المبادئ والهياكل الإدارية العليا والإدارية 11/13/2018 المبادئ والهياكل الإدارية العليا والإدارية اليوم الثالث، الجزء الرابع بغداد - العراق تشرين الأول - 2009 National Training Program – Organizational and Management Development – October 2009 National Training Program – Organizational and Management Development – October 2009

جدول الأعمال مناقشة الخريطة التنظيمية لهيئة الاستثمار في محافظتك والممارسات الفضلى فيها مقدمة إلى المبادئ الإدارية العليا والإدارية العادية المقاصد الأهداف المسؤوليات المهارات قياس الأداء الممارسات الفضلى لتنظيم هيئة الاستثمار في حافظتك National Training Program – Organizational and Management Development – October 2009

الخريطة التنظيمية لهيئة الاستثمار في محافظتك Governor and Provincial Council or Prime Minister of the Region 7. Office of the Commission’s Chairman Vice Chairman 2. Administration and Finance Department 1. Legal Department 3. Economic and Technical Department 4. Public Relations Department 5. Investor Service Affair Department 6. Department of Monitor and Internal Audit المحافظ ومجلس المحافظة أو رئيس وزراء الإقليم نائب الرئيس 7- مكتب رئيس الهيئة 2- القسم الإداري والمالي 6 شعب 5- قسم النافذة الواحدة وخدمات المستثمرين 1- القسم الإداري 3- القسم الاقتصادي والفني 4- قسم العلاقات العامة 6- قسم الرقابة والتدقيق الداخلي عدد الأقسام في كل دائرة . 3 3 3 3 0 National Training Program – Organizational and Management Development – October 2009 2

مناقشة الخريطة التنظيمية للإدارة في هيئتك هل خريطتك التنظيمية لهيئة الاستثمار في محافظتك كاملة؟ يرجى أن تدرس الأسئلة التالية: هل المرجعيات الوظيفية واضحة وشفافة؟ كيف ترتبط هيئة الاستثمار في محافظتك مع حكومة المحافظة وغيرها من الفئات المؤثرة/المتأثرة؟ هل توجد لجنة توجيهية أو مجلس إدارة؟ ما هي هيكلية الإدارية العليا لديك؟ كيف تدار الدوائر؟ ما هي الفعاليات المتاحة (مثلاً: كوادر الدعم، المدراء؟) هل لديك ملفات معلومات لأفراد الكادر، ومجموعات المهارات، والتوصيفات الوظيفية لكل فرد من أفراد الكادر في هيئة الاستثمار؟ كيف تقيس أداء كل دائرة؟ National Training Program – Organizational and Management Development – October 2009

مثال: خريطة تنظيمية معدّلة لهيئة ”استثمر في المملكة المتحدة“ حكومة المملكة المتحدة وزارة الخارجية وزارة الصناعية والتجارة الفئات المؤثرة/المتأثرة: غرف التجارة، وجمعيات المؤسسات الصناعية...الخ استثمر في المملكة المتحدة مؤسسات التنمية الإقليمية البريطانية لجنة الترويج في الخارج القطاع الخاص الهيئات والمؤسسات الفرعية في الأقاليم مجلس الإدارة الممارسة الفضلى: خطوط المرجعية الوظيفية، الفئات المؤثرة/المتأثرة، القطاع الخاص، ومجلس الإدارة (اللجنة التوجيهية) National Training Program – Organizational and Management Development – October 2009

مبادئ الإدارة العامة مقدمة إلى الإدارة تعرّف الإدارة على أنها الطريقة التي تتفاعل بها مجموعة من الأشخاص ضمن هيئات الاستثمار في المحافظات لتوجيه وتأمين التنظيم الداخلي بحيث يتم الوصول إلى أهداف التنظيم بأكبر قدر ممكن من الكفاءة والفاعلية. كما في أي نوع من أنواع التنظيم، فاعلية هيئة الاستثمار في محافظتك سوف تعتمد في جزء كبير منها على فاعلية وقوة إدارتها والإشراف عليها الإدارة تظهر قدرة على القيادة وتضع أهدافاً واضحة يجب أن تكون الإدارة مساءلة وشفافة الإدارة تتعامل مع التقارير، الأهداف/المقاصد، الوظائف، المسؤوليات، وقياس الأداء أساس إدارتك هو الخريطة التنظيمية لهيئة الاستثمار في محافظتك National Training Program – Organizational and Management Development – October 2009

الرؤية، الرسالة، المقاصد، والأهداف الأهداف والمقاصد الإستراتيجية ترتبط بالرسالة والرؤية لهيئتك المقاصد التشغيلية ترتبط بأهداف محددة للدوائر المقاصد والأهداف الإستراتيجية المقاصد، والأهداف، الأنشطة، الأقسام، والمهارات مؤشرات الأداء الرئيسية وعمليات تقييم أفراد الكادر ما هي رؤيتك وما هي رسالتك؟ ما هو طموحك؟ ما هي أهدافك طويلة المدى؟ كسف سنحققها؟ ما الذي يجب علينا القيام به؟ من الذي سيقوم بها وكيف؟ كيف نقيس نجاحنا؟ National Training Program – Organizational and Management Development – October 2009

المقاصد تشكل الأهداف أساس الأنشطة التي تنفذها هيئة الاستثمار في محافظتك ودوائرها. ينبغي أن تكون الأهداف ”ذكية SMART“ حتى تكون فاعلة: Specific محدد : يحدد ما يجب إنجازه Measurable قابل للقياس: واضح بالنسبة إلى الطريقة المتبعة في تحديد كمية إنجاز المقصد Agreed or achievable قابل للتحقيق أو متفق عليه: توقعات واقعية Relevant ملائم: للمؤسسة وأولئك المكلفين بالتنفيذ مTime-based محدد زمنياً: تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء Andere letterwoorden om met die duale ladder rekening te houden: MAGIE (afgeleid van missie) Meetbaar Je moet kunnen nagaan in welke mate het doel op een bepaald moment bereikt is. Acceptabel Er moet draagvlak voor de doelstellingen zijn. De medewerkers moeten het willen, anders wordt het doel niet gehaald of beklijft de verandering niet. Je kunt het draagvlak vergroten door mensen actief te betrekken bij het kiezen en formuleren van de doelstelling. Gecommuniceerd Een doel is gecommuniceerd als alle betrokkenen het kennen en begrijpen. Inspirerend Een doel is inspirerend als medewerkers het zinvol vinden en ze een duidelijk verband zien tussen hun eigen inspanningen en het doel. Engagerend Een doel is engagerend als de betrokkenen zich eraan willen en kunnen (ver)binden. National Training Program – Organizational and Management Development – October 2009

الممارسة الفضلى: مجموعة المهارات لإدارة القسم مجموعة المهارات المثالية: درجة جامعية أولية في إدارة الأعمال، العلوم الاقتصادية، أو مشاريع الأعمال الدولية خبرة إدارية سابقة في القطاع الخاص مهارات اتصال ممتازة شخصية موثوقة قادرة على بناء علاقات مع المستثمرين في إطار من المصداقية معرفة أساسية في الأمور المالية خبرة في مجال العمل (النصاعة) في قاطع أو أكثر من القطاعات التي يتم استهدافها مهارات لغوية قوية وبخاصة الإنجليزية National Training Program – Organizational and Management Development – October 2009

الممارسة الفضلى: مسؤوليات الإدارة الموافقة على خطة العمل السنوية المعدّة والمقترحة من قبل المدراء التنفيذيين في الهيئة مساعدة المدير التنفيذي من خلال تقديم المشورة، والنفاذ إلى شبكات العمل، والمساعدة في تنفيذ خطة العمل نشر التقرير السنوي شاملاً لتفاصيل الأنشطة التي نفذتها الهيئة والإنجازات التي حققتها في تلك السنة التواصل على مستوى حكومة المحافظة بشأن أنشطة هيئة الاستثمار في المحافظات إشراك الفئات المؤثرة/المتأثرة في التواصل مع الرئيس وضع مؤشرات الأداء الرئيسية تقييم أفراد الكادر في الهيئة بناء على معايير محددة للتقييم إدارة الموازنات بالاشتراك مع الكوادر الإدارية National Training Program – Organizational and Management Development – October 2009

الممارسة الفضلى: الوصف الوظيفي لرئيس هيئة الاستثمار في المحافظة يتحمل رئيس هيئة الاستثمار في المحافظة مسؤولية التأكد من وضع الإستراتيجية وتطويرها بالإضافة إلى الإدارة اليومية للهيئة يشارك رئيس الهيئة مشاركة حيوية في: الاجتماع إلى المستثمرين الرئيسيين الواعدين، و التأكد من أن مدراء المشاريع قد أنجزوا كل الأمور الكفيلة بتيسير الاستثمار الواعد هناك ألقاب مختلفة للشخص الذي يرأس هيئة الاستثمار في المحافظة (مثلاً: رئيس المجلس، أو المدير العام، أو المدير) وفي العادة يتم تعديل اللقب إلى اللقب المستخدم في القطاع الخاص في بلد معين أو محافظة ما National Training Program – Organizational and Management Development – October 2009

الممارسة الفضلى: مسؤولية رئيس هيئة الاستثمار في المحافظة يتمثل دور رئيس هيئة الاستثمار في المحافظة في: تقديم خطة العمل السنوية، التقرير السنوي، وتقارير الرقابة الفصلية إلى مجلس الإدارة العمل كمندوب عام رئيسي لهيئة الاستثمار في المحافظة والتحدث باسمها إدارة هيئة الاستثمار في المحافظة وكادرها بطريقة تمكّنها من تنفيذ الأهداف الواردة في خطة عمها والاستثمار في مستقبل كوادرها National Training Program – Organizational and Management Development – October 2009

إشراك الفئات المؤثرة/المتأثرة إشراك الفئات المؤثرة/المتأثرة من قبل الإدارة يزيد من حضور هيئة الاستثمار في محافظتك والتعريف بها في مختلف الأوساط: ينبغي أن يكون لدى مجلس إدارة هيئة الاستثمار في المحافظات النفوذ الكافي على مستوى حكومة المحافظة وعلى مختلف الفئات المؤثرة/المتأثرة مثل: المنظمات القطاعية، وغرف التجارة، والمنظمات غير الحكومية...الخ. التعاون مع الفئات المؤثرة/المتأثرة يشكل استراتيجية مثبتة لإضافة المزيد من الاحترافية على أداء هيئة الاستثمار في محافظتك وتحسين خدماتك إلى المستثمرين الواعدين ينبغي لأعضاء هيئات الاستثمار في المحافظات العمل على تيسير عملية إيجاد العلاقات الوثيقة مع الفئات المؤثرة/المتأثرة وإدامتها إذا كانت الموارد محدودة، قم باستخدام شبكة عملك وتعاون مع المؤسسات الداعمة الذي يمكن أن يشكل استراتيجية فاعلة في تشجيع الاستثمار وتيسيره National Training Program – Organizational and Management Development – October 2009

قياس أداء هيئة الاستثمار في محافظتك ما هو قياس الأداء؟ ”... عملية تطوير المؤشرات القابلة للقياس التي يمكن تتبعها بشكل نظامي لتقييم التقدم الذي تحقق في إنجاز الأهداف المحددة من قبل واستخدام مثل هذه المؤشرات لتقييم التقدم في تحقيق هذه الأهداف...“ ”... العملية الداعمة لعملية صنع القرارات من خلال إعداد المؤشرات التي تحدد مدى نجاح (...) النظام في تحقيق النتائج المرغوبة أو المتوقعة...“ ”...الطريقة المالية وغير المالية الشاملة لقياس التقدم في الأداء التنظيمي...“ … National Training Program – Organizational and Management Development – October 2009

تعريف مؤشرات الأداء – الممارسة الفضلى تعريف مؤشرات الأداء – الممارسة الفضلى تشتق مؤشرات الأداء من الأهداف إنها تقيس مدى تحقيق هذه الأهداف مؤشرات الأداء تحدد الإطار الكمّي للأنشطة التي تنفذها هيئة الاستثمار في المحافظة من خلال هيكليتها التنظيمية قد تتخذ أشكالاً مختلفة مثل: الأرقام تصنيف المرتبة التصنيفات (نعم/لا) توجد طرق مختلفة لقياس الأداء في هيئة الاستثمار في محافظتك الملاحظة السؤال المسح National Training Program – Organizational and Management Development – October 2009

مؤشرات الأداء الرئيسية فريق إدارة هيئة الاستثمار في المحافظة يتحمل مسؤولية وضع الأهداف المحددة، الواقعية والطموحة يمكن رصد ومراقبة الأهداف المحددة من خلال مؤشرات الأداء الرئيسية هناك العديد من مؤشرات الأداء الرئيسية التي يمكن لهيئة الاستثمار في المحافظة استخدامها لرصد وتقييم النجاح في الوصول إلى الأهداف المحددة: عدد مشاريع الاستثمار الأجنبي المباشر المسجلة في المحافظة استثمار رأس المال من قبل الشركات الأجنبية في المحافظة خلق الوظائف المباشرة من قبل الشركات في المحافظة عدد زوار الموقع الإلكتروني المتميزين (المتفردين) National Training Program – Organizational and Management Development – October 2009

تقييم أفراد الكادر لديك تقييم كوادرك أمر ضروري لتتبع أهداف هيئة الاستثمار في محافظتك ومؤشرات الأداء الرئيسية كما يوفر الحافز اللازم لكوادرك لاقتراح المبادرات الجديدة، تطوير خدمات جديدة، ورفع مستويات الجودة...الخ بهدف الإبقاء على رضا كوادرك، يمكنك الاحتفاظ بجزء من الموازنة لمرافق التدريب هذا سوف يؤدي إلى رفع مستوى الجودة الكلية لهيئة الاستثمار في محافظتك ورفع مستوى الولاء يمكنك استخدام نموذج تقييم الموظفين لتقييم موظفيك بطريقة متوافقة National Training Program – Organizational and Management Development – October 2009

معايير التقييم يمكنك أن تضع علامات من 1 إلى 5 للمعايير العشرة التالية لتقييم كوادرك: المعرفة بالعمل: الاستثمار الأجنبي المباشر والخبرة القطاعية (إن كانت مطلوبة) الموهبة التنظيمية: القدرة على تولّي مهام متعددة الاعتمادية: يراعي ساعات الدوام ولا يتأخر عن الموعد المحدد لها المبادرة: يقترح النهج الجديدة صنع القرارات: اتخاذ القرارات الإدارية القابلية للتكيف: القدرة على العمل مع الآخرين الاستجابة: على سبيل المثال لطلبات المستثمرين الواعدين الاتصال/التواصل: واضح وشفاف نوعية العمل: منجزات على مستوى عال الإنتاجية: الالتزام بالمواعيد المحددة National Training Program – Organizational and Management Development – October 2009

بنود الكلفة الأساسية للموازنات بنود الكلفة الأساسية لدائرة ما في هيئة الاستثمار في المحافظة مرتبة من الأكثر كلفة إلى الأقل كلفة تشمل: تكاليف رواتب الموظفين تكاليف المكتب والمصاريف الإضافية الأخرى ذات الصلة بما فيها خدمة الإنترنت لجميع الموظفين أجهزة الحاسوب لجميع الموظفين وفي الوضع المثالي: أجهزة حاسوب محمولة لمدراء المشاريع تطوير الموقع الإلكتروني لهيئة الاستثمار في المحافظة وإدامته بلورة المواد التسويقية وطباعتها سيارة هيئة الاستثمار في المحافظة لاصطحاب المستثمرين إلى زيارات المواقع هاتف (مكالمات محلية وعالمية)، البريد، القرطاسية، وتكاليف الطباعة السفر الداخلي (محلياً) لمقابلة المستثمرين والفئات المؤثرة/المتأثرة National Training Program – Organizational and Management Development – October 2009

الممارسة الفضلى للخريطة التنظيمية لهيئة الاستثمار في محافظتك Governor and Provincial Council or Prime Minister of the Region 7. Office of the Commission’s Chairman Vice Chairman 2. Administration and Finance Department 1. Legal Department 3. Economic and Technical Department 4. Public Relations Department 5. Investor Service Affair Department 6. Department of Monitor and Internal Audit Stakeholders in your province (e.g. business associations) Board of Directors (Steering Committee) Private sector المحافظ ومجلس المحافظة أو رئيس وزراء الإقليم الفئات المؤثرة/المتاثرة في محافظتك (مثلاً جمعيات مؤسسات الأعمال) مجلس الإدارة اللجنة التوجيهية نائب الرئيس مكتب رئيس الهيئة 2- القسم الإداري والمالي 6شعب القطاع الخاص 1- القسم القانوني 3- القسم الاقتصادي والفني 4- قسم العلاقات العامة 5- قسم النافذة الواحدة وخدمات المستثمرين 6- قسم الرقابة والتدقيق الداخلي Investment Promotion Department عدد الشعب في كل قسم 3 3 3 3 0 National Training Program – Organizational and Management Development – October 2009

النتائج/الاستنتاجات صياغة خريطة تنظيمية واضحة وشفافة لكل دائرة وتعريف المرجعيات الوظيفية تعريفاً واضحاً تعريف ووصف أهداف الدائرة إدارة هيئة استثمار ناجحة في المحافظة يتطلب كادراً متفانياً لديه مهارات مختلفة وأدوار ومسؤوليات مختلفة وصف واضح للمسؤوليات ومجموعات المهارات اللازمة لكل فرد من أفراد الكادر في كل دائرة؛ هذا الوصف مهم ايضاً في توظيف أفراد الكادر تقييم أفراد الكادر لديك يؤدي إلى تحسين النوعية الإجمالية لهيئة الاستثمار في محافظتك National Training Program – Organizational and Management Development – October 2009

النتائج/الاستنتاجات في العادة، يجب أن يتمتع كادر هيئة الاستثمار في المحافظة (الإدارة العليا والإدارات العادية) بعقلية رجل الأعمال مؤشرات الأداء الرئيسية لرصد وقياس المقاصد والأهداف السنوية تشكل أداة إدارية مهمة. كما أنها توفر التوجيه والإرشاد للتنمية المستقبلية لهيئة الاستثمار في المحافظة وضع معايير تقييم واقعية وطموحة بهدف الإبقاء على حافزية الموظفين، وتبرير وتأمين الموازنة السنوية National Training Program – Organizational and Management Development – October 2009