برنامه‌ريزي استراتژيک هفته (چهارم) – کلاس مجازی
نمودار مفهومي چارچوب راهبري سيستم‌ها (سازمان‌ها) تغييرات محيط سيستم محيط موجود سيستم محيط آينده سيستم تغييرات سيستم سيستم موجود سيستم آينده دوره زماني زمان فعلي زمان آينده
الگوی معماری مفهومی در سيستم های سازمانی
اهميت الگو و معماری مفهومی سيستم های سازمانی چارچوب مفهومي سيستم‌هاي سازماني: مجموعه مفاهيم و مباني که تعريف يا شناخت هر سازمان بر مبنای آنها انجام مي پذيرد. نکات مهم: تغييرات در پيکره هر سازمان مبتنی بر مفاهيم و موضوعات معماری سازمانی مشخص بودن تاثيرات تغيير در هر جزء مفهومی بر ديگر اجزاء معماری مفاهيم معماری سازمانی به منزله پيچ های تنظيم سازمان برای تغيير محيط يا تطبيق با محيط تغيير يافته
چارچوب مفهومي توصيف سازمان‌ها مفاهيم و لايه کلان سازمان ماموريت اهداف سياست‌ها راهبردها لايه عملياتي سازمان محصولات فعاليت‌هاي سازماني ساختار اجزاء و عوامل جريان‌هاي سازماني جريان‌هاي کاري جريان‌هاي مالي جريان‌هاي مواد و کالا جريان‌هاي داده و اطلاعات
الگو و معماری مفاهيم در سيستم های سازمانی لايه عملياتی معماری سازمان محصولات فعاليت های سازمانی ساختار و پيکره‌بندي اجزاء سازمان (چارت سازمانی) جريانهای سازمانی
لايه عملياتی معماری سازمان محصول: عبارتست از نتيجه يا خروجي حاصل از کار يک سازمان انواع محصول: کالا (Product) : فيزيکي، قابل مشاهده و اندازه‌گيري، قابل انتقال و واگذاري و ... مثال: خدمات (Service) عملي است که در رابطه با يک موضوع براي ايجاد تغيير وضعيت در آن انجام مي‌شود.
لايه عملياتی معماری سازمان فعاليت‌هاي سازماني: عبارتست از کليه اقدامات و اعمالي که يک سازمان براي توليد محصول خود انجام ميدهد. تشخيص و تعريف درست آنها بسيار مهم است. برای تشخيص آنها ميتوان از طبقه بندی مشخصی استفاده نمود.
لايه عملياتی معماری سازمان فعاليت‌هاي سازماني (ادامه) : انواع فعاليت‌سازماني: فعاليت‌هاي اصلي: کليه فعاليت‌هايي که نتيه انجام آنها همان محصولات سازمان است. مصرف کننده محصول آن مراجعه کننده يا مشتری خارج سازمان است. مثال: صدور بيمه نامه شخص ثالث، توليد رايانه, طراحي نرم افزار، ساخت نرم افزار فعاليت‌هاي فرعي: کليه فعاليت‌هايي که نتيجه آنها پشتيباني يا فراهم آوردن امکان انجام فعاليتهای اصلی سازمان است. مصرف کننده محصول آن خود سازمان است. مثال: استخدام پرسنل، خريد مواد اوليه، نگهداری تجهيزات
لايه عملياتی معماری سازمان فعاليت‌هاي سازماني(ادامه): انواع فعاليت‌سازماني (ادامه): فعاليت‌هاي فرآيندي (يا پروسه‌اي): داراي نرخ انجام مشخص و معمولا ثابت نتيجه انجام هر بار انجام آنها در بيشتر ابعاد، با ديگر دفعات مشابه است. روش و فرآيند انجام آن معمولا در تمامی دفعات انجام ثابت است. مثال: فعاليت‌هاي پروژه‌اي: فاقد نرخ انجام ثابت و مشخص نتيجه منحصر بفرد در هر بار انجام روش انجام آن در هر بار اجرا معمولا متفاوت
لايه عملياتی معماری سازمان فعاليت‌هاي سازماني(ادامه): انواع فعاليت‌هاي سازماني از لحاظ محتوا: فعاليت‌هاي ماموريتي فعاليت‌هاي حفظ و نگهداري فعاليت‌هاي بهبود و توسعه
لايه عملياتی معماری سازمان فروشگاه ساير فعاليت‌ها فعاليت‌هاي بهبود و توسعه مطالعه تامين‌کنندگان کالا فعاليت‌هاي حفظ و نگهداري فعاليت‌هاي پروسه‌اي خريد کالا انبارگرداني برآورد تقاضاي کالا فعاليت‌هاي پروژه‌اي تبليغ کالا تبليغ فروشگاه فعاليت‌هاي ماموريتي فروش حضوري فروش تلفني برگشت کالا از مشتري
ساختارهاي سازماني نمايش‌دهنده مجموعه اجزاء در نظر گرفته شده براي سازمان و پيکره‌بندي روابط مديريتي ما بين آنها تعريف روابط مديريتي: اختيار و قدرت انجام تصميم‌گيري، برنامه‌ريزي و کنترل يک جزء سازمان بر روي ساير عناصر سازماني به منظور پاسخگويي به ديگر عناصر سازماني
ساختارهاي سازماني الگوهاي متداول در تعيين ساختارهاي سازمان: نکته: ساختار بر مبناي وظيفه ساختار بر مبناي توليد ساختار بر مبناي منطقه عمليات ساختار پروژه‌اي ساختار ماتريسي (خزانه‌اي) ساختار آزاد (Free Structure) يا تيم نکته: معمولا براي تعيين ساختار سازمان‌ها، ترکيبي از ساختارهاي فوق بکارگرفته مي‌شود.
ساختارهاي سازماني ساختار برمبناي وظيفه مثال: الگويي است که در آن اجزاء سازمان بر اساس تقسيم‌بندي عمليات مختلف جهت توليد محصول يا خدمات، تعريف مي‌گردد. مزايا: ارزان ، سرعت در ايجاد معايب: کندي در عمليات، تمرکز گرا مثال: مديريت عالي بخش حقوقي بخش فروش بخش مالي و اداري بخش بازرگاني
ساختارهاي سازماني ساختار بر مبناي توليد يا محصول: مثال: اجزاء سازمان بر مبناي دسته‌بندي و تنوع توليدات و محصول سازمان تعريف مي‌گردد. مزايا: سرعت در عمليات، استقلال اجزاء نسبت به يکديگر معايب: هزينه بالا در ايجاد سازمان مثال: مديريت عالي واحد توليد اجاق گاز واحد توليد لباسشوئي واحد توليد يخچال واحد توليد تلويزيون
ساختارهاي سازماني ساختار برمبناي منطقه عمليات يا محدوده جغرافيايي: الگويي است که در آن اجزاء سازمان بر اساس تقسيم‌بندي جغرافيايي انجام عمليات يا اجزاء مختلف، تعريف مي‌گردد. مزايا: ارائه محصول مبتني بر ويژگي‌هاي منطقه‌اي، افزايش کارايي معايب: پرهزينه، تسلط کمتر مدير بر اجزاء، برنامه‌ريزي سخت‌تر مثال: مديريت عالي اداره کل استان (4) اداره کل استان (3) اداره کل استان (2) اداره کل استان (1)
ساختارهاي سازماني ساختار پروژه‌اي: مثال: الگويي است که در آن اجزاء سازمان بر فعاليت‌هاي پروژه‌اي، تعريف مي‌گردد. مزايا: تطابق بيشتر محصول با نياز، قابليت انعطاف بالا معايب: عدم ثبات در ساختار سازماني مثال: مديريت عالي پروژه (د) پروژه (ج) پروژه (ب) پروژه (الف)
ساختارهاي سازماني ساختار ماتريسي (خزانه‌اي): مثال: الگويي است که در آن اجزاء سازمان بر اساس يک ماتريس، که سطرهاي آن اجزاي بر مبناي وظيفه و ستون‌هاي آن پروژه‌هاي سازمان مي‌باشد، تعريف مي‌گردد. مزايا: قابليت انعطاف بالا، ثبات نسبي در ساختار اجزاء سازمان معايب: پيچيده‌شدن نحوه برنامه‌ريزي مثال:
ساختارهاي سازماني مثال از سازمان ماتريسي: مديريت عالي پروژه (الف) پروژه (ب) پروژه (ج) پروژه (د) بخش بازرگاني بخش بازرگاني پروژه (الف) بخش بازرگاني پروژه (ج) بخش مالي و اداري بخش مالي و اداري پروژه (الف) بخش مالي و اداري پروژه (ب) بخش مالي و اداري پروژه (د) بخش مهندسي بخش مهندسي پروژه (الف) بخش مهندسي پروژه (ج) بخش مهندسي پروژه (د) بخش ساخت بخش ساخت پروژه (ب) بخش ساخت پروژه (ج) بخش ساخت پروژه (د)
ساختارهاي سازماني ساختار آزاد: مثال: الگويي است که در آن اجزاء سازمان بجاي روابط سلسله مراتبي، داراي روابط شبکه‌اي مي‌باشند. مزايا: قابليت انعطاف بالا، افزايش کارايي و بهره‌وري نيروي انساني معايب: پيچيدگي بسيار زياد برنامه‌ريزي انجام فعاليت‌ها مثال:
ساختارهاي سازماني نکته: مثال: ساختار سازماني شرکت قطارهاي مسافري رجا در عمل، معمولا ترکيبي از الگوهاي فوق براي طراحي يک ساختار سازماني مورد استفاده قرار مي‌گيرد. نحوه ترکيب الگوها در لايه‌هاي مختلف ساختار نهايي، مي‌تواند خواص متفاوت و متعددي را در سازمان حاصل ايجاد نمايد. مثال: ساختار سازماني شرکت قطارهاي مسافري رجا
ساختارهاي سازماني ساختار عوامل اجرايي (چارت) سازماني رديف کد جزء سازمان عنوان جزء سازمان نوع جزء سازمان 1 رياست مرکز برمبنای وظیفه 2 1-1 معاون آموزشی 3 1-2 معاون فناوری 4 1-3 معاون اداری و مالی 5 1-1-1 واحد تولید 6 1-1-2 واحد ارائه 7 1-1-3 کارمند آموزش 8 1-2-1 واحد سخت افزار 9 1-2-2 واحد نرم افزار 10 1-2-3 واحد امور آموزش‌هاي مجازي 11 1-2-4 واحد امور تکنولوژي آموزشي 12 1-3-1 واحد امور مالی 13 1-3-2 واحد امور اداری 14 1-1-1-1 واحد تولید محتواي الکترونيکي دروس 15 1-2-2-1 مسئول سايت کامپيوتر و website مرکز 16 1-2-2-2 مسئول امور رايانه
ساختار اجزاء و عوامل اجرايي در سازمان‌هاي تجاري (چارت سازماني)
اهميت ساختارهاي سازماني در برنامه‌ريزي راهبردي يکي از مهمترين ابعاد تغيير هر سازمان، جهت هماهنگي با تغييرات محيطي، ساختار اجزاء و روابط مديريتي سازمان مي‌باشد. تغيير ساختار سازمان، مي‌تواند منجر به تغييرات بسيار گسترده در ساير ابعاد عملياتي سازمان، از جمله جريان کار،جريان داده و اطلاعات و ... گردد. تغيير ساختار سازمان مي‌تواند به دو صورت انجام پذيرد: تغييرات کلي: که در آن کليه اجزاي سازمان تغيير مي‌نمايد. تغييرات جزئي: که در آن الگوهاي مورد استفاده در برخي لايه‌ها تغيير مي‌نمايد. در تغييرات جزئي، خواص سازمان به صورت کنترل شده‌اي به شکل مورد نظر خواهد شد.
چارچوب مفهومي توصيف سازمان‌ها مفاهيم و لايه کلان سازمان ماموريت اهداف سياست‌ها راهبردها لايه عملياتي سازمان محصولات فعاليت‌هاي سازماني ساختار اجزاء و عوامل جريان‌هاي سازماني جريان‌هاي کاري جريان‌هاي مالي جريان‌هاي مواد و کالا جريان‌هاي داده و اطلاعات
جريان‌هاي سازماني در سازمان‌هاي تجاري
جريان‌هاي سازماني در سازمان‌هاي تجاري مفهوم کلي جريان‌هاي سازماني عبارتست از هر نوع ارتباط ما بين اجزاء و عوامل سازمان در اثر فعال شدن عملکردهاي مختلف سازماني حاصل مي‌گردد. جريان‌هاي سازماني، در سازمان‌هاي مختلف با يکديگر متفاوت است. انواع جريان در سازمان‌ها (سازمان‌هاي تجاري) جريان‌هاي کاري جريان مواد و کالا جريان داده و اطلاعات جريان نقدينگي و مالي
جريان‌هاي کاري در سازمان‌هاي تجاري
جريان‌هاي کاري در سازمان‌هاي تجاري تعريف: عبارتست از منطق و نحوه ارتباط بين وظايف و عمليات کاري محول شده به اجزاي مختلف سازمان در راستاي انجام فعاليت‌ها نکته: جريان کار، بستر و مبناي اوليه ايجاد ساير جريان‌هاي سازماني است. ابزار مدل‌سازي و مستندسازي: نمودار فلوچارت نمودار ماتريسي گردش کار سازمان نمودار UseCase
جريان‌هاي کاري در سازمان‌هاي تجاري مدل شماتيک جريان کار (فلوچارت) شروع مرحله (1) مرحله (2) مرحله (5) مرحله (3) مرحله (6) مرحله (4) پايان
جريان‌هاي کاري در سازمان‌هاي تجاري ساختار عوامل اجرايي سازمان فرضي مديريت عالي معاونت (1) معاونت (2) اداره (1-1) اداره (1-2)
جريان‌هاي کاري در سازمان‌هاي تجاري مثال شماتيک جريان کار (ماتريس گردش کار) معاونت (1) اداره (1-1) اداره (1-2) معاونت (2) شروع مرحله (5) مرحله (1) مرحله (2) مرحله (6) مرحله (3) مرحله (4) پايان
جريان‌هاي کاري در سازمان‌هاي تجاري نکات: هر عنوان از فعاليت‌هاي سازمان بايد داراي يک جريان کار مشخص باشد. بايد توجه داشت که در يک لحظه ممکن است تمام فعاليت‌هاي تعريف شده براي يک سازمان در حال اجرا باشد. جريان انجام کار در سازمان‌ها ميتوان در سطوح مختلفي که مبتني بر عوامل اجراکننده تعريف مي‌شود تعيين نمود.
جريان‌هاي کاري در سازمان‌هاي تجاري اصل تخصيص يگانه در جريان‌هاي کاري (SRP) SRP : Single Resource Planning بند (1): هر مرحله از جريان کار بايد يک و فقط يک مجري داشته باشد. بند (2): هر مرحله از جريان کار بايد حداقل داراي يک مجري باشد. بند (3): يک مجري مي‌تواند انجام دهنده چندين مرحله از جريان کاري باشد. تبصره: در مواقع کمبود ظرفيت کاري مجري، ميتوان چند منبع (مثلا چند نفر) را در يک موقعيت اجرا بکارگرفت.
جريان‌هاي کاري در سازمان‌هاي تجاري نمونه ديگري از جريان کار سازماني
نمونه‌اي از يک سازمان تجاري (1) مدل سازماني يک سوپرمارکت
چارچوب مفهومي توصيف سازمان‌ها مفاهيم و لايه کلان سازمان ماموريت اهداف سياست‌ها راهبردها لايه عملياتي سازمان محصولات فعاليت‌هاي سازماني ساختار اجزاء و عوامل جريان‌هاي سازماني جريان‌هاي کاري جريان‌هاي مالي جريان‌هاي مواد و کالا جريان‌هاي داده و اطلاعات
توصيف و کليات سازمان ماموريت: اهداف: تامين مايحتاج و ملزومات روزانه و عمومي جامعه اهداف: کسب حداکثر رضايت‌مندي مشتريان کسب حداکثر سود حداقل نمودن اتلاف و ضايعات کالا
توصيف و کليات سازمان راهبردهای ماموريتی سياست تمرکز بر روی عرضه مايحتاج روزانه عرضه بيشتر کالاهای دارای کيفيت و نشان تجاری خوب (نه عالی!) سياست عدم فروش اعتباری و يا نسيه وجود تاييد استاندارد صنعتي بر کالاهای عرضه شده عدم فروش کالا در حجم بالا (رعايت سياست خرده فروشی)
مشخصات محصول سازمان نوع محصول: محصول سازمان: بدليل آنکه در خلال کار در سازمان مورد نظر کالايي توليد نمي‌شود و صرفا کالاي خريداري شده، بدون تغييري فروخته مي‌شود، جنس يا نوع محصولات اين سازمان صرفا خدمات مي‌باشد. محصول سازمان: فروش حضوری کالا فروش تلفنی کالا بازپس گيری کالای فروخته شده
ساختار فعاليت‌هاي سازمان فعاليت های اصلی يا ماموريتی: فروش حضوري فروش تلفني برگشت کالا از مشتري فعاليت های فرعي – حفظ و پشتيبانی: خريد کالا انبارگرداني و کنترل موجودي‌ها برآورد تقاضا
ساختار فعاليت‌هاي سازمان فعاليت های فرعي – بهبود و توسعه: تبليغ کالا تبليغ خدمات فروشگاه مطالعه و شناخت تامين‌کنندگان کالاها
ساختار کلي شکست کارکردها و عمليات سازماني فروشگاه ساير فعاليت‌ها فعاليت‌هاي بهبود و توسعه مطالعه تامين‌کنندگان کالا تبليغ کالا تبليغ فروشگاه فعاليت‌هاي حفظ و نگهداري خريد کالا انبارگرداني برآورد تقاضاي کالا فعاليت‌هاي ماموريتي فروش حضوري فروش تلفني برگشت کالا از مشتري
ساختار اجزاء و عوامل اجرايي سازمان ((عنوان سازمان)) (چارت سازماني) مديريت فروشگاه بخش حقوقي بخش فروش متصديان فروش متصديان فروش حضوري متصديان فروش تلفني کنترل‌کنندگان تحويل‌داران صندوقداران بخش مالي و اداري بخش مالي بخش ارسال انبار بخش تامين و تدارک بخش بازرگاني
جريان‌هاي سازماني در فروشگاه کالا
جريان های‌کار در فروشگاه کالا
نمودار گردش کار فعاليت (1): فروش حضوري مسئول کنترل تحويلدار صندوقدار متصدي فروش مشتري انتخاب کالا کنترل اوليه کالا ثبت کالا در ليست خريد مشتري محاسبه مبلغ خريد مشتري صدور فاکتور فروش دريافت مبلغ خريد بسته‌بندي کالاي خريداري شده تطبيق فاکتور با کالا تحويل نهايي کالا به مشتري 1 2 3 4 5 6 7 8 9
نمودار گردش کار فعاليت (2): فروش تلفني واحد ارسال (پيک) تحويلدار صندوقدار متصدي فروش تلفني مشتري اعلام تلفني ليست اقلام مورد نياز ثبت ليست اقلام مشتري جمع‌آوري اقلام درخواستي محاسبه جمع قيمت اقلام صدور فاکتور فروش بسته‌بندي اقلام درخواستي تحويل اقلام به پيک ارسال اقلام به مشتري کنترل صحت اقلام دريافت وجه اقلام دريافت وجه اقلام از پيک 1 2 3 4 5 6 6 7 8 9 10
نمودار گردش کار فعاليت (3): خريد کالا امور مالي انبار واحد حقوقي واحد تامين و تدارک واحد بازرگاني دريافت مشخصات کالا جمع‌آوري اطلاعات تامين کنندگان کالا دريافت شرايط تامين‌کنندگان کالا انتخاب تامين‌کنندگان کالا مذاکره نهايي با تامين‌کنندگان منتخب عقد قرارداد با تامين‌کنندگان منتخب دريافت کالا از تامين‌کنندگان پرداخت وجه کالاي دريافت شده اعلام ختم قرارداد 1 2 3 4 5 6 7 8 9
جريان کار سازماني ابعاد و اجزای اصلی هر جريان کار سازمانی: مراحل کاری (Tasks) تقدم و تاخر مراحل کاری (Task Sequence or Route) انجام دهنده مراحل (يا منابع کاری)
جريان کار سازماني انواع جريانهای کاری جريانهای کاری ساخت يافته مراحل کاری، تقدم و تاخر مراحل و منابع انجام دهنده کار از قبل مشخص و معين است. مثال: جريان يا فرآيند حواله پول در بانک – جريان ثبت نام در دانشگاه جريانهای کاری نيمه ساخت يافته غير قطعی بودن حداقل يکی و حداکثر دو بعد از ابعاد جريان کاری قبل از اجرای آن مثال: جريانهای کاری غيرساخت يافته غير قطعی بودن تمامی ابعاد جريان کاری مثال: فرآيند درمان بيماری – فرآيند تعمير اتومبيل خراب
جريان کار سازماني نکات مهم: مراحل پيش‌بيني شده براي انجام فعاليت سازماني در تعامل (ارتباط و تاثير گذاري دوطرفه) با ساختار اجزاي سازمان مي‌باشد. جريان کار هر فعاليت سازماني مي‌تواند داراي نقاط شروع و پايان متعدد و مختلف، بر اساس شرايط باشد. هر مرحله تعريف شده در جريان کار سازمان براي انجام هر فعاليت، بايد فقط و فقط داراي يک انجام دهنده يا متولي مشخص باشد. (اصل تخصيص يگانه يا Single Resource Planning ) هر جزء يا عامل اجرايي سازمان مي‌تواند عهده‌دار انجام مراحل مختلف تعريف شده در جريان کار انجام يک يا چند فعاليت باشد.
جريان کار سازماني نکات مهم (ادامه) هر يک از فعاليت پيش‌بيني شده در سازمان، بايد داراي جريان کار سازماني باشد. جريان کار فعاليت‌هاي سازماني را ميتوان در يک ماتريس گردش کار سازماني کلي، يا در ماتريس‌هاي گردش کار مجزا ثبت نمود.