CHƯƠNG 4 BỘ XỬ LÍ VĂN BẢN (MS WORD) Khoa Công nghệ thông tin Đại học Sư Phạm Hà Nội

MỤC TIÊU Quản lý và tổ chức văn bản dài và có cấu trúc để vận dụng trong các công việc như: Viết chuyên đề môn học Viết khóa luận tốt nghiệp Soạn giáo án ….. 11/20/2018 FIT.HNUE

NỘI DUNG 4.1 Màn hình làm việc 4.2 Định dạng văn bản 4.3 Định dạng nâng cao 4.4 Chèn đối tượng đặc biệt 4.5 Bảng biểu 4.6 Trộn văn bản 4.7 Tạo mục lục và tham chiếu tự động 11/20/2018 FIT.HNUE

4.1 Màn hình làm việc Thẻ Home Thanh tiêu đề Thanh thước kẻ Con trỏ soạn thảo Thanh trạng thái 11/20/2018 FIT.HNUE

Các thẻ lệnh trên thanh Ribbon (dải lệnh): 4.1 Màn hình làm việc Các thẻ lệnh trên thanh Ribbon (dải lệnh): File Home Insert Page Layout … Các lệnh trong một thẻ được chia thành các nhóm. Ví dụ: Thẻ Home gồm các nhóm lệnh Clipboard, Font, Paragraph, Styles, Editing. 11/20/2018 FIT.HNUE

4.1 Màn hình làm việc Thẻ Home Hầu hết mỗi nhóm lệnh đều có một mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải được gọi là nút mở hộp thoại (Dialog Box Launcher). Khi nháy chuột vào nút này sẽ mở ra hộp thoại tương ứng với nhóm lệnh. Một số nút lệnh có hình mũi tên nhỏ trỏ xuống phía bên phải. Khi nháy chuột vào mũi tên này sẽ mở ra một danh sách các lựa chọn tương ứng. 11/20/2018 FIT.HNUE

4.2 Định dạng văn bản 1. Tổng quan: Các thành phần văn bản trong Word gồm: Chữ (font), đoạn (paragraph), chỉ mục (Bullets, Numbering) và trang (page) Mỗi thành phần có quy định về định dạng riêng Lệnh định dạng: Chữ: Home\Font Đoạn: Home\Paragraph Chỉ mục: Home\Paragraph Lệnh định dạng trang: Page Layout\Page Setup, Insert\Header & Footer 11/20/2018 FIT.HNUE

Lưu ý: Chọn bảng mã trước khi đánh chữ 4.2 Định dạng văn bản 2. Định dạng chữ Khởi động bộ gõ tiếng việt (Vietkey hoặc Unikey) Chọn kiểu gõ Telex Chọn bảng mã tương ứng: Unicode: Times New Roman, Arial, gõ chữ hoa giữ Shift hoặc bật sáng Capslock TCVN3: .VnTime, .VnTimeH, .VnArial, . VnAristote Lưu ý: Chọn bảng mã trước khi đánh chữ 11/20/2018 FIT.HNUE

4.2 Định dạng văn bản 2. Định dạng chữ (tiếp) Cách 1: Sử dụng các nút lệnh trong nhóm Font trên thẻ Home Chọn phông chữ Chọn kiểu chữ Chọn cỡ chữ Chọn tô màu Chọn màu chữ 11/20/2018 FIT.HNUE

4.2 Định dạng văn bản 2. Định dạng chữ Cách 2: Nháy chuột vào mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải tại nhóm Font trong thẻ Home để mở hộp thoại Font Chọn kích cỡ font Chọn font Chọn kiểu font Các kiểu gạch chân Chọn màu font Hiệu ứng ảnh hưởng lên chữ Qui định font đã chọn trở thành mặc định cho lần sau Vùng xem trước kết quả 11/20/2018 FIT.HNUE

4.2 Định dạng văn bản 3. Định dạng đoạn Căn biên đều, chọn khoảng cách đoạn, khoảng cách dòng phù hợp Dùng lệnh: Nháy chuột vào mũi tên mở hộp thoại tại nhóm Paragraph trong thẻ Home để mở hộp thoại Paragraph Ngắt dòng và trang Các kiểu căn biên cơ sở outline Độ lệch của đoạn so với lề trái và phải Dòng đầu, “thân” đoạn tiến (lùi) bao nhiêu Khoảng cách của đoạn so với đoạn trên và dưới Khoảng cách giữa các dòng trong đoạn Qui định chi tiết về tab 11/20/2018 FIT.HNUE

Hà Nội, ngày…. tháng….năm 20… 4.2 Định dạng văn bản 3. Định dạng đoạn (tiếp) Đưa văn bản qua trái, qua phải Hà Nội, ngày…. tháng….năm 20… Người đăng ký (Ký và ghi rõ họ tên) Di chuyển cả khối sang phải Căn giữa Hà Nội, ngày…. tháng….năm 20… Người đăng ký (Ký và ghi rõ họ tên) 11/20/2018 FIT.HNUE

4.2 Định dạng văn bản 3. Định dạng đoạn (tiếp) Tạo khung viền và làm nền cho đoạn Bước 1: Chọn đoạn văn cần tạo khung Bước 2: Mở hộp thoại Borders and Shading: nháy chuột vào mũi tên nhỏ của nút lệnh Border trong nhóm Paragraph trong thẻ Home Màu nền cho đoạn Chọn kiểu đường Độ đậm của đường 11/20/2018 FIT.HNUE

4.2 Định dạng văn bản 4. Định dạng chỉ mục Đánh dấu đầu dòng: Chọn các đoạn cần đánh dấu Nháy chuột tại mũi tên nhỏ của nút lệnh Bullets trong nhóm Paragraph (thẻ Home) Qui định font Chọn một kiểu bullets Dùng hình ảnh Dùng kí tự khác trong bảng Symbol Tạo ra một kiểu đánh dấu mới 11/20/2018 FIT.HNUE

Xem trước định dạng đánh số 4.2 Định dạng văn bản 4. Định dạng chỉ mục Đánh số tự động đầu dòng: Chọn các đoạn cần đánh dấu Nháy chuột tại mũi tên nhỏ của nút lệnh Numbering trong nhóm Paragraph (thẻ Home). Nháy vào Define new number format… để tạo ra một kiểu đánh số tự động mới. Qui định font Chọn một kiểu bullets Chọn kiểu số Xem trước định dạng đánh số 11/20/2018 FIT.HNUE

Chọn một kiểu đánh chỉ mục 4.2 Định dạng văn bản 4. Định dạng chỉ mục (tiếp) Đánh chỉ mục nhiều mức: Nháy chuột vào mũi tên nhỏ của nút lệnh Multilevel List Nhấn phím Tab để chuyển đến mức chỉ mục sâu hơn Chọn một kiểu đánh chỉ mục Tạo một kiểu chỉ mục mới 11/20/2018 FIT.HNUE

Nháy chuột để mở hộp thoại Page Setup 4.2 Định dạng văn bản 5. Định dạng trang Định dạng trang: nháy chọn thẻ Page Layout, nhóm Page Setup Lề trái, phải, trên dưới đúng qui định, đúng khổ giấy Định dạng lề Chọn hướng giấy Chọn khổ giấy Nháy chuột để mở hộp thoại Page Setup 11/20/2018 FIT.HNUE

4.3 Định dạng nâng cao 1. Chia cột Khi nào cần chia cột trong văn bản? (Bài báo theo chuẩn IEEE, trình bày theo trang web, vì lí do trình bày,...) 11/20/2018 FIT.HNUE

4.3 Định dạng nâng cao 1. Chia cột (tiếp) Lệnh Page Layout\Page Setup\Columns... Chọn kiểu chia cột Nút lệnh Columns Chọn số cột cần chia Xem trước kết quả chia cột Điều chỉnh độ rộng của cột 11/20/2018 FIT.HNUE

4.3 Định dạng nâng cao 1. Chia cột (tiếp) Soạn thảo văn bản có chia cột: hình, bảng vẫn thuộc trong cột 11/20/2018 FIT.HNUE

4.3 Định dạng nâng cao 1. Chia cột (tiếp) Soạn thảo văn bản có chia cột: hình ảnh thuộc giữa hai cột, hoặc hình ảnh làm nền (back ground) 11/20/2018 FIT.HNUE

4.3 Định dạng nâng cao 2. Tạo chữ cái lớn đầu đoạn 11/20/2018 FIT.HNUE

4.3 Định dạng nâng cao 2. Tạo chữ cái lớn đầu đoạn Đặt con trỏ trong đoạn Nháy chuột vào mũi tên vào nút lệnh Insert\Text\ Drop Cap Chọn kiểu chữ lớn Chọn phông chữ lớn Độ cao của chứ 11/20/2018 FIT.HNUE

4.3 Định dạng nâng cao 3. Tô bóng mờ Thẻ Home\Font\Text Highlight Color 11/20/2018 FIT.HNUE

4.3 Định dạng nâng cao 4. Định dạng Tab Một loạt dấu chấm có điểm dừng giống nhau 11/20/2018 FIT.HNUE

4.3 Định dạng nâng cao 4. Định dạng Tab (tiếp) B1: Làm xuất hiện hộp thoại Tabs Nháy kép chuột trên thước xuất hiện hộp thoại Tabs B2: Clear all B3: Đặt vị trí dừng cho Tab tại Tab stop position B4: Chọn kiểu canh lề cho chữ sau dấu Tab tại Alignment B5: Chọn kiểu Tab tại Leader B6: Chọn Set B7: Quay lại bước 3 nếu muốn đặt thêm Tab B8: Chọn Ok 11/20/2018 FIT.HNUE

4.3 Định dạng nâng cao 4. Định dạng Tab (tiếp) B2: B3: B4: B5: B6: 11/20/2018 FIT.HNUE

4.3 Định dạng nâng cao 5. Định dạng trang Chèn tiêu đề đầu trang (Header) và cuối trang (Footer) Chọn thẻ Insert, nhóm Header & Footer Nháy vào mũi tên nhỏ trong nút lệnh Header, Footer, nháy chọn một kiểu tiêu đề phù hợp Tiêu đề trên Tiêu đề dưới Chèn số trang 11/20/2018 FIT.HNUE

4.3 Định dạng nâng cao 5. Định dạng trang Thẻ Header & Footer Tools\Design 11/20/2018 FIT.HNUE

Chèn STT trang bằng lệnh Insert\Page Numbers ... 4.3 Định dạng nâng cao 5. Định dạng trang Chèn STT trang bằng lệnh Insert\Page Numbers ... Xác định vị trí xuất hiện số trang 11/20/2018 FIT.HNUE

Nháy chọn Format Page Numbers… để mở hộp thoại Page Number Format 4.3 Định dạng nâng cao 5. Định dạng trang Nháy chọn Format Page Numbers… để mở hộp thoại Page Number Format 11/20/2018 FIT.HNUE

4.3 Định dạng nâng cao Chèn chú thích ở chân trang 5. Định dạng trang Chèn chú thích ở chân trang Lệnh Refference \Insert Foot notes 11/20/2018 FIT.HNUE

4.4 Chèn đối tượng đặc biệt 1. Chèn ký tự và biểu tượng đặc biệt , , , , , … Đặt con trỏ soạn thảo tại vị trí cần chèn  chọn Insert\Symbol\ 11/20/2018 FIT.HNUE

4.4 Chèn đối tượng đặc biệt 2. Chèn công thức toán học Insert\Equation 11/20/2018 FIT.HNUE

4.4 Chèn đối tượng đặc biệt 3. Chèn ảnh Insert\Picture: Chèn ảnh từ file Insert\Clip art: Chèn ảnh nghệ thuật Thẻ Picture Tools 11/20/2018 FIT.HNUE

4.4 Chèn đối tượng đặc biệt 4. Vẽ hình Insert\Shape 11/20/2018 FIT.HNUE

4.4 Chèn đối tượng đặc biệt 4. Vẽ hình (tiếp) Lệnh: Insert\Smart Art 11/20/2018 FIT.HNUE

4.4 Chèn đối tượng đặc biệt 4. Vẽ hình (tiếp) Thẻ SmartArt Tools\Design Thẻ SmartArt Tools\Format 11/20/2018 FIT.HNUE

4.4 Chèn đối tượng đặc biệt 5. Chèn chữ nghệ thuật Nháy vào nút lệnh Word Art trong thẻ Insert 11/20/2018 FIT.HNUE

4.5 Bảng biểu Tổng quan Các thao tác làm việc với bảng Chèn bảng Thao tác trên bảng Định dạng bảng Các phép tính đơn giản trong bảng Sắp xếp dữ liệu trong bảng 11/20/2018 FIT.HNUE

4.5 Bảng biểu Chèn bảng: Nút biểu tượng Insert Table Thao tác trên bảng Chèn, xóa dòng, cột, ô Thay đổi kích thước dòng và cột Hòa nhập ô; Tách ô và Tách bảng Thêm hoặc xóa một số đường kẻ trong bảng Chia ô góc (tiêu đề) trong bảng theo đường chéo 11/20/2018 FIT.HNUE

4.5 Bảng biểu Định dạng bảng Thẻ Table Tools\Design Thẻ Table Tools\Layout 11/20/2018 FIT.HNUE

4.5 Bảng biểu Các phép tính đơn giản trong bảng Mỗi ô trong bảng có một tọa độ: B2, B3, C2, C3, … Các phép tính đơn giản: cộng, trừ, nhân, chia Đưa con trỏ về ô chứa kết quả, sau đó chọn lệnh: Table Tools\Layout\Formula  Nhập công thức 11/20/2018 FIT.HNUE

4.5 Bảng biểu Các phép tính đơn giản trong bảng Tính tổng: Ô B5 chứa tổng cột B: Nhập công thức =SUM(ABOVE) hoặc =SUM(B2:B4) hoặc =B2+B3+B4 Ô F2 chưa tổng hàng 2: Nhập công thức =SUM(LEFT) hoặc =SUM(B2:E2) hoặc =B2+C2+D2+E2 Tính giá trị trung bình: Ô B6: Nhập công thức =AVERAGE(B2:B4) Ô G2: Nhập công thức =AVERAGE(B2:E2) 11/20/2018 FIT.HNUE

4.5 Bảng biểu Sắp xếp dữ liệu trong bảng Sắp xếp các hàng trong bảng theo một cột nào đó Dữ liệu trong cột có cùng một kiểu: Text, Number hoặc Date Nếu dữ liệu ở các hàng trong một cột khác kiểu thì chỉ được sắp xếp theo kiểu Text 11/20/2018 FIT.HNUE

Chọn cột cần sắp xếp 4.5 Bảng biểu Sắp xếp dữ liệu trong bảng Các bước sắp xếp: 1/ Chọn các hàng cần xếp 2/ Dùng lệnh: Table Tools\Layout\Sort  Chọn sắp xếp theo kiểu dữ liệu nào: Text, Number hay Date  Chọn thứ tự sắp xếp: Ascending: tăng dần Descending: giảm dần Chọn cột cần sắp xếp Chọn kiểu dữ liệu 11/20/2018 FIT.HNUE

4.5 Bảng biểu Chèn đồ thị B1: Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn đồ thị, nháy chuột vào nút lệnh Chart trong thẻ Insert. B2: Chọn một mẫu đồ thị trong hộp thoại Insert Chart B3: Nhập dữ liệu cho đồ thị trong trang bảng tính Excel 11/20/2018 FIT.HNUE

4.5 Bảng biểu Chèn đồ thị 11/20/2018 FIT.HNUE

4.5 Bảng biểu Chèn đồ thị 11/20/2018 FIT.HNUE

4.6 Trộn văn bản Tư liệu nguồn: Word, Excel Tư liệu mẫu Word Tư liệu kết quả sau khi trộn thư 11/20/2018 FIT.HNUE

4.6 Trộn văn bản Một số quy định trước khi trộn văn bản: Phải có 2 file File thứ nhất: Bảng chứa tư liêu nguồn không có tên bảng, tạo trong Word hoặc Excel File thứ 2: Chứa tư liệu mẫu, tạo trong Word Sau khi trộn: xuất hiện tệp đã được trộn  lưu tệp 11/20/2018 FIT.HNUE

4.6 Trộn văn bản 2. Ba bước chính để trộn văn bản Bước 1: Soạn thảo tư liệu nguồn trên Word hoặc Excel 11/20/2018 FIT.HNUE

4.6 Trộn văn bản 2. Ba bước chính để trộn văn bản (tiếp) Bước 2: Soạn thảo tư liệu mẫu trên Word 11/20/2018 FIT.HNUE

4.6 Trộn văn bản 2. Ba bước chính để trộn văn bản (tiếp) Bước 3: Tiến hành trộn thư. Sử dụng thẻ Mailings 11/20/2018 FIT.HNUE

4.6 Trộn văn bản Chi tiết cách thực hiện B1: Nháy vào nút lệnh Select Recipients để chọn danh sách nguồn. B2: Đặt con trỏ soạn thảo tại nơi cần chèn, nháy vào nút lệnh Insert Merge Field để chọn một trường phù hợp. B3: Lặp lại bước 2 cho đến khi chèn đủ thông tin B4: Nháy vào nút Preview Results để xem kết quả mẫu. B5: Nháy vào nút Finish & Merge để xuất kết quả trộn ra máy in hoặc ra một tệp văn bản. 11/20/2018 FIT.HNUE

4.7 Tạo mục lục và tham chiếu tự động Tạo mục lục tự động Xác định mức cho các tiêu đề Chèn mục lục tự động Tham chiếu tự động Cho hệ thống hình vẽ Cho hệ thống bảng Cho hệ thống “caption” khác 11/20/2018 FIT.HNUE

1. Tạo mục lục tự động Xác định mức cho các tiêu đề Cách 1: Sử dụng Outline Nháy chọn thẻ View, chọn lệnh Outline để chuyển về chế độ xem Outline Xác định mức cho từng tiêu đề Xác định mức cho tiêu đề 11/20/2018 FIT.HNUE

1. Tạo mục lục tự động a) Xác định mức cho các tiêu đề Cách 2: Sử dụng định dạng theo Heading Định dạng tiêu đề theo Style Heading 1, Heading 2, … theo đúng phân cấp. Heading 1 định dạng cho tiêu đề mức cao nhất Heading 2 định dạng cho tiêu đề mức thứ hai 11/20/2018 FIT.HNUE

1. Tạo mục lục tự động Tạo mục lục Nháy chọn thẻ View, đánh dấu vào ô Navigation Pane để xem tiêu đề ở khung Navigation bên trái. Tạo mục lục theo các bước: B1: Đặt con trỏ soạn thảo tại vị trí cần chèn mục lục B2: Nháy chuột chọn References\Table of Contents\Table of Contents B3: Chọn một mẫu mục lục trong danh sách hoặc nháy chọn Insert Table of Contents để mở hộp thoại Table of Contents, định dạng cho mục lục và nháy nút OK. 11/20/2018 FIT.HNUE

1. Tạo mục lục tự động Tạo mục lục Show page numbers: hiện thị số trang bên phải tiêu đề. Right align page numbers: số trang được đặt sát lề phải trang. Tab leader: chọn kiểu gạch ngang từ tiêu đề đến số trang. Use hyperlinks instead of page numbers: các tiêu đề trong mục lục có liên kết đến nội dung trong tệp văn bản. Formats: các kiểu mẫu mục lục. Show Levels: số mức tiêu đề trong mục lục. 11/20/2018 FIT.HNUE

1. Tạo mục lục tự động Tạo mục lục Cập nhật mục lục Nháy chọn References/Table of Contents/Update Table. Xuất hiện hộp thoại Update Table of Contents. Khi chỉ thay đổi số trang, tiêu đề không đổi thì chọn Update page numbers only Khi có thay đổi tiêu đề trong mục lục thì chọn Update entire table. Nháy chọn nút OK để thực hiện cập nhật. 11/20/2018 FIT.HNUE

2. Tham chiếu tự động Mục đích, ý nghĩa: Tạo các tham chiếu đến hệ thống Caption (cho bảng, hình vẽ, …). 11/20/2018 FIT.HNUE

2. Tham chiếu tự động Lệnh chèn caption: References\Caption\Insert Caption Chọn caption cho đối tượng Tạo một caption mới Qui định chỉ số của Caption Tạo bảng tham chiếu tự động: References\Captions\Insert Table of figures 11/20/2018 FIT.HNUE

Hết chương 4 Thank you