التنسيق الفصل السادس

الفصل السادس: التنسيق مفهوم التنسيق واهميته شمولية التنسيق وائق التنسيق اهم الوسائل المستخدمة للتنسيق خصاص التنسيق الفعال

مفهوم التنسيق تعريف التنسيق: «الترتيب المنظم لجهود الجماعة لكي توحد هذه الجهود في التصرف والتنفيذ لتحقييق الهدف المحدد» مقدار الجهد كما ونوعا والتوقيت الازم للإتمام ،،ويوجه لسلوك معين ويمثل التنسيق الهدف الداخلي للتنظيم دائما، كما ينبغي ان لا ينظر الى التنسيق على انه عملية منفصلة، فهو جزء من جميع خطوات وعناصر الادارة الاخرى، فالتخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة ينبغي ان تسهم جميعا في تحقيق التنسيق.

اهمية التنسيق تنطلق الحاجة الى التنسيق الاداري نتيجة لاختلاف الأفراد في مفهومهم وتفسيرهم للقرارات الإدارية أو السياسية واللوائح ونظم العمل وكذلك في تقديرهم للاهداف المطلوبة. هنا تصبح مهمة المدير توضيح اهداف وقرارات وسياسات المنظمة لكل العاملين بشكل موحد لايحمل اللبس او الغموض

اهمية التنسيق بعض خصائص التنسيق: 1- التنسيق مسؤولية كل مدير 2- يستهدف منع التشابك والتداخل 3- يعد وسيله وغايه في ان واحد 4- يطبق على الأفراد وعلى الجماعات وعلى وحدات التنظيم الإداري نفسه وبينه. 5- التأكيد على وحدة الجهود والتصرفات 6- انه عملية مستمرة دائمة 7- يعتمد على السلطات التي تصاحب التدرج الاداري وعلى كفاءة الافراد وعلى درجة الفهم والتعاون بين الافراد 8- يختلف عن التعاون 9- لايمكن فصلة عن التنظيم كبناء

شمولية وظيفة التنسيق العلاقة بين التخطيط والتنسيق يحدد التنسيق الإطار الذي يجب ان تتحقق من خلاله الاهداف الادارية العلاقة بين التخطيط والتنسيق احد أهداف فاعلية الخطط هو التكامل بينها، ولتحقيق هذا التكامل والترابط يتطلب من المدير اتخاذ قرارات متعددة لضمان التنسيق بين الخطط تصميما وإنجازا حتى يتحقق التكامل المطلوب. العلاقة بين التنظيم والتنسيق الهدف الأساس من العملية التنظيمية هو تسهيل مهمة التنسيق بين الوظائف والافراد في كافة المستويات التنظيمية علاقة طردية

شمولية التنسيق العلاقة بين التوجيه والتنسيق يلعب التوجيه دورا مهما في تحقيق التنسيق المطلوب ( المدير او القائد نفسة ) العلاقة بين الرقابة والتنسيق يشترك التنسيق مع الرقابة في هدف ضمان تحقيق الاهداف المطلوبة وتصحيح الانحرافات عند حدوثها

تنسيق التنظيم التخطيط التوجيه الرقابة

عوائق التنسيق تنشأ عوائق وصعوبات التنسيق من عدة عوامل أهمها: تطبيق التخصص وتقسيم العمل :- لعدم تجانس المهام وبالتالي كل وحدة تعمل باستقلالية وخاصة في الحصول على الخدمات ) زيادة حجم التنظيم وتعقده(الهياكل التنظيمية)أي السلطات والمرؤوسين ان زاد حجم التنظيم يزداد تعقيد التنسيق وخاصة انها توجد صعوبات بالاتصالات فيما بينهم ساء افقي او راسي عدم تفهم الادارة العليا لأهمية التنسيق بالاحتفاظ بالمعلومة دون تعميمها عدم التوافق بين الإدارات:- بوجود الصراعات بين الادارات وتظهر التصرفات الفردية على المكاسب الشخصية والذاتية

التنسيق الافقي والرأسي العليا الادارة الوسطى الادارة الدنيا

اهم الوسائل المستخدمة من وسائل التنسيق: تسلسل الاوامر:- وحدة الأمر تسلسل الاوامر:- وحدة الأمر التنسيق بالقواعد والاجراءات :-في حال كانت روتينية ويمكن التنبؤ بها التنسيق بالأهداف:- ان ينسق المدير جهود مرؤوسيه بما يحقق الهدف استخدام المساعدين بالتنسيق:- مساعد مدير ليجمع المعلومات عن المشكلة ويقدم بعض البدائل للحلول مما يسهل عملية المدير في تنسيق العمل والجهود استخدام الاتصال للتنسيق :- حلقة الوصل مثل الانتاج والمبيعات اللجان:-لها جدول اعمال ومكونة من اكتر من عضو وتوفر المعلومات وتتبادل وجهات النظر المشروعات ( المصفوفة ) المناقشات عير الرسمية :-علاقات ودية لتوفير السرعة في تقريب وجهات النظر خاصة من نفس المستوى المنسق الخاص:- يقدم النصائح للمدير من مساعدات ولا يقوم مقامه مثل الوكيل

خصائص التنظيم الفعال ينبغي على الادارة ان تلجأ الى العوامل التالية في حال مواجهة الادارة الي مشكلات التنسيق: تبسيط التنظيم إيجاد الانسجام والتكامل بين الخطط والبرامج والسياسات تحسين الاتصالات الانسانية الإدارية وتسهيل تبادل البيانات في لمنظمة العمل على ايجاد الوسائل المشجعة على التنسيق الاختياري

خصائص لتنسيق الفعال 1- تبسيط التنظيم يساعد التنظيم المبسط على ايجاد التنسيق وتكامل الجهود وذلك بالعناية بناحيتين وهي: تقسيم العمل بين الادارات المتشابهة بالطريقة التي تساعد على تنسيق الجهود، الشراء والبيع ، انتاج الاجزاء والتجمع وضوح التنظيم لتحديد الاختصاصات والسلطات والنظم التفصيلية المشتريات الصيانة

خصائص لتنسيق الفعال 2- إيجاد الانسجام والتكامل بين الخطط والبرامج والسياسات الوقت الامثل لتحقيق التنسيق هو مرحلة وضع الخطط، ويكون هناك ناحيتان مهمتان من نواحي التخطيط لهما اهمية خاصة لتحقيق التنسيق وهما: انسجام البرامج والخطط وتكاملها مراجعة الخطط والتحقق بانها تضمن وتغطي برنامج موحد ومتكامل واي حل وسط يعمل التوزان التوقيت السليم لوجوه الانشطة السيارات

خصائص لتنسيق الفعال 3- تحسين الاتصالات الانسانية الإدارية وتسهيل تبادل البيانات في لمنظمة التقارير المكتوبة والشفوية والخطابات والمستندات والسجلات والاوراق 4- العمل على ايجاد الوسائل المشجعة على التنسيق الاختياري التعاون بدون سلطة من شخص على الآخر وهذا من اجل خلق التنسيق الجيد وتكامل الجهود وهذا ليتفرغ المسؤول لامور اعلى اهمية (موظف التسليم ،وموظف ادارة الافراد ، وموظف ادارة ااعلان ، وموظف ادارة المبيعات )

مصطلحات هذا الفصل التنسيق Coordination التنسيق بالقواعد والاجراءات Coordination by Rules التنسيق بالأهداف Coordination by Targets التنسيق الهرمي Coordination thruogh Hierachy التقسيم المصفوفي Matrix Departmentalization المنسق Coordinator