Pertanian . Inovasi . Kehidupan PUTRA GLOBAL 200 PENGURUSAN PERUBAHAN (Change Management) DCE 3602 CREDIT: 4 (4+0) (PERJUMPAAN BERSEMUKA PERTAMA- FEB. 2015) Pertanian . Inovasi . Kehidupan (SLOGAN UPM)

Assoc. Prof. Dr. Azizan Asmuni Director Center for Industrial Relations and Networking (CiRNeT) & Assoc. Prof., Department of Professional Development & Continuing Education (JPPPL) Faculty of Educational Studies, Universiti Putra Malaysia   Tel: office: 03-89471194 hp:019-2196581 azizanas@upm.edu.my azizanas@gmail.com

Hasil Pembelajaran Kursus/ Objektif Kursus menghuraikan teori dan konsep perubahan (C2) menganalisis proses berkaitan pengurusan perubahan di peringkat individu, organisasi dan masyarakat (C4) menjalankan penilaian program perubahan dengan berkesan (C6) mengaplikasikan teori, konsep dan prinsip yang sesuai dalam penambahbaikan kualiti (A3)

PENILAIAN & TUGASAN KURSUS Penilaian Dan Taburan Markah Sepanjang anda mengikuti kursus ini, anda akan dinilai melalui: Tugasan 1 (individu) ( 20 % ) Tugasan 2 (individu/kumpulan) ( 40 % ) Peperiksaan Akhir ( 40% )

TUGASAN 1 Tujuan tugasan ialah supaya pelajar boleh mengenal pasti dan menghuraikan konsep pengurusan perubahan dan memberi contoh-contoh perubahan dalam organisasi. SOALAN: (rujuk fail:NOTA PEPERIKSAAN DAN TUGASAN DCE 3602 SEM PERTAMA 2014) SILA TEMUBUAL SEKURANG-KURANGNYA seORANG PENTADBIR/ PENGURUS DAN DAPATKAN MAKLUMAT anda dikehendaki menyediakan laporan dalam lingkungan 10-15 muka surat dan perlu dihantar sebelum 16 november 2014 atau lebih awal.

TUGASAN 2 (BERKUMPULAN) (Projek - Pembelajaran Berasaskan Projek dan Masalah – POBL) Tujuan tugasan ialah supaya pelajar boleh menganalisa dan mengaplikasikan teori dan prinsip pengurusan perubahan dalam usaha penambahbaikan kualiti dan produktiviti organisasi. Model perubahan Kurt Lewin adalah merupakan model yang terkenal yang telah digunakan.

TUGASAN 2 (BERKUMPULAN) (Projek - Pembelajaran Berasaskan Projek dan Masalah – POBL) Pelajar diwajibkan menghantar satu Projek berkumpulan (3-5 orang/kumpulan). Sila maklum (email) kepada Pensyarah sekiranya masalah untuk membuat tugasan secara kumpulan). SOALAN: Sila pilih SATU perubahan yang telah berlaku dalam sebuah organisasi (berasaskan pengalaman anda atau temuduga pengurus organisasi lain). Anda dikehendaki untuk menganalisa dan mengaplikasikan teori dan prinsip pengurusan perubahan (dicadangkan menggunakan Model perubahan Kurt Lewin).  Perbincangan lanjut akan dibuat semasa f2f 2 nanti.

PEPERIKSAAN AKHIR Peperiksaan akhir adalah berbentuk subjektif. Asas kepada peperiksaan ini ialah kefahaman mengenai penilaian program perubahan dengan berkesan Meliputi semua unit Sila baca tugasan-tugasan anda, NOTA PEPERIKSAAN DAN TUGASAN DCE 3602 SEM PERTAMA 2014) dan slaid FOKUS BELAJAR (dalam VOD) terutamanya SLAID FOKUS UNIT 9

KANDUNGAN KURSUS Pengenalan kepada Perubahan Model Proses Pengurusan Perubahan Pendekatan Menentukan Fokus & Halatuju Perubahan dalam Organisasi Penstrukturan Organisasi Pemajuan Proses Perubahan Berfokuskan Kepuasan Pelanggan

KANDUNGAN Budaya Organisasi dan Perubahan Pendekatan Perlaksanaan Perubahan Pengurusan Halangan Perubahan dan Analisis Kuasa Lapangan (Force Field Analysis) Pengurusan Kualiti Menyeluruh Perekayasaan Semula (Reegineering) dan Kaizen Simplisiti (Simplicity) Penilaian Kejayaan Perubahan

Penting : PANDUAN BELAJAR Baca tajuk utama/tumpuan dalam kandungan sliad perjumpaan bersemuka 1 dan 2. Untuk mendapat keterangan terperinci mengenai sesuatu tajuk utama tersebut, sila rujuk modul dan Slaid setiap Unit yang disediakan. Sila pastikan kefahaman mengenai Teori Kurt Lewin dan applikasinya untuk persedian tugasan dan peperiksaan akhir. Rujuk dalam buku lain atau Internet.

APAKAH PERUBAHAN YANG SEDANG DAN TELAH BERLAKU DALAM ORGANISASI ANDA? ISO, 5S,TQM SISTEM SARAAN/PENILAIAN M&A PERTUKARAN PENGURUSAN PENGGUNAAN ICT PAKAIAN SERAGAM, PUNCH CARD, WAKTU KERJA, KURSUS 7 HARI, DLL

KANDUNGAN DAN PROSES DALAM PENGURUSAN PERUBAHAN KANDUNGAN – APA KAH PERUBAHAN YANG BERLAKU? Contoh- 5S, ISO, SSM PROSES – BAGAIMANA PERUBAHAN TERSEBUT DIURUS?- arahan, perbincangan, tubuh jawatankuasa FOKUS DCE3602 - PROSES

APA ITU PENGURUSAN? APA ITU PERUBAHAN?

APA ITU PENGURUSAN? proses perancangan, penyusunan, pengarahan dan pengawalan usaha-usaha ahli-ahli organisasi dan menggunakan semua sumber organisasi secara cekap dan berkesan bagi mencapai matlamat organisasi the act of getting people together to accomplish desired goals and objectives using available resources efficiently and effectively. planning, organizing, staffing, leading or directing, controlling.

Apa Itu Perubahan? Untuk menjadi berbeza, berlainan atau tidak sama bererti membuat suatu atau menjadi berbeza dengan jelas atau nyata dan mencadangkan sama ada melibatkan transmutasi (penukaran) ciri yang radikal atau menggantikan dgn sesuatu yg lain. membuat suatu yang atau menjadikan suatu lebih berbeza, berlainan Pemikiran Penambahbaikan/Peningkatan Berterusan

ADAKAH PEMBELAJARAN JUGA PERUBAHAN? Pembelajaran ialah satu proses dalaman dimana individu memperolehi pemikiran, perasaan dan melakukan sesuatu dengan cara yang baru. Pemelajaran bermakna perubahan dari segi pengetahuan, sikap dan kemahiran.

Hari ini lebih baik dari hari semalam... “ Barangsiapa yang hari ini dia lebih baik dari semalam, maka dia dari kalangan mereka yanng beruntung. Barangsiapa yang hari ini dia sama seperti semalam, maka dia dari kalangan yang rugi. Barangsiapa yang hari ini dia, lebih teruk dari semalam, maka dia di kalangan orang yang celaka” Mafhum Hadith Rasulullah SAW.

MAKNA PENGURUSAN PERUBAHAN - BAGAIMANA KITA URUS PERUBAHAN - FOKUS KEPADA PROSES

PENGURUSAN PERUBAHAN -MAKNA PROSES PENGGUNAAN PELBAGAI STRUKTUR DAN INSTRUMEN/KAEDAH UNTUK MENGAWAL SETIAP USAHA PERUBAHAN YANG DIBAWA DI DALAM ORGANISASI BERTUJUAN UNTUK MEMINIMA KESAN PERUBAHAN KEPADA PEKERJA DAN MENGELAKAN HURUHARA/GANGGUAN (Kotter).

PENGURUSAN PERUBAHAN -MAKNA a structured approach to shifting/transitioning individuals, teams, and organizations from a current state to a desired future state. an organizational process aimed at helping employees to accept and embrace changes the utilization of basic structures and tools to control any organizational change effort - goals is to minimize the change impacts on workers and avoid distractions (Kotter).

PENGURUSAN PERUBAHAN -MAKNA process, tools and techniques to manage the people-side of change to achieve the required business outcome A structured approach that helps manage the people components during a business transformation initiative to realise the desired outcomes

SOALAN INTERAKTIF. ADAKAH USAHA PENGURUSAN PERUBAHAN DALAM ORGANISASI AND BERKESAN SEPERTI YANG ANDA KEHENDAKI?

PANDUAN BELAJAR Fokus kepada perkara-perkara berikut

MAKNA DAN KEPENTINGAN PENGURUSAN PERUBAHAN Makna dan jenis pengurusan perubahan (PP) Tekanan perubahan/Punca perubahan dalam organisasi Kuantum/darjah perubahan (muka surat ms 17)

Tekanan Perubahan Setiap organisasi terdedah atau mengalami dua bentuk daya atau tekanan perubahan: Tekanan Luaran dan Tekanan Dalaman

Gambarajah 1. Punca Tekanan Perubahan: Luaran & dalaman

Tekanan Perubahan yang berpunca dari luar Tekanan Politik Tekanan Ekonomi Tekanan Teknologi Tekanan Kerajaan Peningkatan Persaingan Global Perubahan Keperluan dan Cita Rasa Pelanggan

Tekanan Perubahan yang Berpunca dari Dalam Dinamik Sistem Proses Pentadbiran yang Tidak Mencukupi atau Lengkap Harapan Individu atau Kumpulan   Perubahan Berfokus Penstrukturan Perubahan Teknologi Perubahan Berfokus Orang atau Manusia (Person-focused Change) Isu Keuntungan (Profitability Issues) Desakan Sumber yang Terhad

Kuantum Perubahan Terdapat dua ekstrim kuantum perubahan: Rendah – Tinggi. Dalam kontinum rendah-tinggi tersebut di atas, kuantum perubahan juga boleh dibahagikan kepada tiga kategori berikut: perubahan kecilan, sederhana dan besaran. Jenis perubahan juga boleh mencerminkan kuantum perubahan seperti yang disajikan dalam Gambarajah 2

Gambarajah 2: Kuantum Perubahan

TEORI/MODEL PERUBAHAN (UNIT 2)- SECARA RINGKAS Lewin Tiga Fasa

Asas perubahan menurut model Lewin Asas perubahan menurut model Lewin terdiri daripada tiga langkah berikut: Pencairan (unfreezing), Peralihan (moving) dan Pembekuan semula (refreezing)

Gambarajah 1: Model Perubahan Kurt Lewin

1. Pencairan (SEDAR ADA MASALAH & PERLU PERUBAHAN) Berlaku apabila wujudnya kesedaran terhadap keadaan semasa, struktur, pembentukan tugas yang tidak memuaskan dan teknologi yang tidak berkesan, kemahiran atau sikap kakitangan yang tidak sesuai lagi dengan perkembangan organisasi, kejatuhan hasil jualan, semangat kerja yang terlalu rendah. Keadaan satu suasana ini akan mendorong ke arah pencairan suasana yang sedia ada. Tanpa proses pencairan perubahan tidak akan berlaku.

2. Peralihan (PROSES MENGGERAKAN PERUBAHAN) Peralihan berlaku apabila sesuatu program atau rancangan dilaksanakan bagi menggerakkan organisasi atau kakitangan ke arah yang lebih baik. Pada peringkat ini berlaku perubahan seperti pembentukan gelagat, nilai, sikap, struktur yang baru/lebih baik atau berlakunya perubahan dan pembangunan organisasi secara keseluruhan.

3. Pembekuan Semula (PERUBAHAN DAPAT DIAMALKAN DAN DIKEKALKAN) Apabila perubahan telah berlaku, gelagat atau tingkah laku baru akan dibangunkan. Pembentukan sikap dan struktur baru hendaklah dibekukan dan dijadikan sebahagian daripada kehidupan baru organisasi. Membekukan kembali bermakna, organisasi akan berada pada titik keseimbangan yang baru. Pada peringkat ini, keberkesanan perubahan akan diberi perhatian dan dorongan untuk melakukan perubahan yang seterusnya boleh ditimbangkan. Organisasi perlu memberi perhatian bahawa pembekuan semula adalah bersifat relatif dan sementara.

PERANCANGAN STRATEGIK (PS) (U3) PERLU ADA PERANCANGAN STRATEGI UNTUK LAKUKAN PERUBAHAN Peringkat perancangan strategi (ms 29-30) dan proses perancangan strategi (slaid) Kaedah analisis SWOT(ms 40) Benchmarking (41-42)

Pengurusan Strategik Pengurusan strategik adalah proses di mana seorang pengurus mencipta atau merumuskan (formulate) dan melaksanakan strategi yang disediakan untuk memperbaiki pencapaian matlamat strategik dengan mengetahui persekitaran dan keadaan yang wujud atau tersedia ada.

Kepentingan Pengurusan Strategik Pengurusan strategik adalah penting kerana beberapa sebab berikut: Membantu organisasi dalam mengenal pasti dan merumuskan kelebihan bersaing (competitive advantage) yang diperlukan untuk mengatasi daya atau tekanan persaingan. Memberi hala tuju supaya ahli organisasi tahu di mana mereka boleh menghabiskan usaha atau tenaga mereka. Membantu dalam menunjukkan perlunya inovasi dan menyediakan pendekatan yang teratur untuk penciptaan idea baru berkaitan dengan strategi. Untuk melibatkan pengurus di kesemua peringkat dalam proses perancangan supaya mereka boleh memahami rancangan yang dihasilkan dan juga perlaksanaan rancangan yang lebih komited lagi.

Perancangan Strategik Untuk Perubahan Empat Peringkat dalam perancangan strategik: Menentukan objektif, Membentuk dasar dan strategi untuk melaksanakan objektif, Menyediakan perancangan-perancangan jangka pertengahan dan jangka pendek untuk melaksanakan dasar, dan Penyata terperinci berhubung dgn tatacara perlaksanaan tiap-tiap perancangan.

Proses Pengurusan Strategik Proses pengurusan strategik mempunyai beberapa komponen utama seperti ditunjukkan dalam Gambarajah 2. Proses tersebut bermula dengan mengenal pasti wawasan/misi dan matlamat strategik organisasi. Kemudian, ia melibatkan analisis situasi persaingan dengan mengambil kira kedua-dua persekitaran luaran dan faktor organisasi yang berkaitan. Selepas analisis tersebut, pengurus boleh bermula untuk membentuk atau merumuskan pelbagai strategi yang boleh digunakan untuk mencapai matlamat strategik.

Gambarajah 2: Proses Pengurusan Strategik dalam Organisasi (Sumber: Barton & Martin, 1998)

Analisis SWOT Satu kaedah analisis mengenai situasi persaingan organisasi yang melibatkan penilaian: Kekuatan (Strengths), kelemahan (Weaknesses), peluang persekitaran (Opportunities), dan ancaman (Threats).

“Benchmarking” (Perbandingan Kedudukan) Menurut Camp (1989) “benchmarking” (Perbandingan kedudukan) adalah satu usaha untuk mencari amalan terbaik industri yang boleh menghasilkan prestasi organisasi yang lebih baik. Bagi tujuan kita, “benchmarking” (Perbandingan kedudukan) boleh didefinisikan sebagai cara yang sistematik untuk mengenal pasti, memahami dan menghasilkan produk, perkhidmatan, rekabentuk, alatan, proses dan amalan yang lebih baik bagi meningkatkan prestasi sebenar organisasi.

“Benchmarking” (Perbandingan Kedudukan) Proses “benchmarking” yang melaksanakan penyelesaian yang mempunyai nilai tambahan adalah usaha yang menghasilkan peningkatkan prestasi sebenar organisasi.

“Benchmarking” (Perbandingan Kedudukan) Menurut Camp (1989) “benchmarking” (Perbandingan kedudukan) mempunyai langkah-langkah berikut: perancangan, analisis, integrasi, tindakan dan kematangan. Perincian atau elemen bagi setiap langkah tersebut di atas telah disajikan dalam Jadual 1.

Jadual 1: Langkah-langkah untuk “benchmarking” (Perbandingan kedudukan) yang berjaya

FOKUS PERUBAHAN (UNIT 4) -APA NAK DIUBAH? Pendekatan berasaskan Komponen Utama Organisasi (Leavitt)(44-47) Pendekatan berasaskan teori sistem dalam organisasi (Bartol & Martin)(47-49)(terperinci Unit 7) Pendekatan berasaskan Pelanggan (Unit 8- terperinci)- untuk f2f 2

Pendekatan Komponen Utama Organisasi Menurut Leavitt (1964), perubahan dan inovasi pada umumnya melibatkan perubahan dalam satu atau lebih komponen utama berikut: struktur, teknologi, sumber manusia dan budaya.

Gambarajah 1: Komponen Utama untuk Melaksanakan Perubahan

Pendekatan berasaskan Teori Sistem Pendekatan teori sistem adalah berasaskan anggapan bahawa organisasi boleh di lihat sebagai beberapa sistem. Satu sistem adalah mengandungi beberapa bahagian atau komponen yang berkaitan dan berfungsi secara keseluruhan dalam mencapai matlamat bersama yang dikejar. Komponen asas dalam suatu sistem pengeluaran terdiri daripada: input, proses dan output.

Gambarajah 2: Komponen Asas dalam Satu Sistem Pengeluaran

Menurut Bartol, K. M. & Martin, D. C Menurut Bartol, K. M. & Martin, D. C., (1994), dalam pendekatan sistem, satu sistem organisasi mempunyai empat komponen utama berikut: input, proses transformasi, output dan maklum balas (lihat Gambarjah 3).

Penstrukturan Organisasi (U5) Faktor dinamik dalam Penstrukturan Organisasi (56-59)

Faktor Dinamik dalam Penstrukturan Organisasi Faktor-faktor berikut boleh juga mempengaruhi jenis struktur sesebuah organisasi: Saiz Teknologi Alam Sekitar Bidang Kawalan dan Desentralisasi