PERUNTUKAN MASA UNTUK PERANCANGAN CHAPTER 3 GROWTH MANAGEMENT: PERUNTUKAN MASA UNTUK PERANCANGAN 11/18/2018 SYAHRINA ABDULLAH

OBJEKTIF: 1. Mengenalpasti faktor-faktor yang mencuri masa dan mengurus masa dengan efektif dan berkesan 2. Mengenalpasti keutamaan tugas dan kerja dengan efektif dan berkesan 3. Menyenaraikan langkah-langkah pengurusan aktiviti mingguan 4. Menyenaraikan cara berkomunikasi dan menggunakan maklumat dengan baik 11/18/2018 SYAHRINA ABDULLAH

PENGENALAN Menjawab persoalaan kenapa seseorang usahawan perlu mengurus masa dengan sempurna? Bagi menghadapi situasi kritikal (masa perkembangan perniagaan) dengan baik. Situasi kritikal yang tidak diduga seperti penurunan permintaan, kekurangan bahan mentah, ketidakstabilan ekonomi dunia dsbg. 11/18/2018 SYAHRINA ABDULLAH

PENGENALAN Growth stage – need proper planning of time management How to facing with the not important task; interrupting; financial planning. Respond of society needs and creates needs for them. Balance the entrepreneurial mindsets and management mindsets. 11/18/2018 SYAHRINA ABDULLAH

FAKTOR YANG MENCURI MASA Usahawan perlu menguruskan semua hal-hal berkaitan dengan perniagaan ini termasuklah berjumpa pelanggan, mesyuarat dengan pihak pengurusan organisasi, menguruskan hal kewangan, menguruskan hal pentadbiran, mengurus bahagian operasi, menguruskan temujanji, menguruskan pembelian dan penghantaran barang tepat pada masa dan lain-lain perkara yang berkaitan ataupun tidak berkaitan dengan urusan perniagaan. 11/18/2018 SYAHRINA ABDULLAH

WASTING TIME: Following factors: Tidak Meletakkan Objektif Jangka Pendek dan Matlamat Jangka Panjang dengan Jelas. Tidak Memfokuskan kepada Perkara Penting sebagai Urusan yang Paling Utama. Tidak Membuat Penyusunan Aktiviti yang Penting kepada Kurang Penting. Melakukan Sesuatu Tugas tanpa Membuat Perancangan. Tidak Mengikut Jadual Perancangan dan Pelaksanaan Aktiviti dan Kesuntukan Masa untuk Melaksanakan Tugasan Membuat Sesuatu Perkara Penting Pada Saat Akhir. 11/18/2018 SYAHRINA ABDULLAH

Tidak Meletakkan Objektif Jangka Pendek dan Matlamat Jangka Panjang dengan Jelas. Apabila seorang usahawan tidak meletakkan objektif jangka pendek dan matlamat jangka panjang dengan jelas, pembaziran masa, sumber, tenaga dan kos perniagaan akan berlaku. Apabila usahawan tidak membuat perancangan objektif dan matlamat bagi perniagaannya, perlaksanaan sesuatu aktiviti tidak dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya yang mana ini boleh mendatangkan keburukan kepada operasi perniagannya. 11/18/2018 SYAHRINA ABDULLAH

Tidak Memfokuskan kepada Perkara Penting sebagai Urusan yang Paling Utama. faktor yang mencuri masa ialah apabila usahawan tidak memfokuskan kepada perkara penting sebagai urusan yang paling utama. Dengan erti kata lain, usahawan tidak dapat membezakan perkara yang lebih utama kepada yang kurang utama ke atas perniagaannya. Ini boleh mengakibatkan perjalanan perniagaan tidak dapat dilaksanakan dengan berkesan dan efektif. 11/18/2018 SYAHRINA ABDULLAH

Tidak Membuat Penyusunan Aktiviti yang Penting kepada Kurang Penting. Apabila penyusunan aktiviti penting tidak dibuat dengan tersusun, perjalanan operasi perniagaan tidak berjalan seperti yang diharapkan dan ini boleh mengganggu operasi pengeluaran produk perniagaan tersebut. 11/18/2018 SYAHRINA ABDULLAH

Melakukan Ssesuatu Tugas tanpa Membuat Perancangan Apabila sesuatu tugas dilaksanakan tanpa membuat perancangan yang teliti, ini juga merupakan salah satu faktor yang mencuri masa seseorang usahawan kerana usahawan tersebut tidak melaksanakan tugasan seperti jadual perancangan yang lebih efektif. Perancangan dan penjadualan aktiviti mingguan perlu dilaksanakan bagi mengelakkan sebarang masalah dan kemungkinan yang bakal berlaku 11/18/2018 SYAHRINA ABDULLAH

Tidak Mengikut Jadual Perancangan dan Pelaksanaan Aktiviti dan Kesuntukan Masa untuk Melaksanakan Tugasan Apabila seseorang usahawan tidak mengikut apa sebenarnya yang dirancang, ini menyebabkan beliau tidak dapat menangani setiap tugasan dengan baik sebaliknya menyebabkan perlaksanaan tugasan tersebut dilakukan dengan tergesa-gesa. Ini mengakibatkan tiada kesempurnaan dalam merealisasikan tugasan serta aktiviti berkenaan. 11/18/2018 SYAHRINA ABDULLAH

Membuat Sesuatu Perkara Penting Pada Saat Akhir membuat perkara penting pada saat akhir juga menyebabkan banyak kesilapan terjadi dan ini mengakibatkan usahawan tersebut terpaksa membuat pembetulan ke atas segala kesilapan. Kesilapan ini boleh menyebabkan perniagaan kehilangan pelanggan sedia ada mahupun pelanggan baru. 11/18/2018 SYAHRINA ABDULLAH

BINCANGKAN Kenapa kita sebagai seorang usahawan perlu mengenalpasti faktor yang mencuri masa? 11/18/2018 SYAHRINA ABDULLAH

Pengurusan Masa yang Efektif Follow schedule Delegation of task Manage your time properly – set on what time you must finish your work Take note about your task Analyzing your task Relevant method to improve productivity Planning for tomorrow Set the time to finish all your work; find alternative if you failed Mind mapping 11/18/2018 SYAHRINA ABDULLAH

TIPS PENGURUSAN MASA YG EFEKTIF Membuat dan melaksanakan perancangan mengikut jadual. Mengagihkan tugasan kepada individu yang sesuai dan mampu melaksanakan dengan baik dan berkesan. Membahagikan waktu bekerja bagi penyelesaian tugasan dalam beberapa bahagian; seperti bahagian pertama (8.00 pagi – 10.00 pagi), bahagian kedua (10.30 pagi –12.30 tgh) dan bahagian ketiga (2.00 ptg – 4.00 ptg) bagi menyelesaikan setiap tugas dalam waktu tersebut. 11/18/2018 SYAHRINA ABDULLAH

TIPS PENGURUSAN MASA YG EFEKTIF Mencatat setiap tugasan yang telah dilaksanakan dengan terperinci serta merekodkan setiap tugasan di luar pejabat. Menganalisa tugasan setiap minggu dan membuat pemantauan terhadap tugasan utama kepada kurang utama, adakah segala perancangan terlaksana, pemantauan masa yang diperuntukkan bagi setiap tugasan serta menganalisa tugasan yang tertangguh dan masa yang terbuang. Menggunakan kaedah-kaedah yang sesuai bagi peningkatan produktiviti organisasi. Memperuntukkan masa yang lebih kepada tugasan yang penting dan peruntukkan masa yang kurang kepada tugasan yang kurang penting. 11/18/2018 SYAHRINA ABDULLAH

TIPS PENGURUSAN MASA YG EFEKTIF Mencatat segala keperluan tugasan untuk hari berikutnya. Membuat ‘target’ masa bagi menyelesaikan sesuatu tugasan dalam satu masa dan cari punca jika kita tidak menepati sasaran masa seperti yang diperuntukkan. Menyediakan peta minda dan membuat analisis terhadap log masa yang disediakan. 11/18/2018 SYAHRINA ABDULLAH

Mengurus Keutamaan Tugas Senaraikan semua tugasan utama (segera) setiap hari. Merancang dengan membuat pilihan. Mengikut panduan pengagihan tugasan. Memberi tumpuan kepada matlamat produktiviti 11/18/2018 SYAHRINA ABDULLAH

4 LANGKAH UNTUK LEBIH TERURUS: Mempunyai tujuan dan objektif Perancangan bagi Mencapai Objektif Melaksanakan Perancangan dengan Kreatif Menggunakan Masa pada Waktu Ketenangan 11/18/2018 SYAHRINA ABDULLAH

Tujuan dan Objektif sebagai seorang usahawan, anda perlulah menetapkan tujuan dan objektif yang jelas, tepat dan bersesuaian untuk perjalanan organisasi yang lebih lancar dan teratur. 11/18/2018 SYAHRINA ABDULLAH

Perancangan bagi Mencapai Objektif membuat perancangan langkah demi langkah untuk mencapai objektif-objektif tersebut. Alat yang dianggap paling berkesan untuk membuat perancangan yang sistematik adalah dengan menggunakan peta minda/carta gantt. Dengan menggunakan peta minda/carta gantt, anda akan dapat melihat dengan jelas dan melaksanakan perancangan organisasi dengan berkesan. 11/18/2018 SYAHRINA ABDULLAH

Melaksanakan Perancangan dengan Kreatif melaksanakan setiap perancangan dengan kreatif. Ini kerana perancangan dan idea yang kreatif dapat memastikan perjalanan operasi organisasi dapat dilaksanakan dengan sebaik mungkin. Jika perlu, anda juga boleh menukar perancangan anda mengikut pada kesesuaian dan kehendak keadaan. Sebagai seorang usahawan, anda juga boleh menukar objektif diri jika objektif sedia ada tidak lagi memberi anda motivasi dan dirasakan tidak bersesuaian dengan diri anda. 11/18/2018 SYAHRINA ABDULLAH

Menggunakan Masa pada Waktu Ketenangan Penggunaan masa pada sesi ketenangan dapat membantu anda dalam membina intuisi serta dapat membantu anda menyelesaikan masalah secara kreatif apabila wujudnya masalah yang kompleks 11/18/2018 SYAHRINA ABDULLAH

PENYUSUNAN AKTIVITI MINGGUAN Bertindak sebagai Kordinator dan Perancang yang Aktif. Menganalisa Aktiviti Penting Sejajar dengan Operasi Organisasi. Menyelesaikan Tugasan Ringkas dalam Masa yang Singkat. Memberi Peruntukan Masa untuk Membuat Perancangan 11/18/2018 SYAHRINA ABDULLAH

Bertindak sebagai Kordinator dan Perancang yang Aktif. Usahawan yang bijak akan mengurus aktiviti mingguan perniagaannya dengan sebaik mungkin. Beliau akan bertindak sebagai kordinator dan perancang yang aktif di dalam organisasinya bagi mengelakkan sebarang pembaziran masa dan sumber serta untuk mencapai objektif dan matlamat perniagaan dengan efektif. 11/18/2018 SYAHRINA ABDULLAH

Menganalisa Aktiviti Penting Sejajar dengan Operasi Organisasi. Ini adalah untuk memastikan tiada aktiviti penting tidak dilaksanakan atau ketinggalan dalam proses perancangan perniagaan di mana aktiviti-aktiviti yan penting inilah perlu untuk proses pertumbuhan dan perkembangan sesebuah perniagaan. 11/18/2018 SYAHRINA ABDULLAH

Menyelesaikan Tugasan Ringkas dalam Masa yang Singkat. Seterusnya usahawan perlu menyelesaikan tugasan yang dianggap ringkas dalam masa yang singkat serta memastikan tugasan tersebut dapat dilaksanakan dengan sempurna. Ini adalah supaya usahawan dapat menumpukan masanya kepada tugasan yang lebih rumit bagi memastikan kelicinan operasi perniagaan dalam penyusunan aktiviti mingguan. 11/18/2018 SYAHRINA ABDULLAH

Memberi Peruntukan Masa untuk Membuat Perancangan Usahawan perlu memberi peruntukan masa untuk membuat perancangan yang efektif dan produktif demi kepentingan organisasi. Masa yang diperuntukan ini secara tidak langsung dapat membantu usahawan merangka perancangan dan perjalanan perniagaan yang dapat memberi kelebihan persaingan berbanding pesaing yang sedia ada. 11/18/2018 SYAHRINA ABDULLAH

PENGURUSAN ALIRAN MAKLUMAT Mengurus Mesyuarat yang Efektif Mesyuarat adalah salah satu cara untuk kita sama-sama merealisasikan setiap aktiviti organisasi dengan berkesan dan lancar. Keberkesanan sesuatu mesyuarat merupakan panduan terbaik di dalam proses pembuatan keputusan yang efektif dan berkesan. Sebagai seorang usahawan mahupun pengurus sesebuah organisasi, mesyuarat yang tidak diuruskan dengan baik akan menyebabkan anda kerugian tenaga kerja dan masa. Anda haruslah ingat bahawa untuk memastikan perjalanan mesyuarat berjalan dengan lancar, anda haruslah sentiasa bertindak sebagai penyampai maklumat, pengkoordinasi dan menyediakan agenda mesyuarat dengan jelas sebelum mesyuarat tersebut dilaksanakan. 11/18/2018 SYAHRINA ABDULLAH

Garis panduan bagi mengurus mesyuarat dengan efektif Menyampaikan maklumat dan agenda mesyuarat sebelum mesyuarat diadakan. Memastikan semua ahli mesyuarat mempunyai maklumat yang betul berkenaan mesyuarat tersebut. Memastikan semua ahli mesyuarat bersetuju dan memahami agenda mesyuarat. Memastikan tiada gangguan luaran semasa mesyuarat diadakan. Menggalakkan sumbangan idea dan pendapat dari setiap ahli mesyuarat serta mengelakkan perpecahan mengikut kumpulan. 11/18/2018 SYAHRINA ABDULLAH

Memastikan semua minit mesyuarat dicatat dengan jelas. Membincangkan semua topik yang berkaitan dengan agenda mesyuarat yang telah dirancangkan. Memastikan semua minit mesyuarat dicatat dengan jelas. Memastikan semua ahli mesyuarat jelas terhadap isu-isu yang diperbincangkan. Memastikan setiap ahli mempunyai tanggungjawab bagi perjalanan aktiviti yang telah diperbincangkan dalam mesyuarat tersebut. 11/18/2018 SYAHRINA ABDULLAH

Sistem Rangkaian Maklumat yang Efektif Sumber: Timmons, J. A. and Spinelli, S.(2003). New Venture Creation: Entrepreneurship for the 21st Century, Mc Graw Hill, United State, 571. (rujuk modul PJJ – ms 50) 11/18/2018 SYAHRINA ABDULLAH

SISTEM RANGKAIAN MAKLUMAT YG EFEKTIF Sistem rangkaian maklumat yang efektif dapat membantu para pengurus dan usahawan mencapai hala tuju organisasi dengan berkesan. Ini kerana rangkaian maklumat yang efektif seharusnya mempunyai visi perniagaan dengan jelas, budaya pembelajaran kerja yang baik, nilai dan mind’set keusahawanan, rasa tanggungjawab dan akauntabiliti terhadap tugas serta dapat mencapai objektif dan matlamat usaha teroka. 11/18/2018 SYAHRINA ABDULLAH

Pengurusan Maklumat Berasaskan Sistem Komputer Using the computer – advantages: Save time Efficient Using technology Fast / service Improve quality of work 11/18/2018 SYAHRINA ABDULLAH

Using the computer - disadvantages: System down Computer at risk Safety of data/document Others factors??? 11/18/2018 SYAHRINA ABDULLAH

Pengurusan Maklumat Berasaskan Kertas Using note, book, document that using paper. Related to filing system ISO 9000 standard Record and keeping relevant document 11/18/2018 SYAHRINA ABDULLAH

Kesimpulan Usahawan harus peka terhadap faktor-faktor yang mencuri masa serta cara-cara mengurus masa dan tugas dengan efektif dan berkesan. Para pelajar juga diberi penerangan bagaimana untuk berkomunikasi dan menggunakan maklumat dengan baik serta membangunkan sistem pengurusan masa yang bersesuaian. 11/18/2018 SYAHRINA ABDULLAH