الفصل الخامس التنظيم

محتويات الفصل مفهوم التنظيم اهداف التنظيم انواع التنظيم مبادئ التنظيم خصائص التنظيم الفعال الهياكل التنظيميه الخرائط التنظيميه الدليل التنظيمي

تعريف التنظيم تعريفة : ” وضع نظام للعلاقات منسق إدارياً وتحديد للوظائف وتكوين للوحدات الإدارية ” ” توزيع المسؤوليات والتنسيق بين كافة العاملين بشكل يضمن تحقيق أقصى درجه ممكنة من الكفاية في تحقيق الأهداف المحددة “ ” عملية تنسيق الجهود البشرية في أي منظمه حتى تتمكن من تحقيق أهدافها بأقل تكاليف ومجهود ووقت وبأقصى كفاية إنتاجية ممكنة ” ” ترتيب الأعمال أو الأنشطه في وحدات إداريه يسهل الإشراف عليها مع تحديد العلاقات الرسمية بين أولئك الذي يعينون أو يخصصون للقيام بتلك الأعمال ”

العناصر الأساسية في مفهوم التنظيم تحديد الاهداف والنشاطات المطلوب تحقيقها بالجهد الجماعي المشترك, لكل منظمه اهداف تسعى الى تحقيقها. تصنيف وتقسيم الاعمال تجميع هذه الاعمال والوظائف والمهام المرتبطه بها في وحدات ادارية تحديد مواصفات ومؤهلات وخبرات الافراد الذين سيقومون بأداء تلك الاعمال والواجبات التي تفرضها وتحديد عدد العاملين في كل قسم اختيار الاشخاص وفق تلك المواصفات والمؤهلات تحديد السلطات والمسؤوليات حيث ينبغي أن يعكس الهيكل التنظيمي للمنظمه السلطات الادارية

وضع وتحديد نظم الاتصالات بين أقسام وفروع المنظمه بيان قنوات الاتصال بين الرئيس الإداري الأعلى وبين المستويات الادنى بيان العناصر السابقه في خريطة تنظيميه ترسم تلك العناصر في أشكال هندسيه واضحة وضع وتحديد السياسات وإجراءات العمل وهو أخر عناصر التنظيم.والسياسات تعني التوجيهات العامة التي على هديها وفي ضوئها ستصدر القرارات والأوامر المختلفة في كل نشاطات المنظمة.

أهداف التنظيم وضع الإطار لتنفيذ الخطط والبرامج الموضوعيه لتحقيق الاهداف. تجميع المصادر اللازمه لتحقيق الاهداف ( مصادر : مادية –بشرية –مالية ). وضع القواعد والإجراءات اللازمة لتحويل المصادر المتوفرة إلى الإنتاج المحدد وتحقيق النتائج المتوقعه . ايجاد التوازن بين الاهداف والمصادر والنتائج واستخدام الأسلوب الأمثل لتحويل المصادر إلى النتائج المتوقعه

لكي يضمن التنظيم الإداري نجاح المنظمة في تحقيق أهدافها يجب أن تتوفر فيه المواصفات التالية التغطيه الشاملة :أي عدم إهمال مهمه دون مسؤول وعدم السماح بان يكون اكثر من شخص مسؤولا مباشره عن مهمه واحده الوضوح بحيث يعرف كل شخص واجباته بالتحديد والصلاحيات المخولة له. التوازن بين الصلاحيات المخولة للشخص للقيام بعمله والمسؤوليات الملقاه على عاتقه.

التنظيم التنظيم الغيرالرسمي التنظيم الرسمي انواع التنظيم عادة ما يميز كتاب الإدارة والمتخصصون في التنظيم بين نوعين من التنظيم هما: التنظيم التنظيم الغيرالرسمي التنظيم الرسمي

أولا : التنظيم الرسمي هو البناء الرسمي الذي يحدد العلاقات والمستويات الإدارية للأعمال يوزع المسؤوليات والواجبات يسهل إدراكه لأنه يمثل خريطة التنظيم المدير العام نائب المدير ب إدارة و إدارة هــ نائب المدير أ إدارة د إدارة جـ

شروط تحقيق التنظيم الرسمي سهولة اتصال الأفراد ببعضهم . وجود علاقة جيدة تجعل الأفراد يستقبلون الأوامر برحابة صدر واهتمام . توفير الإمكانيات اللازمة والتسهيلات التي يتطلبها العمل . تحقيق أهداف المنظمة بأقل تكلفة وجهد ووقت واستغلال الإمكانيات المتاحة . تصنيف وجمع الأعمال ذات الصبغة الواحدة في مكان واحد . تحقيق مبدأ التكافؤ بين السلطة والمسؤولية عند محاسبة كل فرد ومراجعة أعماله من قبل الرئيس المباشر له .

الاستعانة بذوي التخصص أو الاستشاريين إذا ازداد حجم العمل . تضييق نطاق الإشراف – اي عدد الموظفين الذين يشرف عليهم المدير – التأكيد على أهمية سهولة التنظيم ومرونته استجابة لظروف التغيير والتطوير .

ثانياً :التنظيم الغير رسمي تعريفه :مجموعة ممن العلاقات التي تنشا وتستمر بين العاملين بسبب وجودهم في مكان واحد للعمل واشتراكهم في اهداف ومشكلات متشابهة. التنظيم غير الرسمي يهتم بالدوافع والاحتياجات التي لايمكن الإفصاح عنها بطريقة رسمية . التنظيم غير الرسمي قد لا يتفق مع التنظيم الرسمي هذا النوع من التنظيم يظهر نتيجة العلاقات التلقائية او الاختيارية بين الافراد داخل المنظمة . قد يملي ضرورة تخطي الرؤساء والمديرين والموظفين خطط العلاقات الرسمية والتعويض عنها باتصال غير رسمي . التنظيم الغير رسمي قوي بالرغم عدم ملاحظته في الهيكل التنظيمي. لا يمكن محاسبته على تقصيره ومكافئته على انجازه

مقارنة التنظيم غير الرسمي التنظيم الرسمي 1- ينتج من تجمع الأفراد داخل المنظمة وعلاقتهم بعضهم ببعض. 2 -أهدافه إشباع حاجة كل فرد أو مجموعة أفراد في التنظيم . 3 - أهداف الفرد هي إشباع حاجته المادية والمعنوية من الالتحاق بالعمل 4 - علاقة الفرد هي علاقة اجتماعية وارتباطات شخصية 5 - الاتصالات تتم من خلال التأثيرات والنفوذ التي تقع تبعاً لميزان العلاقات الاجتماعية 1- ينتج من الاهداف والمهام الرسمية 2 - أهداف التنظيم الرسمي تحقيق الأهداف بكفاءة وفعالية 3 - أهداف الفرد هي تأدية الوظيفة 4 - علاقات الفرد هي العلاقات الإدارية الرسمية للوظيفة 5 - الاتصالات تتم وفقاا للتسلسل الهرمي

فوائد و عيوب التنظيم الغير رسمي العيوب الفوائد 1-اتخاذ وإصدار القرارات في التنظيم غيرالرسمي يؤدي إلى زيادة الوقت المخصص لإنهاء العمل . 2 - بروز بعض السلبيات في التنظيم على مثل الإشاعات غير الصحيحة . 3 - تحديد مستوى الإنتاج خاصة في المنظمات الصناعية. 4 - التستر على بعض الأخطاء التي قد يمارسها أعضاء التنظيم غير الرسمي لحمايتهم من العقاب 1- وجود فرق وجماعات في شكل لقاءات غير رسمية- رضا وظيفي 2 - إيجاد نوع من المرونة في إصدار القرارات مما يساعد على إنجاز العمل 3 - دعم وسائل الاتصال وتقويته 4 - تعويض التنظيمات الغير رسمية عن العجز أو التقصير الذي قد يوجد في التنظيم الرسمي . 5 - توفير التنظيمات غير الرسمية للمسئولين في المنظمة تغذية مرتدة للانطباعات .

مبادئ التنظيم الإداري * يعد موضوع التنظيم بشكل عام ومبادىء التنظيم الإداري بشكل خاص من الموضوعات التي نالت إهتمام اعلام الفكر الاداري في الاسلام منذ نشأة الدوله الاسلامية . مبدأ تكافؤ السلطة –مبدأ الشورى ... الخ * اما في العصر الحديث فقد اهتم مفكرو الإدارة الأوائل ولا سيما اصحاب النظريات المبكرة في التنظيم بوضع عدد من المبادىء او القواعد التي يمكن ان يسترشد بها المنظمون عند قيامهم بمهمة التنظيم الاداري .

مبدأالتخصص و تقسيم العمل مبادئ التنظيم الإداري هي مجموعة التوجيهات التي يفضل الإسترشاد بها عند تصميم الهيكل التنظيمي للمنظمة و مهام كل وحدة ادارية في هذا الهيكل . مبدأ نطاق الإشراف مبدأوحدة الأمر مبدأالتخصص و تقسيم العمل مبدأالوظيفة مبدأ الهدف مبدأالتوازن و المرونة مبدأ التنسيق مبدأ التفويض مبدأ المركزية و اللامركزية مبدأتكافؤ المسؤولية والسلطة

مبدأ الهدف Objective-Principle لابد من وجود هدف واضح ومحدد في أي عملية تنظيم اداري . ذلك ان المنشأت سواء كانت حكومية او خاصة تنشأ من أجل تحقيق اهداف وبدون وجود هذه الأهداف ينتفي المبرر من وجود المنشأه أصلاً . و إن تحديد الهدف هو الذي يؤدي الى تنمية الخطط وتركيز الجهود وتوجيه الأعمال والجهود الجماعيه

مبدأ الوظيفة Function –Principle تعد الوظيفة الوحدة الأساسيه في أي تنظيم اداري وهي عبارة عن منصب او عمل معين يتضمن واجبات ومسؤوليات محددة . فإن التنظيم يراعي خصائص الوظيفه ومتطلباتها إلى جانب الصلاحيات والمسؤوليات المرتبطة بها بغض النظر عن الشخص الذي سوف يشغل هذه الوظيفة .

- مبدأالتخصص و تقسيم العملDivision of work Principle أساس أي تنظيم هو تقسيم العمل , لذا يمكن القول بأن تقسيم العمل يعتمد في الأساس على تقسيم أنشطة المنظمة إلى أقسام وظيفية رئيسة ومن ثم تقسيم هذه الأنشطة الرئيسة إلى أقسام فرعية وهكذا . ثم يوزع العاملون على هذه الاقسام للاستفادة من مزايا التخصص في السرعة و الإتقان و الإنتاجية المرتفعة .

مبدأ وحدة الأمر -Unity of command Principle * يطلق على هذا المبدأ عدة مسميات مثل : 1 - وحدة الرئاسة 2 - وحدة القيادة 3 - وحدة إصدار الأوامر * فينبغي ان يكون للموظف او العامل قائد او رئيس يتلقى منه الأوامر والتعليمات والتوجيهات ويقوم الموظف بدوره في العمل وفقا لهذه الأوامر والتعليمات والتوجيهات .

مبدأ نطاق الإشراف _ Span of control principle يطلق عليه البعض نطاق الادارة او نطاق الرقابة يقصد به المدى الذي يستطيع فيه الرئيس ان يمارس الاشراف الفعال على مرؤوسيه نطاق الاشراف يكون محدد بعدد المرؤوسين لكل رئيس

مبدأ تكافؤالمسؤولية و السلطة - -Authority and responsibility principle على الموظف تحمل مسؤولية القيام بواجبات وظيفته, ويعطى حق في تقرير اولويات عمله وكيفيه انجازه دون ان تتعارض مع أنظمة وتعليمات المنظمة. يعطى الشخص و خاصة الرئيس الحق في تكليف مرؤوسيه بأداء العمل ومساءلتهم على حسن الأداء او في حال التقصير.هذا الحق هو ما يعرف بالسلطة. هذا المبدأ يؤكد على التناسب او التساوي بين المسؤولية والسلطة اذ ليس من المنطق نحمل شخص مسؤولية عمل لم يمنح سلطة بشأنة .

مبدأ المركزية و اللا مركزية –centralization and non-centralization Principle المركزية هي ميل او اتجاه الإدارة إلى تركيز الحجم الأكبر والأهم من سلطة إتخاذ القرارات في المنظمة للعمل في المراكز القيادية العليا اللامركزية هي نقل سلطة القرار وممارستها من المستوى الإداري الأعلى إلى المستويات الإدارية الدنيا عن طريق تفويض السلطة في الواقع لا توجد تنظيمات مركزية او لا مركزية بدرجة تامة او مطلقة تكون غالبا نسبية

مبدأ التفويض- Delegation يسمى مبدأ تفويض الصلاحيات او تفويض السلطة يقوم الرئيس بمنح صلاحية او صلاحيات لأحد مرؤوسيه لاتخاذ قرار او قرارات في مجالات محددة هذا المبدأ تحقيق لمبدأ التكافؤ بين المسؤولية والسلطة وتماشيا مع الاتجاه نحو اللامركزية في الغالب يكون سبب التفويض رغبه في التوصل الى اتخاذ قرارات افضل تفويض الرئيس لا يعني انتقال المسؤوليات الى المرؤوس من المنطق عدم تفويض المرؤوس الصلاحيات المفوضة اليه الا اذا صرح الرئيس بذلك .

مبدأ التنسيق – Coordination - Principle يعتبر من أهم العناصر الاساسية لتكامل العمل و تلافي التناقض و الازدواج في الأداء الذي يؤدي لفشل المنظمة ويضر بمصالحها .

مبدأ التوازن و المرونة –Balance and flexibility Principle هناك ضرورة للمواءمة بين اهداف المنظمة والظروف البيئية المؤثره عليها التنظيم الاداري الناجح يؤكد على مبدأ المرونة لأنه يحفز المنظمه على السرعة والمرونة في التجاوب مع التغيرات البيئيه الداخلية والخارجية لها .

خصائص التنظيم الفعال استيعاب نظريات ومفاهيم الإدارة القديمه والحديثة الخاصة بالتنظيم التأكيد على أهمية قياس الأداء على ضوء الاهداف المحددة لكل منظمة أو ادارة تنمية وتفعيل منهج الرقابة التلقائية التنسيق بين اعمال كافة الوحدات الإدارية تخفيض التكاليف – تحقيق الأهداف بأقل التكاليف مع الحفاظ على مستوى الجودة العالية للمنتج او الخدمة المقدمة . تبني التغيير كأحد مناهج تطوير وبقاء المنظمه- التجاوب مع معطيات البيئة الداخلية و الخارجية .

الهياكل التنظيمية كثيرا مايستخدم الكتاب والباحثون في مجال التنظيم الإداري مصطلح الهياكل التنظيميه بصورة تتداخل مع مصطلحات تنظيميه اخرى مثل البناء التنظيمي و التصميم التنظيمي والخرائط التنظيميه

البناء التنظيمي-الهيكل التنظيمي ”النموذج الذي يعكس طبيعة التعامل والتنسيق الرسمي المصمم من قبل الاداره وذلك من أجل الربط بين مهام الافراد والجماعات في المنظمه بما يعمل على تحقيق أهداف المنظمه“

عناصر الهيكل التنظيمي تحديد المهام والمسؤوليات التي تحدد وظائف الاشخاص والوحدات الاداريه تجميع المراكز الوظيفيه للعاملين في المنظمات في وحدات إداريه الآليات أو الطرق المختلفة المطلوبة لتسهيل عملية التنسيق الرأسي (من أعلى المنظمة إلى أسفلها ) الآليات أو الطرق المختلفة المطلوبه لتسهيل عملية التنسيق الأفقي (بين الإدارات و الأقسام في المنظمة )

الخارطة التنظيمية رسم بياني أو تخطيطي يصور لنا الخطوط العريضه للهيكل التنظيمي رسم بياني للهيكل التنظيمي حيث يتم من خلاله تصوير العلاقات و الارتباطات الرسمية داخل المنظمه وهو يصف خطوط انسياب السلطه والمسؤولية التي توضع من أجل التنسيق تعد الخرائط التنظيميه صوره مصغره للهياكل التنظيميه للمنظمه

الخرائط التنظيمية تظهر لنا الوظائف أو الوحدات الإدارية الرئيسيه في المنظمة الأسلوب الذي تجمع به الوظائف في وحدات إداريه محدده علاقات المسؤوليه من قبل المستويات الدنيا تجاه المستويات العليا في المنظمه قنوات الاتصال الرسميه التي تنساب من خلالها المعلومات

طرق و خطوات تصميم الهيكل التنظيمي لا يوجد في الواقع طرق محدده متفق عليها بين المتخصصين في التنظيم الاداري. ولكن توجد طرق عامه يمكن الاسترشاد بها وهي : 1 - طريقه تحليل الاهداف 2 - طريقه تجميع الأنشطه

1- طريقة تحليل الأهداف يطلق عليها احيانا ”طريقه تصميم المنظمه من أعلى إلى أسفل ” تتبنى عدد من الخطوات : 1 - تحليل الأهداف الرئيسيه للمنظمه إلى أهداف ونشاطات فرعية. 2 - إنشاء وحدات إدارية رئيسيه وفقا لطبيعة نشاط المنظمه. 3 - تقسيم كل وحدة إداريه رئيسيه إلى وحدات إدارية فرعية. 4 - تقسيم كل وحدة فرعيه الى وحدات إداريه أصغر.

2- طريقة تجميع الأنشطة يطلق عليها أحيانا ”طريقه تصميم المنظمه من أسفل إلى اعلى“ تتبنى عدد من الخطوات : 1 - تجميع الأنشطه والأعمال الصغيره المختلفه في وحدات صغيره 2 - تجمع هذه الوحدات الصغيره المتشابهه في أقسام محدده 3 - تجمع هذه الأقسام في إدارات أكبر وهكذا الى أن تصل الى قمه الهيكل التنظيمي المتمثل في الاداره العليا ان اتباع هذه الطريقه يفترض عدم تجاهل أي مهام صغيره لان التجاهل قد يعرض الهيكل التنظيمي للاختلال وبذلك يؤدي الى عدم تحقيق المنظمه لأهدافها الموضوعه على الشكل المطلوب

تكمل هاتين الطريقتين بعضهما البعض حيث تعتمد الطريقه الثانيه (طريقة تجميع الأنشطه ) الى تصميم المنظمات من اسفل الى اعلى الطريقه الاولى (طريقه تحليل الاهداف ) الى تصميم المنظمات من اعلى إلى أسفل

هناك عدة طرق لتقسيم الأنشطة في المنشآت أ. التنظيم على أساس الوظيفة : المقصود بالوظيفه : الغرض الرئيسي المطلوب تحقيقه أو الخدمة الواجب تأديتها يتم تجميع و تقسيم الوظائف المتشابهه في مجموعات على أساس الغرض أو الخدمة المدير العام مدير شوؤن الموظفين مدير التسويق

المدير العام مديرقسم الأجبان مدير قسم العصائر مدير قسم الحليب ب. التنظيم على أساس المنتج : يتم تجميع وتقسيم الوظائف المتشابهه في مجموعات على أساس نوع المنتج الذي تقدمه المدير العام مديرقسم الأجبان مدير قسم العصائر مدير قسم الحليب

ج.التنظيم على أساس الموقع الجغرافي : الطريقه التي يتم على أساسها تجميع أنشطه المنظمه التي تزاول في منطقة جغرافيه معينه في إداره واحده تسند إلى شخص واحد يشرف عليها شركة المجد عمان القاهرة دبي

مشاريع المؤسسات الخاصة د. التنظيم على أساس نوع المستفيد (العملاء ) : يتم هذا التنظيم على اساس الفئة أو المجموعة المستفيدة من الخدمة أو المنتج الذي تقدمه المنظمه مدير عام الشركة مشاريع المؤسسات الخاصة مشاريع الحكومة مشاريع الأفراد

هــ. التنظيم المختلط : انه من النادران نجد منظمه تقوم على اساس نوع واحد من التنظيمات السابقه , إذ غالبا مانجد أن الكثير من المنظمات تجمع بين أكثر من طريقه في التنظيم و ذلك اعتماداً على أهداف المنظمة و احتياجاتها المستقبلية . هذا الوضع نجده ماثلا في الشركات والمصانع الكبيره مثل : شركه سابك – شركه الاتصالات السعوديه – البنوك السعوديه

الخرائط التنظيمية تعرف بــ : ”صورة أو مخطط لهيكل المنظمة تبين الوحدات الادارية التي تتكون منها المنظمة والوظائف الموجودة فيها وخطوط السلطة والمسؤولية التي تربط بين أجزائها“

فوائد الخرائط التنظيمية إعطاء صورة كاملة عن الهكيل التنظيمي للمنظمة بيان الكيفية التي يقسم بها العمل بين الافراد والوحدات في المنظمة توضيح المستويات الادارية إعطاء صورة واضحة لنطاق الإشراف للإدارات والأقسام توضيح خطوط السلطة والمسؤولية في المنظمة

أشكال الخرائط التنظيمية الخرائط التنظيمية الرأسية و التقليدية : مدير عام مساعد مدير

الخرائط التنظيمية الأفقية : مدير عام مدير

الخرائط التنظيمية الدائرية : مدير عام مدير مدير مساعد

الدليل التنظيمي تعريفه : يعرف بأنه ”وثيقة تتضمن معلومات تفصيلية تشمل اهداف المنظمة و نشاطاتها و نشاط وارتباطات ومهام الوحدات الإدارية فيها إلى جانب الخرائط التنظيميه“ فوائد الدليل التنظيمي : يمثل وثيقة أو مرجعا أساسيا عن التنظيم الإداري للمنظمة يمكن الرجوع إلى الخارطة التنظيمية من قبل مسؤولي المنظمة توضيح خطوط السلطة والسؤولية في المنظمة حيث يعرف الموظفين برؤسائهم وبما هو مطلوب منهم القيام به من أعمال معالجة إشكالية التداخل والازدواجية بين الوحدات الادارية في المنظمة

محتويات الدليل التنظيمي مقدمة عن الدليل يذكرفيها السبب وراء اعداده وأهميته بالنسبة للمنظمة نبذه تارخية عن المنظمة من حيث نشأتها وأهدافها و الانشطة التي تقوم بها الهيكل التنظيمي الخارطة التنظيمية وصف مهام الوحدات إلادارية الملاحق

مصطلحات Organization التنظيم Formal organization تنظيم رسمي Informal organization تنظيم غير رسمي Principles of organization مبادئ التنظيم Organization structure هيكل تنظيمي Organization chart خارطة التنظيم Span of control نطاق الإشراف Authority السلطة Responsibility المسؤولية Chain of command تسلسل الأوامر Unity of command وحدة الأمر Organization manual دليل تنظيمي