S D A P תוכנית עבודה שנתית

המעגל הניהולי - מעגל PDSA PLAN תכנון הגדרת יעדים ובניית תוכנית עבודה שנתית עפ"י הייעוד והמטרות של היחידה הארגונית / החטיבה DO ביצוע יישום תוכנית העבודה במשאבים הנתונים (כוח אדם, תקציב וכדומה) ACT עדכון שינוי תוכנית העבודה והיעדים בהתאם לביצוע ולתחזית המשתנה ביחידה הארגונית בחברה בשוק ובתחזית STUDY בקרה השוואת ביצועים מול תכנון בתקופות מוגדרות חודש רבעון שנתי

המעגל הניהולי - מעגל PDSA תוכנית עבודה שנתית אמורה להבנות במהלך הרבעון האחרון אך זהו למעשה תהליך שנתי. תוכנית העבודה תבנה לאור נתוני שנה קודמת ולאור תחזיות / יעדים ומשתנים נוספים. על מנת להצליח בבנייתה יש לראותה בהקשר הכללי של כל המעגל הניהולי ולהקפיד לבצע את כל מרכיביו.

מה מאפיין חברה טובה מתמקדת בדברים שבונים גידול, שהיא מתלהבת מהם, ויודעת לעשות אותם טוב מהאחרים אסטרטגיה אינה מספיקה, הביצוע הוא הקובע יוצרת תרבות שנותנת חופש פעולה לעובדים אחראיים משנה את עצמה בצורה אחראית, לא ב"זבנג" מערכת מאוזנת- התייחסות לכוחות הבולמים והמקדמים (SWOT) ערכים אתיים מוצקים סינגפור היא מדינה "נקיה" בשקיפות שלה ובניהול הציבורי שלה, אינדונזיה נחשבת מושחתת. בדיקה מדגמית של חשבונות, בדיקה של הזמנות (משחקים עם שאריות סוף שנה), אמון בעובד עד שמתגלה הפרת אמון.

Strengths Weaknesses Opportunities Threats

חזון- אסטרטגיה מטרה מטרה מטרה מטרה יעד יעד יעד משימה תוכנית עבודה

מושגי יסוד : רגע לפני בניית תוכנית עבודה... מטרה = תוצאה סופית של הפעילות. מרכיב זה לרוב יישאר קבוע בתוכנית העבודה. לדוגמא: "עירוב תלמידי כיתה י"א בפרויקטים התנדבותיים". הנחות עבודה = מה צפוי להתרחש בסביבה החיצונית והפנימית בשנה הבאה (להיפתח סניף של ארגון, בגרויות, הכנה לצבא...) מרכיב זה יכול להשתנות במהלך השנה. (מתוך הSWOT) יעד = הגדרה כמותית להשגת המטרות הרצויות של היחידה הארגונית מרכיב זה דינאמי ועשוי להשתנות במהלך ביצוע תוכנית העבודה. (למשל עקב שינויים בהנחות עבודה) לדוגמא: 50% מתלמידי שכבת י"א יהיו מעורבים בחונכות אישית.

אז מה זאת בעצם תוכנית עבודה שנתית? תוכנית עבודה נותנת למנהל, כלי אופרטיבי למדידת הישגי היחידה בראשה הוא עומד. התוכנית: מבהירה ציפיות ותחומי אחריות אצל כל השותפים לעבודה מגבירה תיאום בין גופים שונים בתוך הארגון מאפשרת מתן מענה אפקטיבי לצורכי הארגון

שלב התכנון: Plan על מנת לכתוב תוכנית עבודה יש לשאול ולענות על שלוש שאלות מקדימות אשר יסייעו לתהליך הכתיבה: לאן היחידה הארגונית שבראשה אני עומד תגיע בשנה הקרובה? - מטרות מה על החטיבה לעשות כדי להגיע? - יעדים מה צריך לעשות כדי להגיע ליעדים אלה? - משימות=תוכנית עבודה

מדידים ספציפיים ריאלים הגדרת יעדים: על היעדים להיות עם 'מס"ר' שלב התכנון:Plan הגדרת יעדים: על היעדים להיות עם 'מס"ר' מדידים ספציפיים ריאלים

במה ובמי תיעזר לצורך כתיבת התוכנית? תוכנית שנתית בית ספרית (אם יש...) חזון (גם חזון בית ספרי וגם חזון אישי) יעדים שהמנהל/ת הציב/ה לך תלמידים מורים תוכניות קודמות סקרים ספרות מקצועית. לקוחות בקהילה

תוכנית עבודה תכלול התייחסות ל: משאבים (כוח אדם, ידע נדרש) בלתמ"ים - הקצבת זמן לפעילויות בלתי מתוכננות תקציב נדרש חלוקת אחריות אישית על ביצוע משימות לוח זמנים לכל משימה (גאנט) תזמון משימות על פי חשיבות ודחיפות יכולות נדרשות - ידע ומיומנות עובדים תאום ציפיות עם לקוחות פנימיים וחיצוניים

על בסיס כל האינפורמציה והנתונים מגדירים את תוכנית העבודה: סדר פעולות דרך הגדרה הגדרת מטרות (רצוי בסביבות 4. לא יותר מדי ) הגדרה זו תהיה כללית תיגזר מחזון (בית ספר ואישי) הגדרת הנחות העבודה אלו התרחשויות בסביבה החיצונית והפנימית עשויות/עלולות להשפיע על הפעילות הגדרת יעדים ספציפיים הגדרה אופרטיבית לפי מס"ר פירוט פעילויות מתוכננות ולוח זמנים פירוט מספק אך לא מפורט מדי. יש להקפיד על הגדרת לו"ז צפוי.

גאנט עבודה גאנט עבודה משימה תחילת פעילות ליווי פגישה עם ארגון 12.11 5.11 29.10 משימה 10.12 10.12 3.12 26.11 19.11 22.10 15.10 8.10 1.10 24.9 17.9 10.9 3.9 פגישה עם ארגון פעילות בכיתות ציוותים יום שיא הערכת ביניים הקמת צוות מוביל תחילת פעילות ליווי

לוח זמנים מתגלגל תאריך יעד משימות אבני בוחן ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

איך אפשר לתכנן לשנה במציאות כל כך משתנה? התוכנית השנתית היא הבסיס. במעגל הניהולי קיימים שלבים נוספים , שלב הבקרה ושלב העדכון. כל תוכנית טובה חייבת להתייחס למציאות משתנה ולהתעדכן בהתאם. תוכנית עבודה טובה תכלול 70% מרכיב קבוע ו-30% מרכיב משתנה. חשוב להשאיר משאבים פנויים למתן מענה לצרכים משתנים בתוכנית העבודה במהלך השנה.