أساسيات تحليل وتصميم النظم تصميم وتحليل النظم أساسيات تحليل وتصميم النظم

المقدمة المقدمة يزداد الاهتمام بالمعلومات وأنظمتها لكونها مورداً استراتيجياً لمعظم منظمات الأعمال في المجتمع المعلوماتي الحديث. فهي توفر الدعم اللازم لتحقيق مزايا تنافسية تساعد في تقوية موقع المنظمة ويضمن استمراريتها ونجاها. وهذا لا يتحقق بشكل آلي، بل يتطلب من المنظمات العمل على تطوير أنظمة المعلومات اللازمة لها، والتي تمكنها من رفع مستوى أداء عملياته وتحسين إنتاجيتها، وزيادة رضى زبائنها وتقوية معنويات موظفيها. ويقصد بتطوير أنظمة المعلومة، تخطيط وتصميم وتنفيذ هذه الأنظمة، وسوف نركز بشكل مفصل أهم مرحلتين في عملية التطوير هذه وهما: مرحلة التحليل والتي يتم خلالها تحديد احتياجات المنظمة ومتطلباتها المتعلقة بنظام المعلومات الذي يجري تطويره، ومرحلة التصميم التي يتم فيها إعداد التصاميم التفصيلية لتنفيذ هذه الأنظمة بشكل يلبي الاحتياجات التي تم تحديدها في المرحلة السابقة.

لماذا يفشل استخدام الحاسبات الالكترونية في بعض المنشآت ؟ المقدمة لماذا يفشل استخدام الحاسبات الالكترونية في بعض المنشآت ؟ على الرغم من النجاح الكبير الذي حققه تطبيق نظم المعلومات واستخدام التكنولوجيا الحديثة للحاسبات الاكترونية، إلا أن هناك حالات عديدة من الفشل. عندما نسأل أنفسنا عن السبب نجد أن هناك العديد من الأمراض التي تصيب النظام وتؤدي إلى الفشل منها: عدم الاعتراف بوجود مشكلة تحتاج إلى حل. نقل النظم الحالية المستخدمة يدوياً إلى نظم آلية بمفهوم مكينة هذا النظام بكل ما يحويه من نواحي قصور وأخطاء، وبالتالي بكل ما في هذا النظام من مشاكل وعيوب وليس بمفهوم تطوير شامل للتوصل إلى أنظمة جديدة خالية نسبياً من العيوب والأخطاء. عدم الاتجاه إلى التطوير الشامل وعدم تطوير وتحسين الاستخدام اليدوي عند تحويلها إلى نظم آلية. ضعف النظام الاداري وجهل العديد من مديري الشركات والمنشآت بمفهوم الحاسب الآلي ونظم المعلومات.

المقدمة الصورة الحالية تقوم العديد من المنشآت بشراء أجهزة الحاسب الآلي وينتظرون منها أن تحل لهم جميع المشاكل الإدارية والمالية والفنية. وأحياناً تشرع المنشأة بالإستعانة بمن يجيد أو حتى يلم ببعض لغات الكمبيوتر بتصميم برامج أجور ومرتبات متخصصة على أساس إستخدامها أو إجراء بعض تعديلات فيها لكي تتوائم مع متطلب العمل. ومع ذلك، لم تزل مشاكل الإدارة قائمة بل إنها زادت تعقيداً أو أضيف إليها مشكلة جديدة هي عجز هذا الجهاز المفترض فيه أنه جهازاً سحرياً عن حل المشكلات. فالكمبيوتر وإن كان قادراً على حل مشكلات العمل إلا أن إقامة نظام حاسب آلي وتدريب بعض العاملين على التشغيل والصيانة ودراسة بعض لغات البرمجة ليس هو الحل الأساسي أو نهاية النطاق لحل المشكلات.

المقدمة ماهو الحل؟ لابد أولاً وقبل كل شيء أن يبدأ الإنسان بالتعرف على المشاكل عامةً وتحديدها، ثم تحديد المشكلات المطلوب من الكمبيوتر أن يقوم بحلها. فلا يمكن للكمبيوتر أن يحل كل المشكلات، فماذا لو تعاني المنشأة من مشاكل مالية مستعصية؟ أو تعاني من مشاكل سوء الإدارة؟ من هنا ظهرت الحاجة إلى دراسة النظم القائمة فعلاً وتحليلها لغرض حل مشكلة محددة أو تحويلها من نظم يدوية يجري تنفيذها بواسطة الانسان إلى نظم آلية يجري تنفيذها بواسطة الحاسب الآلي للحصول على النتائج المستهدفة وحل المشكلات القائمة. ففي النظام اليدوي يحتاج المسئول إلى العديد من الملفات وكميات من الأوراق والتقارير من مختلف الإدارات والجهات. ومطلوب منه أن يُراجع كل هذه الأوراق والملفات بل ويحسب بنفسه بعض الحسابات والأرقام ثم مطلوب منه أن يتخذ قراراً في هذا الموضوع المتعثر. فهل يمكن ذلك؟

نظام المعلومات الحاسوبي هو ذلك النظام الذي يتضمن مجموعة متجانسبة ومترابطة من الأعمال والعناصر والموارد (مادية، بشرية، برامج وبيانات) والتي تقوم بتجميع وتشغيل وإدارة ورقابة البيانات بغرض إنتاج وتوصيل معلومات مفيدة لمتخذي القرار من خلال قنوات وخطوط الاتصال. كما ينطبق هذا التعريف على أي نظام للمعلومات سواء كان نظام يدوي بسيط يتكون من مجموعة من الملفات والدفاتر والمستندات أو كان نظام شامل ومقعد يقوم على استخدام الحاسبات الالكترونية. ضرورة عدم الخلط بين نظم المعلومات ونظم الحاسبات. فنظام الحاسب مهما بلغ تقدمه وتعقيده (صغير أو متوسط أو كبير) لا يمثل إلا الموارد المادية (الأجهزة) فقط في نظام المعلومات المتكامل المعتمد على الحاسب.

أسباب تحليل وتصميم النظم نظام المعلومات الحاسوبي أسباب تحليل وتصميم النظم وجود مشاكل في نظام المعلومات الحالي تجعله غير مناسباً ( تكلفة عالية – إجراءات بطيئة – نقص في المعلومات وغيرها ) مما يتطلب إجراء تغييرات في النظام الحالي، أو استبداله بشكل كامل. الاستفادة من الفرص التي يتيحها استخدام تقنية المعلومات في تحسين الأداء في المنظمة وتحقيق مزايا تنافسية. تحسين النظام بهدف تحسين الأداء أو زيادة الإنتاجية أو تحقيق مزايا تنافسية للمنظمة. ظهور احتياجات جديدة في المنظمة مما يتطلب تعديل نظام المعلومات الحالي، بالرغم من عدم وجود قصوراً في عمله، ليتمكن من تلبية هذه الاحتياجات الجديدة. ظهور تقنيات جديدة يمكن أن تسهم في تحديث أنظمة المعلومات الحالية وتساعد في تقليل التكلفة أو تحسين مخرجات هذه الأنظمة، أو توفير خدمات معلوماتية أفضل. تطبيق تعليمات أو توجيهات إدارية عُليا لتوفير معلومات معينة وتزويد الجهات ذات العلاقة بها.

فوائد تحليل وتصميم النظم نظام المعلومات الحاسوبي فوائد تحليل وتصميم النظم تطوير إجراءات التشغيل لأقصى كفاءة، وبالتالي، من المحتمل أن تحقق ربح أعلى. استخدام المصادر لأفضل فائدة: يساعد تحليل النظم المنظمة في الوصول إلى مخرجات بأعلى جودة في أقصر وقت وأقل مصادر ومتطلبات. تخفيض الحاجة إلى الجهد الإنساني: يشجع تحليل النظم على الاستغلال الأفضل للجهد الإنساني والعمل – ويعمل تحليل النظام على تشخيص الجهود المتكررة والضائعة، وأتمتة الإجراءات أن أمكن. سرعة الحصول على المردود: الإجراءات التنظيمية والعمليات الأكثر كفاءة تجعل الوصول إلى الهدف أسرع وهذا صحيح سواء كان منتوج المنظمة سلعاً أو خدمات، أو نقل المعلومات والبيانات، أو التمويل وما إلى ذالك. تقليل أو القضاء على الأخطاء في البيانات أو المعلومات: أحد الأهداف الرئيسية لتحليل النظم هو زيادة دقة البيانات والتي تعالج في المنظمة. عمليات وإجراءات ثابتة: يؤدي توفر سياسات مكتوبة ومخططات انسيابية واضحة، وإشكال بيانية وما شاكل ذلك إلى احتمالية أكبر في أن يتم التقيد بتعليمات وإجراءات العمل في المنظمة بشكل ثابت، أنها تنفع في أن تكون أدلة للتغيرات والتعديلات.

أهداف تحليل وتصميم النظم نظام المعلومات الحاسوبي أهداف تحليل وتصميم النظم توفير إمكانات أفضل Better Capabilities لأداء العمليات المختلفة في المنظمة وهذا يعني: إنجاز العمليات بطريقة أسرع. معالجة كميات كبيرة من المعلومات بوقت قصير جداً. الاسترجاع السريع للمعلومات. توفير تحكم أفضل Better Control : إنجاز العمليات بدقة عالية. إنسجامية كبيرة في العمليات. تحسين إجراءات الأمن والحماية. تحسين الاتصالات وتدقيق المعلومات Improve Communication بين مختلف مواقع العمل في المنظمة. تخفيض تكاليف العمليات والتحكم فيها لتكون ضمن المستويات المقررة. توفير مزايا تنافسية تدعم الموقف التنافسي للمنظمة وتضمن استمراريتها ونجاحها، وذلك من خلال التوجه نحو الزبائن وتحسين العلاقات مع الموردين وغير ذلك من الإمكانيات التي يوفرها استخدام التقنيات المعلوماتية الحديثة.

مهام تحليل وتصميم النظم نظام المعلومات الحاسوبي مهام تحليل وتصميم النظم فهم الأنظمة الحالية والتعرف على مشاكلها. تحديد الاحتياجات المعلوماتية. تصميم الإجراءات والعمليات اللازمة لتلبية هذه الاحتياجات. اختيار التقنية المناسبة من تجهيزات وبرمجيات لبناء هذه الأنظمة. مراجعة وتدقيق الحلول المقترحة للتأكد من جودتها أولاً، ثم للتأكد من تنفيذ النظام وفقاً للتصاميم المقترحة وبما يلبي معايير الأداء المقررة.

خصائص محلل ومصمم الأنظمة نظام المعلومات الحاسوبي خصائص محلل ومصمم الأنظمة يقوم محلل الأنظمة عادة ببعض أو كل المهام والأنشطة الخاصة بتحليل النظام الحالي وتحديد متطلبات المستخدمين ثم تصميم النظام المناسب لتلبية هذه الاحتياجات. ويجب أن يتم ذلك من خلال التعاون الوثيق والفعال مع كل من الإدارة المسؤولة عن النظام والمستخدمين أي الموظفين الذين سيتعاملون مع النظام بشكل يومي. وفي الماضي كان المحلل يقوم بجميع عمليات التحليل والتصميم، إلا أن تعقد الأنظمة الحديثة وتطبيقاتها، وتنامي متطلبات الجودة، أدت إلى الاتجاه نحو فصل وظيفة التحليل عن التصميم. ويتزايد استخدام مصطلح مصمم الأنظمة كوظيفة مستقلة. وبشكل عام فإن عملية تحليل وتصميم الأنظمة الحديثة لا يمكن أن تعتمد على جهد فردي بل هي مهمة جماعية يقوم بها فريق التطوير الذي يرأسه عادة خبير استشاري في أنظمة المعلومات ويضم عدداً من المحللين والمصممين المختصين في تطبيقات مختلفة ( نظم صناعية، نظم مالية ومحاسبية، نظم تحكم آلي، نظم إحصائية وغيرها )، وفي مجالات محددة ( قواعد البيانات – شبكات تراسل معطيات- أنظمة الوسائط المتعددة – أنظمة التعرف الآلي عل الرموز والأصوات وهكذا ).

تطوير أنظمة المعلومات الحاسوبية التحليل التصميم التنفيذ تهدف عملية تطوير نظم المعلومات الحاسوبية إلى بناء أنظمة معلومات تقوم بدعم عمل الأفراد في المنظمات في جميع مستوياتها، لتمكينهم من إنجاز الأعمال وحل المشكلات واتخاذ القرارات. وتتضمن عملية تطوير أنظمة المعلومات الحاسوبية ثلاث مراحل أساسية هي:

تطوير أنظمة المعلومات الحاسوبية مرحلة التحليل Analysis: يتم خلالها دراسة النظام الحالي وفهم مكوناته وعملياته والمشاكل التي تواجهه، والقصور الموجود فيه. وتنتهي عملية التحليل بتحديد احتياجات المستخدم User Requirements التي تصف ما يرغبه المستخدم أو يتوقعه من النظام. مرحلة التصميم Design: ويتم خلالها إيجاد التصميم الأمثل لنظام المعلومات الحاسوبي الذي يلبي احتياجات المستخدمين التي تم توصيفها في مرحلة التحليل. مرحلة التنفيذBuilding : ويتم خلالها تنفيذ التصميم الذي تم التوصل إليه في المرحلة السابقة وتحويله إلى نظام جاهز للعمل. وقد تتضمن هذه المرحلة بناء نظام جديد تماماً، أو تعديل نظام المعلومات الحالي بإجراء بعض التغيرات فيه.

المدخل الهيكلي لتحليل وتصميم نظم المعلومات تقسيم المشاكل Decomposition أو الأنظمة التي يجري تحليلها وتصميمها إلى عدد من الأجزاء المكونة لها، مما يجعل دراسة هذه المشاكل أو الأنظمة أكثر سهولة، إن تقسيم النظام إلى مكوناته يجعل إدارة عملية التطوير بشكل عام تتم بصورة أفضل. استخدام مدخل من الأعلى نحو الأسفل Top-Down Approach للتعامل مع المشكلة التي تجرى دراستها. حيث يبدأ التحليل من النظرة الشاملة إلى النظام ككل: مكوناته ( وظائفه الأساسية ) والعلاقات التي تربط فيما بينها، ثم دراسة وتحليل كل مكون ( كل وظيفة رئيسية ) من هذه المكونات بشكل تفصيلي، ويتم ذلك أيضاً بتقسيم كل وظيفة رئيسية إلى الوظائف الفرعية المكونة لها، ويستمر التقسيم على هذا النحو حتى تفكيك النظام بالكامل إلى وحدات فرعية ( مكونات أو عمليات ) بسيطة يسهل دراستها وفهمها.

المدخل الهيكلي لتحليل وتصميم نظم المعلومات استخدام اطرق البيانية المختلفة Graphic Methods لتمثيل النظام ومكوناته وتبيان هيكلته بشكل تفصيلي. ومن الواضح أن استخدام هذه الرسوم تجعل بنية النظام أكثر وضوحاً مما يسهل معرفة تفاصيلها. استخدام التوثيق لتسجيل جميع البيانات والمعلومات التي يتم جمعها وتحليلها وكذلك النتائج التي يتم التوصل إليها، وتوثيق ذلك كله بأسلوب منظم يسهل عملية المراجعة والتدقيق قبل الانتقال إلى المرحلة التالية في عملية التطوير. المراجعة والتدقيق: يتضمن الأسلوب الهيكلي القيام بسلسلة من عمليات المراجعة والتدقيق للتأكد من جودة تنفيذ العمليات المطلوبة. فبعد إنجاز كل مرحلة من مراحل التحليل والتصميم ينبغي إجراء مراجعة لمخرجات ( وثائق ) هذه المرحلة وتدقيقها للتأكد من مطابقتها للاحتياجات وخلوها من الأخطاء واكتمالها وتتم هذه المراجعة أولاً مع أعضاء فريق التطوير ثم مع إدارة المنظمة.

تصنيف أنظمة المعلومات وفق المستوى الإداري الذي تخدمه نظم دعم العمليات نظم معالجة العمليات نظم الميكنة الآلية للمكاتب نظم دعم الإدارة نظم المعلومات الإدارية نظم دعم القرار النظم الخبيرة نظم المعلومات التنفيذية

مكونات نظام المعلومات الموارد البشرية البرامج الموارد المادية البيانات

مكونات نظام المعلومات: الموارد البشرية لا يمكن تصور نظام معلومات بدون المورد البشري والذي يشمل كل من المستخدمين والمتخصصين. المستخدمين: وهم الذين يستخدمون نظام المعلومات أو المعلومات التي يخرجها أو ينتجها النظام، مثل المحاسبين، ورجال البيع، والمهندسين، والموظفين، والمديرين. ولذلك نجد معظمنا مستخدمين لنظم المعلومات. المتخصصون: وهم الذين ينشئون ويطورون ويشغلون نظم المعلومات، مثل محللي النظم، المبرمجين، والمشغلين، والفنيين، والموظفين والمديرين في النظام. فيقوم محللي النظم بتصميم نظام المعلومات بناء على متطلبات المستخدمين من المعلومات، ثم يقوم المبرمجين بوضع برامج الحاسب بناء على المواصفات التي حددها محللي النظم، ثم يقوم المشغلون بتشغيل النظام.

مكونات نظام المعلومات: الموارد المادية وتشمل كل الأجهزة والأدوات والوسائل المادية المستخدمة في تشغيل المعلومات مثل: أجهزة الحاسب: وهي وحدة التشغيل المركزية مثل أجهزة الحاسبات الكبيرة والمتوسطة والصغيرة. أطراف الحاسب: وتشمل جميع الأجهزة والوسائل الأخرى المتصلة بوحدة التشغيل المركزية لتكملة نظام الحاسب مثل لوحة المفاتيح والفأرة لإدخال البيانات والأوامر، وشاشات الفيديو وطابعات السطور لإخراج المعلومات، والاسطوانات الممغنطة لتخزين موارد البيانات. شبكات الاتصالات: وهي وسائل الاتصالات المختلفة التي تصل أجزاء النظام ببعضها وتنقل المدخلات إلى النظام والمخرجات من النظام إلى سائر المستخدمين في التنظيم.

مكونات نظام المعلومات: البرامج وهي المجموعات المختلفة من الأوامر والتعليمات المطلوبة لتشغيل المعلومات. برامج النظام: وهي البرامج المسئولة عن تحقيق أهداف المنشأة وليس التشغيل نفسه، ويقوم بإعدادها منتجو الحاسبات وليس المستخدمين. البرامج التطبيقية: وهي البرامج المسئولة عن عمليات التشغيل في النظام لإخراج المعلومات مثل برامج المخزون، وحسابات العملاء، وحسابات الموردين والأجور والمرتبات، والأستاذ العام... الخ. ويلاحظ أن الذين يقومون بإعداد أو تفصيل هذه البرامج في الشركة أو النظام المعين هم المتخصصون (المحللون والمبرمجون) بحسب ومتطلبات المهام التي يقوم بها مستخدمي النظام. الإجراءات: وهي التعليمات والإرشادات بخطوات كيفية استخدام النظام لمساعدة مستخدمي النظام على معرفة كيفية التفاعل الصحيح مع النظام. مثل التعليمات الخاصة بكيفية إدخال البيانات، وإجراءات التشغيل، وكيفية استقبال مخرجات المعلومات.

مكونات نظام المعلومات: البيانات تعتبر البيانات من أهم الموارد في مجال الأعمال لأنها هي المادة الخام الأساسية التي سيتم تشغيلها لإخراج المعلومات التي تساعد على اتخاذ القرارات. فالمعلومات هي التي تساعد على إزالة درجة عدم التأكد المحيطة باتخاذ القرار وبالتالي تجعل القرار أقرب ما يكون إلى الصحة والدقة، وبالتالي نجاح الشركة وقدرتها على المنافسة والبقاء في السوق. ويوجد حالياً عدة أشكال مختلفة للبيانات لوصف العمليات والأحداث والوحدات في الشركة، لعل أشهرها وأكثرها استخداماً هو الشكل التقليدي للبيانات في شكل حروف أبجدية ورقمية وحروف خاصة. اذاً، يمكن أن تكون البيانات في شكل مادة مكتوبة وهي التي تتكون من جمل (عبارات) ومقاطع وتستخدم في الاتصالات المكتوبة، ويمكن أن تكون البيانات شكلية مثل الأشكال والرسومات البيانية، كما يمكن أن تكون البيانات صوتية، وهي البيانات التي يتم إدخالها للنظام عن طريق التخاطب بالصوت مع الحاسب.

مواصفات النظام الجيد النظام الجيد القبول السعة الكفاءة التكلفة المرونة الزمن الدقة البساطة الجودة

مواصفات النظام الجيد القبول: يعنى ذلك تقبل العاملين والمستنفدين والمستخدمين والعملاء لهذا النظام مع الاقتناع بأن هذا النظام يعود عليهم جميعا بالنفع. لماذا تم تطوير النظام؟ ماهي أهداف النظام؟ ماهي السهولة التي تعود على مستخدمين النظام؟ ماهي الصعوبات التي تجاوزها النظام؟ السعة: أن يستوعب النظام كافة المتغيرات وأن يستوعب أقصي حمل بحيث لايفقد مرونته وسهولة إنسيابيته إذا حدث تزاحم أو تحميل أقصى على خطواته. ماهو عدد المستخدمين المتوقع؟ ماهو عدد السجلات المتوقع تخزينها في النظام؟ الكفاءة: تتمثل كفاءة أي نظام في معدل الأداء ونسبة الأداء وتطور هذا المعدل وهذه النسبة. متى نقول ان النظام كفؤاً للعمل بالمنشأة؟ التكلفة: هي تكلفة تشغيل النظام، وفي النظام الجيد يجب مقارنة بين تكاليف النظام والعائد من استخدامه. بحيث تصبح دائما المعادلة بين تكلفة الخدمة أو العمل متكافئة مع العائد من هذه الخدمة.

مواصفات النظام الجيد المرونة: يجب أن يكون النظام مرنا بحيث يتقبل التعديل والتغير والحذف تحت أي ظرف أو اتغير احتياجات المستفيدين. الزمن: وقت معالجة مدخلات النظام تتم في أقل وقت كلما ارتفعت كفاءة النظام. الوقت المستغرق في عملية التداول والمعالجة والتشغيل وتحويل المدخلات إلى نتائج ملموسة. الدقة: يعنى ذلك دقة المدخلات والمعالجة والمخرجات. البساطة: التشغيل بترتيب وتسلسل سهل ومبسط ومحدد سلفاً. الجودة: تتمثل في قدرة النظام على المقاومة بشكل مسموح به.