MAKMAL PERANCANGAN STRATEGIK PTAR GROUP: PERKHIDMATAN – BPA PUiTM Collaborative Indexing Initiative LEADER: ENCIK JAMALLUDIN SULAIMAN MEMBERS: PUAN ASMAH MAAROFF TN HAJI ABDUL RASHID ABDULLAH CIK HAJAH ZALIFAH AWANG ZAKARIA PUAN HANI LIZA NORFIN PUAN NORAISHAH ABDULLAH ENCIK AHMAD FAIZAR JAAFAR ENCIK MOHD ALFARABIE BIN MOHD NASIR ENCIK MOHD ISMAIL B ABIDIN ENCIK IDRIS B MUHAMMAD

ISSUES, CHALLENGES & FUTURE SCENARIO ISU CABARAN SENARIO AKAN DATANG Libraries are widely recognized as a superior source of quality content, but there is a general lack of awareness of such resources Information overload – bagaimana memulakan pencarian maklumat Aktiviti mengindeks bertindih sesama perpustakaan cawangan Proses kerja mengindeks yang dilakukan secara in silo – hasilnya tiada impak & halatuju A&I services are the starting point for much academic research – peluang ini digunakan oleh publisher utk meraih untung Competition from search engines like Google for convenience of information searching Popular starting points are search engines such as Google and Google Scholar, journal reader apps (eg, BrowZine) and social networking sites such as ResearchGate and Academia.edu Maklumat sesuatu bidang yang tiada dalam perkhidmatan A&I komersial kerana …Not Everything is Available on the Internet Pengindeksan berpusat mengikut subjek niche oleh semua perpustakaan UiTM Pengindeksan subjek yang menepati kehendak universiti Capaian meluas ke satu pangkalandata sahaja Capaian melalui aplikasi mudah alih. Convenience, linking, easily discoverable material Mengindeks pelbagai jenis sumber maklumat hasil penyelidikan universiti spt imej, bunyi, dataset dsbgnya. Perpustakaan penyokong inisiatif penarafan universiti – penyediaan content & discovery

ERRC GRID ELIMINATE RAISE Which of the factors that UiTM PTAR takes for granted should be eliminated? Hasil kerja pengindeksan yang tiada impak – bazir tenaga, masa & wang Pertindihan maklumat dan bahan yang sama – indexing in silo Bahan dalam koleksi tidak dapat dijumpai Pembaziran kewangan kerana bahan tidak digunakan Which factors should be raised well above UiTM PTAR standard? Discovery bahan maklumat tersembunyi Variety sumber maklumat dalam koleksi Enrich PTAR with the niche collection Visibility hasil penulisan ditingkatkan dengan berbagai cara 6. Pathway to deep content by indexing deeper into PTAR collection & university research reports Be the starting point or first choice for starting research REDUCE CREATE Which factors should be reduced well below the UiTM standard? Kebergantungan kepada sumber maklumat dari Google sahaja Which factor should be created that UiTM PTAR never offered? PUiTM Collaborative Indexing Initiative : Bringing Content to Customer

Pelan Tindakan A AGENDA PERPUSTAKAAN Perkhidmatan Perpustakaan B    Perkhidmatan Perpustakaan  B  AGENDA UTAMA UNIVERSITI Masyarakat Berpelajaran Sepanjang Hayat, Penumpuan Pembelajaran Atas Talian 7.1 Objektif Strategik : PUiTM Collaborative Indexing Initiative : Bringing Content to Customer Memantapkan aktiviti pengindeksan artikel PUiTM secara bersepadu. Aktiviti ini akan menghasilkan pangkalandata indeks perkara mengikut keperluan penyelidikan universiti dan akan meningkatkan discovery dan penggunaan bahan perpustakaan 7.1.1 Strategi Pengumpulan maklumat, penubuhan jawatankuasa & penentuan skop Menyediakan keperluan infrastruktur dan infostruktur ICT Melaksanakan aktiviti pengindeksan bahan Melaksanakan penilaian dan penambahbaikan proses dan produk 7.1.2 Output Discover UiTM’s Articles 7.1.3 Petunjuk Prestasi Utama 1. Bilangan Bahan diindeks 2. Bilangan pengguna

Pelan Tindakan A Output Discover UiTM’s Articles B Tempoh Siap 2020 C   Discover UiTM’s Articles B Tempoh Siap 2020 C Kewangan RM300,000.00 D Pemilik Proses Bahagian Perkhidmatan Akademik E Jabatan Yang Terlibat BPA, Bhg Pengurusan Perpustakaan Digital, Bhg Pengurusan Terbitan Bersiri, Jabatan Arkib Universiti, Jabatan Pembangunan Sumber Bercetak, Perpustakaan Fakulti dan Perpustakaan Cawangan F Carta Gantt Project Deliverable & Timeline

BIG IDEA #1: Discover UiTM’s Articles Key Strategies Strategic Intiatives Proposed Expected Outcomes (KPI) 2016 2017 2018 2019 2020 Bilangan Bahan diindeks Bilangan Pelawat Bilangan view Pengumpulan maklumat, penentuan skop & penubuhan jawatankuasa 2. Penyediaan keperluan infrastruktur dan infostruktur ICT 3. Pelaksanaan aktiviti pengindeksan bahan 4. Penilaian dan penambahbaikan proses dan produk 6

OBJECTIVES KEY STRATEGIES PUiTM ARTICLE INDE BIG IDEA #1: Discover UiTM’s Articles OBJECTIVES Memantapkan aktiviti pengindeksan sumber maklumat PUiTM secara bersepadu. Aktiviti ini akan menghasilkan pangkalandata indeks perkara mengikut keperluan penyelidikan universiti dan akan meningkatkan discovery, menyokong ketampakan serta menggalakkan penggunaan bahan perpustakaan. KEY STRATEGIES Knowledge Subject Knowledge Indexing & Linking technology skills Akta dan perundangan, indexing standards People Staf yang Kompeten Latihan Technology Perkakasan & perisian yang berkaitan dengan peindeksan bahan Process Proses Kerja yang Terancang Komunikasi berkesan Environment Infostruktur yang efisien Pemindahan bahan tidak bersistematik Pemeliharaan koleksi yang mempunyai nilai penyelidikan Pemuliharaan bahan yang mudah rosak/usang. Menyediakan ruang untuk bahan-bahan baharu. Proses penukaran maklumat status bahan.

Discover UiTM’s Articles Memantapkan aktiviti pengindeksan artikel PUiTM secara bersepadu Rank # STRATEGIC INITIATIVE Collaboration Needs Resource Needs Date Due or Frequency   Anticipated Obstacle Solution Progress Made 1. Pengumpulan maklumat, penentuan skop & penubuhan jawatankuasa Fakulti & Pusat BPA, BPTB, Jabatan Arkib, Perpustakaan Fakulti, Perpustakaan Cawangan Bajet Sumber Manusia Ruang Komunikasi berkesan Jan - Julai 2016 Kerjasama 100% Komunikasi Birokrasi Mesyuarat Perbincangan Kertas kerja Laporan 2. Penyediaan infrastruktur dan infostruktur ICT (induk dan cawangan) BPPD, vendor sistem , Perpustakaan Cawangan, Infotech Cawangan Sistem perpustakaan Sistem pengindeksan Jaringan Perkakasan Perisian Storan Tenaga pakar Digital content Jan – Dis 2016 Kompetensi staf Gangguan network Kualiti rekod lama dari ILMU Latihan Amalan komunikasi berkesan Semakan & pembersihan rekod

Discover UiTM’s Articles Memantapkan aktiviti pengindeksan artikel PUiTM secara bersepadu Rank # STRATEGIC INITIATIVE Collaboration Needs Resource Needs Date Due or Frequency   Anticipated Obstacle Solution Progress Made 3. Aktiviti pengindeksan bahan Fakulti & Pusat BPA, BPPD, BPTB, Jab RIIB, Jabatan Arkib, Perpustakaan Fakulti, Perpustakaan Cawangan Sistem pengindeksan Perkakasan Storan Sumber manusia Kemahiran indeks & pautan Feb/Mac 2016 (PTAR Induk) Sept 2016 (Perpustakaan Cawangan) Kompetensi staf Rekod duplikasi Cara kerja tidak seragam Kualiti hasil Gangguan network Polisi, dasar standard, SOP/manual Mesyuarat Latihan Laporan kemajuan 4. Penilaian dan penambah baikan proses dan produk PTAR Induk Perpustakaan Fakulti, Perpustakaan Cawangan Soalselidik Aduan & maklumbalas Bajet Data & statistik Perisian 1 kali setahun untuk penilaian proses bermula 2017 1 kali setahun utk penilaian produk bermula 2017 Maklumbalas yg tepat Kemahiran teknikal Mengadakan tinjauan Perbincangan

PROJECT DELIVERABLES & TIMELINE (STRATEGIC INITIATIVES) mm/yy (Milestone description) Pengumpulan maklumat, penentuan skop & penubuhan jawatankuasa Jan – April 2016 Perbincangan PTAR , Fakulti & Pusat utk Maklumbalas Keperluan Maklumat Subjek Environmental scanning aktiviti mengindeks di semua lokasi PUiTM April 2016 Kertas cadangan projek dan kelulusan Pemakluman awal ke semua lokasi PUiTM Pencalonan AJK Lantikan Jawatankuasa Kerja Pengindeksan Mendapatkan cadangan subjek dari perpustakaan cawangan Mei 2016 Mesyuarat 1 Pengenalan & awareness projek Laporan aktiviti mengindeks sedia ada di semua lokasi perpustakaan Perbincangan infrastuktur projek indexing: skop subjek, skop bahan, tesaurus, perpustakaan yang menyertai, QC, pustakawan/ Indexer Jun - Julai 2016 Kelulusan Pengurusan Lantikan indexer bagi setiap lokasi @ subjek Pemakluman penetapan skop 2017/2018/ 2019/2020 Kajisemula skop mengikut perkembangan semasa

PROJECT DELIVERABLES & TIMELINE (STRATEGIC INITIATIVES) mm/yy (Milestone description) Kesediaan infrastruktur dan infostruktur ICT utk indexing Feb 2016 Modul Article Indexing (AI) customized & ujilari di UiTM Shah Alam. (Penentuan tagging, format paparan utk semua jenis bahan terpilih) Jun – Dis 2016 Pemasangan & latihan WILS Perpustakaan cawangan. Customise, selaras modul AI di perp cawangan Jun 2016 – Dis 2016 Latihan modul AI di Perpustakaan cawangan Jun – Dis 2016 Semakan, penelitian, pemilihan & pembersihan rekod IRS (ILMU) di perpustakaan cawangan – elakkan rekod duplikasi dan standard tidak seragam Jan – Dis 2016 Migrate rekod IRS (ILMU) di perpustakaan cawangan ke sistem WILS Aktiviti pengindeksan bahan Feb/Mac 2016 Pilot project - Mula indeks artikel utk koleksi khas di PTAR Induk (dgn kelulusan khas Pengurusan) Memasukkan pautan ke digital content eg di IR Feb – Jun 2016 Pemantauan , penilaian Penambahbaikan proses & produk Jun – Sept 2016 Penyediaan polisi & manual & aliran kerja Sept 2016 Mesy & Bengkel Pengindeksan PUiTM - utk keseragaman halatuju, persediaan mindset, & latihan Sept – Dis 2016 Perpustakaan cawangan mula indeks Jun 2017 -(setiap 6 bulan sehingga mantap) Mesyuarat kemajuan projek & review manual & aliran kerja

PROJECT DELIVERABLES & TIMELINE (STRATEGIC INITIATIVES) mm/yy (Milestone description) Penilaian & Penambahbaikan produk dan proses Jun 2017/ Jun 2018/ Jun 2019/ Jun 2020 Kajisemula kecekapan proses dll Kemaskini, penyeragaman dan pemantauan Dis 2017/ Dis 2018/ Dis 2019/ Dis 2020 Mendapatkan maklumbalas pelanggan mengenai produk 2017 Penambahbaikan teknologi komunikasi di antara 2 pangkalan data eg WILs ke eprints utk mudahkan pengindeksan dan linking technology 2018 Wujudkan user interface utk display indeks ini mengikut subjek-subjek utk memudahkan discovery FINAL REPORT Date complete : November 2020

CONCLUSION Aktiviti pengindeksan perlu diteruskan oleh perpustakaan bagi memudahkan pencarian maklumat oleh para pengguna. Inisiatif ini akan mendatangkan manfaat kepada pengguna dan perpustakaan sendiri. Discover UiTM Articles yang merangkumi pelbagai jenis sumber maklumat berupaya menjadi discovery tools untuk warga universiti dan pengguna dari luar UiTM. Perpustakaan khususnya PTAR perlu belajar dari penerbit-penerbit komersil yang telah berjaya memperolehi keuntungan dari perkhidmatan pengindeksan maklumat.