موضوع ارائه سازمان ها و ادارات مجازي ارائه دهنده گان Virtual Organizations & Offices ارائه دهنده گان سید محمد حسین تفرشي و سيده مهناز رضازاده حجازي حسين علائي نژاد و سيد مجتبي مير حسيني زمستان1389

مقدمه : سازمان مجازي در فرهنگ مديريت واژه اي نو مي باشد که يک شکل و گونه جديد از سازمان را معرفي مي کند . در زمانه ما که عصر پديداري تازه ها و نوع آوري هاست , نوع جديدي از سازمان در حال ظهور است . اين سازمان که آن را سازمان مجازي ناميده اند از نوعي تلفيق ميان گروه ها و واحدهاي پراکنده اي که به مدد شبکه هاي ارتباطي با هم پيوند خورده اند و تشکل جديدي را بوجود آورده اند, شکل گرفته است . به کارگيري فناوري هاي اطلاعاتي نظير اينترنت , پاينت (خريد الکترونيکي ) پست الکترونيکي و همچنين فراگير شدن استفاده از رايانه باعث شده تا شکلهاي سازماني جديدي پا به عرصه وجود بگذارند .

چرا مجازي ؟ از جهت لغوي, واژه « مجازي Virtual» از مباحث کامپيوتر به عاريت گرفته شده است . در کامپيوتر به حافظه اي که بيشتر از ظرفيت حافظه واقعي است , حافظه مجازي مي گويند و در سازمان نيز به همين سياق و با توجه به اينکه از منابع بيروني که واقعاً متعلق به سازمان نيست , سازماني به وجود آمده است آن را سازمان مجازي ناميده اند ؛ سازماني که موجوديت آن متعلقات سازمانهاي ديگر است و به خودي خود موجوديتي ندارد .

عصر مجازي يا موج چهارم چيست ؟ موج چهارم در حقيقت , شکل توسعه و تکامل يافته عصر اطلاعات و دانش است که در آينده اي نزديک ظهور خواهد کرد و فضاي سه بعدي را در اختيار بشر قرار خواهد داد . عصر مجازي مي تواند دورنماي تحول دراز مدت جامعه اطلاعاتي امروز باشد . در اين عصر بيشتر امور بشر به صورت غير فيزيکي قابل انجام است تمام اموري که اين روزها در عصر ارتباطات و موج سوم با پيشوند «E» مطرح مي شوند , در عصر مجازي داراي پسوند مجازي خواهند شد : بانکداري مجازي,پول مجازي ,تجارت مجازي ,خدمات مجازي ,دولت مجازي ,دانشگاه مجازي ,پليس مجازي ,شهر مجازي و... عصر کشاورزي عصر صنعت عصر اطلاعات عصر مجازي

تفاوت سازمان مجازي و اداره مجازي : در اداره مجازي Virtual Office تکنولوژي جايگزين بسياري از فضاهاي فيزيکي واحد مي شود , در حالي که در سازمان مجازي با تامين و تدارک فعاليتها از خارج از سازمان , هدفهاي سازمان تحقق پيدا مي کند . به علت نزديکي اين دو مفهوم ابتدا اداره مجازي و پس از آن سازمان مجازي بحث خواهد شد .

نمايش پيوستاري انواع ادارات مجازي پيوستار اداره مجازي زياد کم کاملاً متحرک کار در خانه وابسته مهمانخانه اي موردي Tethered Fully Mobile Home-based Hoteling Occasional

مزاياي ادارات مجازي کاهش هزينه هاي مربوط به فضاهاي اداري تاثير بلاياي فيزيکي (آتش سوزي , انفجار , زلزله و...) بر روي روند کاري به حداقل مي رسد . کاهش مسائل زيست محيطي بعد مسافت مانع انجام کارها , برگذاري جلسات و کنفرانس ها نمي شود . مشارکت اجتماعي توجه بيشتر بر جنبه انساني کارها برآورده کردن نيازهاي بيشتري از مشتريان افزايش وابستگي به سرمايه فکر و انديشه افزايش بهره وري و سودآوري

معايب ادارات مجازي کارکنان احساس مي کنند , عضو مهمي از سازمان نيستند و احساس تعلق به سازمان نخواهند داشت . کارکنان دانش محور با ارزش , تعهد خود را به سازمان از دست مي دهند و مهارت خود را به بالاترين پيشنهاد خواهند فروخت . امکان افزايش سطح استرس در بين پرسنل سازمان وجود خواهد داشت . امکان انزواي اجتماعي کارکنان به علت کاهش محرک تماس شغلي و بازخورد . مديران احساس مي کنند نمي توانند نظارت کاملي بر کارها داشته باشند

راهکارهايي براي حل مشکلات ادارات مجازي : (ويليام پيپ) ايجاد فرهنگ مجازي عمل کردن در بين مديران ارشد شرکت انجام بازديد هاي مکرر و متناوب از ادارات مجازي ايجاد فضاي فيزيکي مناسب اهتمام به نقش مهم کارمندان مجازي در شرکت ارسال آخرين اخبار و اتفاقات به طور متناوب به کارکنان سهيم کردن آنها در برنامه ريزي هاي سالانه و بلند مدت رسالت و دورنماي شرکت را به طور شفاف در اختيار کارکنان قرار دهيد گروههايي براي بحث در مورد مشکلات موجود تشکيل دهيد. (طوفان مغزي) افزايش ارتباطات روزانه حضوري و غير رسمي کارکنان : تشويق کارکنان به استفاده از کنفرانس ويديوئي , پست الکترونيکي , مکالمات تلفني تنظيم سياست و خط مشي در مورد زمان استفاده از ابزار ارتباط ايجاد يک ميدان گفتگو در روي شبکه براي مواقع تفريح و استراحت درخواست از کارکنان براي اينکه صفحات وب شخصي را براي خود ايجاد کنند ايجاد سيستم هاي ارتباطي روي شبکه براي کارکنان و خانواده هاي آنان

مفهوم سازمان مجازي : سازمانهاي مجازي شبكه اي موقتي از موسسات مستقل هستند كه در جهت افزايش كارايي و رسيدن به هدفي واحد با يكديگر به همكاري مي پردازند. يكي از مهمترين و بارزترين مشخصه هاي اين نوع سازمانها وجود انعطاف پذيري بسيار زياد آنها است.در اين نوع از شركتها تمامي شركا از امتياز برابر برخوردارند و نسبت به يكديگر به وسيله به اشتراك گذاري اطلاعات، مشتريان و منابع وابسته اند. از ويژگيهايي همچون داشتن منابع مشترك، نبود مرز، مشاركت برابر، داشتن شركاي غيرثابت، پراكندگي جغرافيايي و ارتباطات الكترنيك مي توان به عنوان مشخصه هاي بارز سازمانهاي مجازي نام برد. سازمانهاي مجازي از ديدگاه مشتريان بايد يك سازمان واقعي تلقي شوند.شركتهاي واينترنتي را نيز مي توان گونه اي ديگر از سازمانهاي مجازي دانست، زيرا اين شركتها به طور كلي وجود فيزيكي ندارند و ارتباط شركت با مشتريان از طريق اينترنت صورت مي گيرد. نمونه بارز اين گونه سازمانهاي مجازي شركت آمازون است.سازمان مجازي نوعي همكاري بين سازمانها، شركتها، گروهها و اشخاص به وجود مي آورد.

ويژگيهاي سازمان مجازي : 1 - تنـوع : براي پاسخ به نيازهـاي پيچيـده و متنوع مشتريان، گستره متنوعي از پودمانهـا(MODULES) با يكديگر مرتبـط مــي شوند كه هر كدام قابليتها و توانمنديهاي خاص خود را دارند. هر پودمان توانايي منحصر به فردي را در پاسخ به يك نياز خاص دارد. 2 - پيكربندي : باوجود اينكه مشتريان سازمان واحدي را مي بينند ولي سازمان مجازي از چندين شركت مستقل تشكيل شده كه براي پاسخ به نياز مشتريان شبكه اي موقت تشكيل داده اند. 3 - يكپارچگي: به منظور تنوع گرايي و ساختاربندي پويا، داشتن قواعد و ضوابط مشخصي در تخصيص فعاليتها ضروري به نظر مي رسد و اعتماد به يكديگر نقش انكارناپذيري در موفقيت سازمان مجازي دارد. 4 - فناوري: فناوري اطلاعات و ارتباطات يكي از پيش نيازها و عوامل اصلي ايجادكننده هماهنگي ميان فعاليتها در طول زنجيره توليد است.

نمايش پيوستاري انواع سازمان مجازي پيوستار سازمان مجازي سازمان پارندي سازمان بدون مرز سازمان شبکه اي

انواع سازمان مجازي سازمان پارندي Modular.O : به مديريت قدرت مي دهد تا نيرو و توان خود را بر زمينه هايي متمرکز کند که سازمان مزيت زقابتي دارد .(خاصيت اهرمي) سازمان شبکه ايNetwork.O : گروهي از واحدهاي سازمان هاي مختلف است که براي نيل به هدف استراتژيک مشترکي با هم فعاليت مي کنند .(خاصيت سينرژي) سازمان بدون مرز Barrier-free.O : در اين ساختار جريان روان اطلاعات و ارتباطات با واحدهاي خارجي , مشتريان , توليدکنندگان و ساير واحدها برقرار است و سازمان در ارتباط با درون و بيرون هيچ گونه مرزي را نمي شناسد .

سه مرحله در شکل گيري سازمان مجازي: مجومه اي از اجزاء شبکه پويا سازمان پويا در اولين گام سازمان با شناسايي شرکا و افراد درگير با بنگاه مجموعه اي از افراد و سازمانها را تشکيل مي دهد که داراي خصوصياتي از قبيل اهداف همسو , راهبردها و توانائيهاي مختلف و منابع مجزا هستند . از ويژگي هاي اين مرحله مي توان به پيچيدگي و عدم قطعيت اشاره کرد . مجموعه اي از اجزا جايي است که فرآيندهاي مقدماتي تشکيل سازمان مجازي از آنجا شروع مي شود . زماني که مجموعه اي از کاربران براي مشارکت اعلام آمادگي مي کنند , اگر فرصت بازار پديدار گردد اعضاء بر روي اهداف , زمان و نحوه انجام آن با هم هماهنگ مي گردند . مشارکت کاربران در اين مرحله از طريق شبکه رايانه اي ممکن مي گردد. شکل بندي نيازها که شامل شناسايي فرصتها , محصولات و بازارهاست و اعضاء در زمان خاصي بايد در جهت رفع نياز مشتريان گام بردارند , در اين مرحله شکل مي گيرد . در مرحله پاياني سازمان مجازي از مجموعه اي از سازمانهايي که داراي هدف مشترک هستند و در مرحله قبل مورد شناسايي قرار گرفتند به وجود مي آيد . بنابراين در اين مرحله سازمان پويا هدف خود را تعيين مي کند و اهداف ساير سازمانها را سمت و سو مي دهد . در خلال شکل گيري شراکت و شرکاء , وظايف و مسئوليتها به هر شريک تخصيص مي يابد و درنهايت سازمان هايي که با هم شريک شده اند , محصولات و خدمات را به بازار مورد نظر ارائه مي دهند .

سازمان هاي مجازي مزاياي واحدهاي مستقل و خودکفا راحت تر و سريعتر عمل مي کنند . ابزار مناسب تحقق اهداف خلاقيت و نوع آوري گردآوري بهترين تخصص ها در کنار هم برخورداري از قدرت انعطاف نبود مرزبنديهاي سنتي و مشکلات ناشي ازآن قدرت بهره گيري از فرصتهاي محيطي

سيستماتيک و سازمان يافته معايب سازمان مجازي هماهنگي واحدهاي مستقل و خودکفا مشکل است. قدرت کنترل مديريت کاهش مي يابد . استفاده نابجا از اين نوع ساختار نوع آوري سيستماتيک و سازمان يافته مستقل و منفرد مشارکت محتاطانه با ساير سازمانها سازمان مجازي ايجاد توانمندي لازم در داخل سازمان مشارکت يا ايجاد توانمندي لازم در داخل سازمان درسازمان هاي ديگر نيرو توانمندي لازم بايد به سازمان جذب گردد

ارتباط بين سازمانها و ادارات مجازي با سيستم هاي اطلاعاتي : با توجه به اينکه سازمان ها و ادارات مجازي در عصري محقق مي شوند که پس از عصر اطلاعات ظهور مي يابد , مي توان گفت که در هيچ جامعه اي اين نوع سازمان ها عملي نخواهد شد مگر اينکه آن جامعه يا سازمان از حيث تکنويوژي اطلاعات و استفاده از آنها پيشرفت کرده باشد . شايد به همين دليل است که در کشورهايي نظير کشور ما که هنوز با مباحث تکنولوژي اطلاعات و سيستم هاي اطلاعاتي و استفاده کردن از تواناييهاي کامپيوتر و اينترنت , بيگانه هستند اين گونه سازمانها به عنوان سازماني تخيلي شناخته مي شوند . به عبارتي بهتر اينگونه ساختارهاي سازماني جديد از نتايج و پيامدهاي سيستم هاي اطلاعاتي پيشرفته است که انجام امور سازمان ها را به نحور اثربخش تري ممکن مي کند . براي درک بهتر نقش طلاعات و سيستم هاي اطلاعاتي در شکل گيري اين نوع سازمانها به اسلايد شماره 16 برمي گرديم :

منابع و مآخد مورد استفاده : الواني , سيد مهدي؛ مديريت عمومي ؛ انتشارات ني . رسول زاده ,مهدي ؛ سازمانهاي مجازي؛ تدبير شماره 126. قدرتيان , سيد جابر ؛ سازمان مجازي ؛اينرنت. رجب بيگي , مجتبي؛ سازمان مجازي از تئوري تا عمل ؛ اينترنت. نوروزي , محمد رضا ؛ اصول و مباني سازمانهاي مجازي ؛ اينترنت. جلالي , علي اکبر ؛ عصرمجازي چهارمين موج تغيير ؛ اينترنت. Virtual Office for Nomadic Collaboration/ Yu You, Panu Åkerman Nokia Research Center Visiokatu 1, Tampere, 33620 Finland- yu.you@nokia.com, panu.m.akerman@nokia.com Virtual Offices and Long Distance Internships- David A. Paterson, Governor M. Patricia Smith, Commissioner

به خاطر وقتي که در اختيارمان قرار داديد . با تشکر از استاد گرامي و تمامي دوستان به خاطر وقتي که در اختيارمان قرار داديد .