TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI 11 Disember 2012
ALLOCATION FOR HIR-MOHE No Faculty Proposed & Approved by MOHE No. of projects Allocation for Cycle 1 Expenditure Balance % SPENT Allocation for Cycle 2 RM 1 MEDICINE 129,697,000 20 72,919,330 18,522,873 54,396,457 25.40 17 18,677,800 1,100,657 17,577,143 5.89 5 2 ENGINEERING 200,000,000 62 52,837,469 13,485,721 39,351,748 25.52 23 65,108,120 3,998,070 61,110,050 6.14 27 3 SCIENCE 79,904,130 13 60,014,503 19,350,577 40,663,926 32.24 12 0.00 4 DENTAL 28,287,330 22 13,194,753 4,323,021 8,871,732 32.76 8 15,092,351 1,214,782 13,877,569 8.05 COMP. SCIE. 27,268,000 9,126,490 1,538,888 7,587,602 16.86 6 3,201,200 626,872 2,574,328 19.58 CHANCELLORY 125,000,000 10 104,341,948 42,380,412 61,961,536 40.62 9 6,289,250 382,248 5,907,002 6.08 7 SOC. SCIE. - BUILT ENV. Secretariat (Balanced Revised 68% ) 4,329,517 Balance of Cycle 3 TOTAL : 590,156,460 140 316,764,010 99,601,492 212,833,001 31.44 75 108,368,721 7,322,629 101,046,092 6.76 53
EXAMPLES ACCOUNT YEAR ALLOCATION EXPENDITURE BALANCE STATUS J-00000-73558 2010-2011 420,500.00 352,244.30 68,255.70 CLOSED COMMITMENT H-50001-A00003 2011 1,056,140.00 461,065.93 49,301.95 ACTIVE 193,527.82 2012 4,994,720.00 511,970.31 1,206,236.60 815.04 C/F 2011 5,044,021.95 VM LAB (3,325,000.00) TOTAL BUDGET 1,719,021.95 B-50001-A00003 3,325,000.00 -
SAGA SYSTEM FOR BUDGET
PENGURUSAN PEROLEHAN Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
GOVERNAN KEWANGAN DALAM PEROLEHAN KERAJAAN Akta Prosedur Kewangan 1957 Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Akta 120) AKTA Arahan Perbendaharaan (AP166-206, 229-300) Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP) Pekeliling Kontrak Perbendaharaan (PKP) Surat Arahan Perbendaharaan (SAP) ARAHAN & PEKELILING MOF Surat Edaran Bendahari Manual Perolehan / Manual e-Procurement Arahan Kerja UM-PT05-PK02 (Urusan Perolehan) PERATURAN UM GOVERNAN KEWANGAN DALAM PEROLEHAN KERAJAAN Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
PRINSIP PEROLEHAN Akauntabiliti Awam (Public Accountability) Diuruskan secara telus (Transparent) Nilai faedah yang terbaik (Best Value for Money) Saingan terbuka (Open Competition) Adil dan saksama (Fair Dealing) Integriti (Integrity) PRINSIP PEROLEHAN Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
i. Perancangan Perolehan ii. Memastikan peruntukan diluluskan iii. Penyediaan Spesifikasi Tidak Menjurus Kepada Sesuatu Jenama/Model iv. Proses Perolehan Yang Betul v. Jaminan/Warranti vi. Penyelenggaraan vii. Kesediaan Tempat/Ruang PERANAN KETUA PTJ/PI Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
Kontrak Panel Rujuk www.treasury.gov.my PERANCANGAN PEROLEHAN Jadual Perancangan/Perlaksanaan Perolehan Kajian Pasaran Anggaran Kos Kod Bidang MOF (Pembekal) Item Kontrak Pusat/Sistem Panel (MOF) Penyediaan Spesifikasi Rundingan Terus/Kolaborasi/Pemindahan Dana (MOF) Barangan Import (MITI) Barangan Ex-Stock (MOF) Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari Kontrak Panel Rujuk www.treasury.gov.my
Sebutharga AP 170.1/AP190(b)/SPP 5/2009 Pembelian Terus SPP 12/2007 Sebutharga AP 170.1/AP190(b)/SPP 5/2009 Tender Terbuka AP 171.1/190(c)/181(a)/SPP 5/2007 Kontrak Pusat AP178/SPP 5/1974 Rundingan Terus SAP 2002/2008 Panjar Wang Runcit SPP 2/2002 KAEDAH PEROLEHAN Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
Tender Sebutharga SEBUTHARGA & TENDER Perolehan melebihi RM500 sehingga RM500,000 e-Procurement Tender Perolehan melebihi RM500,000 Iklan akhbar Rujuk Procurement Framework SEBUTHARGA & TENDER Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
Carta Alir Sebutharga – Jumlah tempoh masa setiap proses Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
Carta Alir Sebutharga – Jumlah tempoh masa setiap proses Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
Carta Alir Sebutharga – Jumlah tempoh masa setiap proses Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
Carta Alir Sebutharga – Jumlah tempoh masa setiap proses Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
Carta Alir Tender – Jumlah tempoh masa bagi setiap proses Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
Carta Alir Tender – Jumlah tempoh masa bagi setiap proses Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
Carta Alir Tender – Jumlah tempoh masa bagi setiap proses Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
Carta Alir Tender – Jumlah tempoh masa bagi setiap proses Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
Carta Alir Tender – Jumlah tempoh masa bagi setiap proses Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
Perolehan yang dibuat secara langsung dengan mana-mana kontraktor / pembekal SETELAH MENDAPAT KELULUSAN KHAS Perbendaharaan Malaysia (MOF) Pembekal, tunggal Pembuat tempatan, Kolaborasi, Pemindahan Dana dll Kelulusan MOF terlebih dahulu Permohonan dan justifikasi -Borang Lampiran K -Surat kelulusan peruntukan - Surat pelantikan sah sole agent oleh sykt prinsipal JKuasa Rundingan Harga Lemb Perolehan B/JSUM memuktamadkan harga -Surat Tawaran/Surat Setujuterima Tawaran -Perjanjian/ MoA -Pembekalan barang dan perkhidmatan RUNDINGAN TERUS Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
ISU DAN CABARAN….. Perkara Isu Tindakan Laporan penilaian teknikal & harga Penyediaan laporan ambil masa yang lama, lewat diterima dan tidak lengkap, tidak tandatangan secara bersama -JK Penilaian bermesyuarat/sediakan laporan penilaian dalam tempoh 2 minggu dari tarikh tutup iklan -Jadual perbandingan spesifikasi/harga Tempat dan lokasi peralatan Peralatan yang telah diterima tidak dapat dipasang kerana tiada tempat yang sesuai Pastikan kesediaan tempat dan lokasi yang sesuai utk menempatkan peralatan sebelum proses pembelian Kerja-kerja renovasi dan pembelian perabot Tidak mendapat kelulusan dari Jkuasa Renovasi dan Perabot Kelulusan JK Renovasi dan Perabot sebelum membuat panggilan sebutharga Penyediaan syarat/spesifikasi perlu merujuk kepada JPPHB ISU DAN CABARAN….. Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
ISU DAN CABARAN….. Perkara Isu Tindakan Pembelian untuk item yang sama dibuat secara berasingan Pecahkecil perolehan Merancang perolehan terlebih dahulu dan mengelakkan dari memecahkecil perolehan Barangan Import Pembelian tanpa mendapat kelulusan MITI bagi barangan import >RM50 ribu Mengemukakan surat permohonan, borang A dan katalog asal kepada Bhg Perolehan untuk dihantar kepada MITI Penyediaan spesifikasi Spesifikasi adalah menjurus kepada jenama/model -JK Penyediaan Spesifikasi -rujuk contoh2 spesifikasi JPPHB/PTM/Perolehan ISU DAN CABARAN….. Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
Perkara Isu Tindakan Pembelian tertumpu kepada pembekal/kontraktor yang tertentu sahaja Pihak PTj seringkali memilih pembekal/kontraktor yang sama sahaja bagi setiap perolehan Sykt tidak mempunyai kelayakan Pemilihan pembekal/kontraktor mestilah dibuat secara telus berdasarkan syarat kod bidang memenuhi spesifikasi dan best value for money Rundingan Terus Perolehan secara rundingan terus >RM50 ribu dilaksanakan tanpa mendapat kelulusan MOF terlebih dahulu Kenalpasti perolehan secara rundingan terus Kemukak permohonan dan justifikasi, Borang Lampiran K dan dokumen yang berkaitan kepada Bhg Perolehan untuk kelulusan MOF Perolehan secara Sebutharga Permohonan tidak lengkap Tiada sebutharga dari pembekal, warranti Tiada surat permohonan Tidak melalui sistem eProcurement Tiada borang syor setuju terima Tiada jadual perbandingan yang terperinci Tempoh sahlaku sebutharga yang telah tamat Tiada surat lantikan sah daripada syarikat prinsipal Mengemukakan permohonan lengkap kepada Bhg Perolehan berdasarkan checklist Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
Perancangan perolehan Perkara Isu Tindakan Perancangan perolehan Pihak PTj tidak membuat perancangan perolehan bagi setiap barangan hendak dibeli Jadual pelaksanaan perolehan Kajian pasaran, import Tentukan kaedah perolehan Penilaian prestasi pembekal Pihak PTj tidak membuat penilaian prestasi pembekal dengan betul Membuat penilaian prestasi pembekal dengan betul dan tepat supaya pembekal/kontraktor yang berprestasi baik sahaja akan disyorkan Peruntukan Peruntukan tidak lulus dan mencukupi Semak kelulusan peruntukan terlebih dahulu sebelum membuat sesuatu pembelian Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
Penyediaan spesifikasi dalam e-procurement jelas dan mudah difahami supaya pembekal mendapat gambaran mengenai kehendak Universiti; keupayaan minimum barangan itu perlu dinyatakan Nama dagangan/jenama atau buatan (model) tidak boleh digunakan. Jika tidak dapat dielakkan, ungkapan “atau persamaan” hendaklah digunakan Naiktaraf kepada jenama sedia ada- tajuk perolehan perlu jelas agar tidak memberi anggapan perolehan menjurus kepada jenama Menentukan dan keperluan dokumen yang diminta dinyatakan dengan jelas cth. katalog,sebutharga, perincian warranti dan penyelenggaraan Muatnaik surat akuan pembida semasa permohonan dibuat Surat lantikan sah yang masih sah laku daripada agen prinsipal perlu dilampirkan – PENTING agar peralatan yang diterima adalah original dan warranti dan penyelenggaran diberikan Penyediaan spesifikasi dalam e-procurement Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari
BAHAGIAN PEMBAYARAN & PERBELANJAAN
PEKELILING ARAHAN PERBENDAHARAAN (PEKELILING & SURAT PEKELILING) GARISPANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN KEPADA KETUA PTj SURAT EDARAN & PEKELILNG DALAMAN UM ARAHAN KERJA
PROSES BAYARAN Kelulusan Peruntukan Syor Setuju Terima Borang Pesanan Nota Penghantaran Inbois
PEMULANGAN INBOIS Dokumen Tak Lengkap/ Pengesahan Bayaran HIR.Pemulangan.pdf Tidak Melalui E-procurement Tiada Syor Setuju Terima (SST) Tiada Kelulusan / Salah Peruntukan Pembayaran Bukan Tahun Semasa Tanpa Komitmen Jumlah PO Berbeza Dengan SST Perlu Revise PO & Batalkan PO Asal
DOKUMEN BAYARAN HINGGA 50 RIBU Daftar inbois dari Sistem Kewangan kecuali perolehan aset Inbois asal yang telah dicop pengesahan untuk pembayaran.(Pastikan maklumat pada cop lengkap) Nota hantaran yang telah disah penerimaan Borang Pesanan yang telah dicop & ditandatangani oleh Ketua PTj Borang Syor Setuju Terima Sebutharga E-Perolehan Skrin shot item tag bagi perolehan aset melebihi RM3,000 seunit Surat Pengedar Tunggal (jika berkenaan) Surat kelulusan peruntukan (jika berkenaan) Surat Pemangkuan ( jika berkenaan) HIR.INVOIS.BAWAH.RM50K.pdf
DOKUMEN BAYARAN > 50 RIBU Daftar inbois dari Sistem Kewangan kecuali perolehan aset Inbois asal yang telah dicop pengesahan untuk pembayaran.(Pastikan maklumat pada cop lengkap) Nota hantaran yang telah disah penerimaan Borang Pesanan yang telah dicop & ditandatangani oleh Ketua PTj Borang Syor Setuju Terima Sebutharga E-Perolehan Skrin shot item tag bagi perolehan aset melebihi RM3,000 seunit Surat pemfaktoran (jika berkenaan) Surat Pengedar Tunggal (jika berkenaan) Surat kelulusan peruntukan (jika berkenaan) Surat Pemangkuan ( jika berkenaan) Surat kelulusan dari Bahagian Perolehan Dokumen Perjanjian yang telah dimatikan stem Surat tawaran & Surat Setuju Terima Tawaran Sijil Pentauliahan bagi perolehan peralatan melebihi RM 200,000 HIR.INVOIS.MELEBIHI.RM50K.pdf
DOKUMEN BAYARAN KAKITANGAN Borang pendahuluan/ tuntutan perjalanan yang telah diluluskan oleh Ketua PTj Surat kelulusan peruntukan/Dokumen sokongan perjalanan Surat kelulusan dari Bahagian Sumber Manusia bagi perjalanan luar negara staf Surat kelulusan dari Timbalan Naib Canselor( A& A) bagi perjalanan luar negara pelajar Resit asal Online umportaltuntutan modul pendahuluan diri Umportaltuntutanmodul tuntutan perjalanan HIR.Claim.pdf
MODUL ONLINE PENDAHULUAN TUNTUTAN Permohonan perlu dibuat mengikut kategori Surat kelulusan perlu dimuat naik ke dalam sistem Peruntukan yang tepat perlu dikenalpasti Perlu sampai ke Bendahari 3 hari bekerja sebelum tarikh bermulanya aktiviti Laporan perlu dikemukakan dalam tempoh 14 hari selepas tamat aktiviti TUNTUTAN Tuntutan perlu dibuat mengikut kategori Surat kelulusan dan resit asal perlu dimuat naik ke dalam sistem Tuntutan yang mempunyai pendahuluan diri perlu dikemaskini dengan tepat Tuntutan boleh dibuat sehari selepas tarikh berakhirnya aktiviti
ALIRAN PROSES PEMBAYARAN PTj kemuka daftar inbois & dokumen ke Bendahari Bendahari semak dokumen & maklumat dalam Sistem Luluskan Dokumen Untuk Bayaran Post Transaksi Bayaran Dalam Sistem Penyediaan EFT/Cek kepada pembekal
Report –Reconciliation
Budget Allocation Purchase Order Invoice-Expenses Income REPORT
Issue Over spending One line budget? Wrong balance figure Cannot issue PO Wrong charge Charges for what Over spending One line budget? Sample Of Report
Moving Forward SAP System Application & Product E-Procurement
Project Progress and Key Activities Baseline configuration System management Detailed configuration Development of programs, interfaces, etc. Data migration Strategy and Plan Training Documentation Final integration Test User Acceptance test User roles and authorizations Train the Trainer Training System management Finalized Actual Cut Over Plan Handover Set-up of project planning Project procedures Project kick-off Technical infrastructure planning 100% 80% 20% Develop system environment SAP Overview Define business structure Business process definition User roles Blueprint Sign-Off Production support Continuous KPI management Project close-out
UMFMIS SAP Module Scope Payroll Procurement Finance and Performance Management Payroll Staff Loan Purchasing General Ledger Accounts Payable Accounts Receivable Asset Accounting Treasury/Cash Management Cost Centre Accounting Profit Centre Accounting Internal Order Fund Management Receipting Billing iHRIS, OT System, WOB and UM Portal eProcurement Student Loan, EFT (banks), ISIS, e-Advance and RGMS UMFMIS Project Kick Off
1. UMFMIS Applications Overview Account Payable Account Receivable Cost Center Accounting Profit Center Accounting Fund Management Asset Accounting General Ledger Project System Cash Management Treasury Management Purchasing Payroll E-Procurement Portal User Portal
2.Financial Data Flow (Example – Posting of An Expense) GL Account (Expense) Cost Element (Expense) Cost Center Account (Expense) Profit Center Cost Element Group Cost Center Group Reporting _______ _______ _______ _______ _______ _______ Account Group Profit Center Group Commitment Item Fund Center Commitment Item Group Fund Center Group F M D E R I V E R B U D G E T C H E C K COMPANY CODE CONTROLLING AREA FINANCIAL MANAGEMENT AREA D E B I T P O S T I N G GL Account (Reconciliation) Account (Reconciliation) Profit Center (Doc. Split) C R E D I T P O S T I N G Vendor (AP Subledger) GENERAL LEDGER VIEW COST CENTER ACCOUNTING FUND MANAGEMENT PROFIT CENTER ACCOUNTING B221001 ADA12020 B221000 Financial Statement Version
SUPPLIER + REQUESTER + FINANCE 3. Purchasing Data Flow (General) FUND MANAGEMENT PURCHASING ACCOUNT PAYABLE Budget Availability Checked Purchase Requisition Created Purchase Order Created Invoice Posting *Continue to Financial Dataflow E-Procurement Portal Request or Application to Purchase Check the request & the budget available Commit the budget for the request Approve the request to purchase Enter GR information. Indicator updated by Requester Enter INV information. Requester to confirm. Finance to approve. REQUESTER ADMINISTER ADMINISTER APPROVER (Depending Rules) SUPPLIER + REQUESTER SUPPLIER + REQUESTER + FINANCE
Soft Live-Dec 2012 Live-Jan 2013
SEKIAN TERIMA KASIH THANKS