ألإدارة الالكترونية وآفاق تطبيقها جامعة الكوفة البحث والتطوير ألإدارة الالكترونية وآفاق تطبيقها دراسة استطلاعية لآراء عينة من القيادات الإدارية في جامعة الكوفة المدرس أحمد عبدالحسين الأمارة

تعود فكرة الإدارة الالكترونية إلى سنة 1973 في الولايات المتحدة ،ثم بدأت تنمو وتتطور لاسيما بعد استخدام شبكة الانترنت حتى أصبحت الآن الكثير من المؤسسات بل والدول تدير أنشطتها المتنوعة دون الحاجة الى استخدام الأساليب الروتينية المختلفة، فالحاجة الى استخدام الورق أصبحت معدومة والمدير يمارس أنشطته بأي وقت وبأي مكان وبإتقان اعلى مما كان في السابق.

مفهوم الإدارة الالكترونية Concept of Electronic Management عرفت الإدارة الالكترونية بأنها "عملية تحويل كافة الأعمال والخدمات الإدارية التقليدية إلى أعمال وخدمات إلكترونية تنفذ بسرعة عالية ودقة متناهية وبدون استخدام ألورق Paperless Management " وعرفها (Dale,2001:65) بأنها منظومة تقنية شاملة تختلف أنشطتها عن أنشطة الإدارة التقليدية، كونها تمثل منعطفا كبيرا وشاملا لجميع المجالات الإنسانية والاجتماعية والاقتصادية والإنتاجية والتطويرية من أجل تقديم أفضل الخدمات قياسا لما تقدمه الإدارة التقليدية.

مشكلة الدراسة أصبح استخدام المستلزمات الورقية في مزاولة الأنشطة الإدارية في ظل التقدم التقني يعد مؤشرا سلبيا واضحا على أداء ألمؤسسات بسبب الميزات التقنية في اختزال الجهد والوقت وسرعة الانجاز الفائقة، وفي ضوء ذلك فإن هذه الدراسة تثير مجموعة من التساؤلات أهمها الآتي: هل تمتلك جامعة الكوفة المقومات التقنية اللازمة لتطبيق الإدارة الالكترونية؟ (أجهزة ومعدات، شبكات اتصالات محلية وعالمية مناسبة، برامج خاصة....الخ). هل تمتلك جامعة الكوفة المستلزمات البشرية المطلوبة لتطبيق الإدارة الالكترونية؟ (صانعوا المعرفة، المستخدمون، التسهيلات الأخرى المختلفة)

أهداف الدراسة تهدف هذه الدراسة الى تحقيق مايأتي: التعريف بالدور والمنافع التي يمكن تحقيقها تمهيدا لتطبيق الإدارة الالكترونية في الجامعة قيد الدراسة. تحديد نقاط القوة التي يمكن استثمارها لصالح تطبيق الإدارة الالكترونية ونقاط الضعف والعمل على معالجتها. حشد الجهود والطاقات (القيادية والوظيفية) التي تمتلكها الجامعة لإنجاح مشروع الإدارة الالكترونية في جميع مفاصل الجامعة كوحدة واحدة وغير مجزئه.  

افتراضات الدراسة اعتمدت الدراسة الافتراضات الآتية: تمتلك جامعة الكوفة التوجهات القيادية اللازمة لتطبيق مشروع الإدارة الالكترونية. إن مؤهلات ومهارات الموارد البشرية الحالية في الجامعة غير ملائمة لتطبيق الإدارة الالكترونية. تحتاج الجامعة إلى المزيد من المستلزمات التقنية اللازمة لتنفيذ مشروع الإدارة الالكترونية. تفتقر الجامعة الى التسهيلات الأساسية الضرورية لتطبيق مشروع الإدارة الالكترونية.

التطور التاريخي للإدارة الالكترونية استخدم مصطلح المكتب اللاورقي (paperless office ) لأول مرة عام 1973 في الولايات المتحدة إشارة إلى فكرة مفادها التحول إلى العمل الرقمي (digital). في عام 1974 أخذت مؤسسة (زيروكس) تروّج لهذا المفهوم الطموح باعتباره يمثل مكتب المستقبل. في سنة 1996 كانت بداية الانطلاق لشركة مايكروسوفت في هذا الميدان من خلال استخدام الربط الشبكي بين الحواسيب المستخدمة في مؤسستها مما أدى إلى تقليص الحاجة لاستخدام الورق بقدر كبير جدا. في نهاية التسعينات استخدم مصطلح الإدارة الإلكترونية مع انتشار شبكة الانترنت العالمية، وأعتمد كوسيلة من وسائلها في توفير الخدمات عن بعد.

الإدارة الالكترونية وبعض الاصطلاحات الالكترونية الأخرى ظهرت ضمن هذا المضمار الكثير من المفاهيم المربكة للقارئ لتشابهها وارتباطها الوثيق بالعصر الالكتروني الحديث كالإدارة الرقمية والحكومة الالكترونية ، والواقع ان الإدارة الرقميةdigital management) ) هي تكوين أشمل وأوسع من الأعمال الإلكترونية مثلما أن الأعمال الإلكترونية هي أوسع وأشمل من مضمون التجارة الإلكترونية. فهي إطار يشمل الأعمال الإلكترونية للدلالة على الإدارة الإلكترونية في عالم التجارة والأعمال، ويشمل أيضا الحكومة الإلكترونية (e-government) للدلالة على الإدارة الالكترونية الحكومية (الحكومة الالكترونية) الموجهة إلى الزبائن والمؤسسات الحكومية المختلفة،مع الأخذ بنظر الاعتبار العلاقة المشتركة بينهما.(Rose,3:2005)

مكونات الإدارة الالكترونية

التجارب العالمية والعربية في ميدان الإدارة الالكترونية هناك العديد من التجارب الناجحة في ميدان الإدارة الالكترونية عالميا وعربيا، ولعل من أفضل تلك التجارب هي تجربة الولايات المتحدة أولا يليها الاتحاد الأوربي وألمانيا وفرنسا وكندا وايرلندا وسنغافورا، حيث استطاعت الإدارة الالكترونية في هذه الدول ان تختزل الإجراءات المعقدة وتقدم أفضل وأسرع الخدمات للمواطنين وبأساليب لامركزية فضلا عن تقليل التكاليف التي المترتبة على العمل التقليدي. أما في الدول العربية فتعد تجربة الإمارات العربية من أفضل التجارب وتليها السعودية والكويت والأردن وفلسطين والمغرب والجزائر وليبيا، ولعل المضحك المبكي هو ان فلسطين استطاعت رغم الظروف غير الاعتيادية الناجمة من الاحتلال ان تطبق الإدارة الالكترونية في مجالات واسعة استطاعت من خلالها أن تكسر الحصار الإسرائيلي المستمر في جوانب كثيرة ومن الأمثلة عليها هي تأهيل الكوادر البشرية الفلسطينية فنيا وتحقيق استثمارات واسعة في قطاع النقل تجاوز الثلاثة مليارات دولار في القطاعين العام والخاص في نهاية عام 2008.

سمات الإدارة الالكترونية إلغاء نظام الأرشيف الورقي واستبداله بنظام ألأرشيف الالكتروني لمرونته العالية في الأداء والقدرة على تصحيح الأخطاء بسرعة عالية وتجهيز البيانات لأكثر من جهة في الوقت والمكان المحدد. سهولة إدارة ومتابعة الإدارات المختلفة للمنظمة وكأنها وحدة مركزية واحدة. السرعة في اتخاذ القرارات المناسبة المبنية على معلومات دقيقة ومباشرة. إعادة النظر في الموارد البشرية المتاحة والعمل على رفع كفاءتها ومهاراتها تقنياً. تبسيط الإجراءات وسرعة الإنجاز ورفع مستوى أداء الخدمات. استيعاب أكبر عدد من المستفيدين في وقت واحد، حيث أنّ قدرة الإدارة التقليدية بالنسبة إلى انجاز معاملاتهم تبقى محدودة. القضاء على البيروقراطية بمفهومها الجامد و تسهيل تقسيم العمل والتخصص. التأكيد على مبدأ الجودة الشاملة بمفهومها الحديث. (allan,2000.11)

بيئة ومتطلبات الإدارة الالكترونية 1- البنية التحتيّة, إذ انّ الإدارة الالكترونية تتطلب وجود مستوى مناسب للبنية التحتيّة لايقتصر على توفر أجهزة الحاسب وشبكة حديثة للاتصالات السلكية واللاسلكية القادرة على تأمين التواصل ونقل المعلومات بين المؤسسات الإدارية نفسها من جهة و بين المؤسسات والمستفيد من جهة أخرى فضلا عن الأجهزة الملحقة المختلفة.

بيئة ومتطلبات الإدارة الالكترونية ومن الأمثلة على الأجهزة الملحقة البسيطة هي جهاز المجمع Hub الذي يمثل نقطة توزيع مركزية Concentration Point ، وجهاز المجمع المهجن Hybrid Hub الذي يسمح بربط عقد متعددة لأنواع مختلفة من الكوابل وليس نوعا واحدا فقط. والمجمع الفعال Active Hub الذي يستلم الإشارة الواردة إليه ويعيد بثها بقوتها الأصلية إلى الأجهزة المرتبطة به، وجهاز الموجه Router ، الذي يعد ضروريا جدا لتمكين ربط الشبكة المحلية بشبكة الانترنت ، وأجهزة البوابات Gateways التي تستخدم أيضا لربط الشبكات والتي تسمح باستخدام بروتوكولات غير متجانسة ، وبعض أنواع الكوابل Cables ، وكارت ربط الشبكة Network Interface Card الذي يمثل وسيلة الربط فيما بين الحواسيب والأجهزة الأخرى المستخدمة في الشبكة، وغير ذلك من الأجهزة التي يحددها المختصون بالجانب التقني.

بيئة ومتطلبات الإدارة الالكترونية 2- التدريب و بناء القدرات, ويشمل تدريب كافة الموارد البشرية على طرق استخدام أجهزة الحاسب وإدارة الشبكات وقواعد البيانات وكافة المعلومات اللازمة للعمل على استخدام الإدارة الالكترونية بشكل سليم، ونشر ثقافة استخدام الإدارة الالكترونية. 3- توافر مستوى مناسب من التمويل, بحيث يمكّن التمويل الحكومي من إجراء صيانة دورية والحفاظ على مستوى عالي من تقديم الخدمات ومواكبة أي تطور يحصل في إطار التكنولوجيا والإدارة الالكترونية على مستوى العالم.

بيئة ومتطلبات الإدارة الالكترونية 4- قناعة وإرادة الإدارة العليا, بحيث يكون هناك إشراف دقيق لتطبيق هذا المشروع وتقييم المستويات التي وصل إليها في التنفيذ. 5- وجود التشريعات والتعليمات القانونية التي تسهل عمل الإدارة الالكترونية وتضفي عليها المشروعية والمصداقية وكافة النتائج القانونية المترتبة عليها. 6- توفير الأمن الالكتروني والسرية الالكترونية على مستوى عالي لحماية المعلومات ولصون الأرشيف الالكتروني من أي عبث او تلاعب. وضع خطة تسويقية شاملة للترويج لاستخدام الإدارة الالكترونية وإبراز محاسنها ، وإقامة الندوات والمؤتمرات وحلقات المناقشة حول الموضوع لتهيئة المناخ المناسب للتعامل مع مفهوم الإدارة الالكترونية.

العوامل المساعدة على نجاح الإدارة الإلكترونية إن معوقات تطبيق الإدارة الالكترونية لاتبرر البقاء على الوضع التقليدي وعدم التغيير، فمن النادر أن نجد حالة تغيير لاتواجهها عوائق بل ومخاطر كبيرة في بعض الأحيان، لذلك لابد من الأخذ بنظر الاعتبار العوامل المساهمة في نجاح مشروع الإدارة الالكترونية والتي تعمل على تقليص تلك العوائق ومن أهمها الآتي: وضوح الرؤية الإستراتيجية للمسؤولين في المنظمة والاستيعاب الشامل لمفهوم الإدارة الإلكترونية. رعاية الإدارة العليا بالمنظمة لجميع أعمالها مهما كان حجمها والابتعاد عن الارتجالية في معالجة الأمور.

العوامل المساعدة على نجاح الإدارة الإلكترونية التطوير المستمر لإجراءات العمل وتوضيحها للعاملين لأجل استيعابها وفهم أهدافها، وتدوينها وتصنيفها. تأمين الاحتياجات التدريبية لجميع الموارد البشرية وكلاً حسب تخصصه. التحديث المستمر لتقنية المعلومات و وسائل الاتصال. التعاون الإيجابي بين الأفراد والإدارات داخل المنظمة وترك الاعتبارات الشخصية. تأمين سرية المعلومات للمستفيدين، وهناك الكثير من الوسائل التي تسهم مساهمة فاعلة في تحقيق الأمن والسرية المطلوبة ومن الأمثلة على ذلك:

العوامل المساعدة على نجاح الإدارة الإلكترونية جدار النار(firewall) : وهو مجموعة برامجيات وأجهزة يتم إعدادها لتحتل الحدود الفاصلة بين الشبكة الخاصة (شبكة الإدارة الالكترونية) وشبكة الانترنت من اجل الوقاية من الثغرات الأمنية التي يحاول قراصنة الانترنت الدخول منها الى الشبكة الخاصة، وهو بذلك يمثل المرشح الذي يسمح لمرور شيء من خلاله ويمنع شيء آخر ووفقا لسياسات أمنية يتم إعدادها داخل الجدار. التشفير(Coding): وهو تغيير شكل المحتوى بهدف منع غير المعنيين من فهمه في حالة الإطلاع عليه مع ضمان نظام التشفير إمكانية إرجاع ماتم تشفيره إلى شكله الأصلي دون أي تغيير. التوقيع الإلكتروني (e-signature): وهي عملية تجرى في الحاسب ويتم من خلالها ربط مجموعة من الحروف والرموز والأشكال مع ملف معين لتكون بديلاً عن التوقيع المتعارف عليه (belson,8:2006)  

الهيكل التنظيمي الالكتروني يعد الهيكل التنظيمي الالكتروني احد أهم مستلزمات التحول من الإدارة التقليدية إلى الإدارة الالكترونية، وقد يحمل الهيكل الالكتروني في مضمونه النظري ذات الخصائص الهيكلية التقليدية من وظائف رئيسية وأخرى ساندة وثالثة فنية، فضلا عن توزيع الأدوار والمسؤوليات والصلاحيات ونحوها، إلا إن السمة الغالبة في الهيكل الالكتروني هي الاستخدام المكثف والمناسب لتقنية المعلومات بأركانها الرئيسية، ولأجل تحويل الهيكل التقليدي الى هيكل الكتروني لابد من دراسة علاقات العمل وطبيعة الهيكل التقليدي في المؤسسة التعليمية ووفقا للمثال الآتي:

العلاقة (1) علاقة عميد الكلية بمجلس الكلية. العلاقة (2) علاقة عميد الكلية بمعاون العميد للشؤون الإدارية والمالية. العلاقة (3) علاقة بمعاون العميد للشؤون العلمية. العلاقة (4) علاقة عميد الكلية بالأقسام العلمية. العلاقة (5)علاقة مجلس الكلية بمعاون العميد للشؤون الإدارية والمالية. العلاقة (6) علاقة مجلس الكلية بمعاون العميد للشؤون العلمية. العلاقة (7) علاقة مجلس الكلية بالأقسام العلمية . العلاقة (8) علاقة معاون العميد للشؤون الإدارية والمالية بالأقسام العلمية . العلاقة (9) علاقة معاون العميد للشؤون العلمية بالأقسام العلمية . العلاقة (10) علاقة معاون العميد للشؤون الإدارية والمالية بمعاون العميد للشؤون العلمية.

الشكل يوضح شبكة المعلومات التي تربط جميع الوحدات الإدارية الأساسية في الكلية (س)

الاستخدام المكثف لتكنولوجيا المعلومات. وإضافة إلى ذلك فإن الهيكل الالكتروني يجب ان يتسم بالعديد من الخصائص والتي من أهمها ما يأتي: المرونة العالية. الاستخدام المكثف لتكنولوجيا المعلومات. توظيف مهارات وخبرات عالية التأهيل. كثافة العمليات ومحدودية عنصر العمل (الحركة). ثقافة واسعة في ميدان العمل الالكتروني. قدرات أبداعية عالية ومستمرة.

أبعاد الإدارة الالكترونية هناك إجماع كبير على ثلاثة أبعاد للإدارة الالكترونية هي دعم والتزام الإدارة العليا والمستلزمات البشرية والمستلزمات التقنية ، في حين تختلف وجهات النظر حول بعض الأبعاد الأخرى وهذا ربما يعود الى طبيعة ونشاط المنظمات، وفي جميع الأحوال لابد من توفر تسهيلات أساسية تعد كبعد رابع لها وهي كما يلي: (البياتي، 35: 2004)

1. توجهات القيادة الإدارية العليا تلعب الإدارة العليا للمؤسسة دورا مهما يتوقف عليه نجاح المشروع وبالعكس، فقناعة وتفهم المسؤولين لهذا المشروع ووضوح الرؤية الإستراتيجية لهم في المنظمة والاستيعاب الشامل لمفهوم الإدارة الإلكترونية ودورها في التخطيط والتنفيذ والتطوير، والسعي لتكوين ثقافة جديدة في المنظمة وخلق القدرات الابتكارية، ومستوى مرونة الهيكل التنظيمي ومدى ملائمته لمتطلبات الإدارة الالكترونية وتوجه الإدارة العليا في تطوير أساليب عمليات الرقابة والتقويم والمتابعة، كل ذلك له الأثر الكبير في تطبيق ونجاح مشروع الإدارة الالكترونية.

2.المستلزمات البشرية تسعى المنظمات إلى تطوير قابليات وإمكانات مواردها البشرية بشكل متواصل وبما ينسجم مع متطلبات المرحلة لمواكبة التطور الثقافي والمعرفي والتخصصي الذي يتوجب تأمينه لكي تستطيع المحافظة على التوازن التنافسي مع المنظمات، ولذلك فالمنظمة تعمل على تأمين الاحتياجات التدريبية لجميع مواردها البشرية وتنمية قدراتهم ‎الابتكارية التقنية والإدارية ، وترسيخ ثقافة التغيير لديهم وتهيئة البيئة المناسبة للعمل من جميع النواحي لتكييفها وبما ينسجم مع الواقع الراهن.

3. المستلزمات التقنية يقترن مستوى نجاح وتطور الإدارة الالكترونية بمستوى التطور التقني المستخدم، فتوفير البنية التحتية من أجهزة الحاسوب والأجهزة والمعدات بالنوعية المطلوبة وتوفير شبكات ووسائل الاتصال الحديثة السلكية واللاسلكية لتأمين المعلومات بالكمية والوقت المناسب، كذلك استخدام أساليب العمل وفق البرامج المطلوبة، كل ذلك يعد شرطا أساسيا لنجاح مشروع الإدارة الالكترونية.

التسهيلات الأساسية هناك عوامل مهمة أخرى يتطلب أخذها بنظر الاعتبار عند تنفيذ مشروع الإدارة الالكترونية كالمتغير المالي، فالحاجة إلى التغطية المالية المناسبة هي بغاية الأهمية، وكذلك حجم وطبيعة المعلومات والمعرفة، وتوفير خدمات شبكة الانترنت بشكل مستمر أيضا، واستخدام بعض اللغات الحية إلى جانب اللغة العربية، لذلك فإن قصور أيٍ من هذه التسهيلات سيؤثر حتما على مدى نجاح المشروع وتحقيقه لأهدافه.

الاستنتاجات أثبتت الدراسات المهتمة بهذا الشأن ان تطبيق الإدارة الالكترونية يساعد في ممارسة الوظائف الإدارية بشكل أفضل مما هو عليه الحال في الإدارة التقليدية. ان القيادة العليا في الجامعة تمتلك التوجهات القيادية التي تعتبر عاملا أساسيا ومهماً في تطبيق الإدارة الالكترونية. تستطيع الإدارة الالكترونية توفير المعلومات المطلوبة بالكمية والنوعية والوقت المناسب من والى الجهات المستفيدة.

الاستنتاجات تحتاج كوادر الموارد البشرية في الجامعة الى المزيد من البرامج التدريبية والتطويرية، حيث أظهرت نتائج التحليل عدم اتفاق عينة الدراسة على قدرة العاملين على أداء أعمالهم عند تطبيق مشروع الإدارة الالكترونية. ان المستلزمات التقنية المتوفرة حاليا بالجامعة غير كافية لتطبيق الإدارة الالكترونية بالمستوى المطلوب كماً ونوعاً. تعاني الجامعة من نقص واضح بالتسهيلات الأساسية المطلوبة والتي من أهمها استمرار عمل شبكة الانترنت في جميع مفاصل الجامعة وكلياتها فضلا عن الحاجة الى التغطية المالية والقدرة على استخدام اللغات الأخرى كاللغة الانكليزية.

التوصيات التوصيات عقد الندوات التعريفية بدور وأهمية تطبيق الإدارة الالكترونية ولجميع منتسبي الجامعة قبل الشروع في تنفيذ المشروع لكي تستطيع جميع المستويات الادارية استيعاب أهميتها وبما يسهم في تحقيق ثقافة تنظيمية عامة تدعم إجراء التغيير المرتقب. إعداد برامج تدريبية جاده لتطوير قدرات ومهارات الإفراد العاملين وبعيدا عن طبيعة الدورات التي يغلب عليها الطابع الروتيني. رفع مستوى المستلزمات التقنية كما ونوعا وبما ينسجم مع طبيعة الأنشطة الجامعية ومن خلال الاستفادة من تجارب وخبرات بعض الجامعات والمؤسسات العربية المطبقة للإدارة الالكترونية (كالمؤسسات الإماراتية).

التوصيات التوصيات تهيئة منظومات انترنت متطورة تقنيا وضمان استمرارية عملها من خلال توفير التغطية المالية المطلوبة لها. تنفيذ مشروع الإدارة الالكترونية كوحدة واحدة بجميع مكونات المؤسسة التعليمية لضمان توظيف كافة الجهود لنجاحها وتشجيع ونشر ثقافة التغيير التي تعتبر من متطلبات النجاح. استثمار الإدارة الالكترونية في ممارسة الوظائف والأنشطة الإدارية للمساهمة في القضاء على مظاهر التخلف الإداري المختلفة وتطوير الأنشطة الإبداعية بجميع كليات ومفاصل الجامعة.

أحمد عبدالحسين الأمارة جامعة الكوفة البحث والتطوير شكرا لحسن الإصغاء المدرس أحمد عبدالحسين الأمارة