ايجاد دفتر مدیریت استراتژی شرکت تحقیق در عملیات بهین گستر گیتی اميرحسين صبورطينت مشاوره مدیریت شرکت بهین گستر

سوالات اساسی در ایجاد دفتر مدیریت استراتژی در سازمانها ضرورت وجودی دفتر مديريت استراتژی؟(Why) نقشها و وظایف دفتر مدیریت استراتژی؟ (What) جایگاه ساختاری دفتر مدیریت استراتژی؟ (Where) زمان مناسب راه اندازی دفتر مدیریت استراتژی؟ (When) نحوه عملکرد و کارکرد دفتر مدیریت استراتژی؟(How) عوامل موفقیت و شکست دفاتر مدیریت استراتژی، ریشه در پاسخ نامناسب به یک یا چند یک از سوالات فوق دارد.

عناوینی متعدد برای وظیفه ای مبهم Chief Strategy Officer (CSO) Executive Vice president and ………. دفتر مدیریت استراتژی- اداره مدیریت استراتژی واحد برنامه ریزی استراتژیک واحد توسعه کسب و کار واحد مدیریت تغییر و بهبود سازمانی و ........... نکته: نام، چندان مهم نیست، نقش مهم است. (Accenture, 2008)

ضرورتها از منظر متخصصین اکسنچر (why) مدیر ارشد در سازمانهای پیچیده به کمک نیاز دارد. ماهیت استراتژی در دهه گذشته، تغییر یافته است. اگر واحدها با استراتژی همسو نشوند راه به جایی نخواهیم برد.

ضرورتها از منظر پالادیوم

ضرورتها از منظر سازمان استراتژی محور

در طراحی دفتر مدیریت استراتژی، از تجارب برتر الگوبرداری کنیم

وظیفه تدوین را از اجرا جدا کنیم

بلوغ کافی در حوزه تدوین استراتژی داشته باشیم ردیف عبارت/ویژگی نظام مدیریت استراتژیک امتیاز (از 1 تا 4) 1 تیم مدیریت ارشد شرکت ما، مسوولیت و تعهد تدوین و اجرای برنامه استراتژیک کلان را بر عهده گرفته است. 2 برنامه ریزی استراتژیک در شرکت ما، فعالیتی با اولویت بالا است که به صورت منظم، تدوین و بازنگری می شود. 3 شرکت ما برای تدوین برنامه ریزی استراتژیک، دارای چارچوب، روشهای اجرایی و دستورالعمل های تعریف شده ای است. 4 شرکت ما اهداف کلان و کیفی خود را مستند نموده است. 5 اهداف شرکت ما قابل اندازه گیری بوده و برای تحقق آنها، برنامه عملیاتی و زمانبندی داریم. 6 شرکت بصورت منظم، نسبت به پایش محیط فعالیت خود اقدام می کند و در این بررسی ها، بازارها و مشتریان بررسی می شوند. 7 ما از طریق تحلیل عوامل محیطی خود، به شناسایی فرصتها و تهدیدات اثرگذار بر فعالیت شرکت خود می پردازیم. 8 شرکت ما بصورت منظم، نسبت به پایش عوامل داخلی و نحوه انجام کسب و کار (موفقیتها و شکستها) اقدام می کند. 9 تحلیل عوامل داخلی در شرکت ما باعث شده است که نقاط قوت و ضعف و شایستگی های خود را بشناسیم و درک کنیم. 10 ما استراتژی هایی بر مبنای تحلیل عوامل محیطی و درونی خود تدوین نموده ایم. 11 شرکت ما، یک سند مکتوب برنامه استراتژیک داشته و تصمیمات استراتژیک خود را بر اساس آن انجام داده و اتخاذ می نماید. 12 شرکت ما سیستم مکانیزه و قابل اطمینانی برای پایش نحوه اجرای برنامه ها و تحقق اهداف خود در اختیار دارد. 13 شرکت میزان نیل بسوی اهداف و استراتژی ها را به خوبی پایش کرده و بر مبنای نتایج عملکرد، اقدام بهبود مشخص می کند. 14 شرکت ما تمامی واحدها و حوزه ها را به منظور تحقق اهداف و استراتژی ها، همسو کرده است. 15 می توانیم ثابت کنیم حداقل به 75 درصد از اهداف استراتژیک خود دست یافته ایم. جمع امتیاز اکتسابی

بلوغ کافی در حوزه تدوین استراتژی داشته باشیم 1= کاملا مخالفم/ این عبارت (ویژگی) به هیچ وجه در مورد شرکت ما صدق نمی کند. 2= مخالفم/ این عبارت (ویژگی) در مورد شرکت ما صدق نمی کند. 3= موافقم/ این عبارت (ویژگی) در مورد شرکت ما صدق می کند. 4= کاملا موافقم/ این عبارت (ویژگی) در مورد شرکت ما کاملا صدق می کند.

وظایف دفتر مدیریت استراتژی

اولویت بندی وظایف دفتر مدیریت استراتژی

خروجی های مورد انتظار از دفتر مدیریت استراتژی تعریف فلسفه، چارچوب و اصول حاکم بر نظام مدیریت استراتژیک طراحی و نظارت بر فرایند/مکانیزم/دستورالعمل تدوین و اجرای استراتژی کمک به مدیران ارشد و تیم اجرایی در تدوین و عملیاتی نمودن استراتژی کمک به توصیف و قابل سنجش نمودن استراتژی و گزارش دهی سیستم کمک به همسو نمودن همه کسب و کارها با استراتژی کلان سازمان کمک به تامین منابع موردنیاز اجرای استراتژی (بودجه، نیروی انسانی، فناوری و ..) تنظیم و پیگیری جلسات کمیته راهبری (نظارت و بازنگری استراتژی) تضمین این که اهداف فردی، پاداش و توسعه کارکنان به استراتژی وصل است تضمین اینکه نتایج موردانتظار استراتژی، در برنامه عملیاتی واحدها منعکس است تضمین اینکه فناوری اطلاعات در شرکت به اجرای استراتژی کمک می کند تضمین این که نظام مدیریت فرایند به استراتژی گره خورده است تضمین این که برنامه های بهبود فرایند و عملیات، روی اولویت ها و اهداف استراتژیک شرکت تمرکز دارند اطلاع رسانی استراتژی و آموزش کارکنان در خصوص استراتژی شناسایی و نظارت بر مدیریت سبد ابتکارات (اقدامات) استراتژیک

ملاحظات دفتر مدیریت استراتژی در شرکتهای ایرانی بررسی ها در نمونه ای از سازمانهای ایرانی، نشانگر پوشش (Coverage) حداکثر 50 درصد وظایف توصیه شده است. بررسی ها در نمونه ای از سازمانهای ایرانی، نشانگر عدم اولویت بندی صحیح وظایف و تقسیم وقت و انرژی متناسب با آن است. بررسی ها در سازمانهای ایرانی، نشانگر اهمیت سفارشی نمودن وظایف (مثلا استراتژی در شرایط بحران) است. بررسی ها در سازمانهای ایرانی، نشانگر این است که اکثریت قریب به اتفاق واحدهای متولی، تعداد پرسنل کمی برای انجام کامل وظایف توصیه شده دارند.

مهارت چندگانه مسوول دفتر مدیریت استراتژی

مهارتهای چندگانه مسوول دفتر مدیریت استراتژی

ویژگی های شخصی مسوول دفتر استراتژی مورد اعتماد عمیق مدیر عامل باشد. همه فن حریف باشد. یک بازیکن ستاره باشد. اهل عمل و نه تنها تفکر باشد. نگهبان افق دوم باشد. نافذ و نه دیکتاتور باشد. با ابهام کنار آید. واقع بین باشد.

تعامل اثربخش مدیر مالی و مدیر دفتر استراتژی نقش مدیران ارشد مالی در استراتژی بخصوص اجرای آن از گذشته، بسیار پررنگ تر شده است. بیش از سه چهارم مدیران مالی در تحقیق، رابطه خوب با مدیر استراتژی را لازمه اجرای استراتژی ارزیابی کردند. بیش از نیمی از مدیران استراتژی در تحقیق، بعداز مدیرعامل، مدیرمالی را اصلی ترین همکارشان در اجرای استراتژی دانستند. 86 درصد مدیران مالی، حداقل یک بار در هفته با مدیر استراتژی، جلسه دارند. و 41 درصد نیز، جلسات متعدد هفتگی با یکدیگر دارند.

تعامل اثربخش مدیر مالی و مدیر دفتر استراتژی احتمال تنش میان CSO و CFO خصوصا در مورد اولویت دهی به افق های کوتاه، میان مدت وجود دارد. به گفته یکی از مدیران مالی: ”من مالک اکنون تا 18 ماه آتی هستم و مدیر استراتژی، مالک 18 ماه تا 5 سال آتی. این دو زمان باید با هم یکپارچه شوند. گاهی آنها یک سرمایه گذاری بلندمدت می خواهند که ما استطاعت آن را نداریم. گاهی ما، در کوتاه مدت کارهایی می کنیم که با نگاه بلندمدت آنها بی معناست. ما باید این تضادها را در فرایند یادگیری دوجانبه حل و فصل کنیم.

جایگاه دفتر مدیریت استراتژی در ساختار سازمانی

ملاحظات ساختار دفتر استراتژی در ایران بررسی ها نشانگر این است که در بخش عمده سازمانهای ایرانی، بجای واحد سازمانی مسوول، وظایف در قالب کمیته ها و کارگروهها انجام می شود. بررسی ها نشانگر این است که در بخش عمده سازمانهای ایرانی، نقش CFO در تعامل با واحدهای برنامه ریزی و مدیریت استراتژیک، بسیار کمرنگ است. بررسی ها نشانگر این است که در بخش عمده سازمانهای ایرانی، وظایف مربوطه میان افراد مختلف، پخش شده و متولی واحد وجود ندارد.

ویژگی های داشبورد مدیریت استراتژیک

بعضی داشبوردهای مورد تایید پالادیوم Active Strategy Bitam Business Objects CorVu Corporator Fiber FlexSI Information Builders InPhase Open Ratings Oracle Hyperion Oracle PeopleSoft Oracle Pilot Software Palladium Executive Strategy Manager Panorama Performancesoft Procos Prodacapo QPR Rocket Software SAP SAS Vision Grupo Consultores

دارا بودن ماجول تدوین دارا بودن ماجول تدوین استراتژی: دارا بودن قابلیت تدوین استراتژی با ابزارهای شناخته شده و معتبر دارا بودن قابلیت تعیین و تحلیل شکاف های استراتژیک قابلیت تدوین و ردیابی چشم انداز، ماموریت، و مفاد تغییر

دارا بودن ماجول طراحی کارت امتیازی دارا بودن ماجول طراحی کارت امتیازی : دارا بودن قابلیت تعریف منظرها، ویرایش و حذف و اضافه منظرها دارا بودن قابلیت تعریف اهداف کیفی و قرار دادن آنها در منظرها دارا بودن قابلیت ایجاد روابط علت و معلولی میان اهداف دارا بودن قابلیت تعریف شاخص و طراحی شناسنامه برای شاخص دارا بودن قابلیت تعریف اهداف کمی دارا بودن قابلیت تدوین ابتکارات و برنامه های عملیاتی دارا بودن قابلیت تعریف مالک برای شاخصها دارا بودن قابلیت تعریف تم و نیز عوامل ریسک دارا بودن قابلیت تعریف برحه های زمانی

دارا بودن ماجول همسویی دارا بودن ماجول همسویی: امکان طراحی جداگانه کارت امتیازی کلان، کسب و کار و وظایف و ایجاد روابط مادر و فرزندی میان آنها دارا بودن قابلیت های گرافیکی ایجاد ارتباط میان کارتهای امتیازی دارا بودن قابلیت تحلیل شاخصها از منظر ارتباط با سایر کارتهای امتیازی دارا بودن قابلیتهای مدیریت کاربران (توضیح کاربران در خصوص موارد) دارا بودن قابلیت تعریف سطوح مختلف کاربری از سیستم دارا بودن قابلیت تعریف و اتصال کارتهای امتیازی در سطح فردی دارا بودن قابلیت نمایش نحوه اتصال نظام پاداش به عملکرد استراتژیک

دارا بودن ماجول برنامه ریزی فرایند دارا بودن ماجول برنامه ریزی فرایندی: دارا بودن قابلیت نمایش ارتباط میان استراتژی ها و فرایندها دارا بودن حرکت از سمت استراتژی به سمت شناسنامه فرایندها دارا بودن ماجول مدیریت ریسک امکان طراحی داشبورد فرایندها

ماجول گزارش گیری و قابلیتهای ارزیابی دارا بودن قابلیتهای گزارش گیری: امکان نمایش و ترسیم وضع موجود در خصوص شاخصها امکان ترسیم و تحلیل داشبورد با هشدارهای سبز، قرمز، و زرد امکان ترسیم روندهای تاریخی از شاخصها و تحلیل میزان تحقق اهداف کمی واسط به مدیریت جلسات کمیته راهبری و کمیته های عملیاتی برقراری امکان انجام تحلیل های عملیاتی دارا بودن قابلیت های تست و ارزیابی: امکان نمایش تغییرات استراتژی در طول زمان و ماجول بازنگری امکان تحلیل اثر ریسک فاکتورها بر تغییر در عملکرد شرکت

تجربه گروه کرایسلر در ایجاد دفتر مدیریت استراتژی

پاسخ به سوالات در ایجاد این دفتر

پروژه راه اندازی دفتر مدیریت استراتژی

سوالاتی برای بحث و تبادل نظر آیا می توان وظایف دفتر مدیریت استراتژی را برون سپاری کرد؟ آیا می توان وظایف دفتر مدیریت استراتژی را به یک واحد فعلی واگذار کرد؟ در شرایط رکود اقتصادی، نقش واحد مدیریت استراتژی، چه تغییری می کند؟ آیا فقط سازمانهایی که با الگوی BSC و تفکر کاپلانی استراتژی تدوین کرده اند، می توانند دفتر مدیریت استراتژی ایجاد کنند؟ آیا امکان الگوبرداری از بهترین تجارب شرکتهای ایرانی یا خارجی در راه اندازی دفتر مدیریت استراتژی وجود دارد؟ آیا مسوول دفتر مدیریت استراتژی را حتما باید از درون شرکت پرورش داد و منتصب نمود یا می توان از بیرون شرکت، استخدام کرد؟

سوالاتی برای بحث و تبادل نظر آیا می توان عملکرد دفاتر مدیریت استراتژی را ارزیابی نمود؟ آیا ماموریت و وظایف کلی دفتر مدیریت استراتژی از شرکتی به شرکت دیگر تغییر اساسی می کند؟ (مثلا در شرکتهای بزرگ یا کوچک، دولتی یا خصوصی، و ...) هزینه و زمان پروژه راه اندازی یک دفتر مدیریت استراتژی، حدودا چه میزان برآورد می شود؟