Working time and cost accounting and analysis of the Central Statistical Bureau of Latvia Janīna Dišereite

The purpose of the system To have an integrated time usage reporting, planning and financial analysis system The purpose of the Twinnig project was to improve the quality of management of statistical products and processes, strategic performance and results, increase efficiency of internal processes and external outcomes taking into consideration best practices of the Balanced Scorecard Method Finnish and Danish colleagues' experience

Purposes of the project To develop an auxiliary tool in order to ensure qualitative information for improving efficient decision making in the institution. To ensure accountancy of working hours and financial resources by different levels and breakdowns (product, process, structural unit, position, employee). To create a flexible environment/tool for accounting resources and data analysis.

The most important questions How to obtain all the necessary information with minimal expenditure of time? How to count spending of working hours? What criteria to use for the nomination of products? How to separate work processes for the needs of cost analysis?

The most important questions What is the structure of costs of the institution? What is the structure of the capacity of work? How much cost and how labour capacious is each product, process? How to ensure costs analysis of products in the breakdown by process? What is the breakdown of costs by structural unit, position?

Components of the system Time reporting subsystem; Planning subsystem; Analysis subsystem; Indicators subsystem

Conceptual architecture of the system CSB Balanced scorecard IS Microstrategy MSTR

Time reporting subsystem A common list of statistical products and processes is used; every employee of the CSB must enter his/her time used in hours by breakdowns of products and processes; The entered time use is approved by the respective section chief/project leader/director of the department etc.; at the end of each month the system compiles time usage information for a given section, and data are loaded into the CSB financial management system to calculate wages; a link with the entry control system is created

Product catalogue PRODUCT GROUPS Statistics Dissemination Projects Supporting functions Management Miscellaneous Absence

Structure of processes 8 statistics production processes 3 project implementation processes 5 management and support processe 8 general processes (training, meetings, work with laws and regulations, etc.) 16 common processes (in order to reflect absence connected with the Labour Law and according to the Labour Law to calculate or not to calculate costs)

Time reporting subsystem

Time reporting subsystem

Analysis subsystem The software used: MicroStrategy; data are taken from the time reporting system, planning system and financial accounting system; a flexible system of reports in any breakdown in which data are available in the system; web interface for using ready reports

Analysis subsystem

Working hours breakdown by the legal framework Produkti pa veidiem Hours worked, h 2009 2010 2011 Kopā Regulation 582 122 National needs 24 053 Gentleman’s agreement 58 421

Working hours breakdown by functions Funkcija Working hours, h The proportion of functions 2011, % 2009 2010 2011 1 Statistics 2 Dissemination 3 Projects 4 Support function 5 Management 6 Miscellaneuos 7 Absence

Working hours breakdown by departments and functions Departament Functions Working hours, h Proportions % 2009 2010 2011 2012 0300 Agricultural and Environment statistics departament 1 Statistics 2 Dissemination 3 Projects 4 Supporting function 5 Management 6 Miscellaneous 7 Absence Kopā 100% 0400 Business statistics departament 0500 Price statistics departament

Working hours in the breakdown by the product Working hours, h 2009 2010 2011 2012 10706002 Darbaspēka izlases veida apsekojums, ceturkšņa 10701012 Mājsaimniecību budžeta pētījums 10704002 Kopienas statistikas apsekojums attiecībā uz ienākumiem un dzīves apstākļiem (EU-SILC) 40900001 Informācijas sistēmu uzturēšana 50100001 Vadība 10501001 Patēriņa cenu indeksa (PCI) aprēķins 10707001 Veidlapa 2-darbs 40804004 Tehniskās ekspluatācijas un saimniecības darbi 10404001 Veidlapa 1-gada, 5-gada 10405003 Ekonomiski aktīvie uzņēmumi 21101010 Citas publikācijas, instrukcijas, bukleti u.c. 10708001 Tautas skaitīšanas sagatavošanas darbi

Working hours on the level of products and structural units Division Working hours, h 2009 2010 2011 10707001 Veidlapa 2-darbs 0104 Matemātiskā nodrošinājuma daļa 0700 Sociālās statistikas departaments 0707 Darba samaksas statistikas daļa 0904 Regulārās statistikas apstrādes daļa 1000. Centrālais datu savākšanas un apstrādes centrs 1001 Rūpniecības statistikas datu daļa 1002 Tirdzniecības statistikas datu daļa 1003 Būvniecības un transporta statistikas datu daļa 1101 Izdevniecības daļa 1300 Pierīgas datu savākšanas un apstrādēs centrs 1400 Valmieras datu savākšanas un apstrādes centrs 1500 Kuldīgas datu savākšanas un apstrādes centrs 1600 Preiļu datu savākšanas un apstrādes centrs

Working hours on the level of structural units, products and processes Division Process Working hours, h 2009 2010 2011 Veidlapa 2-darbs Būvniecības un transporta statistikas datu daļa Data collection   Data analysis Centrālais datu savākšanas un apstrādes centrs Communication with respondents Build and design Darba samaksas statistikas daļa Data processing Specify needs Dokumentēšana Izplatīšana Komandējums (laika darbs) Komunikācija ar respondentiem Mācības ārpus CSP Mācības CSP Sagatavošana un attīstība Sanāksmes / Konferences ārpus CSP Sanāksmes / Konferences CSP Izdevniecības daļa Kuldīgas datu savākšanas un apstrādes centrs

Working hours of the product (2-work) on the level of structural units, processes and employees Division Process Employees Working hours, h 2009 2010 2011 Matemātiskā nodrošinājuma daļa Sagatavošana un attīstība Baiba Buceniece Ieva Aināre Jānis Jukāms Mārtiņš Liberts Datu analīze Datu apstrāde Dokumentēšana Sanāksmes / Konferences CSP Komandējums (laika darbs) Regulārās statistikas apstrādes daļa Datu pieprasījumu identifikācija Tatjana Ļitvinova Irina Frolova

Hours worked in the product (2-work) on the level of positions in the institution and processes Working hours, h 2009 2010 2011 vecākais referents Datu pieprasījumu identifikācija Sagatavošana un attīstība Datu vākšana Datu analīze Datu apstrāde Izplatīšana Dokumentēšana Komunikācija ar respondentiem Sanāksmes / Konferences CSP Sanāksmes / Konferences ārpus CSP Mācības CSP Mācības ārpus CSP Komandējums (laika darbs) vadītājs

Expenditure of products on the level of processes euro 2009 2010 2011 10701012 Mājsaimniecību budžeta pētījums Datu pieprasījumu identifikācija Sagatavošana un attīstība Datu vākšana Datu analīze Datu apstrāde Izplatīšana Dokumentēšana Sanāksmes / Konferences CSP Sanāksmes / Konferences ārpus CSP Mācības CSP Mācības ārpus CSP Komandējums (laika darbs) Komandējums (gabaldarbs)

Proportion of processes, % Proportion of the working hours on the level of statistical production processes Process Proportion of processes, % 2009 2010 2011 Average Datu vākšana Sagatavošana un attīstība Datu apstrāde Datu analīze Izplatīšana Komunikācija ar respondentiem   Dokumentēšana Datu pieprasījumu identifikācija Kopā 100.0

Process «Kommunication with respondents» Product 2010 2011 Working hours, h FTE 10707004 Veidlapa 5-darbs 10707001 Veidlapa 2-darbs 10403002 Veidlapa 1-apgrozījums 10404001 Veidlapa 1-gada, 5-gada 10405001 Veidlapa 1-reģistrs 10404003 Veidlapa 1-f 10402005 Veidlapa 2-investīcijas 10401001 Veidlapa 1-r 10303004 Veidlapa 2-EK

Working time consumption per 1 unit Product Division 2009.gads 2010.gads Working hours, h Number of respondents Working time per 1 unit, h Laiks, h Skaits laiks uz 1 vien., h   Paper web summ Pap Elektr Kopā Veidlapa 21-ls Lauksaimniecības un vides statistikas departaments Statistikas datu apstrādes departaments Pierīgas datu vākšanas un apstrādēs centrs Valmieras datu vākšanas un apstrādes centrs Kuldīgas datu vākšanas un apstrādes centrs Preiļu datu vākšanas un apstrādes centrs KOPĀ Veidlapa 2-darbs Matemātiskā nodrošinājuma daļa Sociālās statistikas departaments Informātikas departaments Informācijas, izdevniecības un poligrāfijas departaments

Questionnaire 2- work Position Process 2009 2010 costs, Ls Working hours Izdevumi, Ls Laiks datora operators Datu vākšana datorgrafiķis Sagatavošana un attīstība direktors Datu analīze informācijas sistēmu administrators Datu pieprasījumu identifikācija Datu apstrāde intervētājs lietvedības sekretārs lietvedis referents Izplatīšana Dokumentēšana Komunikācija ar respondentiem Sanāksmes / Konferences ārpus CSP statistikas matemātiķis Komandējums (laika darbs)

Questionnaire 2-work Process Position 2009 2010 costs, Ls Working hours (h) Izdevumi, Ls Laiks Datu pieprasījumu identifikācija informācijas sistēmu administrators vadītājs vecākais referents Sagatavošana un attīstība datorgrafiķis direktors referents statistikas matemātiķis statistiķis Datu analīze Datu apstrāde

Benefits by evaluating work consumption on the level of institution’s processes decisions are made for optimization of the work process managers have reliable data for evaluating the proportion of consumption of working hours and finances on the product and others levels all data can be analysed in dynamics and different breakdowns in all kind requests it is possible to do objective and operative calculations operatively are available data on work consumption and cocts in different dimensions information can be analysed in different breakdowns thus ensuring objective manager’ decisions invaluable assistant in the planning process

Indicators’ subsystem

Drawbacks legislative change cases require changes to the system