کاربرد تکنولوژی در سازمان رضا دادآفرین – تابستان 89

نبي اکرم : اي اباذر! ساعتي نشستن در مجلس علمي، محبوب تر است نزد خداوند از قيام هزار شب که در هر شب از آن هزار رکعت نماز گزارده شود.

کاربرد تکنولوژی در سازمان 1- مفاهيم، كاربردها و جايگاه تكنولوژي در سازمان 2- تكنولوژي، سازمان و موفقيت ها 3- تغيير و پيامدهاي آن 4- تاثير تكنولوژي بر مديريت 5- ابزارهاي كنترل تكنولوژي 6- تكنولوژي، سازمان و ساختار شغلي 7- اصول ارزيابي تكنولوژي و انتقال آن 8- مديريت استراتژيك تكنولوژي 9- نقش تكنولوژي در بنگاه ها

چالشهاي عمده جهان آينده چيست؟ جمعيت انرژي سواد رايانه‌اي اشتغال

آدميان نخستين و چند حقيقت از زمان آدم و حوا تا كنون 88 ميليارد نفر در سطح جهان زندگي كرده‌اند. هر انسان نياز به منابع دارد. رشد و توسعه هم مداوم نيست. كره زمين با محدوديتهاي زيادي مواجه است و نمي‌تواند هر جمعيت دلخواهي را پشتيباني كند. البته ظرفيت كره زمين هم مشخص نيست. در 40 سال گذشته توليدات مواد غذايي 2 برابر شده است.

چالش جمعيت

جهان به كجا مي‌رود؟

تصويري از اميد به زندگي فردا بر اساس فناوريهاي نوين! متوسط طول عمر در سال 1900 ميلادي = 47 سال متوسط طول عمر در سال 2000 ميلادي = 77 سال متوسط طول عمر در سال 100 سال گذشته 30 سال يا 64% افزايش نشان مي‌دهد! متوسط طول عمر در سال 2100 ميلادي با نرخ فوق = 126 سال

دو برابر شدن جمعيت جهان هر چند سال طول كشيده است؟ سال ميلادي جمعيت دو برابر شد ميليون نفر مدتي كه طول كشيد 1200 400 1400 1700 800 500 1900 1600 200 1965 3200 65 2003 6400 38

چالش سواد رايانه‌اي با همگرايي كه بين ويديو، صدا، تصوير، متن و تصاوير متحرك در فضاي ديجيتالي بر روي اينترنت بوجود آمده است مقرارات در بيشتر امور زندگي بشر در حال تغيير است. بدون سواد رايانه‌اي امكان زندگي در فضاي جديد نيست!

مفاهيم، كاربردها و جايگاه تكنولوژي در سازمان فناوری اطلاعات (Information Technology) با محوريت دانش و خردگرايي انسان و انديشه‌هايش به منظور بهره‌برداري از انديشه و سپردن امور تكراري و غير خلاق به ماشين و همچنين افزايش كارآيي و آزاد سازي مهارتهاي انساني ، در دهه هاي اخير مورد توجه خاصي قرار گرفته‌است.

مفاهيم، كاربردها و جايگاه تكنولوژي در سازمان از آنجائيكه فناوری اطلاعات (IT) به عنوان محور توسعه جوامع و سازمانها مطرح است، بنابراين طراحي ساختار آن نيازمند ژرف انديشي و تامل، همراه با ارائه مدل مناسب و بررسي مدلهاي موجود در سازمانهاي داخلي و خارجي است.

مفاهيم، كاربردها و جايگاه تكنولوژي در سازمان فناوری اطلاعات (IT)كه از تلاقي الكترونيك ، پردازش داده ها و ارتباطات ( مخابرات ) حاصل شده است، باعث از ميان رفتن فاصله ها و در كنار هم قرار گرفتن كامپيوترها و كاربران و همچنين مكانيزه شدن سيستمهاي ارتباطي و افزايش ظرفيتهاي انتقال داده شده است.

مفاهيم، كاربردها و جايگاه تكنولوژي در سازمان IT تمركززدايي و ايجاد ابر شاهراه و افزايش سرعت و كيفيت تصميم‌گيري و مديريت كارا را فراهم ساخته است.

مفاهيم، كاربردها و جايگاه تكنولوژي در سازمان بكار گيري فناوری اطلاعات در سازمانها تغييرات بنيادين را در كليه زمينه ها نويد مي‌دهد. همانطوريكه امروزه دنيا را نمي توان بدون صنعت برق در نظر گرفت دنياي امروز را نيز نمي توان بدون فناوري اطلاعات و ارتباطات تصور كرد.

مفاهيم، كاربردها و جايگاه تكنولوژي در سازمان حركت از جامعه صنعتي بسوي جامعه اطلاعاتي از تكنولوژي نيروافزا به تكنولوژي دانش افزا از اقتصاد ملي و سنتي بسوي اقتصاد جهاني دانش محور تغيير نگرش از كوتاه مدت به بلندمدت (Vision) از تمركز به عدم تمركز از كمك كردن به دولت به نهادها به سمت خودياري

مفاهيم، كاربردها و جايگاه تكنولوژي در سازمان از كار فردي به كار گروهي و مشاركتي از ساختار سلسله مراتبي به نظام شبكه‌اي از تجارت سنتي به تجارت الكترونيك از كار فيزيكي و متمركز به كار فكري و روش كار از راه دور از آموزش سنتي به آموزش الكترونيكي

مفاهيم، كاربردها و جايگاه تكنولوژي در سازمان در جهان امروز فناوری اطلاعات امكان سودمندي و كارآمدي اطلاعات را ممكن ساخته است. بكارگيري فناوری اطلاعات (IT)، تحول گسترده اي را در امور اداري و سيستم‌هاي اطلاعاتي باعث شده است، طوريكه امكان انتقال الكترونيكي داده ها ، مدارك، اسناد و مكاتبات مختلف از طريق كامپيوتر و خطوط ارتباطات مخابراتي فراهم‌شده است.

مفاهيم، كاربردها و جايگاه تكنولوژي در سازمان مطالعات و تحقيقات نشان مي دهد كه بين سرمايه گذاري در IT و بازده موسسات و بهره‌وري نيروي انساني ارتباط دو سويه مثبتي وجود دارد.

تغيير در سرمايه گذاري ملموس و غير ملموس 1978 1999 1997 سرمايه‌هاي ملموس 80% غير ملموس 20% 50% 27% 73% 2005 ؟% Why are intellectual assets important? Look at the monetary values attributed to intangibles! Eg – More than £20bn in Scottish SMEs alone Eg – Microsoft has $1.9bn in property and equipment and market capitalisation of $328 billion Even back in 1996, GEC’s market cap was 82%, Intel was at 85% and Coca Cola was 96%!! But why are they so highly rated by investors, shareholders and others?

مفاهيم، كاربردها و جايگاه تكنولوژي در سازمان فناوری اطلاعات توانايي سازمانها را افزايش مي‌دهد و اين در نتيجة افزايش تنوع محصولات و بهبود كيفيت و جلب رضايت مشتري است.

شرکت نايک عينک هايي را توليد کرده که ميتوانند محيط ديد را 180 درجه گسترش دهند .و به طور مثال کمک خوبي است براي کساني که سوار بر دوچرخه قصد عبور از ميدان ها را دارند.

مفاهيم، كاربردها و جايگاه تكنولوژي در سازمان فناوری اطلاعات سبب تسهيل روند اداري و افزايش بازده نيروي انساني و مديريت مي‌شود. يكي از نتايج عمده فناوری اطلاعات (IT) تمركز زدايي در عين تمركزگرايي است . بدين معني كه مي‌توان كارها را از راه دور انجام داد بدون آنكه لازم باشد تا در محل حضور فيزيكي و مستمر داشته باشيم كه اين ويژگي بر كوتاه شدن فواصل زماني و مكاني به عنوان يك ابر شاهراه تاكيد دارد.

مفاهيم، كاربردها و جايگاه تكنولوژي در سازمان فناوری اطلاعات امكان افزايش سرعت و كيفيت تصميم‌ گيري و مديريت را فراهم مي‌نمايد. فناوری اطلاعات (IT) به عنوان يكي از مهمترين ابزار جهت مشاركت در بازار جهاني است.

مفاهيم، كاربردها و جايگاه تكنولوژي در سازمان از ويژگيهاي اساسي عصر حاضر، اطلاعات و تبديل آن به دانش است . چنين ويژگي تاثير زيادي روي نهادهاي اجتماعي و اقتصادي جوامع خواهد گذاشت . نهادهاي اجتماعي بايد بر اساس آن تجديد بنا و تغيير ساختار دهند.

مفاهيم، كاربردها و جايگاه تكنولوژي در سازمان گفته مي شود كه فناوری اطلاعات (IT) توانايي سازمان را افزايش مي دهد با اين وجود چنين پيشرفتهايي اغلب سبب بهبود عملكرد مالي سازمانها نمي شود. ساز و كار و برنامه‌هاي استراتژيكي خاصي نياز است تا به اين اهداف اساسي در بكار گيري فناوری اطلاعات (IT) در سازمان دست يافت.

مفاهيم، كاربردها و جايگاه تكنولوژي در سازمان دكتر رومار استاد دانشگاه بركلي در نظريه خويش «رشدجديد اقتصادي» عنوان مي‌كند كه در عصر حاضر، عامل رشد اقتصادي سرمايه ، نيروي انساني‌ و مواد خام نيستند بلكه دانش و افكار جديد سبب شكوفايي اقتصادي مي‌شود و سرمايه كشورها تابعي از علم و عقايد است.

محور هاي بكارگيري IT در سازمان 1- مردم 2- زير ساخت 3- كاربردها آموزش، افزايش مهارت و فرهنگ سازي محور اساسي اوليه است كه به عنوان مردم مطرح است. شبكه، تجهيزات فني ، مقررات و قوانين محور زيرساخت است. آموزش الكترونيك ، سيستم بدون كاغذ، كنفرانس راه دور، دولت الكترونيكي، تجارت الكترونيك و … از محورهاي كاربرد IT مطرح هستند.

پياده سازي IT در سازمانها در بحث اجرا ي فناوری اطلاعات (IT) در سازمان دو ديدگاه اساسي و لازم و ملزوم هم كه مديريت سازمان و مديران IT بايد بدان توجه نمايند ، وجود دارد: ديدگاه فني و مهندسي – ديدگاه‌مديريتي

پياده سازي IT در سازمانها در ديدگاه فني و مهندسي ، بررسي مسائلي همچون: آموزش نيروي انساني - نرم افزار- سخت افزار - اطلاعات و داده هاي خام و سيستمهاي ارتباطي عوامل پنج گانه اي هستند كه بايد مورد توجه قرار گيرد. در اين بخش اولويت بندي اجزاء فوق از نظر زمان اجرا و انتخاب موارد ، مهمترين عنصر بكارگيري در ساختار IT هستند.

پياده سازي IT در سازمانها در ديدگاه مديريتي طراحي و پياده سازي سيستمهاي اطلاعاتي مطرحند كه امروزه در سازمانهاي مختلف پياده سازي و اجرا شده‌اند.

اجرا و بكارگيري IT بكار گيري و اجراي فناوری اطلاعات (IT)در سازمانها يك نسخه تجويز شده كلي نيست و نمي‌توان با يك برنامه جامع فناوری اطلاعات براي كليه سازمانها و شركتها ، ساختار IT را پياده سازي و اجرا نمود. مهمترين عوامل كه در پياده سازي فناوری اطلاعات (IT) در هر سازمان بايد مورد نظر و توجه قرارگيرد ، عبارتند از:

اجرا و بكارگيري IT 1- فرهنگ سازي : بستر سازي فرهنگي در هر سازمان جهت اجراي موفقيت آميز IT لازم مي‌باشد. 2-اعتقاد وباور مديران ارشد سازمان: هرچه مديران ارشد سازمان به IT به عنوان يك مقوله لاينفك از سازمان خويش توجه كنند ، موفقيت بكارگيري آن سريعتر و بيشتر خواهد بود. IT مثل تيغ جراحي اگر در گلوي مدير سازمان باشد نافذتر مي باشد.در اين راه اعتقاد و اطمينان مديران به آينده مؤثرترين عامل در موفقيت بكارگيري IT است.

اجرا و بكارگيري IT 3- آفت شناسي: مشكلات و موانع بكارگيري و پياده سازي IT در سازمان دقيق و علمي بررسي و برنامه‌ريزي‌شود. 4- سوق به سمت ساختار فرآيندي : ساختار سازمانهاي مرتبط با IT بايد از ساختار وظايفي خارج و به سمت ساختار فرآيندي سوق داده شود. 5-درگيري كليه افراد سازمان در امور IT: كليه اعضاي سازمان از مدير ارشد تا كارمندان سطح عملياتي بايد به عنوان كارشناسان IT شناخته شوند.

اجرا و بكارگيري IT 6- بهبود شاخصهاي بهره وري : شاخصهاي اندازه گيري بهره وري در سازمان بايد به سمت بهبود رشد نمايد و از اطلاعات جهت تبديل به دانش استفاده شود.   8- كوچك سازي : خارج كردن فعاليتهاي غير محوري از محيط سازمان كه كوچك سازي گفته مي‌شود ، از ضروريات ملي بشمار مي رود.

1- برنامه ريزي استراتژيك براي توسعه فناوری اطلاعات (IT) : برنامه جامع توسعه فناوري اطلاعات IT MASTER PLAN 1- برنامه ريزي استراتژيك براي توسعه فناوری اطلاعات (IT) : كه بر چهار اصل اساسي استوار است : -فناوری اطلاعات يك امر حياتي است. -فناوری اطلاعات يك منبع اساسي براي آموزش ، تحقيقات و همكاريهاي اجتماعي مي باشد. -فناوری براي مديريت داده ها و اطلاعات بسيار اساسي و مهم است. IT- استراتژي ارزيابي عملكرد سازمانها را نشان مي دهد.

2- تعيين وضعيت موجود از ديدگاه) ITشناخت وضع موجود( برنامه جامع توسعه فناوري اطلاعات IT MASTER PLAN 2- تعيين وضعيت موجود از ديدگاه) ITشناخت وضع موجود( -جايگاه سازماني و تشكيلاتي سازمان و تاثير آن بر فعاليتهاي بخش IT -تجهيزات سخت افزاري موجود و فناوریهاي مرتبط در حال بهره برداري . -فناوریهاي نرم افزاري استفاده شده در سيستمهاي كامپيوتري موجود. -سيستمهاي كامپيوتري موجود. -ارتباطات دستي و كامپيوتري بين سيستمها. -نقاط قوت و ضعف سازمان از نقطه نظر IT

- سيستم IT موردنياز سازمان براي رسيدن از وضع موجود به وضع مطلوب. برنامه جامع توسعه فناوري اطلاعات IT MASTER PLAN 3- تعيين نياز هاي آينده - سيستم IT موردنياز سازمان براي رسيدن از وضع موجود به وضع مطلوب.   -ارتباطات بين سيستمهاي مبتني بر IT در شرائط مطلوب. -فرصتها و تهديدهاي حاصل از توسعه IT   -تعريف و پيش بيني پروژه هاي تكميلي با توجه به SWOT سازمان. فرصتها و تهديدها – قوتها و ضعفها Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats

موانع بكارگيري IT در سازمانها -1مديران عالي -2كاركنان بخش IT -3ساير كاركنان عملياتي : گروهي كه سواد كامپيوتري ندارند كساني كه سواد كامپيوتري دارند -4كمبود امكانات مالي و عدم اولويت بندي در تخصيص سرمايه -5كمبود همكاري بين واحدهاي تحقيق و توسعه. 6-آموزش و زيرساخت نامناسب -1مديران عالي: اكثر مديران عالي به اندازه كافي نقش IT را درك نمي كنند. اين افراد رويكرد يكپارچه‌سازي را آغاز نمي كنند و در مقابل يكپارچه سازي پيشنهاد شده به دليل ترس از عدم توانايي بعدي در درك فرايند يا كنترل آن مقاومت مي كنند. در صورتي كه اگر كوره سوادي راجع به IT داشته باشند، ممكن است ذهنيت جديدي داشته باشند. اما به هيچ وجه دورنماي آن ها از سازمان و يا شركت منطبق بر عصر اطلاعات نيست.   -2كاركنان بخش IT: اين افراد نيازهاي اطلاعاتي مربوط به مديران را درست درك نمي كنند و تنها به فناوری علاقه مندند. متخصصين IT آمادگي پشتيباني يا مشاركت در رويكردهاي اصلاحي مبتني بر اطلاعات را ندارند. -3ساير كاركنان عملياتي : وجه غالب كاركنان فهم استراتژيك ناچيزي از اطلاعات دارند، اما مي‌توان آن ها را به دو گروه تقسيم كرد: -گروهي كه سواد كامپيوتري ندارند و از طرف IT و فرهنگ مربوط به آن احساس تهديد مي‌كنند. اين گروه از كاركنان به دليل ترسشان در مقابل هر نوع اصلاحات عصر اطلاعات مقاومت مي‌كنند. -كساني كه سواد كامپيوتري دارند، بدون توجه به نياز مبرم به ايجاد هماهنگي ميان فعاليتهاي IT، مي‌خواهند برنامه خود را دنبال كنند. اين افراد به هيچ وجه مايل نيستند كه تلاش‌هاي خود را در قالب يك برنامه اصلاحي جامع تر تعالي ببخشند و بنابراين هر نوع تلاش سازماني با رويكرد يكپارچه سازي نسبت به اصلاحات عصر اطلاعات را تضعيف مي كنند.

توصيه ها يي براي اجراي IT در سازمانها -در جايگزيني شيوه هاي سنتي با شيوه هاي جديد مبتني بر فناوري اطلاعات اولويت با سيستمهايي است كه تاثير و نقش بيشتري در بهبود ارائه خدمات به مردم داشته باشد. -در جايگزيني شيوه هاي سنتي با شيوه هاي جديد مبتني بر فناوري اطلاعات، اصلاح و بهبود روشها و سيستمهاي دستي بر مكانيزه كردن عمليات تقدم و اولويت دارد.

توصيه ها يي براي اجراي IT در سازمانها -اصلاح و بهبود شيوه ها و سيستم هاي به كارگرفته شده لازم، در قالب طرح در سازمان در ابتدا مشخص و دنبال گردد.   -حركتها بايد به سمت سازمانهاي كوچك، انعطاف پذير ، كارا و مديريت متمركز با استفاده از فناوری اطلاعات و قابليتهاي آن باشد.  

توصيه ها يي براي اجراي IT در سازمانها -به كارگيري و توسعه سيستمهاي كاربردي مكانيزاسيون و اطلاعات مديريت(MIS) همراه با برنامه ريزي و كنترل و حركت به سمت ادارات و سازمانهاي بدون كاغذ از اولويتهاي بكارگيري IT خواهد بود.   -تربيت و افزايش قابليت نيروي انساني براي طراحي ، پياده سازي و توسعه سيستمهاي كاربردي مبتني بر IT از سياستهاي اصلي است كه هر سازماني بايد آنرا در سرلوحه برنامه خويش قرار دهد.

نتيجه گيري براي آنكه فناوری اطلاعات به صورت راهبردي در سطح سازماني مورد استفاده قرارگيرد، به برنامه ريزي دقيقي نياز است. اين برنامه ريزي شامل مطالعه عميق در فرهنگ سازمان ، توانايي سازمان ، انجام تغييرات ، محيط خارجي سازمان، ميزان پشتيباني مديريت ، نيازهاي اطلاعاتي سازمان و راههاي برآورده ساختن آنها مي شود.

نتيجه گيري همچنين بايد مهارتهاي موجود در سازمان در زمينه فناوری اطلاعات بررسي گردند تا اطمينان حاصل گردد كه نيروي انساني مناسب و كافي براي نگهداري سيستم ها هم در بعد سخت افزار و هم نرم افزار وجود داشته باشد.

نتيجه گيري كمبود دانش مديران در زمينه IT مانع پذيرش اين فناوری در سازمانها است. در نتيجه قبل از آنكه IT بتواند به نحو مؤثري در سطح سازمان به خدمت گرفته شود.مديران بايد در زمينه هاي مختلف اين فناوری آموزش داده‌شوند. اما متاسفانه مديران آنچنان درگير ديگر جنبه هاي تكنيكي و انبوه كاريها شده اند كه امكان توجه بر ديگر ابعاد مديريت سازمان وجود ندارد.

نتيجه گيري استراتژي بكارگيري IT (suit, strategic-uses of IT) به مديران IT جهت در اختيار درآورن فرصتهاي موجود در موقع اجراي ITكمك مي نمايد. به منظور جلوگيري از صرف هزينه هاي مجدد و موازي و تاخير در اجراي پروژه هاي بزرگ توسعه IT در سازمانها ابتدا بايد استراتژي توسعه با ذكر جزئيات، زمانبندي ، ابزارهاي دستيابي و راههاي موجود تدوين و تصويب شود.

نتيجه گيري برنامه ها بايد از استراتژيهاي مدير محوري به برنامه محوري در فناوري نوين تغيير وضعيت دهند. در تنظيم فعاليتهاي مرتبط با IT بايد وضعيت جاري ، جهت حركت ، هماهنگي تلاشها ، چارچوب سرمايه گذاري، تخصيص بودجه، اعتقاد و اطمينان مديران و فعاليتهايي كه بايد در طي يك دوره آينده صورت گيرد، تعريف و مشخص گردند.