Zagreb, SAFU, Velika dvorana, 17. ožujak 2010. Praktični vodič kroz postupke nabave EU u kontekstu zemalja nečlanica (Practical Guide to Contract procedures for EC external actions) Dalibor Puhar Zagreb, SAFU, Velika dvorana, 17. ožujak 2010.

Ciljevi prezentacije Upoznati sudionike na prezentaciji sa: Sadržajem i kontekstom PRAG-a Upoznavanje sa osnovnim principima nabave kako ih definira PRAG Upoznavanje sa glavnim vrstama natječaja Upoznavanje sa glavnim tipovima ugovora Upoznavanje s obrascima

Sadržaj i kontekst PRAG-a Vodič Europske komisije kroz procedure i pravila za nabavu i ugovaranje, koji se primjenjuju na ugovore u sklopu pomoći EZ trećim zemljama: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_en.htm Koristi se za pred-pristupne fondove umjesto pravila o javnoj nabavi zemlje korisnice. U primjeni od 2001. - Zadnja verzija prosinac 2008 Namijenjen korisnicima proračuna Europske Komisije (EC general budget) i Europskog razvojnog fonda (European Development Fund) 3

Sadržaj i kontekst PRAG-a Opća pravila nabave (Basic Rules) Pravila nabave za ugovore o uslugama (Service Contracts) Pravila nabave za ugovore o nabavi opreme (Supply Contracts) Pravila nabave za ugovore o radovima (Works Contracts) Pravila nabave za ugovore o bespovratnim sredstvima (Grants)

Opća pravila/Basic rules Modeli upravljanja: Centralizirano upravljanje Decentralizirano upravljanje ex-ante – potrebno prethodno odobrenje Delegacije prije konačnosti odluke tijela zaduženog za postupak ex-post – tijelo nadležno za provedbu postupka samostalno donosi odluke, EK zadržava pravo nadzora kroz nadzorna tijela – Računski sud EZ-a (Court of Auditors) i OLAF (European Anti-Fraud office), te vanjsku reviziju 5

Opća pravila/Basic rules (2) Pravo sudjelovanja na natječajima (Eligibility criteria): Teritorijalni pristup (Nationality) Temeljem porijekla (Rule of Origin) Temeljem razloga za automatskim odbacivanjem ponuditelja (Grounds for exclusion) Temeljem osnovnih pravila (Conflict of interest; Transparency; Equal treatment; Non-discrimination; No-retroactivity; Use of standard documents; Environmental aspects)

Opća pravila/Basic rules (3) VRSTE PROCEDURA SERVICES USLUGE  €200,000 International restricted tender procedure < €200,000 but >€10,000 1 Framework contracts 2 Competitive negotiated procedure  €10,000 Single tender SUPPLIES OPREMA  €150,000 International open tender < €150,000 but  €60,000 Local open tneder < €60,000 but > €10,000 Competitive negotiated WORKS RADOVI  €5,000,000 1 International open tender procedure 2 International restricted tender procedure (exceptional cases). < €5,000,000 but  €300,000 < €300,000 but > €10,000 Negotiated 7

VRSTE PROCEDURA (1) Otvoreni postupak (Open procedure) Ograničeni postupak (Restricted procedure) Natjecateljski dijalog (Competitive negotiated procedure) Okvirni ugovori (Framework Contracts) Jednostruki natječaj (Single tender)

OTVORENI POSTUPAK/ OPEN PROCEDURE Natječaj otvoren za sve – svi zainteresirani mogu predati ponudu Osiguran maksimalni publicitet – natječaj objavljen u Official Journal, EuropeAid te u svim odgovarajućim medijima International Open/Local open – razlika u visini iznosa i području objave

OGRANIČENI POSTUPAK/ RESTRICTED PROCEDURE Na natječaj se mogu prijaviti svi zainteresirani no samo oni koji zadovoljavaju kriterije izbora (selection criteria) mogu predati ponudu Unutar ove procedure imamo dva kruga izbora odabir 4 do 8 kandidata (Short list) odabir najpovoljnije ponude (Evaluation of Tender)

NATJECATELJSKI DIJALOG/ COMPETITIVE NEGOTIATED PROCEDURE Unutar ove procedure ugovarateljno tijelo poziva kandidate prema vlastitom izboru Pozvani kandidati predaju ponude i bira se najpovoljnija Koristi se rijetko

FRAMEWORK CONTRACT Svake četiri godine sklapa se novi okvirni sporazum s odabranim kandidatima na razini EK Ova procedura se temelji na pozivanju barem tri kandidata od ponuđenih unutar jedne “tematske” skupine Odabrani kandidati, koji su obvezani istom vrstom ugovora mogu se dalje ugovarati za pojedine specifične aktivnosti/ugovore Framework contract Beneficiaries 2009 Primjer: popis “lotova”; kontakt podaci

Pravila nabave za ugovore o uslugama/ nabavi opreme/radovima/darovnicama PRAG određuje osnovna pravila o: Proceduri prijave na natječaj Natječajnoj dokumentaciji Sastavu Odbora za ocjenjivanje Proceduri odabira najboljeg ponuđača

Pravila nabave za ugovore o uslugama/ SERVICE CONTRACTS Ugovori o uslugama – studije, konzultantske usluge Fee-based i global price Procedura natječaja: International restricted – preko 200.000 € Framework contract/ Competitive Negotiated – od 10.000 do 199.999 € Single tender – do 10.000 €

Pravila nabave za ugovore o uslugama – SERVICE CONTRACTS (2) Natječajna dokumentacija – International Restricted: Tender Dossier Instruction to Tenderers (upute natjecateljima) Draft Contract (odredbe ugovora) Terms of Reference (opis poslova) Tender submission Form (obrazac za prijavu na natječaj)

Pravila nabave za ugovore o uslugama – SERVICE CONTRACTS (3) Natječajna dokumentacija – Framework Contract: Request for services Specific Terms of Reference (pojednostavljen opis poslova)

Pravila nabave za ugovore o uslugama – SERVICE CONTRACTS (4) Odbor za ocjenjivanje ponuđenih usluga sastoji se od tri člana sa pravom glasa + dva (bez prava glasa), predsjedatelj i tajnik nominira se i jedna osoba kao zamjena članovi Odbora za ocjenjivanje trebaju biti osobe koje su upoznate s projektom, dobro poznaju engleski jezik i u mogućnosti su kvalificirano donositi odluke nominirani članovi i njihova zamjena nisu međusobno povezani izravnom zapovjednom linijom članovi Odbora moraju biti na raspolaganju čitavo vrijeme trajanja sastanka Odbora

Pravila nabave za ugovore o uslugama – SERVICE CONTRACTS (4) Ocjenjivanje (Evaluation)/odabir ponuda Administrativna provjera Tehnička provjera Financijska provjera Evaluation grid Odabire se “best value for money” – najbolja i najpovoljnija ponuda Administrativna provjera – da li su ponude predane na način na koji je to navedeno u natječajnoj dokumentaciji (financijska i tehnička ponuda odvojene); da li svi ponuđači odgovaraju odredbama (nacionalnosti, ponuda na jeziku natječaja, svi key experts potpisali izjave Statement of Availability i Exclusivity) Tehnička provjera - u ponudama prvo ocjenjujemo Metodologiju i životopise stručnjaka i dodjeljujemo bodove – financijska ostaje zatvorena – za one ponude koje na ovoj prvoj ponudi pređu prag od 80 bodova (koji se aritmetički izračunava od svih se zbroje bodovi pa podijele s brojem ponuda) otvara se financijska ponuda i traži se najpovoljnija - tako da se najpooljnijoj daje 100 bodova pa se taj iznos dijeli s drugom ponudom i množi sa sto – nakon toga se ide na zbirni total – financijske i tehničke

Pravila nabave za ugovore o uslugama – SERVICE CONTRACTS (5) Tehnička provjera u ponudama prvo ocjenjujemo Metodologiju i životopise stručnjaka i dodjeljujemo bodove – financijska ostaje zatvorena – za one ponude koje prođu prag od 80 bodova (koji se aritmetički izračunava od svih se zbroje bodovi pa podijele s brojem ponuda) otvara se financijska ponuda i traži se najpovoljnija - tako da se najpovoljnijoj daje 100 bodova pa se taj iznos dijeli s drugom ponudom i množi sa sto – nakon toga se ide na zbirni total – financijske i tehničke

Pravila nabave za ugovore o nabavi opreme SUPPLY CONTRACTS Nabava opreme – uključuje i instalaciju, testiranje, obuku, te održavanje Procedura natječaja: International Open Procedure – preko 150.000 € Local Open Procedure – od 60.000 € do 150.000 € Competitive Negotiated Procedure – ispod 60.000 € Negotiated Procedure

Pravila nabave za ugovore o nabavi opreme SUPPLY CONTRACTS (2) Natječajna dokumentacija – International Open: Tender Dossier Instruction to Tenderers (upute natjecateljima) Draft Contract (Odredbe Ugovora), Special Conditions i dodatci (Annexes) TECHNICAL SPECIFICATIONS (Tehničke specifikacije) + Istraživanje tržišta Annexi – Opći uvjeti i dr.) Tender Form for a Supply Contract (Obrazac za prijavu na natječaja)

Pravila nabave za ugovore o nabavi opreme SUPPLY CONTRACTS (3) Odbor za ocjenjivanje ponuđenih usluga – sastoji se od tri člana sa pravom glasa + dva člana (bez prava glasa), predsjednik, tajnik nominira se i jedna osoba kao zamjena članovi Odbora za ocjenjivanje trebaju biti osobe koje su upoznate s projektom, dobro poznaju engleski jezik i u mogućnosti su kvalificirano donositi odluke nominirani članovi i njihova zamjena nisu međusobno povezani izravnom zapovjednom linijom članovi Odbora moraju biti na raspolaganju čitavo vrijeme trajanja sastanka Odbora

Pravila nabave za ugovore o nabavi opreme SUPPLY CONTRACTS (4) Ocjenjivanje (Evaluation) Otvaranje ponuda – javno Administrativna provjera Tehnička provjera Financijska provjera Odabire se najpovoljnija ponuda Tender Opening – održava se u točno određeno i najavljeno vrijeme – podložno ex-ante kontroli Administrativna provjera – da li su ponude predane na način na koji je to navedeno u natječajnoj dokumentaciji – NE jer se i financijska i tehnička ponuda otvaraju odjednom; da li je dostavljena sva dokumentacija; da li svi ponuđači odgovaraju odredbama (nacionalnosti, ponuda na jeziku natječaja, svi članovi konzorcija potpisali izjave Tenderers declaration) Tehnička provjera – ocjenjujemo da li sve ponuđeno zadovoljava minimalne zahtjeve iz TS; da li svi proizvodi koji su ponuđeni zadovoljavaju pravilo o porijeklu – Rule of origin; Financijska ponuda – gleda se samo koja je ponuda najpovoljnija

Pravila nabave za ugovore o radovima WORKS CONTRACTS Radovi – može uključivati samo izvedbu ili/i izvedbu i izradu nacrta Procedura natječaja: International Open Procedure – preko 5.000.000 € Local Open Procedure – od 300.000 € do 5.000.000 € Competitive Negotiated Procedure – ispod 300.000 € Negotiated Procedure “Works” – rezultat gradnje ili aktivnosti od građevinara uzetih kao cjelina koja je sposobna ispuniti ekonomsku ili tehničku funkciju

Pravila nabave za ugovore o radovima WORKS CONTRACTS (2) Natječajna dokumentacija – International Open: Tender Dossier Volume 1: Instruction to Tenderers (upute natjecateljima) Volume 2: Draft Contract and “particular” conditions Volume 3: Technical Specifications (Tehničke specifikacije) Volume 4: Model financial bid, bill of quantities Volume 5: Design documents and drawings Cost estimate (procjena troškova – popunjen troškovnik s jediničnim cjenama potpisan od ovlaštene osobe) FIDIC – PRAG za radove – pravila (upute, priručnik) koja reguliraju međunarodne ugovore o radovima; PROVEDBA!

Pravila nabave za ugovore o radovima WORKS CONTRACTS (3) Odbor za ocjenjivanje ponuđenih usluga – sastoji se od pet članova sa pravom glasa + dva člana (bez prava glasa) Nominiraju se i dvije osobe kao zamjena Članovi Odbora za ocjenjivanje trebaju biti osobe koje su upoznate s projektom, dobro poznaju engleski jezik i u mogućnosti su kvalificirano donositi odluke

Pravila nabave za ugovore o radovima WORKS CONTRACTS (4) Ocjenjivanje (Evaluation) Otvaranje ponuda – javno Administrativna provjera Tehnička provjera Financijska provjera Odabire se najpovoljnija ponuda Tender Opening – iako je javno, na otvaranju ponuda mogu sudjelovati samo predstavnici firmi koje su se prijavile Administrativna provjera – da li je dostavljena sva dokumentacija; da li svi ponuđači odgovaraju odredbama (nacionalnosti, ponuda na jeziku natječaja, svi članovi konzorcija potpisali izjave Tenderers declaration) U našoj praksi razvijene i tzv Sub-grids gdje su navedena pitanja koja olakšavaju evaluatorima – ukazuju na to što treba gledati! – na temelju yes i no – nakon čega se popunjavaju gridovi sa EuropeAida Tehnička provjera – ocjenjujemo Professional capacity (njihove experte); Technical capacity (ponuđenu opremu i materijal); Technical Specifications (tehničke zahtjeve projekta) - da li sve ponuđeno zadovoljava minimalne zahtjeve iz TS; da li svi proizvodi koji su ponuđeni zadovoljavaju pravilo o porijeklu – Rule of origin; Financijska ponuda – gleda se samo koja je ponuda najpovoljnija (naravno gledaju se samo one ponude koje su zadovoljile tehničke kriterije)

GRANT CONTRACTS (1) Direktno financiranje neprofitne aktivnosti krajnjeg korisnika (npr: udruge, instituti, tijela lokalne samouprave, komore, turističke zajednice, mali i srednji poduzetnici, fakulteti...) Projekt predložen od strane krajnjeg korisnika spada u njegove regularne aktivnosti Krajnji korisnici sami razvijaju projektni prijedlog

GRANT CONTRACTS (2) Krajnji korisnik uvijek sufinancira projekt Unutar 1 natječaja (grant sheme), zainteresirani mogu dostaviti više projektnih prijedloga, no isto tako aplikant može potpisati i više ugovora po shemi neprofitni karakter: nije dozvoljeno stjecanje profita ne-retroaktivnost: bespovratna sredstva pokrivaju troškove/aktivnosti nastale u provedbi ugovora

GRANT CONTRACTS (3) Unutar pojedinih projekata mogu se pojaviti sve vrste ugovore koji se pojavljuju unutar primarne nabave – sekundarna nabava (pravila – Annex IV ugovora o bespovratnim sredstvima) Izvješćivanje/reporting: opisni i financijski (narrative/financial) krajnji iznos potpore temeljen na zbroju troškova koji su zaista i nastali tijekom provedbe razlikovanje inicijalnog (projekcija) i krajnjeg iznosa potpore

GRANT CONTRACTS (4) Natječajna dokumentacija Upute za prijavitelje (Guidelines for applicants) Format za ponudu (Application Form) Tablica za proračun (Budget) Logička matrica (Log Frame) Opći i Posebni uvjeti ugovora Aneksi (procedure podugovaranje, žiro-račun, predlošci izvještaja, zahtjev za plaćanjem…)

GRANT CONTRACTS (5) Odbor za ocjenjivanje projektnih prijedloga sastoji se od tri člana sa pravom glasa + dva člana bez prava glasa (predsjednik, tajnik)+ neovisni procjenitelji (assessors) – nisu članovi Odbora Nominira se i jedna osoba kao zamjena neovisni procjenitelji sa specifičnom ekspertizom, predlažu Odboru svoje ocjene Članovi Odbora za ocjenjivanje trebaju biti osobe koje su upoznate s projektom, dobro poznaju engleski jezik i u mogućnosti su kvalificirano donositi odluke

GRANT CONTRACTS (6) Četiri (tri) koraka procesa: Otvaranje ponuda i administrativna prihvatljivost Ocjenjivanje sažetka projektnog prijedloga (Concept note) Ocjenjivanje aplikacija (Full application form) Prihvatljivost aplikanta / partnera (Verification of eligibility) - Odabire se niz najbolje ocjenjenih projektnih prijedloga do iscrpljivanja financijske alokacija za pojedinu grant schemu

Kontakt PITANJA? Dalibor Puhar E-mail: dalibor.puhar@safu.hr Tel: 01/4591211 HVALA NA PAŽNJI! PITANJA?