

Takrifan Komunikasi (sambungan) Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Info tambahan (tidak terdapat dalam modul kursus) PERLU MEMAHAMI Takrifan Komunikasi (sambungan) “communication is the process of transmitting; a giving, or giving and receiving of information, signals, or messages by talks, gestures, writing, etc.” - komunikasi adalah proses penyampaian; memberi dan menerima informasi, signal atau mesej melalui perbualan, perbuatan, penulisan dll Ruben, B. (1992) Communication and Human Behavior:1 7

Ruben, B. (1992) Communication and Human Behavior:1 Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Info tambahan (tidak terdapat dalam modul kursus) PERLU MEMAHAMI Takrifan Komunikasi (sambungan) “a system of sending and receiving messages, as by telephone, telegraph, radio, etc” - suatu sistem penyampaian dan penerimaan mesej (maklumat) melalui telefon, telegraf, radio dll Ruben, B. (1992) Communication and Human Behavior:1 8

Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Info tambahan (tidak terdapat dalam modul kursus) PERLU MEMAHAMI APAKAH YANG DIMAKSUDKAN DENGAN STRATEGI? strategy comes from the Greek word ‘strategia’, meaning ‘generalship’. (istilah strategi berasal dari perkataan Greek yang bermaksud ‘strategia’, iaitu ‘generalship’) In the military, strategy often refers to maneuvering troops into position before the enemy is actually engaged. (dalam ketenteraan, strategi sering merujuk kepada menempatkan pasukan tentera pada lokasi tertentu sebelum berhadapan dengan musuh) definition obtained online, from: http://home.att.net/~nickols/strategy_definition.htm) 9

Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Info tambahan (tidak terdapat dalam modul kursus) PERLU MEMAHAMI Definisi Strategi (Sambungan) “the art or science of war, esp. the art of directing military movements so as to secure the most advantageous positions and combinations of forces” Popular English Dictionary (1995:813) seni atau sains peperangan, kaedah mengatur pergerakan ketenteraan untuk memperolehi kedudukan yang terbaik dan kombinasi kekuatan 10

Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Info tambahan (tidak terdapat dalam modul kursus) PERLU MEMAHAMI Takfiran Strategi (sambungan) “a long term plan aimed at achieving a specific goal” Cassell Popular English Dictionary (1995:813) rancangan jangka masa panjang bertujuan untuk mencapai tujuan yang khusus (spesifik) “strategy would sometimes require to think outside of the sphere/box” Gilchrist, 1994 “strategi kadang kala memerlukan pemikiran dilakukan luar spera/kotak pemikiran” Gilchrist, 1994 11

- Creative insight (pemikiran yang kreatif) Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 1 – An Introduction To Communication in Organization BACA SECARA UMUM 1 Pengenalan kepada kandungan Bab 1 (m/s 4 – 5) - Creative insight (pemikiran yang kreatif) - Sensitivity (berfikiran sensitif) - Vision (pandangan) - Versatility (berupaya untuk mengadaptasi kepada perubahan) - Focus (fokus) - Patience (mempunyai sifat sabar) - Globalism (globalisasi) 12

- Feedback (Maklumbalas) - Noise (Gangguan) Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 1 – An Introduction To Communication in Organization PERLU MENGETAHUI & MEMAHAMI 2 Interactive Communication Process (m/s 6 – 8) (Proses Komunikasi Interaktif) - Message (Mesej) - Source (Sumber) - Encoding - Channel (Saluran) - Receiver (Penerima) - Decoding - Feedback (Maklumbalas) - Noise (Gangguan) - Shared Meaning (Maksud yang Difahami) 13

2 Interactive Communication Process (sambungan) Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 1 – An Introduction To Communication in Organization PERLU MENGETAHUI & MEMAHAMI 2 Interactive Communication Process (sambungan) (Proses Komunikasi Interaktif) Message (Mesej) – m/s 6 - perlu mengetahui maksud mesej “a message is any symbol or collection of symbols which has meaning or utility” Gilchrist 1994 - mesej adalah apa jua simbol atau koleksi simbol yang mempunyai makna atau yang boleh digunakan 14

Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 1 – An Introduction To Communication in Organization PERLU MENGETAHUI & MEMAHAMI 2 Interactive Communication Process (sambungan) (Proses Komunikasi Interaktif) Symbol (Simbol) “a character or letter accepted as representing or signifying something, idea, relation, process etc” Cassell Popular English Dictionary (1995:832) “a symbol is anything which is created to refer to something else” Gilchrist, J. (1994) ‘simbol adalah apa sahaja yang direka untuk merujuk kepada sesuatu benda lain” Gilchrist, J. (1994) 15

2 Interactive Communication Process (sambungan) Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 1 – An Introduction To Communication in Organization PERLU MENGETAHUI & MEMAHAMI 2 Interactive Communication Process (sambungan) (Proses Komunikasi Interaktif) Source (Sumber) – m/s 6 - perlu mengetahui maksud sumber 16

2 Interactive Communication Process (sambungan) Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 1 – An Introduction To Communication in Organization PERLU MENGETAHUI & MEMAHAMI 2 Interactive Communication Process (sambungan) (Proses Komunikasi Interaktif) Encoding – m/s 6 - perlu mengetahui maksud Encoding - Encoding is the physical process of organising elements of the message for transmission to the receiver. 17

2 Interactive Communication Process (sambungan) Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 1 – An Introduction To Communication in Organization PERLU MENGETAHUI & MEMAHAMI 2 Interactive Communication Process (sambungan) (Proses Komunikasi Interaktif) Channel (Saluran) – m/s 7 - perlu mengetahui maksud saluran - Channel is the medium that carries a message once it is encoded by a source. - perlu mengetahui jenis-jenis saluran yang dibincangkan dalam modul (emel, memo, fax, teleconferencing, PDA, dll) 18

2 Interactive Communication Process (sambungan) Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 1 – An Introduction To Communication in Organization PERLU MENGETAHUI & MEMAHAMI 2 Interactive Communication Process (sambungan) (Proses Komunikasi Interaktif) Receiver (Penerima) – m/s 7 - perlu mengetahui maksud penerima - Receiver = all persons who pick up the message - perlu juga mengetahui ciri-ciri penerima seperti yang dibincangkan dalam modul 19

2 Interactive Communication Process (sambungan) Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 1 – An Introduction To Communication in Organization PERLU MENGETAHUI & MEMAHAMI 2 Interactive Communication Process (sambungan) (Proses Komunikasi Interaktif) Decoding (Decoding) – m/s 7 - perlu mengetahui maksud decoding - Decoding is the process that recipients go through to make sense of the message they receive. - perlu mengetahui perbezaan proses pemberian makna (decoding) di antara budaya (contoh: mengangguk kepala, tanda ‘peace’ yang dibuat dengan tangan dan sebagainya) 20

2 Interactive Communication Process (sambungan) Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 1 – An Introduction To Communication in Organization PERLU MENGETAHUI & MEMAHAMI 2 Interactive Communication Process (sambungan) (Proses Komunikasi Interaktif) Feedback (Maklumbalas) – m/s 8 - perlu mengetahui maksud maklumbalas - feedback is any response (verbal or non verbal, a receiver makes sense to a message) - pengajian dalam bidang komunikasi sering membincangkan 3 jenis maklumbalas (nota tambahan, tidak terdapat dalam modul): 1. Linear (Sehala) 2. Interactive (Interaktif) 3. Transactional (Transaksional) 21

Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 1 – An Introduction To Communication in Organization PERLU MENGETAHUI & MEMAHAMI 2 Interactive Communication Process (sambungan) (Proses Komunikasi Interaktif) Noise (Gangguan) – m/s 8 - perlu mengetahui maksud gangguan - Noise = anything that interferes with communication - Terdapat 4 jenis gangguan yg sering dibincangkan dalam pengajian bidang Komunikasi (nota tambahan, tidak terdapat dalam modul kursus): 1. Gangguan Fizikal / Persekitaran 2. Gangguan Semantik 3. Gangguan Psikologi (mental interference) 4. Gangguan Fisiologi (cth: masa ada ‘migraine’) 22

2 Interactive Communication Process (sambungan) Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 1 – An Introduction To Communication in Organization PERLU MENGETAHUI & MEMAHAMI 2 Interactive Communication Process (sambungan) (Proses Komunikasi Interaktif) Shared Meaning (Maksud yang Difahami) – m/s 8 - perlu mengetahui maksud ‘Shared Meaning’ - shared meaning is the mutual understanding that results the sender and all intended receivers interpret the message in the same way. 23

(Faktor Yang Menyebabkan Proses Komuniksi Gagal) Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 1 – An Introduction To Communication in Organization PERLU MENGETAHUI & MEMAHAMI 3 Reasons For Communication Failure (m/s 10 – 15) (Faktor Yang Menyebabkan Proses Komuniksi Gagal) Inadequate Information (informasi yang tidak lengkap) - perlu mengetahui bagaimana proses komunikasi gagal disebabkan oleh informasi yang tidak lengkap 24

(Faktor Yang Menyebabkan Proses Komuniksi Gagal) Information Overload Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 1 – An Introduction To Communication in Organization PERLU MENGETAHUI & MEMAHAMI 3 Reasons For Communication Failure (m/s 10 – 15) (Faktor Yang Menyebabkan Proses Komuniksi Gagal) Information Overload (informasi yang berlebihan) - perlu mengetahui bagaimana informasi yang berlebihan boleh menyebabkan kegagalan dalam proses berkomunikasi 25

(Faktor Yang Menyebabkan Proses Komuniksi Gagal) Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 1 – An Introduction To Communication in Organization PERLU MENGETAHUI & MEMAHAMI 3 Reasons For Communication Failure (m/s 10 – 15) (Faktor Yang Menyebabkan Proses Komuniksi Gagal) Poor Quality Information (Informasi yang Berkualiti Rendah) - perlu mengetahui mengapa informasi yang berkualiti amat penting dalam membantu proses berkomunikasi 26

(Faktor Yang Menyebabkan Proses Komuniksi Gagal) Poor Timing Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 1 – An Introduction To Communication in Organization PERLU MENGETAHUI & MEMAHAMI 3 Reasons For Communication Failure (m/s 10 – 15) (Faktor Yang Menyebabkan Proses Komuniksi Gagal) Poor Timing (Perancangan Masa yang Lemah) - perlu mengetahui mengapa penyediaan sesuatu maklumat penting pada masa yang tepat mungkin akan dapat membantu dalam proses berkomunikasi yang efektif 27

(Faktor Yang Menyebabkan Proses Komuniksi Gagal) Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 1 – An Introduction To Communication in Organization PERLU MENGETAHUI & MEMAHAMI 3 Reasons For Communication Failure (m/s 10 – 15) (Faktor Yang Menyebabkan Proses Komuniksi Gagal) Lack of Feedback of Follow-up (Kekurangan Maklumbalas dan Penyemakan) - perlu mengetahui mengapa maklumbalas serta penyemakan berulang kali adalah amat penting dalam proses berkomunikasi yang efektif 28

(Faktor Yang Menyebabkan Proses Komuniksi Gagal) Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 1 – An Introduction To Communication in Organization PERLU MENGETAHUI & MEMAHAMI 3 Reasons For Communication Failure (m/s 10 – 15) (Faktor Yang Menyebabkan Proses Komuniksi Gagal) Problems With Channels (Masalah Dengan Saluran) - perlu mengetahui bagaimana pemilihan saluran komunikasi yang salah akan menjejaskan proses berkomunikasi yang efektif 29

(Faktor Yang Menyebabkan Proses Komuniksi Gagal) Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 1 – An Introduction To Communication in Organization PERLU MENGETAHUI & MEMAHAMI 3 Reasons For Communication Failure (m/s 10 – 15) (Faktor Yang Menyebabkan Proses Komuniksi Gagal) Incompetent Communication (Proses Komunikasi Yang Tidak Cekap) - perlu mengetahui bagaimana kebolehan berkomunikasi dengan baik dan jelas adalah penting dalam proses berkomunikasi dengan efektif 30

- baca secara umum sahaja, tidak akan ditanya dalam peperiksaan Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 1 – An Introduction To Communication in Organization BACA SECARA UMUM - baca secara umum sahaja, tidak akan ditanya dalam peperiksaan 3 Reasons For Communication Failure (m/s 10 – 15) (Faktor Yang Menyebabkan Proses Komuniksi Gagal) Ineffective Goal Setting (Penetapan Matlamat Yang Tidak Cekap) 31

(Faktor Yang Menyebabkan Proses Komuniksi Gagal) Communication Anxiety Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 1 – An Introduction To Communication in Organization PERLU MENGETAHUI & MEMAHAMI 3 Reasons For Communication Failure (m/s 10 – 15) (Faktor Yang Menyebabkan Proses Komuniksi Gagal) Communication Anxiety (Perasaan Gementar Semasa Berkomunikasi) - perlu mengetahui mengapa perasaan gementar semasa hendak berkomunikasi secara verbal akan menjejaskan komunikasi dengan efektif 32

Communication Anxiety Study Additional Slides – Will not be covered in mid term exam Communication Anxiety Study - A study conducted by Wallenchinsky (1995) among urban respondents in New York on their communication skills revealed that 87% felt uncomfortable during formal communication, especially when facing a group of audience (giving speeches) 33

Communication Anxiety Additional Slides – Will not be covered in mid term exam Communication Anxiety - Wallenchinsky’s (1995) study listed the following top 10 human fears: 10. DOGS 9. LONELINESS 8. FLYING 7. DEATH 6. SICKNESS 34

5. DEEP WATER 4. FINANCIAL PROBLEMS 3. INSECTS AND BUGS 2. HEIGHTS Additional Slides – Will not be covered in mid term exam Communication Anxiety - Wallenchinsky’s (1995) study listed the following top 10 human fears: TOP 10 HUMAN FEARS 5. DEEP WATER 4. FINANCIAL PROBLEMS 3. INSECTS AND BUGS 2. HEIGHTS 35

1. SPEAKING BEFORE A GROUP Additional Slides – Will not be covered in mid term exam Communication Anxiety - Wallenchinsky’s (1995) study listed the following top 10 human fears: 1. SPEAKING BEFORE A GROUP 36

3 Reasons For Communication Failure (m/s 10 – 15) Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 1 – An Introduction To Communication in Organization PERLU MENGETAHUI & MEMAHAMI 3 Reasons For Communication Failure (m/s 10 – 15) (Faktor Yang Menyebabkan Proses Komuniksi Gagal) Cultural Barriers (Halangan Dari Sudut Kebudayaan) - perlu mengetahui mengapa dan bagaimana ciri-ciri kebudayaan mungkin akan menyebabkan proses komunikasi tidak dapat dilakukan dengan baik 37

- baca secara umum sahaja, tidak akan ditanya dalam peperiksaan Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 1 – An Introduction To Communication in Organization BACA SECARA UMUM - baca secara umum sahaja, tidak akan ditanya dalam peperiksaan 4 Understanding Organizational Communication (m/s 15 – 25) (Memahami Komunikasi Keorganisasian) Introduction (m/s 15-16) (Pengenalan) 38

baca secara umum sahaja, tidak akan ditanya dalam peperiksaan Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 1 – An Introduction To Communication in Organization BACA SECARA UMUM baca secara umum sahaja, tidak akan ditanya dalam peperiksaan 4 Understanding Organizational Communication (m/s 15 – 25) (Memahami Komunikasi Keorganisasian) Classical Theory – m/s 16 - 18 (Teori Classical: Scientific Management, Bureaucracy, Strengths and Weaknesses of Classical Theory) 39

4 Understanding Organizational Communication (m/s 15 – 25) Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 1 – An Introduction To Communication in Organization PERLU MENGETAHUI & MEMAHAMI 4 Understanding Organizational Communication (m/s 15 – 25) (Memahami Komunikasi Keorganisasian) Humanistic Theory – m/s 18 - 19 - perlu memahami dan mengetahui Human Relations Theory - perlu memahami dan mengetahui Hawthorne Studies dan Hawthorne Effect 40

4 Understanding Organizational Communication (m/s 15 – 25) Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 1 – An Introduction To Communication in Organization PERLU MENGETAHUI & MEMAHAMI 4 Understanding Organizational Communication (m/s 15 – 25) (Memahami Komunikasi Keorganisasian) Human Resources Approach – m/s 19 - perlu memahami dan mengetahui siapa yang telah membangunkan Teori X dan Teori Y - perlu mengetahui andaian berhubung dengan Teori X dan Teori Y 41

Menurut Douglas McGregor, pekerja dalam Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 1 – An Introduction To Communication in Organization PERLU MENGETAHUI & MEMAHAMI Menurut Douglas McGregor, pekerja dalam organisasi boleh dikategorikan kepada 2 kumpulan besar: (McGregor, 1960:21) - Pekerja di bawah kategori Teori X - Pekerja di bawah kategori Teori Y - Pekerja dalam kedua-dua kategori ini mempunyai pendekatan dan strategi bekerja yang berbeza. (McGregor, 1960:21) 42

Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 1 – An Introduction To Communication in Organization PERLU MENGETAHUI & MEMAHAMI Teori X & Teori Y - Teori X dan Teori Y diperkenalkan oleh Douglas McGregor pada tahun 1960 - Teori ini adalah andaian oleh pihak majikan ke atas pekerja dalam sebuah organisasi - Menurut McGregor, Teori X memberi andaian bahawa pekerja lazimnya tidak suka bekerja - Teori X juga mengandaikan bahawa pekerja hanya lebih berminat untuk mendapat ganjaran daripada bekerja (gaji, bonus, insentif dll) tetapi mereka tidak suka bekerja 43

- Teori Y pula mengandaikan bahawa pekerja lazimnya suka bekerja Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 1 – An Introduction To Communication in Organization PERLU MENGETAHUI & MEMAHAMI Teori X & Teori Y - Teori Y pula mengandaikan bahawa pekerja lazimnya suka bekerja - Pekerja dalam teori Y diandaikan gemar dan suka bekerja dan mereka akan bekerja tanpa dipaksa - Pekerja ini juga menganggap pekerjaan itu sebagai suatu tanggungjawab yang harus dilaksanakan dengan sebaik mungkin - Untuk meningkatkan produktiviti, pemberian insentif kepada pekerja dalam kategori ini tidak akan berkesan kerana pekerja dalam kategori ini sememangnya suka bekerja dan tidak memerlukan pemberian apa-apa insentif (selain daripada gaji bulanan mereka) 44

4 Understanding Organizational Communication (m/s 15 – 25) Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 1 – An Introduction To Communication in Organization PERLU MENGETAHUI & MEMAHAMI 4 Understanding Organizational Communication (m/s 15 – 25) (Memahami Komunikasi Keorganisasian) Systems Theory (Teori Sistem) – m/s 19-21 - perlu memahami dan mengetahui teori sistem dengan mendalam - perlu memahami elemen yang terkandung dalam teori sistem dengan mendalam 45

Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 1 – An Introduction To Communication in Organization PERLU MENGETAHUI & MEMAHAMI Teori Sistem (Systems Theory) - Gerak kuasa wujud di dalam persekitaran yang memberi kesan terhadap sesuatu sistem yang dianggap sebagai input - Input is anything that enters the system from its environment. Inputs are created outside the system (Gilchrist 1994) Input adalah apa sahaja yang memasuki sistem dari persekitaran. Input adalah apa sahaja yang berada di luar sistem - Persekitaran didefinisikan sebagai pengaruh luaran kepada sempadan sesuatu sistem 46

(Ahmad Atory Hussain 1996, m/s35). Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 1 – An Introduction To Communication in Organization PERLU MENGETAHUI & MEMAHAMI Teori Sistem - Output bagi sesuatu sistem adalah nilai-nilai peruntukan yang autoritatif bagi sistem tersebut yang dibentuk dan disalurkan kepada masyarakat (persekitaran) (Ahmad Atory Hussain 1996, m/s35). 47

Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 1 – An Introduction To Communication in Organization PERLU MENGETAHUI & MEMAHAMI - Throughput pula adalah apakah dan bagaimana sesuatu sistem memproses input Throughput is what the system does with the input. Throughput happens inside the system (Gilchrist 1994) - Outcome ialah reaksi atau tindak balas persekitaran (masyarakat) berhubung dengan output dari sesebuah sistem Outcome is the response of the environment to the system’s outputs. Outcomes happen outside the system (Gilchrist 1994) 48

- Feedback ialah bagaimana sesebuah sistem mengetahui mengenai Outcome Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 1 – An Introduction To Communication in Organization PERLU MENGETAHUI & MEMAHAMI - Feedback ialah bagaimana sesebuah sistem mengetahui mengenai Outcome Feedback refers to how the system learns about the outcomes. Feedback is a type of input that gives information about prior outcomes (Gilchrist 1994) 49

MODEL TEORI SISTEM Gilchrist, J. 1994 50

4 Understanding Organizational Communication (m/s 15 – 25) Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 1 – An Introduction To Communication in Organization BACA SECARA UMUM - baca secara umum sahaja, tidak akan ditanya dalam peperiksaan 4 Understanding Organizational Communication (m/s 15 – 25) (Memahami Komunikasi Keorganisasian) Open and Closed Systems – m/s 22 51

TAMAT KULIAH UNIT 1 (PERTEMUAN PERTAMA) 52

PERTEMUAN PERTAMA UNIT 2: KOC3402 ASAS STRATEGI KOMUNIKASI (STRATEGIC COMMUNICATION IN BUSINESS AND THE PROFESSIONS) PERTEMUAN PERTAMA UNIT 2: THE MODEL OF STRATEGIC COMMUNICATION (MODEL KOMUNIKASI STRATEGIK) 53

- baca secara umum sahaja, tidak akan ditanya dalam peperiksaan Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 2 – The Model of Strategic Communication BACA SECARA UMUM - baca secara umum sahaja, tidak akan ditanya dalam peperiksaan 1. A Model for Communication in the Information Age – m/s 29 1. Goal Setting (Penetapan Matlamat) 2. Situational Knowledge (Pengetahuan Mengenai Sesuatu Situasi/Isu) 3. Communication Competence (Kebolehan Berkomunikasi Dengan Baik) 4. Anxiety Management (Pengurusan Perasaan Gementar) 54

- baca secara umum sahaja, tidak akan ditanya dalam peperiksaan Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 2 – The Model of Strategic Communication BACA SECARA UMUM - baca secara umum sahaja, tidak akan ditanya dalam peperiksaan 2. The Organizational Framework: Values and Ethics – m/s 30 Value (Perasaan/penghargaan) 55

Maintain Candor (Sentiasa Bersikap Jujur, Telus dan Amanah) Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 2 – The Model of Strategic Communication PERLU MENGETAHUI & MEMAHAMI Communication Ethics Ethical Guidelines Maintain Candor (Sentiasa Bersikap Jujur, Telus dan Amanah) Keep Messages Accurate (Sentiasa memastikan ketepatan sesuatu mesej) Avoid Deception (Elakkan daripada memutarbelitkan maklumat dengan sengaja) 56

Keep Confidences (Sentiasa Yakin Kepada Diri Sendiri) Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 2 – The Model of Strategic Communication PERLU MENGETAHUI & MEMAHAMI Ethical Guidelines Maintain Consistent Behavior (Mengamalkan Sikap Yang Konsistent Secara Berterusan) Keep Confidences (Sentiasa Yakin Kepada Diri Sendiri) Ensure Timeliness of Communication (Pastikan Komunikasi Dilakukan Pada Masa Yang Tepat) 57

Confront Unethical Behavior (Tangani Sikap Yang Tidak Beretika) Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 2 – The Model of Strategic Communication PERLU MENGETAHUI & MEMAHAMI Ethical Guidelines Confront Unethical Behavior (Tangani Sikap Yang Tidak Beretika) Cultivate Empathic Listening (Amalkan Sikap Mendengar dengan Perasaan) 58

- baca secara umum sahaja, tidak akan ditanya dalam peperiksaan Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 2 – The Model of Strategic Communication BACA SECARA UMUM - baca secara umum sahaja, tidak akan ditanya dalam peperiksaan 2. The Organizational Framework: Values and Ethics The Advantage of Ethics – m/s 34 (Perasaan/penghargaan) 59

- baca secara umum sahaja, tidak akan ditanya dalam peperiksaan Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 2 – The Model of Strategic Communication BACA SECARA UMUM - baca secara umum sahaja, tidak akan ditanya dalam peperiksaan 3. Goal Setting for Organizational Communication – m/s 35 The Goal Setting Process (Proses Menetapkan Matlamat) 1. Identify the Problem 2. Map Out a Strategy 3. Set a Performance Goal 4. Identify the Resources Necessary to Achieve the Goal 5. Recognize Contingencies that may Arise 6. Obtain Feedback 60

- baca secara umum sahaja, tidak akan ditanya dalam peperiksaan Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 2 – The Model of Strategic Communication BACA SECARA UMUM - baca secara umum sahaja, tidak akan ditanya dalam peperiksaan 3. Goal Setting for Organizational Communication – m/s 35 The Benefits of Goal Setting (Kelebihan Dalam Menetapkan Matlamat) – m/s 39 61

- baca secara umum sahaja, tidak akan ditanya dalam peperiksaan Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 2 – The Model of Strategic Communication BACA SECARA UMUM - baca secara umum sahaja, tidak akan ditanya dalam peperiksaan 4. Situational Knowledge: The Context of Organizational Communication – m/s 39-49 Organizational Structure (Struktur Organisasi) – m/s 39 Organizational Learning (Pengalaman dan Pengajaran Yang Diperolehi Organisasi) – m/s 41 On the Job Training (Latihan Semasa Bekerja) – m/s 43 Politics (Politik) – m/s 45 62

Communication Climate (Keadaan Komunikasi) – m/s 46 Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 2 – The Model of Strategic Communication PERLU MENGETAHUI & MEMAHAMI 4. Situational Knowledge: The Context of Organizational Communication – m/s 39-49 Communication Climate (Keadaan Komunikasi) – m/s 46 - Supportiveness (Sokongan) - Participative Decision Making (Keterlibatan Dalam Pembuatan Keputusan) - Trust, Confidence and Credibility (Kepercayaan, Keyakinan dan Kredibiliti) - Openess and Candor (Keterbukaan dan Kejujuran) - High Performance Goals (Matlamat Pencapaian Yang Tinggi) 63

- baca secara umum sahaja, tidak akan ditanya dalam peperiksaan Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 2 – The Model of Strategic Communication BACA SECARA UMUM - baca secara umum sahaja, tidak akan ditanya dalam peperiksaan 4. Situational Knowledge: The Context of Organizational Communication – m/s 39-49 Openess (Keterbukaan) – m/s 47 64

- baca secara umum sahaja, tidak akan ditanya dalam peperiksaan Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 2 – The Model of Strategic Communication BACA SECARA UMUM - baca secara umum sahaja, tidak akan ditanya dalam peperiksaan 4. Situational Knowledge: The Context of Organizational Communication – m/s 39-49 Strategic Ambiguity (Kekeliruan Strategik) – m/s 48 65

- baca secara umum sahaja, tidak akan ditanya dalam peperiksaan Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 2 – The Model of Strategic Communication BACA SECARA UMUM - baca secara umum sahaja, tidak akan ditanya dalam peperiksaan 4. Situational Knowledge: The Context of Organizational Communication – m/s 39-49 The Benefits of Situational Knowledge (Kelebihan Mempunyai Maklumat Mengenai Situasi/Sesuatu Isu) – m/s 49 66

5. Communication Competence – m/s 49-62 (Kebolehan Berkomunikasi) Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 2 – The Model of Strategic Communication PERLU MENGETAHUI & MEMAHAMI 5. Communication Competence – m/s 49-62 (Kebolehan Berkomunikasi) - perlu mengetahui apakah yg dimaksudkan dengan kebolehan berkomunikasi 67

5. Communication Competence – m/s 49-62 (Kebolehan Berkomunikasi) Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 2 – The Model of Strategic Communication PERLU MENGETAHUI & MEMAHAMI 5. Communication Competence – m/s 49-62 (Kebolehan Berkomunikasi) Messages 1. Be Specific (Spesifik) 2. Be Accurate (Tepat) 3. Be Honest (Jujur) 4. Be Logical (Logik) 5. Be Complete (Lengkap) 6. Be Succinct (Padat dan Jelas) 7. Include Time Frames (Sertakan Jangka Masa) 8. Be Relevant (Relevan) 9. Be Timely (Tepat Pada Masa) 10. Ask for Feedback (Minta Maklumbalas) 68

Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 2 – The Model of Strategic Communication BACA SECARA UMUM - baca secara umum sahaja, tidak akan ditanya dalam peperiksaan 5. Communication Competence – m/s 49-62 (Kebolehan Berkomunikasi) - Internal Communication (Komunikasi Dalaman) - Downward Communication (Komunikasi Dari Majikan kepada pekerja) 1. Job Instructions (Arahan Kerja) 2. Job Rational (Rasional Kerja) 3. Procedures and Practices (Prosedur dan Amalan) 4. Feedback (Maklumbalas) 5. Indoctrination of Goals (Pembudayaan Matlamat, Misi dan Visi Organisasi) 69

Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 2 – The Model of Strategic Communication BACA SECARA UMUM - baca secara umum sahaja, tidak akan ditanya dalam peperiksaan 5. Communication Competence – m/s 49-62 (Kebolehan Berkomunikasi) - Upward Communication (Komunikasi dari Pekerja kepada Majikan) - Downward Communication (Komunikasi Dari Majikan kepada pekerja) - Horizontal Communication (Komunikasi Sesama Rakan Sekerja) 1. Territoriality (Ruang Sempadan Kerja) 2. Specialization (Pengkhususan) 3. Lack of Motivation (Kekurangan Motivasi) 70

- baca secara umum sahaja, tidak akan ditanya dalam peperiksaan Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 2 – The Model of Strategic Communication BACA SECARA UMUM - baca secara umum sahaja, tidak akan ditanya dalam peperiksaan 5. Communication Competence – m/s 49-62 (Kebolehan Berkomunikasi) - Informal Networks (Jalinan Kerja Secara Informal) - External Communication (Komunikasi Dengan Pihak Luaran) 71

5. Communication Competence – m/s 49-62 (Kebolehan Berkomunikasi) Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 2 – The Model of Strategic Communication PERLU MENGETAHUI & MEMAHAMI 5. Communication Competence – m/s 49-62 (Kebolehan Berkomunikasi) Channels (Saluran) – m/s 59 - perlu mengetahui apakah yang dimaksudkan dengan saluran Channel Richness (Saluran Bersesuaian) – m/s 60 - perlu mengetahui maksud ‘Channel Richness’ serta contoh-contoh saluran berbentuk ini 72

5. Communication Competence – m/s 49-62 (Kebolehan Berkomunikasi) Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 2 – The Model of Strategic Communication PERLU MENGETAHUI & MEMAHAMI 5. Communication Competence – m/s 49-62 (Kebolehan Berkomunikasi) Selecting the Proper Channel (Pemilihan Saluran Yang Bersesuaian) – m/s 60 - perlu mengetahui pemilihan saluran yang bersesuaian berdasarkan kepada: 1. Speed (kelajuan saluran) 2. Accuracy (ketepatan saluran) 3. Feedback (maklumbalas) 4. Selectivity (Kepelbagaian Saluran) 5. Appropriateness (Kesesuaian Saluran) 6. Cost (Harga/Kos Saluran) 7. Accountability (Bertanggungjawab dalam menggunakan sesuatu saluran) 8. Acceptability (Tahap Penerimaan) 73

6. Anxiety Management (Pengurusan Perasaan Gementar) – m/s 63 - 65 Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 2 – The Model of Strategic Communication PERLU MENGETAHUI & MEMAHAMI 6. Anxiety Management (Pengurusan Perasaan Gementar) – m/s 63 - 65 - perlu mengetahui faktor yang menyebabkan perasaan gementar: 1. Novelty (suasana komunikasi yang baru) 2. Formality (suasana komuniksi yang formal) 3. Subordinate Status (Status Orang Bawahan) 4. Conspicuousness (suasana komunikasi yang menjadi perhatian ramai orang) 5. Lack of Skill (Kekurangan kebolehan) 6. Past Experiences (Pengalaman Lepas) 7. Evaluation (Penilaian) 74

- baca secara umum sahaja, tidak akan ditanya dalam peperiksaan Topik Perkuliahan Peperiksaan Pertengahan Semester Unit 2 – The Model of Strategic Communication BACA SECARA UMUM - baca secara umum sahaja, tidak akan ditanya dalam peperiksaan 6. Anxiety Management (Pengurusan Perasaan Gementar) – m/s 63 - 65 - Effects of Communication Anxiety (Efek Daripada Perasaan Gementar Ketika Berkomunikasi) - Managing Communication Anxiety (Pengurusan/Menangani Perasaan Gementar Semasa Berkomunikasi) 75

TAMAT KULIAH UNIT 2 (PERTEMUAN PERTAMA) 76