Lotus Notes pagrindai Notes darbalaukis

Duomenų bazės Darbas su dokumentais Lotus paštas Lotus kalendorius

Dokumento kūrimas Vartotojo ID – tai failas, kuris vienareikšmiškai identifikuoja Notes vartotoją. Slaptažodis – užtikrina, kad jūs pats naudositės savo ID.

Slaptažodžio pakeitimas File - Security - User Security

Notes darbalaukis Notes darbalaukis – tai vieta, kur jūs pasirenkate duomenų bazę, su kuria dirbsite Elementas Aprašymas Meniu juosta Parodo galimus meniu punktus Mažosios piktogramos Greitai aktyvizuoja bendras funkcijas Būsenos juosta Teikia informaciją ir leidžia atlikti tam tikras funkcijas Darbalaukio lapai Parodo jūsų notes duomenų bazės piktogramas Duomenų bazės piktogramos Nurodo Notes duomenų bazę, kurią galite atidaryti iš jūsų darbalaukio

Meniu juosta Mažosios piktogramos Darbalaukio lapai Duomenų bazių piktogramos Būsenos juosta

Duomenų bazės atidarymas Duomenų bazės pavadinimas Serveris, kuriame yra db Saugoma lokaliai

Duomenų bazės elementas Aprašymas Rodinys Dažniausiai jį kuria db projektuotojas, kad peržiūros srityje būtų galima parodyti dokumentus, atrinktus pagal vieną ar kelis kriterijus Aplankas Jį dažniausiai kuria vartotojas, kad būtų patogiau išdėstyti dokumentai Navigacijos sritis Vieta, kur jūs pasirenkate vaizdą ar aplanką, kurio dokumentai bus parodyti peržiūros srityje Peržiūros sritis Vieta, kur pateikiami pasirinkto rodinio ar aplanko dokumentai Veiksmų juosta Mygtukų rinkinys, kuris padeda lengviau atlikti Notes veiksmus; dažniausiai juostą kuria db projektuotojas

Ką galima daryti su dokumentais peržiūros srityje? Pasirinkti ir atidaryti dokumentus Nukopijuoti ir įterpti dokumentus Ištrinti dokumentą Spausdinti dokumentus ar rodinį Išsiųsti pasirinktus dokumentus kitiems Notes vartotojams Ieškoti dokumentų, turinčių tam tikrą tekstą

Pagrindinė tema Pažymėtas Neskaitytas

Elementas Aprašymas Darbalaukis Jūsų db piktogramų “namai” Duomenų bazė Susietų dokumentų rinkinys; kiekviena db – unikalus failas, kurį nurodo piktograma Rodinys Kai kurių arba visų db dokumentų sąrašas, surūšiuotas pagal data, asmenis ar kitus požymius Dokumentas Pagrindinis Notes vienetas, kuriame saugoma informacija – tekstas, grafika ir t.t. Forma Apibrėžia dokumento struktūrą ir išvaizdą; kai kuriate dokumentą – jūs pildote formą Laukas Iš anksto apibrėžta sritis, į kuria įvedate informaciją

Dokumento formatavimas Notes siūlo gausybę teksto ir pastraipos formatavimo priemonių, padedančių kurti dokumentus, kurie yra gerai sutvarkyti ir lengvai skaitomi

Dokumento koregavimas Jūsų kreipties į db teisės apibrėžia, ar galite koreguoti kitų autorių dokumentus ar tik savuosius Dokumento skaitytojai visiškai negali koreguoti Autoriai gali koreguoti tik savo dokumentus Redaktoriai gali koreguoti bet kurį db dokumentą

Tam, kad pereiti į koregavimo režimą: Rodinio srityje pasirinkite dokumentą ir paspauskite mažąją piktogramą

Naujo dokumento sukūrimas Atidaryti db, kurioje kursite dokumentą File – Database - New

Darbalaukio panaudojimas Piktogramos įdėjimas į darbalaukio lapą Pažymėti darbalaukio lapo, į kurį įdėsite piktogramą, žymeklį File – Database – Open Pasirinkti serverio, kuriame yra db, pavadinimą

Darbalaukio lapo įdėjimas Norėdami kurti naują darbalaukio lapą, pasirinkite Create – Workspace page. Lapas bus įdėtas turimo puslapio kairėje. Visi Notes objektai – dokumentai, db ir netgi darbalaukio lapai – turi ypatybes arba charakteristikas. Darbalaukio ypatybės sudaro lapo pavadinimas ir jo žymeklio spalva.

Darbalaukio ypatybių pakeitimas Pasirinkite lapą, spauskite mažąją piktogramą Ypatybės

Piktogramų perkėlimas – vilkite piktogramą į naują vietą lape, laikydami nuspaudę pelės klavišą. Į naują darbalaukio lapą – vilkite ant lapo žymeklio, kol jos kontūras atsidurs ant jo pavadinimo. Piktogramų šalinimas – pažymėti db piktogramą ir paspausti DEL. Darbalaukio lapų šalinimas – pažymėti darbalaukį ir paspausti DEL.

Rodinių ir aplankų naudojimas

Darbas su rodiniais Rodiniai – tai Notes db esančių dokumentų sąrašai. Priklausomai nuo to, kaip jie yra sudaryti, rodiniai įvairiais būdais dokumentus gali išrinkti, surūšiuoti ar suskirstyti pagal kategorijas. Rodiniai apie duomenų bazėje esančius dokumentus gali pateikti įvairios rūšies informaciją, pvz., nurodyti autoriaus vardą arba sukūrimo data.

Darbas su rodiniais Rodinys gali parodyti visus arba tik pasirinktus duomenų bazės dokumentus. Dirbdami db, galite naudoti: Navigacijos sritį rodiniui arba aplankui pasirinkti. Peržiūros sritį pasirinktame rodinyje ar aplanke esančių dokumentų peržiūrai

Peržiūros sritis Navigacijos sritis

Aplankų panaudojimas Aplankas – tai dėtuvė (konteineris) dokumentų saugojimui duomenų bazėje. Jūs galite sukurti aplanką, kurį naudosite tik pats (tai bus asmeninis aplankas), arba tokį, kuriuo galės naudotis visi (bendras aplankas). Aplankuose gali būti skirtingų rodinių dokumentai

Aplankai ir rodiniai Aplankai Rodiniai Naudojimai dokumentams laikyti Naudojami dokumentams parodyti Juos lengvai sukuria vartotojas Paprastai juos kuria taikomųjų programų projektuotojai Vienintelis būdas turėti dokumentą tam tikrame rodinyje – jį ten įdėti rankinių būdu Dokumentai rodomi aplanke, priklausomai nuo rodinio kriterijų Dokumentą įdėjus į aplanką iš vartotojo rodinio jis nepašalinamas Dokumentai negali būti įdedami ar iškeliami iš rodinio

File,Tools, Lock ID (blokuoti ID) arba paspaudus F5 ID blokavimas File,Tools, Lock ID (blokuoti ID) arba paspaudus F5

Santrauka Kompiuteris yra Notes klientas, kuris per tinklą bendrauja su Domino serveriu. Dauguma jums reikalingų db, taip pat ir jūsų pašto db, yra Domino serveryje. Kreipimosi į serverio duomenų bazes galimybę riboja saugos lygis, kurį jums nustatwe duomenų bazės administratorius.

Santrauka (tęsinys) Jūsų slaptažodis – raktas Notes kliento programai. Slaptažodis turi būti slaptas, kartais jį reikėtų pasikeisti.

Darbas su duomenų bazėmis Notes taikomąsias programas sudaro duomenų bazės: Mail, To do, Calendar – tai yra duomenų bazės arba įeina į duomenų bazių sudėtį. Notes db skiriasi nuo reliacinių db. Notes turi laukus ir jose laikomi duomenys, Notes informacija yra pateikiama dokumentuose, o ne lentelėse.

Vietinės ir serverio db Jei db arba jos kopijayra jūsų kompiuterio kietajame diske, Notes požiūriu tai vietinė (local) db. Jei dirbate su vietine db kopija, niekas jūsų atliekamų pakeitimų iš karto nepamatys. Ši taisyklė negalioja tada, kai dirbate su db vitene replika, t.y. Jei esate mobilusis vartotojas.

Vietinės ir serverio db (tęsinys) Jei esate mobilus vartotojas ir jūsų kompiuteris būna neprijungtas prie serverio – kuriama db replika. Replika – specializuota db kopija, kurioje palaikomasgrįžtamasis ryšys su serveryje esančiu originalu. Tam tikru momentu šie pakeitimai perduodami į db kopiją serveryje, o iš serverio db pakeitimai perduodami į jūsų vietinę kopiją – tai yra replikavimo procesas.

Santrauka Pirmą kart atidarę db, paprastai matote dokumentą “About this database” jame aprašoma db paskirtis. Dokumente “Using this database” pateikiami kai kurie nurodymai. Dauguma Lotes Notes db turi abu šiuos dokumentus. Rodiniuose db turinys pateikiamas kaip dokumentų sąrašas. Skirtinguose rodiniuose – skirtingi dokumentai arba tie patys.

Santrauka (tęsinys) Būsenos juosta – pateikiama informacija apie klaidas, jūsų vietą, teisių į duomenų bazę tipas, šrifto dydis, sistemos pranešimai ir t.t. Kai kurios db laikomos jūsų kompiuteryje – tai yra vietinės db. Vietinės db arba sukurtos jums asmeniškai naudoti, arba tai serverio duomenų bazių replikos, naujinamos replikavimo būdu. Duomenų bazės turi tam tikras savybes – peržiūrėti galima savybių lange “database propertis”

Pašto skaitymas. Rodiniai ir aplankai Inbox – gaunamo pašto dežutė Drafts – juodraščiai Sent – iššiųsta All documents – visi dokumentai Trash – šiukšlės Discussion threads – diskusijos (pašto žinutės) Rules – taisyklės Stationery – blankai (laiškų blankai) Group Calendars – grupių kalendoriai (laiko planavimas)

Santrauka Lotus laiškus yra paprasta adresuoti, tikrinti jų rašybą, be to , galima rinktis iš daugybės formatavimo variantų.

Kaip tvarkyti paštą Paštas – ne tik elektroninių laiškų kūrimas, siuntimas ir skaitymas. Tai ir pašto duomenų bazės peržiūra, ir nereikalingų laiškų naikinimas, archyvavimas.

Pašto optimizavimas Kad darbas su laiškais būtų efektingesnis, galima nustatyti taisykles, kurios padės tvarkyti laiškus. Antraštės parinkimas: atidaryti pašto duomenų bazę, Actions – Tools – Preferences – Mail – Letterhead Blanko sukūrimas – suteikia galimybę naudoti tą patį laiško formatą daug kartų. Atidaryti pašto db: Stationery – New stationery – Memo Stationery arba Personal Stationery

Darbas su taisyklėmis Taisyklės apibrėžia, kaip Notes turi elgtis su gaunamais laiškais. Sukurti taisyklę – reiškia nurodyti, kokį veiksmą turi atlikti Notes. Taisyklė kuriama dviem etapais. Pirmasis – nurodomos taisyklės sąlygos, pagal kurias Notes tikrins laiškus. Antrasis – Notes nurodoma, ką daryti, jei laiškas netenkina taisyklės sąlygas. Galima nurodyti tokius veiksmus: perkelti, kopijuoti panaikinti arba pakeisti laiško svarbą.

Darbas su taisyklėmis (tęsinys) Atidaryti aplanką Rules- New Rule, srityje “Specify Conditions” nurodykite sąlygas, Add.

Darbas su taisyklėmis (tęsinys) Kai jūsų nėra darbe: jums siunčiamus laiškus gali atsakyti agentas “Out of Office”. Jis pasiųs jūsų prieš išvykstant sukurtą standartinę žinutę. Galite palikti ir kelias žinutes – vieniems adresatams bus siunčiama viena, kitiems – kita. Atidaryti pašto duomenų bazę: Tools – Out of Office – Dates (Leaving and Returning – nurodyti datas) – Special Message – Exception - Enable

Kaip atidaryti kitų asmenų paštą, jei turite teisę File – Dattabase – Open, perėję į pašto serverį, kuriame laikomas jūsų paštas, bakstelėje pašto aplanką ir pasirinkę norima db. Parašo sukūrimas – Tools – Preferences – Mail – Signature. Kurdami parašą, galite rinktis vieną iš dviejų variantų: pažymėti Text ir parašo lauke surinkti tekstą arba panaudoti turimą paveikslėlio arba HTML failą: File – įveskite failo maršrutą bei vardą.

Santrauka Notes turi daugybę priemonių paštui susitvarkyti. Antraštė (letterhead), blankai (stationery) naudingi, kai tiems patiems adresatams tenka dažnai siųsti vienodo pavidalo laiškus. Out of Office. Taisyklės – su jomis derėtų elgtis atsargiai. Patartina iš pradžių išbandyti paprastą taisyklę, palaukti kelias savaites ir tik tada imtis sudėtingesnių. Žinutės apie telefono skambučius. Žinutės formoje žodžiai “phone message from” yra aprašo eilutėje, kad gavėjas gaunamo pašto dežutės rodinyje iš karto matytų, kur laiška, o kur žinutė apie talafono skambutį. Parašai.

Kaip naudotis kalendoriumi Galima kaupti įrašus apie susitikimus, susirinkimus, renginius ir t.t. Dar viana kalendoriaus funkcija – priminimai. Kalendoriaus rodiniai yra du: Calendar ir Meetings

Kalendoriaus įrašo tipai Appointment (susitikimai) – laikas skirtas veiklai, kurioje kiti darbuotojai nedalyvauja. Meetings (susirinkimai) – į juos klviečiami kiti jūsų organizacijos darbuotojai. Visos susirinkimų registravimo priemonės tinkamai veiks tik tuo atveju, kai jūsų kviečiami asmenys priklauso tai pačiai Domino pašto sistemai. All days event (visos dienos renginiai) – jei trunka bent vieną visą dieną. Anniversary (sukaktys) – šiuo atveju laiko reikšmė nenurodoma. Reminders (priminimai) - įspėjimai

Santrauka Kalendorius – pašto duomenų bazės dalis. Jei kalendoriuje reikia sukurti pasikartojančius susitikimų įrašus, nurodykite kartojimosi trukmę, o įrašą kurkite tik vieną

Literatūra D.Lynd, S.Kern. Lotus Notes® and Domino™ R5 Development Д.Линд, С.Керн. Lotus Notes® и Domino™ 5/6 Энциклопедия программиста Lotus Notes R5. Working on Domino Databases. Student Guide Lotus Notes Release 5. Extending the Notes Client. Student Guide Lotus Notes Release 5. Using Notes Calendaring and Scheduling. Student Guide