مدل ارزیابی اثربخشی عملکرد فناوری اطلاعات و ارتباطات در شهرداری اصفهان <مریم خندان> <مدیریت فناوری اطلاعات - معاونت برنامه ریزی،پژوهش و فناوری اطلاعات شهرداری اصفهان>

فهرست مطالب ساختار سازمانی مدیریت و راهبری فناوری اطلاعات در شهرداری اصفهان. دلایل حرکت به سمت ارزیابی عملکرد فناوری اطلاعات در شهرداری اصفهان. چالش های اجرای ارزیابی اثربخشی عملکرد در شهرداری اصفهان. مدل ارزیابی اثربخشی عملکرد در شهرداری اصفهان. درس آموخته ها و راهکارهای بهبود.

ساختار سازمانی مدیریت و راهبری فناوری اطلاعات و ارتباطات شهرداراصفهان معاونت برنامه ریزی، پژوهش و فناوری اطلاعات سیاستگذاری، تهیه و نظارت بر اجرای برنامه‌های کلان (استراتژیک) و کوتاه مدت ارائه پیشنهاد و دفاع از برنامه و بودجه سالانه ارزیابی عملکرد فناوری اطلاعات و ارتباطات سازمان فناوری اطلاعات و ارتباطات مدیریت فناوری اطلاعات و ارتباطات اجرای برنامه ها و سیاست های ابلاغ شده.

≈ تعاریف کلیدی ارزیابی عملکرد فرآیند سنجش، اندازه‌گیری، مقایسه وضع موجود با وضع مورد نظر با معیارها و نگرش‌های معین در حوزه تحت پوشش از طریق شاخص‌های تعیین شده در دوره زمانی معین اثربخشی عملکرد ≈ اثربخشی به معنای انجام کارهای درست هدف دیدگاه گروه‌های ذینفع مبتنی بر همسویی استراتژیک بکارگيری فناوری اطلاعات به شيوه‌ای شايسته و بهنگام و در توازن با اهداف

دلایل حرکت به سمت ارزیابی اثربخشی عملکرد فاوا پایان یافتن زمان بندی اجرای فرآورده های خروجی برنامه کلان فناوری اطلاعات شهرداری کلان شهرهای کشور (ICTMP85) سال 90-85 و لزوم اطمینان از حصول ارزش مورد انتظار. لزوم حصول اطمینان از همسویی استراتژی های کسب و کار و فناوری اطلاعات با هدف بازنگری استراتژی های حوزه فناوری اطلاعات در برنامه ریزی آتی. عدم اطمینان از به کارگیری حداکثری منابع سازمانی. انحراف از بودجه و زمان بندی پیش بینی شده برای برخی از پروژه ها.

وضعیت زمان اجرای ارزیابی(سال 92-91) تعداد نرم افزارهای فعال ........................... 80 تعداد سرویس های الکترونیکی ارائه شده.................. 70 سرویس تعداد پروژه های فناوری اطلاعات انجام شده(سال92-86)..................217 تعداد کاربران درون سازمانی(معاونت ها و مناطق)در سال 91......... 2092 نفر جمعیت شهر اصفهان در سال 91.........................1936020 نفر

چالش های اجرای ارزیابی اثربخشی عملکرد فاوا سال 92-86 217 پروژه فناوری اطلاعات تعداد پروژه های مربوط به حوزه کسب و کار خدمات شهری.......................... 13 تعداد پروژه های مربوط به حوزه کسب و کار اداری و عمومی........................ 12 تعداد پروژه های مربوط به حوزه کسب و کار مالی و درآمد............................ 32 تعداد پروژه های مربوط به حوزه کسب و کار برنامه ریزی و دفتر شهردار .....20 تعداد پروژه های مربوط به حوزه کسب و کار ترافیک ...................................... 23 تعداد پروژه های مربوط به حوزه کسب و کار شهرسازی ................................. 23 تعداد پروژه های مربوط به حوزه کسب و کار عمران شهری ................................ 3 تعداد پروژه های مربوط به سیستم های اطلاعات مکانی.................................... 17 تعداد پروژه های مربوط به زیرساخت فنی ............................................................ 74 بازه زمانی تعدد پروژه های انجام شده فاوا تعدد حوزه های کسب و کاری و پیچیدگی

چالش های اجرای ارزیابی اثربخشی عملکرد فاوا حجم مستندات مربوط به فعالیت ها و پروژه های فاوا انجام شده بسیار بالا بود. حجم مستندات مربوطه شاخص های ارزیابی اثربخشی بر مبنای فرآیندهای مدیریت فاوا نیاز به تعریف (اصلاح) داشت و سایر شاخص ها موجود نبود. شاخص های ارزیابی اثربخشی عملکرد پروژه هایی که خارج از برنامه ریزی های انجام شده تعریف و اجرا شده بودند. تعریف پروژه های اقتضایی

نحوه مواجهه با چالش های اجرای ارزیابی اثربخشی عملکرد ارزیابی اثربخشی عملکرد پروژه های فناوری اطلاعات انجام شده در محدوده زمانی 92-86 تعداد پروژه های انجام شده و حجم بالای مستندات تعدد حوزه های کسب و کاری و پیچیدگی عدم وجود شاخص های ارزیابی اثربخشی عملکرد بر مبنای فرآیندهای فاوا

بررسی و دسته بندی اهداف فناوری اطلاعات و ارتباطات در مرحله اول:شناخت وضع موجود فناوری اطلاعات و ارتباطات با هدف ارزیابی اثربخشی عملکرد جمع آوری و شناخت کلان پروژه های فناوری اطلاعات و ارتباطات انجام شده در محدوده زمانی مد نظر(شامل 217 پروژه) بررسی و دسته بندی اهداف فناوری اطلاعات و ارتباطات در محدوده زمانی مد نظر طبقه‌بندی پروژه‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات بر مبنای اهداف تعیین درصد اثرگذاری پروژه‌هایی که بر مبنای اهداف سازمانی و یا به صورت موقعیتی تعریف شده‌اند

دستیابی به تاثیر( گذاری و پذیری) هر یک از گروه های ذینفع به اهداف کلان مرحله دوم: مدل ارزیابی اثربخشی عملکرد فناوری اطلاعات و ارتباطات ورودی های مدل(ذی نفعان) دیدگاه ذینفعان برمبنای مدل EFQM ذینفعان کلیدی شهرداری به سه دسته کارکنان عمومی،کارکنان تخصصی فاوا و شهروندان تقسیم شدند. ورودی اولیه مدل دستیابی به تاثیر( گذاری و پذیری) هر یک از گروه های ذینفع به اهداف کلان

مرحله دوم: مدل ارزیابی اثربخشی عملکرد فناوری اطلاعات و ارتباطات ورودی های مدل(اهداف)

ارزیابی اثربخشی عملکرد فاوا برگرفته از مدل لوفتمن ارتقا یافته مرحله دوم: مدل ارزیابی اثربخشی عملکرد فناوری اطلاعات و ارتباطات - سطح استراتژیک ارزیابی اثربخشی عملکرد فاوا برگرفته از مدل لوفتمن ارتقا یافته مطابقت اهداف ICT و شاخص‌های اثربخشی فناوری اطلاعات و ارتباطات بر مبنای مدل لوفتمن. تعیین سطح بلوغ هر معیار. سطح اثربخشی فعلی و مورد انتظار .

مرحله دوم: مدل ارزیابی اثربخشی عملکرد فناوری اطلاعات و ارتباطات- سطح عملیاتی ارزیابی عملکرد 217 پروژه انجام شده بر گرفته از مدل IT BSC معیارهای غیرمالی معیارهای مالی متغیرهای زمانی متغیرهای خروجی محور متغیرهای هزینه‌ای نسبت کارایی هزینه = هزینه پیش‌شده (مبلغ قرارداد) هزینه واقعی نسبت کارایی زمان مدت‌زمان پیش‌بینی شده در قرارداد مدت‌زمان واقعی (تاریخ تصفیه مالی) نسبت عملیاتی شدن خروجی‌ها خروجی عملیاتی خروجی مورد انتظار

مرحله دوم: مدل ارزیابی اثربخشی عملکرد فناوری اطلاعات و ارتباطات -نحوه اندازه‌گیری ارزیابی عملکرد فناوری اطلاعات و ارتباطات عملکرد هر 217 پروژه = (نسبت کارايي هزينه × ضريب اهميت) + (نسبت کارايي زمان × ضريب اهميت) + (نسبت اثربخشي × ضريب اهميت)

مدل ارزیابی اثربخشی عملکرد فاوا شهرداری اصفهان در یک نگاه سطح استراتژیک سطح عملیاتی

مرحله سوم: ارزیابی اثربخشی عملکرد فناوری اطلاعات و ارتباطات سطح استراتژیک - از دیدگاه شهروندان ورودی‌ها ی سطح استراتژیک از دیدگاه شهروندان معیارهای برداشتی حجم نمونه آماری: 727 شهروند اصفهان میزان استفاده و اثربخشی 70 خدمت الکترونیکی در 26 دسته 16 سؤال به منظور ارزیابی اثربخشی عملکرد ICT معیارهای عملکردی خروجی‌های سطح استراتژیک از دیدگاه شهروندان درصد استفاده از خدمات الکترونیکی حدود 40 درصد بوده است. از بین کلیه خدمات کارت بلیت و اصفهان کارت دارای اثربخشی بالای متوسط بودند و سایر خدمات ارائه شده دارای اثربخشی کم تا متوسط بودند. به طور کلی سطح اثربخشی عملکرد فناوری اطلاعات و ارتباطات شهرداری اصفهان در سطح اطمینان 95 درصد سطح دوم اثربخشی بود.

مرحله سوم: ارزیابی اثربخشی عملکرد فناوری اطلاعات و ارتباطات سطح استراتژیک- از دیدگاه کارکنان ورودی‌ها ی سطح استراتژیک از دیدگاه کارکنان حجم نمونه آماری: 380پرسشنامه عمومی و 84 تخصصی داده‌های ادراکی 48 سؤال عمومی و 33 تخصصی در پرسشنامه‌ها خروجی‌های سطح استراتژیک از دیدگاه کارکنان اکثر شاخص‌ها در سطح دوم اثربخشی قرار داشتند. معیارهای برداشتی معیارهای عملکردی

ارزیابی اثربخشی عملکرد فناوری اطلاعات و ارتباطات خروجی‌های سطح عملیاتی

ارزیابی اثربخشی عملکرد فناوری اطلاعات و ارتباطات خروجی‌های سطح استراتژیک رديف دسته‌بندی اهداف ICT درصد پروژه‌های تعریف شده برای هر دسته نمره ارزیابی عملکرد نمره اثربخشی عملکرد از دیدگاه کارکنان نمره اثربخشی عملکرد از دیدگاه شهروندان 1 دسته منابع انسانی 10% 92.71% 49.8% - 2 دسته فناوری 52% 91.61% 52.8% 52.4% 3 دسته اجتماعی و فرهنگی 12% 88.28% 53.2% 54.2% 4 دسته مدیریتی 23% 89.71% 51.8% 52.2% 5 دسته محیط‌زیست 3% 84.37% 56.4% جمع کل 100% 88.96% 52.6% 53%

درس آموخته ها و راهکارهای بهبود در سال های آتی درس آموخته ها و راهکارهای بهبود در سال های آتی بازنگری در سند استراتژیک فناوری اطلاعات و ارتباطات با هدف افزایش همسویی کسب و کار و فناوری اطلاعات مطابق با اسناد بالادستی(به ویژه اصفهان 95) . ایجاد رویکرد مشارکتی کلیه ذینفعان در تدوین برنامه دوم سه ساله فاوا شهرداری اصفهان با رویکرد معماری سازمانی (95-93)- مطابق افق اصفهان 95. تمرکز بیشتر بر تعریف کار درست نه فقط انجام درست کار با تشکیل گروه معماری و استقرار فرآیند معماری سازمانی در شهرداری اصفهان.

درس آموخته ها و راهکارهای بهبود در سال های آتی - اقدامات توسعه ای بهبود مدیریت و راهبری فاوا در برنامه سه ساله دوم فاوا(93-95) اصلاح و بهبود فرآیندهای مدیریت و راهبری فاوا بر اساس چارچوب COBIT5 و ارزیابی عملکرد فناوری اطلاعات بر اساس شاخص های تعریف شده برای هر فرآیند. طراحی و پیاده سازی فرآیندهای مدیریت و راهبری فاوا (اولویت اول) تاریخ شروع وضعیت پیاده سازی فرآیندManage Requirements and Definition سال 94 در حال اجرا پیاده سازی فرآیند Manage Programmes and Projects در مرحله انتخاب پیمانکار پیاده سازی فرآیند Manage Solutions Identification and Build پیاده سازی فرآیند manage suppliers پیاده سازی فرآیند manage Service Agreements سال 95 در حال آمایش پیاده سازی فرآیند Monitor, Evaluate and Assess the sys of internal control پیاده سازی فرایند Manage Service Requests and Incident پیاده سازی فرایند Manage Operations

معاونت برنامه ریزی، پژوهش و فناوری اطلاعات مدیریت فاوا با تشکر شهرداری اصفهان معاونت برنامه ریزی، پژوهش و فناوری اطلاعات مدیریت فاوا