Projektu ieviešanu reglamentējošie normatīvie akti

ES normatīvie akti (1) Eiropas Parlamenta un Padomes 2012.gada 25.oktobra regula (ES, Euratom) Nr.966/2012 par finanšu noteikumiem, ko piemēro Savienības vispārējam budžetam, un par Padomes Regulas (EK, Euratom) Nr.1605/2002 atcelšanu Definē finanšu pamatnoteikumus, ko piemēro arī apgūstot Eiropas teritoriālās sadarbības mērķa finansējumu.

ES normatīvie akti (2) Parlamenta un Padomes 2013.gada 17.decembra regula (ES) Nr.1303/2013, ar ko paredz kopīgus noteikumus par Eiropas Reģionālās attīstības fondu, Eiropas Sociālo fondu, Kohēzijas fondu, Eiropas Lauksaimniecības fondu lauku attīstībai un Eiropas Jūrlietu un zivsaimniecības fondu un vispārīgus noteikumus par Eiropas Reģionālās attīstības fondu, Eiropas Sociālo fondu, Kohēzijas fondu un Eiropas Jūrlietu un zivsaimniecības fondu un atceļ Padomes Regulu (EK) Nr.1083/2006 Nosaka ES fondu apgūšanas pamatnosacījumus.

ES normatīvie akti (3) Eiropas Komisijas īstenošanas 2014.gada 28.jūlija regula (ES) Nr.821/2014, ar ko paredz noteikumus par to, kā piemērot Eiropas Parlamenta un Padomes Regulu (ES) Nr. 1303/2013 attiecībā uz sīki izstrādātiem noteikumiem par programmas ieguldījumu pārskaitīšanu un pārvaldību, ziņošanu par finanšu instrumentiem, informācijas un komunikācijas pasākumu tehniskajiem rādītājiem, kas attiecas uz darbību, un datu reģistrēšanas un glabāšanas sistēmu Paredz noteikumus par to, kā piemērot Eiropas Parlamenta un Padomes Regulu Nr.1303/2013.

ES normatīvie akti (4) Eiropas Parlamenta un Padomes 2013.gada 17.decembra regula (ES) Nr.1299/2013 par īpašiem noteikumiem par atbalstu no Eiropas Reģionālās attīstības fonda saistībā ar mērķi “Eiropas teritoriālā sadarbība" Nosaka Eiropas teritoriālās sadarbības programmu apgūšanas pamatnosacījumus.

ES normatīvie akti (5) Komisijas 2014.gada 4.marta deleģētā regula (ES) Nr.481/2014, ar ko papildina Eiropas Parlamenta un Padomes Regulu (ES) Nr.1299/2013 attiecībā uz īpašiem noteikumiem par sadarbības programmu izdevumu atbilstību Atrunā projekta izmaksu sadalījumu pa budžeta līnijām.

LR normatīvie akti (1) Eiropas Strukturālo un investīciju fondu mērķa "Eiropas teritoriālā sadarbība" programmu vadības likums Definē Eiropas teritoriālās sadarbības programmu ieviešanā iesaistītās institūcijas, to kompetenci, pienākumus un tiesības, kā arī citus programmu vadības jautājumus.

LR normatīvie akti (2) MK 2015.gada 22.aprīļa noteikumi Nr.200 “Valsts budžeta līdzekļu piešķiršanas kārtība Eiropas Strukturālo un investīciju fondu mērķa “Eiropas teritoriālā sadarbība” programmu finansējuma saņēmējiem no Latvijas” Atrunā Valsts budžeta līdzfinansējuma piešķiršanas kārtību un nosacījumus.

LR normatīvie akti (3) MK 2015.gada 10.marta noteikumi Nr.124 “Eiropas Strukturālo un investīciju fondu mērķa "Eiropas teritoriālā sadarbība" programmu finansēto projektu finanšu kontroles veikšanas kārtība” Nosaka kārtību, kādā tiek veikta Eiropas Strukturālo un investīciju fondu mērķa "Eiropas teritoriālā sadarbība" programmu finansēto projektu finanšu kontrole.

Ministru kabineta 2015.gada 10.marta noteikumi Nr.124 Svarīgi! Atrunā dokumentu iesniegšanas termiņus finanšu kontroles institūcijā (9., 13., 19.un 23.panti) Pielikumā Projekta partnera Iepirkumu plāna veidlapa

Iepirkumu plāns

Programmas dokumenti Interreg V-A Latvija - Lietuva pārrobežu sadarbības programmas 2014.– 2020.gadam dokuments (Interreg V-A Latvia-Lithuania Cross Border Cooperation Programme 2014–2020) Interreg V-A Latvija - Lietuva pārrobežu sadarbības programmas 2014.–2020.gadam rokasgrāmata (Interreg V-A Latvia-Lithuania Programme Manual)

Finanšu kontroles institūcijas sagatavotie dokumenti Vadlīnijas finansējuma saņēmējiem pareizai finanšu pārvaldībai Eiropas Strukturālo un investīciju fondu mērķa "Eiropas teritoriālā sadarbība" Interreg V-A Latvijas – Lietuvas pārrobežu sadarbības programmā 2014. – 2020.gada plānošanas periodā Jaunākā vadlīniju versija Nr.3 pareizai finanšu pārvaldībai publicēta 2018.gada 15.maijā VARAM tīmekļa vietnē: http://www.varam.gov.lv/lat/fondi/ets_1420/1__limena_kontrole/latvijas_lietuvas_parrobezu_sadarbibas_programma/

Svarīgi zināt! Projekta īstenošanas gaitā vienmēr jāpiemēro Programmas rokasgrāmatas un Vadlīniju finansējuma saņēmējiem pareizai finanšu pārvaldībai aktuālās versijas! Detalizēts saraksts ar normatīvajiem aktiem, kuri jāievēro Projekta īstenošanas laikā pieejams Vadlīniju finansējuma saņēmējiem pareizai finanšu pārvaldībai 1.nodaļā! Publisko iepirkumu likums: pieņemts 2016.gada 15.decembrī; spēkā no 2017.gada 1.marta.

Svarīgi zināt! Sabiedrisko pakalpojumu sniedzēju iepirkumu likums: pieņemts 2017.gada 2.februārī; spēkā no 2017.gada 1.aprīļa. Iepirkumu vadlīnijas Sabiedrisko pakalpojumu sniedzējiem (08.05.2017.): https://www.iub.gov.lv/sites/default/files/upload/Vadlinijas_SPS_20170508.pdf

Svarīgi zināt! Ar PIL saistītie MK noteikumi: Iepirkuma procedūru un metu konkursu norises kārtība (MK Nr.107, spēkā no 02.03.2017.) Noteikumi par profesionālās darbības pārkāpumiem (MK Nr.109, spēkā no 01.01.2017.) Noteikumi par publisko iepirkumu līgumcenu robežvērtībām (MK Nr.105, spēkā no 01.03.2017.) Publisko iepirkumu paziņojumi un to sagatavošanas kārtība (MK Nr.103, spēkā no 01.03.2017.) Noteikumi par oficiālās statistikas veidlapu paraugiem iepirkumu jomā un veidlapu iesniegšanas un aizpildīšanas kārtību (MK Nr.102, spēkā no 02.03.2017., piemērojami no 2018.gada, iesniedzot pārskatu par 2017.gadā veiktajiem iepirkumiem) Noteikumi par autotransporta līdzekļu kategorijām, kuru iepirkumos piemēro, un autotransporta līdzekļu ekspluatācijas izmaksu aprēķināšanas metodiku (MK Nr.106, spēkā no 01.03.2017.)

Svarīgi zināt! Ar PIL saistītie MK noteikumi: Publisko elektronisko iepirkumu noteikumi (MK Nr.108, spēkā no 01.03.2017.) Prasības zaļajam publiskajam iepirkumam un tā piemērošanas kārtība (būs spēkā no 01.07.2017.) Par prasībām preču un pakalpojumu energoefektivitātei (izsludināts VSS 26.01.2017.) Par būvizmaksu noteikšanas kārtību (būs spēkā no 01.07.2017.) Noteikumi par depozīta maksājumu (MK Nr.110, spēkā no 01.03.2017.) Par prasībām būvkomersantam attiecībā uz pieredzi un klasi publisku būvdarbu veikšanai būvju grupās (būs spēkā no 30.04.2019.) Noteikumi par iepirkuma procedūru un tās piemērošanas kārtību pasūtītāja finansētiem projektiem (MK Nr.104, spēkā no 01.03.2017.)

Projekta attiecināmās izmaksas un izmaksu pamatojošā dokumentācija Signe Malnača Aurika Stratane Finanšu kontroles institūcija 13.09.2018.

Dokumentu sagatavošanas un iesniegšanas termiņi Projekta partneris/vadošais partneris: 5 darbdienu laikā pēc Finansēšanas un Partnerības līguma, t.sk. to grozījumu noslēgšanas – dokumentu kopijas jāiesniedz FKI (ja nav nodrošināta pilnvērtīga Programmas elektroniskās uzraudzības sistēmas (http://ems.latlit.eu) darbība un attiecīgie līgumi nav pieejami Programmas elektroniskajā uzraudzības sistēmā). 10 darbdienu laikā no Finansēšanas līguma noslēgšanas dienas, iesniedz Finanšu kontroles institūcijai Projekta iepirkumu plānu. 10 darbdienu laikā pēc attiecīgā Projekta pārskata perioda beigām (projekta sākuma datums + 3 vai 6 mēneši) iesniedz Projekta Partnera pārskatu Programmas elektroniskajā uzraudzības sistēmā (http://ems.latlit.eu). 10 darbdienu laikā no brīža, kad Finanšu kontroles institūcija pieprasījusi papildu informāciju/dokumentāciju par Partnera pārskatu, iesniedz FKI pieprasīto informāciju un/vai papildu dokumentāciju atsūtot to elektroniski vai pa pastu. Laiks, kas tiek aprēķināts atzinuma izsniegšanai, tiek apturēts, pieprasot papildu informāciju. 3 mēnešu laikā pēc attiecīgā pārskata perioda beigām pēc visu Projekta partneru FKI izsniegto atzinumu saņemšanas, Vadošais partneris caur Programmas elektronisko uzraudzības sistēmu iesniedz Kopīgajam sekretariātam Konsolidēto pārskatu.

Finanšu kontroles institūcijas atzinums Atzinumu izsniedz divu mēnešu laikā no dienas, kad Partnera pārskats saņemts Programmas elektroniskajā uzraudzības sistēmā (http://ems.latlit.eu) Finanšu kontroles institūcijā. Ne vēlāk kā 30 darbdienu laikā pēc Partnera pārskata saņemšanas Finanšu kontroles institūcija sniedz atbildi, vai par iesniegto pārskatu ir nepieciešama papildu informācija. Atzinums tiks sagatavots Tiešsaistes sistēmā un pieejams tikai elektroniskā formātā. Atzinums pēc Finanšu kontroles institūcijas apstiprinājuma uzreiz būs pieejams Vadošajam partnerim Programmas elektroniskajā uzraudzības sistēmā (http://ems.latlit.eu) un FKI informēs Finansējuma saņēmēju nosūtot elektronisku e-pasta vēstuli par atzinuma izsniegšanu. Ja netiek laicīgi saņemts Finanšu kontroles atzinums, Vadošais partneris konkrētā Projekta partnera izmaksas Konsolidētajā pārskatā var neiekļaut.

Projekta iepirkumu plāna aizpildīšanas paraugs Projekta nosaukums Cooperation Network for Fostering 21st Century (Engineering) Upgraded Skills and Workforce Mobility (CONUS ) Projekta identifikācijas numurs LLI-75 Latvijas finansējuma saņēmējs Latvijas finansējuma saņēmēja nosaukums (Valsts un pašvaldību iestādes) Nr.  p. k. Iepirkuma līguma priekšmets1 Atsauce uz projekta darbību Atsauce uz izmaksu pozīcijas numuru Paredzamā līgumcena2 Tiesiskais regulējums3 Plānotā iepirkuma procedūra/ iepirkums4 Iepirkuma procedūras izsludināšanas termiņš 1. Projekta vadības pakalpojumi Projekta vadības aktivitāte BL4 Ārējo ekspertu un pakalpojumu izmaksas 1660 euro Publisko iepirkumu likums -   2018.gada 3.ceturksnis 2. Komunikācijas pasākumu un publicitātes nodrošināšana Projekta publicitātes aktivitāte 11 500 euro Iepirkums saskaņā ar PIL 9.pantu 2018.gada 2.ceturksnis 3. Ēdināšanas pakalpojumu nodrošināšana semināros Kafijas paužu nodrošināšana semināru ietvaros 1 000 euro Atklāts konkurss Kopējais iestādes iepirkums (līgums noslēgts 2017.gada 17.maijā) 4. Datortehnika BL5 Aprīkojuma izdevumi 10 000 euro Iepirkums saskaņā ar PIL 17.pantu 2018.gada 4.ceturksnis 5. Krasta stiprināšanas būvniecība BL6 Infrastruktūra un būvniecības darbi 200 000 euro 2019.gada 1.ceturksnis

Attiecināmās izmaksas Tieši saistītas ar Projekta iesniegumā plānoto aktivitāšu, rezultātu un mērķa sasniegšanu Radušās un apmaksātas Projekta īstenošanas laikā finansējuma saņēmējam (izņēmums - sagatavošanas izmaksas) Visām aktivitātēm jābūt ieviestām līdz projekta beigu datumam Izmaksas ir radušās ievērojot pareizu finanšu vadības principu un ir būtiskas projekta īstenošanai Radušās Programmas teritorijā (izmaksas ārpus Programmas teritorijas ir attiecināmas, ja tās ir apstiprinātas Projekta iesniegumā vai saskaņotas ar Kopīgo sekretariātu pirms to rašanās)

Attiecināmo izmaksu veidi Personāla izmaksas (BL1) Biroja un administratīvie izdevumi (BL2) Ceļa un uzturēšanas izmaksas (BL3) Ārējo ekspertu un pakalpojumu izmaksas (BL4) Aprīkojuma izdevumi (BL5) Infrastruktūra un būvniecības darbi (BL6)

Netiešās izmaksas Tiešās izmaksas Personāla izmaksas (1) Flat rate no BL3, BL4, BL5 un BL6 Faktiskā izpilde netiek pārbaudīta Netiešās izmaksas Balstītas uz faktiskajiem izdevumiem Tiek 100% pārbaudītas Tiešās izmaksas Netiešo izmaksu vienotā likme

Netiešo izmaksu vienotās likmes metode (2) Aprēķins tiek veikts automātiski Projekta iesniegumā un Partnera pārskatā ar netiešo izmaksu vienotu 15% likmi no Projekta partnera kopējām attiecināmajām tiešajām projekta izmaksām. Nav nepieciešams dokumentēt izdevumu rašanos un apmaksu; Nav jāpierāda vienotās likmes aprēķins; Ir jāiesniedz informācija par darbiniekiem, kas ir iesaistīti projekta īstenošanā. Aprēķinātās izmaksas nedrīkst tik norādītas citās budžeta līnijās. Ja ir izvēlēta netiešo izmaksu vienotās likmes metode, tad ārējās projekta vadības izmaksas (projekta vadītājs, koordinators, asistents, finanšu vadītājs, iepirkuma un publisko attiecību speciālists u.c.) nav attiecināmas!

Tiešo izmaksu veidi (3) Staff costs Komisijas deleģētās regulas Nr.481/2014 (04.03.2014.) 3.pants nosaka personāla izmaksu attiecināmības noteikumus Eiropas teritoriālo sadarbības programmu projektos, kur 1.punktā tiek paredzēti 4 dažādi nodarbinātības veidi: pilna laika darbs; nepilna laika darbs ar fiksētu mēnesī nostrādātā laika procentuālo daļu; nepilna laika darbs ar mainīgu mēnesī nostrādāto stundu skaitu; pamatojoties uz stundas likmi. Izvēlēto metodi rekomendējam piemērot visā Projekta īstenošanas laikā.

Personāla izmaksas (4) Attiecināmas Finansējuma saņēmēja darbinieku izmaksas, kas veic pienākumus projektā saskaņā ar: darba līgumiem, saskaņā ar rīkojumu par ierēdņa iecelšanu amatā, papildvienošanos pie darba līguma un/vai rīkojumu par darba slodzes sadalījumu starp pamatdarbu un darbu pie konkrētā Projekta ieviešanas. Attiecināmas fizisku personu izmaksas, kas veic pienākumus projektā saskaņā ar uzņēmuma līgumu. Plānojot projektā fizisku personu izmaksas saskaņā ar uzņēmuma līgumu, jāievēro iepirkumu jomu regulējošie normatīvie akti.

Darba laika uzskaite: Personāla izmaksas (5) Iestādes kopējā darba laika uzskaites lapas (tabeles): atspoguļo visu iestādē nostrādāto stundu un prombūtņu stundu skaitu, t.sk. uz projektu nostrādāto jāiesniedz visos gadījumos Projekta darba laika uzskaites lapas (Time sheet) atspoguļo uz projektu nostrādāto stundu skaitu un veikto pienākumu aprakstu nav jāiesniedz visos gadījumos paraugs atrodams Vadlīniju finansējuma saņēmējiem pielikumā, VARAM tīmekļa vietnē un Programmas tīmekļa vietnē

Personāla izmaksas (6) Projekta darba laika uzskaites lapām (Time sheet): Jābūt aizpildītām par katru Projekta darbinieku atsevišķi; Jāsatur informācija par darbinieka Projektā nostrādāto stundu skaitu; Jāatspoguļo Projektā veiktās aktivitātes; Jābūt darbinieka un viņa vadītāja parakstītām; Informāciju var aizpildīt latviešu valodā; Jāpilda ne retāk kā reizi mēnesī.

Projektā attiecināmās izmaksas ir 100% personāla izmaksas Pilna laika darbs: darbinieks iestādē strādā pilnu vai nepilnu darba laiku tikai Projekta ietvaros Projektā attiecināmās izmaksas ir 100% personāla izmaksas Projekta darba laika uzskaites lapas (Time sheet) finanšu kontroles institūcijai nav jāsniedz!

Personāla izmaksas (8) Nepilna laika darbs ar fiksētu mēnesī nostrādāto laika procentuālo daļu: darbinieks mēnesī strādā fiksētu laika procentuālo daļu, tikai daļu no visa darba laika veltot darba pienākumiem Projektā, bet pārējā darba laikā veic citus nodarbinātības dokumentā paredzētos pienākumus Projektā attiecināmās izmaksas ir fiksēta procentuālā daļa no personāla izmaksām, atbilstoši darbinieka nodarbinātības dokumentā noteiktajam darba laika procentuālajam sadalījumam Projekta darba laika uzskaites lapas (Time sheet) finanšu kontroles institūcijai nav jāsniedz!

Personāla izmaksas (9) Nepilna laika darbs ar mainīgu mēnesī nostrādāto stundu skaitu: darbinieks mēnesī strādā mainīgu stundu skaitu, tikai daļu no visa darba laika veltot darba pienākumiem Projektā, bet pārējā darba laikā veic citus nodarbinātības dokumentā noteiktos pienākumus aprēķinot stundas likmi projektā darbiniekam, kas nodarbināts Projektā nepilnu darba laiku (ar mainīgu mēnesī nostrādāto stundu skaitu), mēneša bruto darbaspēka izmaksas jāizdala ar mēneša darba laiku, kas noteikts nodarbinātības dokumentā un izteikts stundās (ja darbiniekam nodarbinātības dokumentā ir noteikts normālais darba laiks, tad tās ir apmaksājamās stundas mēnesī, kas, piemēram, 2017.gada jūnijā ir 168 h) Projekta darba laika uzskaites lapas (Time sheet) finanšu kontroles institūcijai ir jāsniedz!

Personāla izmaksas (10) Nepilna laika darbs ar mainīgu mēnesī nostrādāto stundu skaitu strādājošā personāla izmaksu aprēķins: Vēršam uzmanību, ka izvēloties šo personāla izmaksu aprēķina veidu, mēneša bruto darbaspēka izmaksas tiek dalītas ar mēneša darba laiku, kas noteikts nodarbinātības dokumentā un izteikts stundās (apmaksājamās stundas mēnesī), nevis ar konkrētajā mēnesī nostrādāto stundu skaitu!!! Vēršam Jūsu uzmanību, ka stundu skaits, ar kuru jādala mēneša bruto darbaspēka izmaksas var atšķirties atkarībā no kalendārā mēneša. Lai gan Programma piedāvā izvēlēties šo augstāk minēto veidu, Latvijā Finansējuma saņēmējiem FKI neiesaka izmantot šo stundas likmes aprēķina veidu, ņemot vērā, ka tās piemērošana var radīt nesakritību starp izmaksātajām, iegrāmatotajām un deklarētajām izmaksām, tādējādi pārkāpjot Kopīgās regulas prasību uzturēt vai nu atsevišķu grāmatvedības sistēmu vai piemērotu grāmatvedības kodu sistēmu visiem darījumiem, kas saistīti ar attiecīgo projektu.

Personāla izmaksas (11) Darbs, pamatojoties uz stundas likmi: darbinieks strādā Projektā, pamatojoties uz stundas likmi, kas noteikta nodarbinātības dokumentā projektā attiecināmas ir darbinieka personāla izmaksas atbilstoši nodarbinātības dokumentā noteiktajai stundas likmei un faktiski Projektā patērētajam darba laikam Projekta darba laika uzskaites lapas (Time sheet) finanšu kontroles institūcijai ir jāsniedz!

Personāla izmaksas (12) Attiecināmās personāla izmaksas: darba samaksa ar atalgojumu saistīti nodokļi, nodevas veselības apdrošināšana proporcionāli projektā nostrādātajam darba laikam papildu maksājumi darbiniekam (piemēram, piemaksas, naudas balvas) pie darbiniekam noteiktās mēnešalgas (proporcionāli darbinieka noslodzei Projektā) ikgadējā apmaksātā atvaļinājuma apmaksa vai apmaksātā papildatvaļinājuma samaksa un neizmantotā ikgadējā apmaksātā atvaļinājuma kompensācija (proporcionāli darbinieka noslodzei Projektā) ar darba nespēju saistītas prombūtnes izmaksas (slimības nauda, ko darba devējs izmaksājis pamatojoties uz darbnespējas lapu A) virsstundu darbs (īpaši pamatotos gadījumos)

Personāla izmaksas (13) Nav pieļaujams: Papildu maksājumi darbiniekam (piemēram, piemaksas, naudas balvas) pie darbiniekam noteiktās mēnešalgas vai atalgojuma izmaiņas, pamatojoties tikai uz dalību Projektā Atšķirīga darba samaksa par līdzīgiem pienākumiem attiecīgā iestādē un/vai konkrētajā nozarē, reģionā Piemēram, par atbilstošām tirgus cenām tiks uzskatīts darbinieka atalgojums, kurš atbilst Valsts ieņēmumu dienesta tīmekļa vietnē publicētajam apkopojumam par profesiju vidējām stundu tarifa likmēm, kas atrodams: https://www.vid.gov.lv/lv/statistika/profesiju-atalgojums. Attiecināt darbinieka izmaksas, kurš veic vispārējo grāmatvedības uzskaiti

Darba laika uzskaite un pamatojošie dokumenti Dokumenta veids/ nodarbinātības veids Pilns darba laiks Nepilns darba laiks Stundas likme Flat rate % Mainīgas h Nodarbinātības dokuments + - Vienošanās par darbu projektā Amata apraksts Iestādes DLU lapa Projekta Time sheet Konta izdruka par visu algu Algu saraksts Rīkojumi par papildu maksājumiem Personīgais konts Atvaļinājuma aprēķins Slimības naudas aprēķins Amata apraksts gan pamatdarbā, gan projektā

Biežāk pieļautās kļūdas Nekorekti piemēro personāla izmaksu aprēķina metodi Neprecīzi aprēķina personāla izmaksas Noapaļo uz projektu attiecināmās izmaksas Miksē dažādas metodes vienā nodarbinātības dokumentā ‘Slodze’ ir tikai akadēmiskajam personālam! Nenosaka darba pienākumus projektā Nav darba laika uzskaites Noteikts darba laiks nedēļā Personāla aprēķina metodes tiek bieži mainītas Izmaksas nav iegrāmatotas uz projektu Nenorāda vai stundas likmē ir ietverts sociālais nodoklis.

Biroja un administratīvie izdevumi (1) Office and administration costs Programma pielieto administratīvo izmaksu vienoto likmi (flat rate) Aprēķins tiek veikts automātiski Projekta iesniegumā un katrā Partnera pārskatā attiecināts 15% apmērā no konkrētā pārskata perioda attiecināmajām personāla izmaksām Piemērojot flat rate, Projektu partneriem Finanšu kontroles institūcijai nav jāiesniedz dokumentācija, kas pierāda izmaksu rašanos un apmaksu vai arī to, ka administratīvo izmaksu vienotā likme atbilst faktiskajām biroja un administratīvajām izmaksām.

Biroja un administratīvie izdevumi (2) Izmaksas, kas nevar tikt iekļautas nevienā no citām budžeta līnijām: Biroja telpu noma Apdrošināšana un nodokļi, kas saistīti ar ēkām, kurās izvietots personāls un biroja aprīkojums Komunālie pakalpojumi (piem., elektrība, apkure, ūdens apgāde) Kancelejas un biroja piederumi (t.sk. kafija un uzkodas partnera iekšējo sanāksmju/tikšanos organizēšanai) Vispārējā grāmatvedības uzskaite, kas tiek nodrošināta Finansējuma saņēmēja organizācijā Arhīvi Biroja telpu tehniskā apkope, uzkopšana un remonti Drošība (apsardze) IT sistēmas (iestādē esošu sistēmu uzturēšana un atbalsts) Sakari un komunikācija (piem., tālrunis, fakss, internets, pasta pakalpojumi, vizītkartes) Bankas pakalpojumu maksa par Projekta konta atvēršanu, apkalpošanu un par starpvalstu finanšu darījumiem

Ceļa un uzturēšanās izmaksas (1) Travel and accomodation costs Pamatprincipi: Izmaksām jābūt tieši saistītām ar projektu un būtiskām Projekta aktivitāšu ieviešanā Izmaksām jārodas Finansējuma saņēmēja organizācijā. Gadījumā, ja izmaksas sedzis Finansējuma saņēmēja darbinieks, dokumentāli jāpierāda, ka attiecīgās izmaksas Finansējuma saņēmējs ir atlīdzinājis minētajam darbiniekam Uz rezultātiem balstīta pieeja - efektivitāte galvenais princips, bet jāievēro arī izmaksu ekonomijas princips Izmaksas jāattiecina tajā pārskata periodā, kad ir notikusi aktivitāte

Ceļa un uzturēšanās izmaksas (2) Attiecināmās izmaksas: Biļešu iegāde (sabiedriskais transports, ieskaitot prāmis) Aviobiļešu iegāde (ekonomiskā klase) Taksometra izmaksas Ceļojuma apdrošināšana Degvielas izmaksas Automašīnas noma/patapinājums Ceļa nodevas Stāvvietu maksa Dienas nauda Naktsmītņu izmaksas Vīzas izmaksas Sagatavošanas izmaksas (lump sum) ne vairāk kā 1000 EUR

Ceļa un uzturēšanās izmaksas (3) Nav attiecināmas sekojošas izmaksas: Ceļojumi biznesa klasē Projekta darbinieku ikdienas transporta izdevumi, pārvietojoties no mājām uz biroju un atpakaļ Ārējo ekspertu un pakalpojumu sniedzēju ceļa un uzturēšanās izmaksas Izmaksas ārpus Programmas teritorijas, ja tās nav atrunātas un apstiprinātas Projekta iesniegumā, vai saskaņotas ar KS pirms komandējuma

Ceļa un uzturēšanās izmaksas (4) Kontrolei iesniedzamie dokumenti: Samaksu apliecinošie dokumenti (bankas apstiprināti maksājuma uzdevumi vai bankas konta izdruka) Izmaksu rašanos apliecinošie dokumenti (rēķini, čeki, transporta biļetes u.c.) Avansa norēķini Apmeklētā pasākuma programma vai cits līdzvērtīgs dokuments Rīkojums par nosūtīšanu komandējumā un komandējuma izmaksu segšanu Komandējuma atskaite (saturiskā un finanšu) Maršruta lapas, automašīnas patapinājuma līgumi vai līdzvērtīgi dokumenti, kas atrunā degvielas patēriņa normu (ja attiecināms)

Ceļa un uzturēšanās izmaksas (5) Biežāk pieļautās kļūdas Nav iesniegti komandējuma rīkojumi un atskaites Nav pareizi piemērotas diennakts normas Attiecināti ārējo ekspertu komandējuma izdevumi Bieža taksometra izmantošana komandējuma laikā Dīzeļdegvielas vietā attiecināts benzīns un otrādi Iesniegti čeki bez avansa norēķina Kārtība, kādā atlīdzināmi ar komandējumiem saistītie izdevumi (MK Nr.969, spēkā no 12.10.2010.)

Nav atļauts slēgt pakalpojuma līgumus: Starp Projekta partneriem, Ārējo ekspertu un pakalpojumu izmaksas (1) External expertise and servises costs Pamatprincipi: Izmaksas plānotas Projekta iesniegumā Izmaksas ir tieši saistītas ar projektu Izmaksas, kuras rastos arī gadījumā, ja projekts netiktu realizēts, nav attiecināmas Iepirkumu normatīvo aktu ievērošana (PIL, SPSIL, 28.02.2017. MK noteikumi Nr.104) Svarīgi zināt! Nav atļauts slēgt pakalpojuma līgumus: Starp Projekta partneriem, Ar savas iestādes/organizācijas darbiniekiem, kuri jau strādā Projektā, kā arī ar citu projekta partneru darbiniekiem, kas strādā projektā.

Ārējo ekspertu un pakalpojumu izmaksas (2) Izmaksu veidi: Pētījumi vai datu apkopojumi Apmācības Tulkošanas pakalpojumi IT sistēmas un tīmekļa vietnes izstrāde, izmaiņas un atjauninājumi, IT programmatūra Ar Projekta īstenošanu saistīta reklāma, komunikācija, publicitāte, informēšana Projekta finanšu vadība Ar pasākumu organizēšanu saistīti pakalpojumi Ārējo ekspertu ceļa un uzturēšanās izmaksas, ja atrunātas līgumā Dalības maksa pasākumos Ar infrastruktūras izmaksām saistītas pakalpojumu izmaksas u.c.

Ārējo ekspertu un pakalpojumu izmaksas (3) Kontrolei iesniedzamie dokumenti: Samaksu apliecinošie dokumenti (bankas apstiprināti maksājuma uzdevumi vai bankas konta izdrukas) Pakalpojuma izpildi / piegādi apliecinošie dokumenti Starpnodevumu / gala nodevumu (ja radušies) kopijas, fotogrāfijas Uzņēmuma (pakalpojuma) līgumu / vispārīgo vienošanos kopijas Līgumcenas izmaksu kalkulācija / tāme (ja attiecināms) Iepirkuma dokumenti Programmas publicitātes prasību ievērošanu apliecinošas fotogrāfijas Dalībnieku saraksts

Ārējo ekspertu un pakalpojumu izmaksas (4) Svarīgi! Visām papildu izmaksām, kas saistītas ar ārējo ekspertu pakalpojumu sniegšanu (piemēram, ceļa un uzturēšanās izmaksas), jābūt paredzētām pakalpojumu līgumā un attiecinātām šajā budžeta līnijā Visām ārpakalpojuma izmaksām, kas saistītas ar aprīkojumu un investīcijām infrastruktūrā, jābūt attiecinātām šajā budžeta līnijā Avansa maksājums ir attiecināms, ja tas ir paredzēts līgumā 1/3 apmērā neiesniedzot dokumentālus pierādījumus par līguma izpildi. Līguma tekstā jābūt skaidrai atsaucei uz Projektu

Ārējo ekspertu un pakalpojumu izmaksas (5) Biežāk pieļautās kļūdas: Nav iesniegti komandējuma rīkojumi par ārējiem ekspertiem Tiek iekļautas administratīvās izmaksas Līgumos nav atsauces uz projektu un Programmu Tiek maksāts avansa maksājums, kas nav paredzēts iepirkumā un līgumā Netiek ievērotas publicitātes prasības uz nodevumiem Netiek piemērotas līgumā noteiktās soda naudas Nav iesniegts dalībnieku saraksts Pasākuma programmā nav norādītas ēdināšanas pauzes (ja iesniegts rēķins par ēdināšanas pakalpojumiem)

Aprīkojuma izdevumi (1) Equipment expenditure Definīcija: Aprīkojums, ko Finansējuma saņēmējs ir nopircis, nomā vai ir iegādājies līzingā Projekta mērķa sasniegšanai Ja aprīkojums ir iegādāts ar līzinga starpniecību, līzinga periodam jāsakrīt ar projekta īstenošanas laiku un noslēdzoties līzinga līgumam īpašumtiesībām ir jāpāriet Projekta partnera pusē

Aprīkojuma izdevumi (2) Pamatprincipi: Izmaksas ir attiecināmas, ja Programma tās ir apstiprinājusi Aprīkojumu nedrīkst iegādāties vai īrēt no cita Projekta partnera Projekta partneris ir atbildīgs par iepirkumu normu ievērošanu un pareizu iepirkuma procedūras izvēli Aprīkojumu izmaksas ir radušās un atmaksātas projekta īstenošanas laikā Aprīkojums tiek lietots saskaņā ar projekta mērķiem Aprīkojuma cena atbilst attiecīgā reģiona tirgus cenai

Aprīkojuma izdevumi (3) Aprīkojuma veidi: Biroja aprīkojums Datortehnika un programmatūra Mēbeles un inventārs Laboratorijas aprīkojums Iekārtas un instrumenti Rīki un ierīces Specializētās mašīnas Cits aprīkojums, kas nepieciešams Projekta mērķu sasniegšanai

Aprīkojuma izdevumi (4) Lietota aprīkojuma iegāde ir attiecināma, ja: attiecībā uz to nav saņemts nekāds cits, arī daļējs, atbalsts no citiem ES, starptautiskajiem vai nacionālajiem finanšu instrumentiem (to apliecina pārdevēja izsniegts apliecinājums) tā cena atbilst attiecīgā reģiona tirgus cenai tam ir darbībai vajadzīgās tehniskās īpašības, un tas atbilst piemērojamām normām un standartiem

Aprīkojuma izdevumi (5) Kontrolei iesniedzamie dokumenti: Samaksu apliecinošo dokumentu kopijas (bankas apstiprināti maksājuma uzdevumi vai bankas konta izdruka) Piegādi apliecinošo dokumentu kopijas (rēķini, pavadzīmes, pieņemšanas- nodošanas akti u.c.) Līgumu kopijas (ja attiecināms), kuros ir atsauce uz projektu un Programmu Līgumcenas izmaksu kalkulācija / tāme (ja attiecināms) Iepirkuma dokumenti Pamatlīdzekļu uzskaites kartītes Programmas publicitātes prasību ievērošanu apliecinošas fotogrāfijas

Aprīkojuma izdevumi (6) Biežāk pieļautās kļūdas Iegādātais aprīkojums neatbilst specifikācijai Netiek ievērotas publicitātes prasības Nav norādīts inventāra numurs Plānotās aprīkojuma vienības vietā iegādājas citu

Infrastruktūra un būvniecības darbi (1) Infrastructure and works Definīcija: Izmaksas, kas saistītas ar investīcijām infrastruktūrā, kas pēc būtības neatbilst citām budžeta līnijām un ir daļa no Projekta aktivitāšu plāna. Piemēram: tehniskās dokumentācijas sagatavošanas izmaksas celtniecība vai remontdarbi (būvdarbi) vietas sagatavošana piegādes apstrāde instalācijas atjaunošana (renovācija)

Infrastruktūra un būvniecības darbi (2) Pamatprincipi: Izmaksas ir apstiprinājusi Programma Ievēroti iepirkumu regulējošie normatīvie akti Investīcijas ir paredzētas tikai publiskai lietošanai Īpašumtiesību veids un lietošanas mērķis nevar tikt mainīts Projekta laikā, kā arī 5 gadus pēc pēdējā maksājuma pārskaitīšanas Vadošajam partnerim Jāievēro publicitātes prasības Izmaksām jābūt radušām un apmaksātām projekta īstenošanas laikā.

Infrastruktūra un būvniecības darbi (3) Kontrolei iesniedzamie dokumenti: Samaksu apliecinošo dokumentu kopijas (bankas apstiprināti maksājuma uzdevumi vai bankas konta izdrukas) Piegādi apliecinošo dokumentu kopijas (rēķini, pavadzīmes, pieņemšanas- nodošanas akti u.c.) Līgumu kopijas (ja attiecināms) Līgumcenas izmaksu kalkulācija / tāme (ja attiecināms) Iepirkuma dokumenti Īpašumtiesības vai ilgtermiņa nomu apliecinoši dokumenti Programmas publicitātes prasību ievērošanu apliecinošas fotogrāfijas

Infrastruktūra un būvniecības darbi (4) Biežāk pieļautās kļūdas Tiek veikti līguma grozījumi, kas neatbilst iepirkuma nolikumam un iepirkuma regulējošo normatīvo aktu kārtībai Netiek piemērotas līgumā noteiktās soda naudas Līgumā nav atsauces uz projektu un Programmu Līgumā nav savlaicīgi veiktas izmaiņas par līguma noteikumiem (būvdarbu pabeigšanas termiņa pagarināšana, būvniecības materiālu maiņa, būvdarbu apjomu izmaiņas) Avansa izmaksa, kurš nav paredzēts iepirkuma dokumentācijā Kļūdas aktos par izpildītajiem darbiem  (nav parakstījis pasūtītājs un/vai izpildītājs, aktus nav saskaņojis būvuzraugs, aktos norādītie datumi nesakrīt ar rēķinos/būvdarbu līgumā norādītajiem termiņiem, aktos nav norādītas visas būvdarbu līguma lokālo tāmju pozīcijas)

Izmaksu pamatojošie dokumenti Informācijai un pašpārbaudei MS Excel formāta dokuments «Partnera pārskatam pievienojamie izmaksu pamatojošie dokumenti» Atrodams VARAM tīmekļa vietnē: http://www.varam.gov.lv/lat/fondi/ets_1420/1__limena_kontrole/latvijas_lietuvas_parrobezu_sadarbibas_programma/

Dokumentu glabāšana Dokumenti glabājami ne mazāk, kā 5 gadus pēc pēdējā maksājuma veikšanas Vadošajam partnerim!!! Glabājamie dokumenti: Projekta lieta – Partnera pārskats, aktivitātes pamatojošo dokumentu un gala rezultātu/nodevumu apkopojums Grāmatvedības dokumentu oriģināli (rēķini, čeki, pavadzīmes, komandējuma norēķinu dokumenti, u.c.) Līgumu, vienošanos oriģināli Rīkojumu oriģināli Iepirkumu dokumentācija

Atgādinām! Projekta grāmatvedībai ir jābūt nodalītai atsevišķi (attiecīgi jāpiešķir atsevišķs grāmatvedības kods). Grāmatvedības sistēmas izdrukas kopsumma par pārskata periodu nedrīkst būt mazāka, kā periodā attiecinātās tiešās izmaksas PVN nav attiecināms, ja to ir iespējams atgūt LR normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā Atbilstoši Pievienotās vērtības nodokļa likumam un MK 2013.gada 3.janvāra noteikumiem Nr.17 „Pievienotās vērtības nodokļa likuma normu piemērošanas kārtība un atsevišķas prasības pievienotās vērtības nodokļa maksāšanai un administrēšanai” PVN ir iespējams atgūt kā priekšnodokli ar nosacījumu, ka iegādātās preces un pakalpojumi (t.sk. būvdarbi) tiek izmantoti ar PVN apliekamu darījumu veikšanai.

Ko mums aizmirst iesniegt… bet mēs tik un tā prasām! Partnera apliecinājums Iestādes grāmatvedības politika Projekta lietas nomenklatūra Projekta kontu plāns Grāmatvedības sistēmas izdruka Informatīvais plakāts (vismaz A3 formāts) Kur informācija par projektu atrodas iestādes mājas lapā?

Ieņēmumi Neto ieņēmumi, kas var rasties Projekta īstenošanas laikā un rezultātā, jāizvērtē Projekta sagatavošanas posmā un jāiekļauj Projekta iesniegumā Ieņēmumu gadījumā piešķirtais Programmas līdzfinansējums tiek proporcionāli samazināts Projekta īstenošanas laikā visi ieņēmumi ir jāuzrāda Projekta progresa pārskatā Detalizētāk – Programmas rokasgrāmatas 10.3.nodaļā

Pārbaude projekta īstenošanas vietā (1) Finanšu kontroles institūcija veic pārbaudi projekta īstenošanas vietā: Augsta riska projektiem – vismaz reizi projekta īstenošanas laikā Ar nejaušās izlases metodi izvēlētiem zema riska projektiem, nodrošinot, ka pārbaudes veikšanai var izvēlēties jebkuru zema riska projektu

Pārbaude projekta īstenošanas vietā (2) Kontroles laikā tiek: Izvērtēta dokumentu oriģinālu atbilstība iesniegtajām kopijām Izvērtēta iestādes grāmatvedības uzskaites sistēma un pārbaudīti grāmatvedības organizācijas dokumenti Izvērtēts, vai tiek nodrošināts dokumentu glabāšanas laiks atbilstoši Programmas prasībām (iestādes Lietu nomenklatūrā un praksē) Pārbaudīta iegādāto vērtību un veikto investīciju esamība un publicitātes prasību nodrošināšana uz tām

Kontaktinformācija Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrija Finanšu kontroles institūcija Investīciju uzraudzības departaments Teritoriālās sadarbības projektu kontroles nodaļa Jautājumu gadījumā lūdzam sazināties ar Finanšu kontroles institūcijas darbiniekiem: zvanot uz tīmekļa vietnē norādītajiem tālruņu numuriem: http://www.varam.gov.lv/lat/kontakti/darb/pud/?doc=11953; vai sūtot e-pastu uz: fki@varam.gov.lv. Oficiālo dokumentu iesniegšanai lūdzam izmantot e-pasta adresi: pasts@varam.gov.lv. Peldu iela 25, Rīga, LV-1494

Paldies par uzmanību!