VODITELJ PROJEKTA Fortune Magazin 8/99: “Project Manager - the most important profession of 21th century” (Voditelj projekta je najvažnije zanimanje 21 stoljeća) UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

UPRAVLJANJE PROJEKTIMA (12) RUKOVODITELJ PROJEKTA

UPRAVLJANJE PROJEKTIMA Što je upravljanje? To je vještina upotrebe sredstava radi postizanja nekog cilja ili svrhe. Upravljanje treba biti orijentirano prema: - cilju - sustavu - odgovornosti - ljudima UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

Upravljanje i rukovođenje Upravljanje: postavljanje ciljeva i kontrola Rukovođenje: vođenje aktivnosti koje dovode do ostvarivanja postavljenih ciljeva UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

UPRAVLJANJE PROJEKTIMA Upravljanje projektom je primjena znanja, vještina, alata i tehnika na aktivnosti projekta tako da se ostvare projektni ciljevi. UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

Što je upravljanje projektom? Upravljanje projektom je profesija mobilizacije i korištenja resursa, kako bi se postigli ciljevi projekta u uvjetima neizvjesnosti. Upravljanje projektom je potrebno u svim fazama projektnog ciklusa. To je aktivan pristup kontroli projekta. To je vještina koncipiranja i provedbe uspješnih projekata. UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

Što je upravljanje projektom - još To je kao upravljanje autobusom koji: je loše održavan, ima samo 10 lit goriva, a mora proći 1000 km, kasno je krenuo, ali mora stići na vrijeme, vozi putnike koji svi znaju bolje od vozača gdje treba stati, kojom cestom ići i koji traže da se ne vozi ni presporo niti prebrzo. UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

PROJEKTI SU NEUSPJEŠNI! U Hrvatskoj je velika većina projekata (svih vrsta) neuspješna jer: ne postižu cilj(eve) prekoračuju predviđene troškove ne završe u okviru planiranog vremena ne postižu tražene rezultate ili učin

ŠTO JE UZROK NEUSPJEHA PROJEKATA? greške u koncipiranju projekta greške u upravljanju projektom, kao posljedica nesposobnosti voditelja projekta

UPRAVLJANJE PROJEKTIMA ŠTO JE SPOSOBNOST? UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

Dirigent – Voditelj projekta

Dirigent velikog orkestra Da bi netko mogao dirigirati velikim orkestrom, mora imati određene sposobnosti: Znanje: čitanje nota Iskustvo: počevši od malog zbora do velikog orkestra Osobe karakteristike: Sluh za glazbu UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

UPRAVLJANJE PROJEKTIMA Što je sposobnost + ZNANJE + ISKUSTVO + OSOBNE KARAKTERISTIKE ------------------------ = SPOSOBNOST UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

PODRUČJA ZNANJA U UPRAVLJANJU PROJEKTIMA Upravljanje projektima nije znanstvena disciplina, nego vještina, koja koristi rezultate istraživanja, metode, tehnike i alate razvijene u drugim područjima razvoja ljudskih znanja: organizacijske znanosti, teorija sistema, kibernetika, sociologija, informatičke znanosti, psihologija, bihevijorističke znanosti, specijalne tehničke znanosti, …

STRUKTURA ZNANJA

KAKAV TREBA BITI VODITELJ PROJEKTA Mora imati široki raspon znanja iz upravljanja projektima. Sposobnost da se nametne kao vođa tima Sposobnost nadzora, kontrole i timskog. Operativna fleksibilnost i sposobnost anticipacije problema Sposobnost dovršenja preuzetih zadataka i unutar stalno promjenjivih uvjeta. Sposobnost uvjeravanja i dogovaranja. Prepoznavanje i razumijevanje poslovnog i radnog okruženja unutar kojeg se radi projekt.

Struktura stručnosti voditelja projekata Osposobljeni i iskusni voditelji projekata     25% osposobljeni Osposobljeni voditelji projekata 35 % 40 % Postavljeni na mjesto voditelja projekta – obično imaju druga zaduženja neosposobljeni

Rukovoditelj projekta Samo u čistoj projektnoj organizaciji rukovoditelj projekta ima kompletnu kontrolu nad cijelim projektom. U ostalim tipovima projektne organizacije javlja se razlika između odgovornosti i autoriteta rukovoditelja. Razlika je to veća što je niži položaj u ukupnoj organizacijskoj strukturi. UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

UPRAVLJANJE PROJEKTIMA Rukovođenje U rukovođenju grupama može se primjenjivati dva pristupa: prisila i motivacija. Unutar tih ekstrema postoje brojne kombinacije stilova i filozofija rukovođenja (teorije ekstrema): UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

UPRAVLJANJE PROJEKTIMA Voditelj projekta Voditelj projekta mora također iamati određene sposobnosti: Znanje: iz upravljanja projektima Iskustvo: počevči od suradnje na projektima do vođenja projekata Osobne karakteristike: sklonost rukovođenju i radu s ljudima UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

UPRAVLJANJE PROJEKTIMA RUKOVOĐENJE Razlikuju se tehnike i stilovi rukovođenja. Stil određuje odnos rukovodioca i grupe kojom rukovodi. Osnovni elementi rukovođenja: motivacija, nalozi, poticaji i kazne UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

Potrebna znanja voditelja projekta Zakon: Voditelj projekta ima potrebna znanja iz područja upravljanja projektima ako ima: međunarodno priznatu ovjeru sposobnosti za upravljanje projektima ili obrazovanje iz područja arhitekture, građevinarstva, elektrotehnike ili strojarstva s obrazovnim programom koji uključuje najmanje 30 ECTS bodova iz područja relevantnih za upravljanje projektima gradnje. UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

Međunarodno priznati sustavi ovjere Pravilnik o potrebnim znanjima iz područja upravljanja projektima: Članak 2. Međunarodno priznati sustavi ovjere sposobnosti upravljanja projektima su: – sustav ovjere sposobnosti Međunarodne organizacije za upravljanje projektima (International Project Management Association, IPMA), sa sjedištem u Švicarskoj, i – sustav ovjere sposobnosti Instituta za upravljanje projektima (Project Management Institute, PMI) sa sjedištem u Sjedinjenim Američkim Državama. UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

Ovjera osposobljenost voditelja projekata u Hrvatskoj U Hrvatskoj certifkaciju provodi Hrvatska udruga za upravljanje projektima sa sjedištem u Zagrebu (HUUP) Jedinica za ovjeru: HUUP-CERT Prijave i infomacije: vladimir.skendrovic@zg.t-com.hr www.capm.hr UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

Što znači ovjera osposobljenosti POTVRDA (koju izdaje institucija ovlaštena za ovjeru) za Osobnu osposobljenost + Opću usuglašenost ZNANJE ISKUSTVO UDOVOLJAVANJE SVIM STANDARDIMA I PRAVILIMA OSOBNI STAVOVI

Certifikat

Rješavanje problema

UPRAVLJANJE PROJEKTIMA Rješavanje problema Standardni ciklus rješavanja problema: početna analiza i planiranja analiza stanja, postavljanje ciljeva generiranje mogućih rješenja procjena odluka rezultati, početak primjene Projekt se može smatrati ukupnošću velikog broja procesa rješavanja problema UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

UPRAVLJANJE PROJEKTIMA Konflikti U poslovnom okruženju konflikti su neizbježni, ali konflikti i njihovo rješenje mogu se predvidjeti i planirati. Najčešće se javljaju kada članovi grupe ne razumiju svoje uloge i odgovornosti Konflikt je prirodno stanje uzrokovano razlikama u ponašanju pojedinaca, razlike poslovnog gledišta voditelja projekta i funkcijskog managera te nedostatka vremena za uspostavljanje neformalne radne komunikacije među sudionicima. UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

UPRAVLJANJE PROJEKTIMA Konflikti Konflikti u projektu mogu nastati između: pojedinaca u istoj grupi pojedinaca iz različitih grupa grupa iz iste organizacije grupa iz različitih organizacija organizacija, tj. “skupina grupa” UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

Rješavanje konflikata Blake i Mouton definiraju pet načina nošenja s konfliktom: Izbjegavanje Smirivanje Kompromis Nametanje Konfrontacija UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

UPRAVLJANJE PROJEKTIMA TIMSKI RAD UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

UPRAVLJANJE PROJEKTIMA Skupina i tim Projekt obično nije zadatak za jednog čovjeka ili za jednog rukovoditelja. U projektu sudjeluju grupe ljudi. Razlozi: kompleksnost projekta potreba za raznim znanjima i vještinama količina rada u ograničenom vremenu količina potrebnih informacija UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

UPRAVLJANJE PROJEKTIMA Skupina i tim Projektna organizacija nije skup odnosa među pojedincima nego između međuzavisnih grupa (timova). Grupe (timovi) su povezane pojedincima koji pripadaju grupama i čine vezu među njima. UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

PITANJE Što razlikuje tim od slučajne skupine ljudi? Da li smo mi (studenti i nastavnici) tim?

UPRAVLJANJE PROJEKTIMA SKUPINA I TIM (1) Tim je svaka skupina ljudi koja sebe smatra timom. Tim ima: zajednički cilj međusobnu interakciju svijest o pripadanju timu UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

UPRAVLJANJE PROJEKTIMA SKUPINA I TIM (2) Da li je to dovoljno? Sve navedeno ima i slučajna skupina ljudi koji piju u krčmi. Da bi skupina postala tim, potrebno još nešto. UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

UPRAVLJANJE PROJEKTIMA SKUPINA I TIM - RAZLIKA Tim od skupine razlikuje osjećaj kolektivnog identiteta: kriterij članstva teritorij, ime, namjena hijerarhija ritual, procedure, pravila UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

UPRAVLJANJE PROJEKTIMA SKUPINA I TIM - RASPAD Veliki timovi se spontano raščlanjuju na manje kad zbog veličine nestane osjećaja kolektivnog identiteta tima UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

SKUPINA I TIM – JOŠ NEŠTO Bez obzira na rezultat svog rada, pojedinac nije uspješan, ukoliko njegov tim nije uspješan UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

Svi članovi tima su u istom čamcu

UPRAVLJANJE PROJEKTIMA TIM I ORGANIZACIJA Tim u organizaciji izvršava neki zadatak kao dio ukupnog zadatka organizacije. Svojim članovima tim služi za: zadovoljavanje individualnih potreba međusobnu ispomoć UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

UPRAVLJANJE PROJEKTIMA PREDNOSTI TIMA SINERGIČKI EFEKT Neki zadaci se mogu riješiti samo timskim radom Tim je spreman preuzeti veći rizik nego zbroj pojedinaca Tim proizvodi manje ideja ali su one bolje osmišljene UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

UPRAVLJANJE PROJEKTIMA FAZE FORMIRANJA TIMA Tokman model (Stage Model) Formiranje: definira se sastav, naziv, ciljevi, trajanje tima i rukovoditelj tima Konflikti: traženje identiteta unutar tima Normiranje: norme ponašanja Efektivno djelovanje UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

UPRAVLJANJE PROJEKTIMA Projektni timovi Mogu biti povezani prostorom i vremenom (klasični timovi) Mogu biti na raznim prostorima povezani telekomunikacijama (virtualni timovi) Projektni timovi su dinamičke pojave UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

UPRAVLJANJE PROJEKTIMA VIRTUALNI TIMOVI Danas se sve češće stvaraju i djeluju virtualni timovi: članovi se rijetko ili nikada ne susreću – rade u raznim dijelovima zemlje ili svijeta. Radni prostor je cyberspace, a komunikacija se odvija preko LAN, WAN ili Interneta. Zadatak rukovoditelja bit će sve više upravljanje kaosom. UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

UPRAVLJANJE PROJEKTIMA Projektni timovi Tim mora imati: zadatak strukturalnu vezu s drugim timovima sastav kriterije ocjene rezultata rukovoditelja UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

UPRAVLJANJE PROJEKTIMA Projektni timovi Tim mora imati: rok izvršenja zadatka definiran work flow definiran tok informacija (nalozi, izvještavanje) resurse benchmarks UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

UPRAVLJANJE PROJEKTIMA TIMSKA I RADNA ULOGA Timska uloga Određena tendencija ponašanja, sudjelovanja u radu tima i odnosa prema drugima u timu Radna uloga Mješavina zadataka i odgovornosti nekog pojedinca ili unutar tima UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

UPRAVLJANJE PROJEKTIMA TIMSKA ULOGA Apollo sindrom: tim sastavljen od briljantnih ljudi nije garancija uspjeha. (nametanje mišljenja i diskvalifikacija sugovornika). 11 odličnih nogometnih individualaca bez odgovarajućih uloga u timu nema izgleda na uspjeh protiv prosječnih igrača u timu u kojem svatko ima svoju ulogu i izvršava zadatak Sastav tima ovisi o cilju i strategiji postizanja cilja. Za napadačku strategiju treba više napadača. UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

UPRAVLJANJE PROJEKTIMA BELBIN Dr. Meredith Belbin Henley Management College, Engleska Devet godina je studirao ponašanje ljudi u timovima širom svijeta Knjiga “Management Teams – Why they Suceed or Fail” Uloge u timu svrstao je u 3 grupe svaka po 3 uloge UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

UPRAVLJANJE PROJEKTIMA GRUPE (1) 1) Uloge orjentirane na akciju: Shaper – oblikovatelj Implementer – primjenitelj Completer Finisher - završitelj UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

UPRAVLJANJE PROJEKTIMA GRUPE (2) 2) Uloge orjentirane na ljude: Coordinator – koordinator Teamworker – timski igrač Resource investigator – istraživač resursa UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

UPRAVLJANJE PROJEKTIMA GRUPE (3) 3) Uloge orjentirane na ideje: Plant – osnivač Monitor Evaluator – procjenitelj Specialist - specijalist UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

UPRAVLJANJE PROJEKTIMA Timska uloga Svatko ima u sebi sve uloge samo je jedna ili više njih jače izražene Testiranje ima dva dijela: - samoocjenjivanje (kako ja sebe vidim) - ocjenjivanje drugih (kakvim me drugi vide) Redovito je znatna razlika vlastite percepcije timske uloge i percepcije drugih članova tima UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

UPRAVLJANJE PROJEKTIMA Primjer UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

Identifikacijom timskih uloga … Poboljšavamo samopouzdanje i osobnu učinkovitost Unapređujemo međusobno povjerenje i razumijevanje Selektiramo i gradimo tim – stvaramo sinergiju Svrsishodno pokrivamo ulogu u timu s osobnim karakteristikama UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

THE END HVALA NA PAŽNJI