مهارات التفاوض ابريل 2007

ماهو التفاوض؟ يحدث التفاوض عندما يجلس شخصان أو اكثر يحملون وجهات نظر مختلفة لمحاولة التوصل إلي اتفاق بالتراضي حول بعض الموضوعات و يمكن أن تكون وقتية أو مستمرة. التفاوض نوع من التواصل (COMMUNICATION) تواصل إقناعي (PERSUASIVE COMMUNICATION) ويمكن وصفه بكلمة واحدة المساومة. إذا كان "التواصل الإقناع" يعني الحصول علي ما تريد فان التفاوض هو الحصول علي احسن وضع يكمن تحقيقه BEST POSSIBLE DAEL بمعني أن تحصل علي ما تريد بأحسن الوسائل الممكنة.

أربعة قواعد أساسية للتفاوض 1/ اجعل هدفك تحقيق اكبر مكسب (AIM HIGH) :- * صنف الامتيازات وفق التالي:- الضروري المثالي ما يمكن التنازل عنه 2/ اعرف كشف ما يود الطرف الآخر الحصول عليه his shopping list اعتمد في ذلك علي:- التحضير المعرفة السابقة الخبرة طرح الأسئلة

أربعة قواعد أساسية للتفاوض 3/ تذكر كل حزمة كل الوقت تدخل كل العناصر و ربطها في كل الأوقات يساعد في الوصول بالتفاوض لغايته؟. 4/ واصل البحث عن "المتغيرات" :- كن مرنا و لا تتقيد بقوالب جاهزة سلفا تقبل المستجدات و لا تفاجأ بها

مبادلة الامتيازات الامتيازات (المتغيرات):- هي العناصر المختلفة (الموضوعات الشروط) التي تخضع لعملية الحوار و المناقشة أثناء عملية التفاوض (الحزمة). يتطلب التفاوض مبادلة الامتيازات سواء كانت محسوبة أو غير محسوبة (كبيرة أم صغيرة) و ذلك وفق الآتي:

لا تتنازل عن شيء بل بادله بمقابل * اتبع طريقة " إذا عليه ". ركز علي قيمة ما تعرض من خلال:- * توضيح التكلفة * ضاعف قيمته بمصداقية * اربط منحه بمشكلة سوف تواجهك * اشر إلي أن ذلك يتعدي واجبك الرسمي قلل من قيمة ما يعرضونه و من أهميته لك مقارنة بما تعرضه لهم:- لا تبالغ في الشكر قسم ما يعرضونه عليك لاجزاء صغيرة بغية حثهم علي المزيد اذكر أن ذلك خطوة صغيرة للأمام اظهر قبولا مختصرا لما يعرض "جيد لنكمل ذلك حسب المقترح" اذكر أن ذلك لا يضيف لك شيئا ذا بال وضح أن قبولك لما يعرض فقط لارضاء الطرف الآخر

أساليب تستخدم أثناء التفاوض تخير البداية الصحيحة "ساعد في خلق جو جيد" حدد أهداف عالية ثم تبادل الامتيازات الجأ للتخليص مرة بعد أخرى استعمل الصمت في الوقت المناسب و بالطريقة المناسبة اقرأ بين السطور لإدراك المعني الحقيقي راقب لغة الجسد قدم ثناء معقولا علي الخطوات التي تمت و ما تم الاتفاق عليه أخف مشاعرك الحقيقية "إذا تحصلت علي امتياز كبير فمن الأحسن بان توحي تعابير وجهك و حركة جسدك بأنه قليل. الموضوعات الصعبة اتركها إلي أن تستطيع أن تخلق جوا وديا و تتأكد من سير العملية بانسياب.

مواصلة الأساليب استعمل الصمت للتفكير استفد من أساليب التأخير لا تجعل لسانك يسبق عقلك شجع الطرف الآخر علي فعل ذلك لا تضغط اكثر من اللازم = خطر الانهيار قبل أن تقدم عرضا تأكد من أن كل ما يخص الموضوع قد طرح للنقاش يمكنك السؤال "هناك شيء تودون أضافته لهذا الموضوع" لا تطرح تواريخ محددة لاداء العمل لا يكمن التراجع عنها. تذكر أن "العقبان" و الامتيازات يمكن مقايضتها. كل ما يطرح كثابت لدي الطرف الآخر يمكن جعله متغيرا. ثابت يعني انهم لا يريدون التفاوض حوله و لا يعني انهم لا يستطيعون التفاوض حوله. إذا انتهت المفاوضات ، تحرك لمناقشة موضوعات أخرى حتى لا تفاجأ بمن يقول "تصور في الموضوع الأول نسينا أن" تكون العودة للمربع الأول.

تمرين (1) القراءة بين السطور تمرين (1) القراءة بين السطور أحيانا تسمع جملا تستطيع أن تستشف من خلالها بعض الرسائل التي لا يتم الإفصاح عنها بوضوح من صياغة الجمل و لكنك ربما تستطيع القراءة بين كلماتها و سطورها فلنحاول قراءة الجمل التالية قراءة صحيحة:- عندما يقول الطرف الثاني فان ذلك يعني:- أنا غير مفوض للموافقة لعلي في العادة نحن لا نفعل ذلك .. يمكننا مناقشة هذه النقطة. نحن غير مستعدين لمناقشة هذا في الوقت الحالي. يبدو هذا اتفاقا معقولا جدا. لا أستطيع أن أقول إنني سعيد بهذا الاتفاق و لكن. أننا سوف نجد انه من الصعب جدا الوفاء بالموعد الذي تم تحديده سعرنا لهذه الكمية (X)

حل التمرين (1) فان ذلك يعني لكن هناك شخص آخر مفوض. و لكن يمكن أن نعتبر ذلك استثنائيا. هذه النقطة قابلة للتفاوض. و لكننا سوف نناقشه لاحقا. هذا هو الوضع المثالي بالنسبة لنا. أوافق لكن ربما اطلب شيئا آخر. إذا أوفينا به فان ذلك يستحق شيئا توجد كمية اكبر عندما يقول الطرف الثاني أنا غير مفوض للموافقة علي. في العادة نحن لا نفعل ذلك يمكننا مناقشة هذه النقطة نحن غير مستعدون لمناقشة هذا خاليا. يبدو هذا اتفاقا معقولا جدا لا أستطيع أن أقول أنني سعيد بهذا الاتفاق و لكن إننا سوف نجد انه من الصعب جدا الوفاء بالموعد الذي تم تحديده سعرنا لهذه الكمية (X)

الاستماع الجيد المفاوض الممتاز يستمع بحرص و لا يفوته شيء:- لا تفعل:- الانصراف و الانشغال بأشياء أخرى التفكير في خطواتك القادمة الانفعال الافتراضات افعل:- تيقن من بعض المعلومات (أسال) أسال كما كان ذلك ضروريا "أسئلة مفتوحة الإجابة" اظهر اهتمامك بحديث الآخرين (خلق الإنسان بأذنين و فم واحد و ذلك يوحي بنسبة الاستعمال)

خطوات هامة في المفاوضات قبل البداية (التحضير) من سبعة عناصر أساسية:- تعرف علي احتياجات الطرف الآخر . حدد الأهداف بوضوح (SMART) واضعا في الاعتبار احتياجات الطرف الآخر حدد عناصر التفاوض قرر في موضوع الامتيازات و قيمتها احسب التكلفة الكلية للحزمة طريقة التفاوض أشبه بالمرجيحة : نقطة الاتفاق تمثل نقطة التوازن استعد لعقد اجتماع

أثناء المفاوضات أبدأ الحديث عن موضوع محايد. استمع يدا لما يقال وخذ وقتا كافيا قبل الرد. احتفظ بهدوئك ولا تنفعل. استعمل الأسئلة بكثرة واستفد من التلخيص. عندما ترفض شيئا أكد للطرف الآخر بأنك سوف تبذل كل جهد ممكن لإيجاد مخرج. استخدم التأجيل للآتي : لالتقاط الأنفاس. لامتصاص موقف محرج. لاعادة الترتيب والتشاور. لكسب الوقت / لإهداره.

مواصلة أثناء المفوضات أعرف بوضوح المرحلة التي بلغتها المفاوضات في كل فترة. امنح التنازلات ببطء وبحجم قليل وتحصل على مقابل لها. المفاوض الجيد هو الشخص الملم بكل التفاصيل المالية ،المستعد جيدا قبل الجلسة ( استعمال الآلة الحاسبة ).

عند النهاية كن حذرا تجاه العروض التي توصف بأنها نهائية. اترك مساحة للطرف الآخر ليحس بالانتصار. لخص. اكتب تفاصيل الاتفاق. قم بتهيئة فريقك والفريق الآخر.

بعد المفاوضات استعرض ما تم الاتفاق عليه. تأكد من إبلاغ نتيجة المفاوضات لكل الأطراف ذات الصلة في الجانب الخاص بك والتي لم تشارك في تلك المفاوضات. تأكد من تنفيذ ما اتفق عليه. تابع نتائج الاتفاق. هيئ المناخ للمفاوضات القادمة ( إن وجدت )

نصائح أخيرة لا تبالغ في رد الفعل لا تكن عاطفيا لا تفقد الصبر .لا تكن منفرا لا تكن استفزازيا لا تكن مسيئا لا تضغط اكثر من اللازم لا توافق أبدا علي شئ لا تريده .. إذا لم تتحصل علي الحد الأدنى فالانسحاب أجدى.

قائمة مراجعة التفارض المقصود هو اربح – اربح لا تنسي التحضير الجيد و الخطة المحكمة تذكر الاحترام المتبادل و المرونة (عدم المكايدات و المكابرة و الصدام) الصبر مفتاح النجاح التعاطف مع الطرف الآخر ضروري (ضع نفسك مكانه) لا تستعرض و لا تستفز الآخرين: قف بحزم مع وجهة نظرك و تمسك بأهدافك. كن دبلوماسيا في التعبير عن الرفض أو عدم الموافقة تدرج في منح الامتيازات بطريقة تصاعدية و بالتبادل لا تجعل الإتقان عدو للعمل الجيد 100% مستحيلة كن منفتحا و موضوعيا (وضح المقاصد) لا تقلل من شأن الآخرين و مقدراتهم (قفاز الحرير ربما يخفي قبضة حديدية اعرف متي تلغي كل الموضوع هذا افضل من الموافقة علي صفقة خاسرة لكن النهاية إيجابية قم بتهيئة الفريقين.