Provedba specifičnih ugovora Specific Framework Contract (provedba okvirnih ugovora – Framework Contracts) Zagreb, 16. lipnja 2010.

Sadržaj Okvirni ugovor Specifični ugovor Opće odredbe okvirnih ugovora Aktivnosti Rezultati – izvršenje i odobrenja Izvještavanje Opće odredbe okvirnih ugovora Izmjene ugovora Financijske odredbe

Okvirni ugovor – Framework Contract Ugovori sklopljeni između službi Europske Komisije i (potencijalnih) pružatelja usluga – bez ugovaranja iznosa Pružaju osnovu za transparentno i brzo ugovaranje specifičnih ugovora Grupe usluga (Lots) Okvirni opis poslova (Global Terms of Reference)

Specifični ugovori – Specific Contract Ugovori o pružanju usluga vrijednosti veće od 10.000 eura i manje od 200.000 eura Ugovori na temelju (jediničnih) iznosa naknada stručnjaka ili na temelju ukupnog iznosa usluga (Fee based vs. Global price) Razdoblje provedbe ugovora ne prelazi 760 kalendarskih dana (24 mjeseca) Ukupan angažman pojedinog eksperta ne prelazi 260 radnih dana Omogućavaju najbržu mobilizaciju stručnjaka (Procedura ugovaranja minimalno 2-3 mjeseca)

Specifični ugovor - sadržaj Financijska ponuda Životopisi stručnjaka + izjave (Statement of exclusivity and availability) Specifični opis poslova (SToR) = Specifični ugovor Opći uvijeti - General Conditions (nisu dio ugovora!) GUIDELINES Framework Contract Beneficiaries (nisu dio ugovora)

Specifični ugovor - SToR Poglavlje - ‘Requested services, including suggested methodology’ - Popis aktivnosti koje je pružatelj usluga dužan izvršiti u sklopu projekta Poglavlje - ‘Required outputs’ - Mjerljivi rezultati svake pojedine aktivnosti koji služe kao indikatori tijekom praćenja provedbe

Specifični ugovor - SToR Poglavlje - ‘Planning including the period for notification for placement of the staff’ - planirana dinamika projekta Poglavlje – Reporting - ‘Reporting content’ – popis izvještaja koje želimo + opis svakog pojedinog izvještaja

Specifični ugovor - SToR Izvještaji: Početni izvještaj (Inception report) Završni izvještaj (Final Report) Tehnički izvještaji (Monthly; Quarterly; Report per activitiy) Poglavlja Submission/comments timing i Number of report(s) copies

Opći uvjeti okvirnih ugovora – General Conditions Opći uvijeti ugovora Članak 16 – Personell and equipment – određuje početak rada Članak 17 – Replacement of personnel – uvijeti pod kojima se pojedini stručnjak može zamijeniti

Opći uvjeti okvirnih ugovora – General Conditions Članak 20 – Amendment of Contract – izmjene ugovora – putem naloga (administrative order - AO) i putem dodatka ugovoru (Addendum) AO primjenjiv: izmjena ne utječe na osnovnu svrhu projekta (npr. Produljenje roka provedbe; izmjena količina dodatnih troškova; rad vikendom;); Financijska realokacija do 15% iznosa ugovora

Opći uvjeti okvirnih ugovora – General Conditions Dodatak ugovoru potreban: Izmjena stručnjaka Financijska realokacija veća od 15% iznosa ugovora Uvođenje novog dodatnog troška G.C. - zahtjev za izmjenom ugovora min 14 dana prije nego promjena treba nastupiti

Financijske odredbe Global price (lump sum) vs. Fee based Plaćanja Proračun Prihvatljivi troškovi Neprihvatljivi troškovi

Global price vs. Fee based Ugovori temeljeni na ukupnom iznosu (Global price) Izravno povezani sa odobravanjem outputa (čl. 27 GC) Fiksna cijena Ugovori temeljeni na iznosu naknada (Fee Based) Temeljeni na stvarno nastalim troškovima (time sheets, računi, putne karte i sl.)

Plaćanja Pred-plaćanje - 60% - 45 dana od dostave potpisanog ugovora i financijske garancije (>150.000,00 eur) Međuplaćanje - može biti definirano u Posebnim uvjetima ugovora (čl. 7.2) Završno plaćanje - do 40% - 45 dana od odobrenja izvješća/outputa ili zaprimanja računa Plaćanja se vrše na račun objavljen na EuropeAid web site-u. http://ec.europa.eu/europeaid/work/framework-contract/beneficiaries-2009/documents/a_3_4_prices_bank_account_benef_2009_en.xls

Proračun Fees Reimbursable costs (per diem, international travel, local travel, services) http://ec.europa.eu/europeaid/work/framework-contract/beneficiaries-2009/documents/4_2_2_offer_en.xls

Prihvatljivi troškovi Naknade stručnjaka (Fees) pokrivaju plaću stručnjaka (uključujući i njegovu opremu poput telefona, kompjutera) administrativne troškove (iznajmljivanje prostorija, tajništvo, produkciju 10 kopija završnog izvješća) Isplaćuju se na temelju Time Sheets

Prihvatljivi troškovi Per diems – pokrivaju smještaj, obroke, prijevoz u mjestu (gradska vožnja) Plaćaju se po noćenju ako se aktivnost odvija van mjesta stanovanja (u pravilu ne vrijedi za lokalne stručnjake) Uključuju i dan putovanja (čak i vikend) Ne primjenjuju se na sudionike studijskih putovanja Do visine iznosa objavljenog na EuropeAid web stranici

Prihvatljivi troškovi Troškovi putovanja - međunarodni - ekonomska klasa (avion), 1. klasa (vlak) - boarding pass, putna karta - lokalni - ukoliko je predviđeno ugovorom - isključivo međugradski prijevoz – gradski prijevoz je pokriven iz per diem-a - svi troškovi uključeni u cijenu karte (npr. naknade agencija, naknade za plaćanja kreditnim karticama i sl.) su prihvatljivi

Prihvatljivi troškovi Services - računi moraju glasiti na ugovaratelja ili člana konzorcija (ne na stručnjaka ili neku treću firmu) - računi koji glase na druge valute preračunavaju se u EUR po tečaju za mjesec u kojem je račun izdan Web site – BUDGET - računi moraju biti u originalu

Neprihvatljivi troškovi PDV Troškovi nastali van razdoblja implementacije Troškovi koji prelaze ugovorene iznose Troškovi koji nisu predviđeni ugovorom

Pitanja?

Korisni linkovi http://ec.europa.eu/europeaid/work/framework-contract/beneficiaries-2009/index_en.htm http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm

HVALA NA PAŽNJI! Davorka Žagar, Ured za financije i računovodstvo, savjetnik, davorka.zagar@safu.hr Ines Gruica Devčić, Ured za pripremu i provedbu projekata, voditelj odjela, ines.gruica@safu.hr