STRATEGIC INTERNAL COMMUNICATION تهیه و تدوین : ارمغان خلیل زادگان

فهرست مطالب مقدمه مزایای تدوین استراتژی پیش زمینه تدوین استراتژی - تعیین اهداف ایجاد یک برنامه IC بصورت مرحله به مرحله فهرست منابع

مقدمه : ارتباطات درون سازمانی برطرف کننده نیازهای روزافزون سازمان مقدمه : ارتباطات درون سازمانی برطرف کننده نیازهای روزافزون سازمان فرصت دادن به هرفرد برای بهبود عملکرد شناخت کلیه ابزارهای آموزشی دردسترس تعیین مناسب ترین ابزارهای ارتباطی جهت رسیدن به هدف راههای مناسب آموزش برای هر فرد ارتباطات شایسته در برابر سطوح مختلف درک مخاطبان تسهیل آموزش

مزایای تدوین استراتژی ارتباطات درون سازمانی یکسو نمودن اهداف درون سازمان ایجاد وابستگی نسبت به محل کار ایجاد هماهنگی بیشتر انگیزش کارکنان با رفع ابهامات اتخاذ تصمیمات هماهنگ سطوح پایین مدیریت با اهداف مدیریت ارشد و رسالت سازمان

پیش زمینه تدوین استراتژی تعیین اهدافsetting objectives - این استراتژی باید در یک ارتباط تنگاتنگ با استراتژی سازمان تعریف گردد . اما این امر به سادگی امکانپذیر نیست . - مشکلات برقراری ارتباط با استراتژی سازمان - مراحل ایجاد ارتباط با استراتژی سازمان

مشکلات برقراری ارتباط با استراتژی سازمان 1 – استراتژی ها ممکن است موضع سازمان رادر قبال روابط درون سازمانی مشخص ننمایند . 2 – تدوین استراتژی ها به ندرت آنقدرخوب تعریف شده اند که بتوان به آنها استناد کرد . 3 - استراتژی ها معمولا به سطوح بالای سازمان می پردازند .

مراحل ایجاد ارتباط با استراتژی سازمان Mission رسالت سازمان در ارتباط با ارزشها تصوراتی که اهداف بنیادی و منطقی سازمان را میسازد . Objectives اهداف عملی بلندمدت که از زیرشاخه های رسالت سازمان است . Strategy فرآیند گسترده ای که طی آن به اهداف دست می یابند . Tacticsعملیات اجرایی و برنامه هایی که معمولا کوتاه مدت یا میان مدت هستند .

مرحله 1 - تحقیق ایجاد یک تصویر روشن ازبرنامه IC بوسیله تحقیق

مرحله 2 – تبیین اهداف IC نوشتن تمام چیزهایی که باید انجام شود . - نیازها : مسوولیت های قانونی ,تعهدات ایجاد شده درارزشها و رسالت سازمانها - باید ها : نمایش بهترین حالت ممکن از چشم اندازها - علایق : آن چیزهایی که اگر بودجه اجازه دهد مایل به انجام آن هستیم .

مرحله 3 – اولویت بندی و تبیین استراتژی ایجاد تقدم و تاخردر اهداف زیربنای فعالیت های ارتباطی ( حداکثر6 هدف ) برای یک سال بازگو کردن مجدد اهداف باجزییات ( تبیین استراتژی)

مرحله 4 - تعریف مخاطب کلیدی - شما تلاش می کنید با چه کسی ارتباط برقرار کنید ؟ - چه کسی باید اهداف تعیین شده را محقق کند ؟ - مخاطبان کلیدی چه کسانی می توانند باشند ؟

مخاطبان کلیدی چه کسانی هستند ؟ تمام کارکنان مدیران ارشد گروهی از کارکنان با اهداف مشخص مانند کارکنان فروش گروهی از کارکنان بامکان جغرافیایی ویژه ذینفع ها : - سهام داران عمومی - تامین کنندگان مواد اولیه - شرکا و...

مرحله 5 – تعریف اهداف مشخص شود به عنوان نتیجه ارتباط مخاطب شما چه کاری باید انجام دهد . - چه گرایشهایی ایجاد شود . - چه طیفی از رفتارها ترویج شود . - چه افکاری تغییر کند یا با چه افکاری مقابله شود . - چه اطلاعاتی برای ارتقاء درک ارایه شود .

مرحله 6 - تعریف پیام های کلیدی تعیین و تعریف پیامی که پاسخ درست مخاطب شما را برمی انگیزد تا به اهداف سازمان دست بیابد .

مرحله 7 – تاکتیک های موفق Umbrellas برنامه ارتباطی باید یک منطق جامع را مهیا نماید . Theme پیام باید صحیح و جذاب باشد . clustering محتوا را به زیرگروه هایی تقسیم کنیم که در کل یک تصویر را تشکیل دهد .

مرحله 8 – انتخاب روش Method برای مثال : Face–to–Face رودررو Cascade آبشاری روش بستگی به موارد ذیل دارد : - اهداف - طبیعت پیام - خصوصیات مخاطبان - امکان پذیر بودن ( با توجه به بودجه و برنامه )

مرحله 9 – ایجاد کانالهای بازخور امکان قضاوت درمورد رسانه ارتباطی ومیزان تاثیرگذاری ودرک مخاطب را ایجاد می کند .

مرحله 10 – تخصیص منابع ایجاد Business-case برای هر فعالیت آزمون حالت های مختلف اطمینان از سرمایه گذاری درست

مرحله 11 – تفویض مسوولیت و تعیین پاسخگو ء در جاییکه فعالیت های ارتباطی دریک بازه زمانی باید انجام گردد اینکه پاسخگو چه کسی است و مسوولیت به عهده کیست نکته بسیار مهمی است .

مرحله 12 – تکمیل برنامه با کانالهای ارتباطی دیگر بازنگری در رسانه ها همسو بودن برنامه با پیامهای دریافتی مخاطبان از کانالهای ارتباطی دیگر تشویق به ارتباط با کانالهای همسو روشن کردن اذهان در قبال برنامه های ناهماهنگ

مرحله 13 – ایجاد یک برنامه موزون تبدیل برنامه به زمانبندی اجرایی هدف گذاری ماهانه برای مثال زمانبندی مراحل زیر برای یک شرکت خدماتی باید طی شود : - چاپ تیزرهای کوتاه ومقالات جهت آگاهی درمجله سازمان - کارهای تیمی ونمایش فیلم های کوتاه - عمق بخشیدن باچاپ مفاهیم باجزییات درمجله - تهیه گزارش به صورت منظم درپوسترها و تابلوها - مسافرت ونمایش جاده ای برای تقویت آموخته ها

مرحله 14 – طراحی سیستم اندازه گیری ( تعریف معیارها ) مرحله 14 – طراحی سیستم اندازه گیری ( تعریف معیارها ) تصویرکردن Before و After تعریف معیارها

مرحله 15 – بازنگری برنامه طرح برنامه با کارمندان اطمینان از وضوح اهداف اطمینان از روشن بودن معیارها

مرحله 16 – ایجاد تعهد و تصویب طرح تهیه خلاصه ای از عملیات اجرایی طرح شش یا هفت نکته کلیدی ارایه طرح به مدیران ارشد سازمان

مرحله 17 – اجرای برنامه اجرای برنامه انجام تغییرات دراین مرحله ( مرحله گذار ) انجام تغییرات رادیکالی در صورت لزوم

مرحله 18 - نظارت بررسی میزان موفقیت فعالیت ها جمع آوری بازخورها بررسی و تجزیه و تحلیل عکس العمل ها وبرخوردها

مرحله 19 – بهبود و نوآوری جستجوی زمینه هایی جهت بهبود راهکارهای جدید برای ارایه پیام ها

مرحله 20 – بازنگری باتوجه به تغییرات شرکتها و اهداف برنامه باید انعطاف پذیر باشد وبا تغییرات استراتژیک شرکت ها همگام شود .

فهرست منابع Gower Handbook Of Internal Communication Internal Communication Strategies –The Neglected Strategic Element (article) The Art Of Internal Communication (article)