Središnja agencija za financiranje i ugovaranje Nabava robe – postupak odabira i sklapanje ugovora Zagreb, 17. rujna 2008.

Sadržaj OPIS I PRAVNI OKVIR POSTUPKA NABAVE OPREME POSTUPAK ODABIRA PRIPREMA I SKLAPANJE UGOVORA ZAKLJUČAK PITANJA 2

Cilj prezentacije UPOZNAVANJE SA PRAVNIM OKVIROM POSTUPKA IDENTIFIKACIJA SPECIFIČNIH KORAKA U POSTUPKU IZBJEGAVANJE GREŠAKA KOJE MOGU DOVESTI DO GUBITKA FINANCIJSKIH SREDSTAVA 3

OPIS I PRAVNI OKVIR POSTUPKA NABAVE OPREME Ugovaranje je temeljni zadatak provedbene agencije Postupak se provodi u skladu sa Praktičnim vodičem (Practical Guide for contract procedures for EC external actions) i praksom Važno je znati: priručnik predstavlja interpretaciju i razradu pravila opisanih u Financijske regulativi (Uredba Vijeća (EZ) 1605/2002 + Uredba Vijeća (EZ) 1995/2006) i povezanim provedbenim pravilima (npr. Uredba komisije (EC, EURATOM) 478/2007 – tkz. MODEX) 4

OPIS I PRAVNI OKVIR POSTUPKA NABAVE OPREME PRAG: Podjela postupka prema vrijednosti Opis postupaka Standardni obrasci (aneksi A i C) koji se koriste u različitim fazama postupka Podjednako važno: praksa (PRAG ne može obuhvatiti cjelokupnu problematiku) 5

SERVICES USLUGE  € 200,000 International restricted tender procedure / ograničeni postupak < € 200,000 but > € 10,000 Framework contracts procedure / Okvirni sporazum 2 Competitive negotiated procedure / Natjecateljski dijalog  € 10,000 Single tender /direktna nabava SUPPLIES NABAVA ROBE  € 150,000 International open tender procedure otvoreni međunarodni postupak < € 150,000 but  € 60,000 Local open otvoreni lokalni postupak < € 60,000 Competitive negotiated procedure Natjecateljski dijalog Single tender / direktna nabava WORKS / RADOVI  € 5,000,000 International open tender procedure / otvoreni međunarodni postupak International restricted tender procedure (exceptional cases) / ograničeni međunarodni postupak < € 5,000,000 but  € 300,000 tender procedure / lokalni otvoreni postupak < € 300,000

OPIS I PRAVNI OKVIR POSTUPKA NABAVE OPREME Direktna nabava - tijelo nadležno za nabavu poziva jednog ponuditelja po svom izboru Odgovornost Dokument Aktivnost korisnik TS, proračun, kontakt podaci ponuditelja Priprema i dostava TS, proračuna i kontakt podataka SAFU/provedbeno tijelo TS i proračun, kontakt podaci Kontrola TS (jasan i nedvosmislen, usklađen sa postojećim pravnim okvirom – npr. PF ili darovnica) Proračun (dostatan za nabavu, osigurano sufinanciranje) Priprema natječajne dokumentacije Natječajna dokumentacija: Poziv, upute ponuditelju + dijelovi budućeg ugovora (GC, SC, TS+TO, BB) Ex tijelo Natječajna dokumentacija Kontrola Slanje 7

OPIS I PRAVNI OKVIR POSTUPKA NABAVE OPREME Odgovornost Dokument Aktivnost Ponuditelj Ponudbena dokumentacija Priprema ponudbene dokumentacije i slanje u roku (npr. 7 dana) SAFU/provedbeno tijelo Izvještaj Priprema izvještaja i ugovora, dostava na ex-ante odobrenje Ex ant tijelo Izvještaj i ugovor Odobrenje Ugovor Slanje 3 primjerka ugovora na potpis uspješnom ponuditelju Vraća 2 potpisana original ugovora 8

OPIS I PRAVNI OKVIR POSTUPKA NABAVE OPREME Natjecateljski dijalog slanje poziva na najmanje tri natjecatelja rok za dostavu ponuda obično 30 dana postupak odabira i ugovaranja kao i slučaju međunarodnog i lokalnog postupka Priprema tkz. Izvještaja o provedenom postupku pregovora (negotiation report) 9

OPIS I PRAVNI OKVIR POSTUPKA NABAVE OPREME Otvoreni postupci (međunarodni i lokalni): Razlike između međunarodnog i lokalnog postupka: vrijednost, rokovi za dostavu ponuda i obaveze u vezi objave Pregovarački postupak - u slučaju neuspjeha redovnog postupka, moguće je otvoriti i pregovarački postupak (ex-ante odobrenje, strategija i imena ponuditelja, konzistentnost i zadržavanje ključnih uvjeta iz inicijalnog nadmetanja) 10

Postupak odabira – zaprimanje ponuda U slučaju da se ponude registriraju putem pisarnice – poslati obavijest pisarnici sa preciznim uputama (naziv predmetnog natječaja, rok za dostavu ponuda i opis postupka zaprimanja ponuda te postupanje u slučaju ponuda koje nisu adekvatno označene ili sadrže napomene) Sve prispjele ponude se označuju na licu mjesta (datum, vrijeme prispijeća, paraf osobe koja je zaprimila ponuda i redni broj ponude) 11

Postupak odabira – zaprimanje ponuda Dobra praksa – podaci (privremeni) se istovremeno unose u Summary of tenders received (obrazac C6 – aneks izvještaja sa javnog otvaranja) Ponude pristigle na zadnji dan moraju obavezno imati i točan sat prispijeća Vanjske omotnice moraju sadržavati broj objave (engl. publication reference) te naziv predmetnog natječaja Postupak otvaranje omotnica koje nisu označene u skladu sa uvjetima (zapisnik o otvaranju) 12

Postupak odabira – zaprimanje ponuda Postupak otvaranja ponuda koje nisu označene u skladu sa uvjetima (zapisnik o otvaranju) Obavezno priložiti ponudama i omotnice koje su označene kao a) povlačenje ponude (withdrawl) ili b) promjena (alteration) 13

Postupak odabira – javno otvaranje Tajnik odbora za ocjenjivanje priprema: Logistika (rezerviranje prostora i potrebne opreme kao što je projektor ili ploča) – odmah po odobrenju dana početka rada odbora Priprema obavijest za pisarnicu – najkasnije 15 dana prije isteka roka za dostavu ponuda Dostavlja poziv odobrenim članovima odbora za uži izbor – najkasnije 7 dana prije isteka roka za dostavu ponuda, poželjno odmah po odobrenju 14

Postupak odabira – javno otvaranje Priprema standardne obrasce (načelo uporabe standardnih obrazaca) – najkasnije 2 dana prije početka otvaranja aplikacija 1 kopija natječajne dokumentacije (potvrđena kao zadnja verzija) koja se dostavlja predsjedatelju Kontrolna lista u vezi postupka otvaranje za predsjedatelja (unijeti broj objave u zaglavlje) Istraživanje tržišta za svakog člana povjerenstva: Instructions to tenderers Technical Specification 15

Postupak odabira – javno otvaranje Procurement notice (samo u slučaju međunarodnog otvorenog nadmetanja) Administrative compliance grid (potpisuje ga samo predsjedatelj, članovima sa pravom glasa služi samo kao referenca) Pomoćni obrasci (Selection criteria sub-grids, technical compliance sub-grids) Obrasci za ocjenjivanje (Evaluation grids) Questions & answers + corrigendum (ukoliko postoji) 16

Postupak odabira – javno otvaranje Strogo poštivanje objavljenog početka javnog otvaranja (stvara sliku o tijelu koje vodi postupak) Tajnik povjerenstva provodi kontrolu akreditacija predstavnika ponuditelja Predstavnici ponuditelja mogu pristupiti tek po predočenju punomoći ili dokumenta koji ih može nedvojbeno povezati sa osobom ponuditelja (radna iskaznica ili posjetnica) – PRAG 4.3.9.3 Tek kada predsjedatelj da znak tajniku da je sve spremno, tajnik pušta predstavnike ponuditelja u prostor predviđen za javno otvaranje 17

Postupak odabira – javno otvaranje Predsjedatelj obavještava predstavnike ponuditelja o: tijeku samog otvaranja te sadržaju informacija koje će im biti predočene (vidi: summary of tenders received i tender opening checklist) Dostupnost izvještaja sa javnog otvaranja temeljem službenog zahtjeva ponuditelja po ex-ante odobrenju istog Prije početka otvaranja, predsjedatelj mora potvrditi: Dostupnost svih ponuda koje su prispjele do trenutka koji je označen kao krajnji rok za dostavu ponuda krajnji rok za dostavu ponuda Samo ponude koje su stigle u navedenom roku će biti otvorene tijekom javnog otvaranja 18

Postupak odabira – javno otvaranje Predsjedate zatim provodi slijedeće: Otvara ponuda po redoslijedu prispijeća, prije samog otvaranja, javno konstatira stanje omotnice i prepisuje podatke o vremenu prispijeća u Summary of tender received Predsjedatelj i tajnik parafiraju prvu stranu originalne ponude, uključujući i sve strane financijske ponude te upisuju redni broj na kopije ( i parafiraju) Paralelno utvrđuje, upisuje i javno konstatira i slijedeće elemente: Redni broj ponude upisan na vanjskoj omotnici, 19

Postupak odabira – javno otvaranje Ime ponuditelja (ukoliko nije vidljiv na omotnici, onda se ime javno konstatira prilikom čitanja cijene) Dan prispijeća (i točno vrijeme u slučaju ponuda prispjelih na zadnji dan) Stanje paketa (mora jamčiti povjerljivost sadržaja), Da li ponuda sadrži “Tender submission form”, Da li ponuda sadrži “Tenderer’s Declaraion” i to za svakog člana u slučaju konzorcija Javno čitanje cijene iz dokumenta “Tenderer’s Declaration”, 20

Postupak odabira – javno otvaranje Da li ponuda sadrži jamstvo za ozbiljnost ponude (Tender guarantee), ukoliko je isto predviđeno. Konačnu odluku o formalnoj prihvatljivosti ponude Predsjedatelj prilikom kontrole ponude, obavještava ponuditelje i o eventualnim izmjenama i povlačenju ponuda temeljem prispjelih omotnica Ponude prispjele nakon roka se otvaraju nakon završetka javnog otvaranja (vraćanje jamstva za ozbiljnost ponude) 21

Postupak odabira – javno otvaranje - Tajnik završava izvještaj sa javnog otvaranja i dostavlja izjavu o povjerljivosti i nepristranosti na potpis svim članovima povjerenstva predsjedatelj zaključuje kontrolnu listu, svi članovi odbora za ocjenjivanje potpisuju izvještaj sa javnog otvaranja izvještaj sa javnog otvaranja, zajedno sa kopijama Tender submission form-a i jamstva se dostavlja Delegaciji na odobrenje 22

Postupak odabira – administrativna usklađenost - provodi se temeljm tkz. Administrative compliance grid-a - ako je smisao kontrole formalne usklađenosti utvrditi da li postoje elementarni dijelovi ponudbene dokumentacije, u administrativnom dijelu kontroliramo da li je sadržaj dostavljene dokumentacije usklađen sa uvjetima nadmetanja 23

Postupak odabira – administrativna usklađenost - provodi se temeljm tkz. Administrative compliance grid-a - ako je smisao kontrole formalne usklađenosti utvrditi da li postoje elementarni dijelovi ponudbene dokumentacije, u administrativnom dijelu kontroliramo da li je sadržaj dostavljene dokumentacije u potpunosti usklađen sa uvjetima nadmetanja 24

Postupak odabira – administrativna usklađenost - ukoliko u ponudbenoj dokumentaciji postoje ozbiljni nedostaci ili sadržaj eklatantno ograničava prava ugovaratelja u budućoj provedbi ugovora, - koncept potpunosti ponudbene dokumentacije - proporcionalnost i diskrecijsko odlučivanje odbora za ocjenjivanje - Adminstrative compliance grid: 25

Postupak odabira – administrativna usklađenost Adminstrative compliance grid: - nacionalnost ponuditelja - potpunost ponudbene dokumentacije (Instructions to tenderers, TS) - upotreba službenog jezika postupka - potpunost – Tender submission form - potpisi (autorizirani) – Tenderer’s declaration(s) - ostale administrativne odrednice iz natječajne dokumentacije (primjer: LEF) 26

Postupak odabira – administrativna usklađenost Adminstrative compliance grid: - nacionalnost ponuditelja - potpunost ponudbene dokumentacije (Instructions to tenderers, TS) - upotreba službenog jezika postupka - potpunost – Tender submission form - potpisi (autorizirani) – Tenderer’s declaration(s) - ostale administrativne odrednice iz natječajne dokumentacije (primjer: LEF, podugovaratelji itd.) 27

Postupak odabira – tehnička usklađenost - pomoćni individualni obrasci za ocjenjivanje: Kvalifikacijski kriteriji Tehnički kriteriji Upute za popunjavanje: čitko napisano ime na prvoj strani, paraf na svim stranama, potpis ocjenjivača na zadnjoj strani Glavni obrazac (Evaluation grid) se popunjava temeljem ocjena i komentara iz pomoćnih obrazaca (potpisuju ga svi članovi povjerenstva sa pravom glasa) Paralelno: tajnik odbora priprema izvještaj u kojem rezimira sve odluke i korespondenciju odbora za ocjenjivanje 28

Postupak odabira – tehnička usklađenost - ugovor se dodjeljuje ponuditelju koji je dostavio formalno, administrativno i tehnički prihvatljivu ponudu sa najnižom cijenom (koncept “best value for the money”) odbor za ocjenjivanje ne odlučuje o dodjeli ugovora u ex-ante sustavu već samo daje preporuku Tijelo nadležno za nabavu (Contracting Authority) provjerava izvještaj i zaključke te odlučuje da li će odobriti izvještaj (suglasnost potvrđuje potpisom) 29

Priprema i sklapanje ugovora odmah po odobrenju izvještaja sa odbora za ocjenjivanje od strane tijela nadležnog za nabavu, pristupa se izradi ugovora Ugovor za više grupa nabave ili individualni ugavor Struktura ugovora je opisana u “Letter of Invitation to tender” Priprema ugovora nije puko kopiranje, ugovor je potrebno prilagoditi specifičnosti pojedine nabave 30

Priprema i sklapanje ugovora Dijelovi ugovora: DRAFT CONTRACT SPECIAL CONDITIONS ANNEX I GENERAL CONDITIONS ANNEX II +III TECHNICAL SPECIFICATIONS + TECHNICAL OFFER (TO BE TAILORED TO THE SPECIFIC PROJECT) ANNEX IV BUDGET BREAKDOWN (MODEL FINANCIAL OFFER) ANNEX V FORMS 31

Priprema i sklapanje ugovora Posebno je važno adekvatno prilagoditi posebne uvijete (Special Conditions) s obzirom na njihovu supremaciju u odnosu na ostale dijelove ugovora Uključivanje korespondencije u aneks II i III ugovora Aneks V treba sadržati specifične dijelove ponudbene dokumentacije koji su važni za provedbu (npr. izjave o jamstvu) Ovlašteni potpisnik u SAFU potpisuje ugovor i parafira sve strane posebnih uvjeta (financijska ponuda kopirana u ugovor već mora sadržati potpise tajnika i predsjedatelja) te ga dostavlja na ex-ante odobrenje 32

Priprema i sklapanje ugovora Slanje obavijesti o dodjeli ugovora (Contract notification letter, annex A8) po ex-ante odobrenju ugovora Obavijest potrebno prilagoditi činjeničnom stanju (npr. da li je ponuditelj već dostavio pojedine dokaze u vezi paragrafa 2.3.3 PRAG-a) Rok za dostavu dokumentarnih dokaza: 15 dana od dana dopisa – pažljivo pratiti Kontrola dostavljenih dokaza: Primjena nacionalnog zakonodavstva ponuditelja Informativna lista dokaza: http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/2004_18/index_en.htm 33

Priprema i sklapanje ugovora po primitku svih potrebnih dokaza, tijelo nadležno za nabavu dostavlja 3 primjerka ugovora i popratni dopis (Contract submission letter, annex A9) pobjedniku Rok za povrat 2 potpisana primjerka ugovora je 30 dana od datuma dopisa Po primitku 2 potpisana primjerka ugovora, 1 primjerak se prosljeđuje ex-ante tijelu (Delegacija) a drugi u odjel nadležan za izvršenje plaćanja 34

Pitanja ? 35

Hvala na pažnji… 36