Upravljanje projektima, 5. dio Timovi i komunikacija Darko Jureković, PMP Suradnici u učenju - Partners in Learning, Microsoft Hrvatska © 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

O današnjem predavanju Ovo je peto predavanje u nizu od ukupno 9 Današnja tema je: TIM I KOMUNIKACIJA. Sljedeća tema je: UPRAVLJANJE RIZICIMA

O današnjem predavanju Govorit ćemo o: Uspostavi tima Upravljanju ljudskim resursima (razvoju tima) Upravljanju komunikacijom Upravljanju sukobom

Izvori prezentacije Complete Idiot’s guide to Project Management MSF – Microsoft Solutions Framework – službeni MS udžbenik i prezentacije PMBOK – službeni PMI priručnik o upravljanju projektima Iskustva stečena u radu na PiL projektima

Uporaba prezentacije Prezentacija je namijenjena stručnom usavršavanju nastavnika i stručnih suradnika u školama koje organizira i provodi AZOO, a u suradnji sa MS Hrvatska na programu PiL U okviru navedenih aktivnosti, dozvoljeno je njezino dijeljenje sa drugim nastavnicima, učiteljima i stručnim suradnicima po školama.

Zašto projekti ne uspijevaju? Nejasni ili neusklađeni ciljevi Komunikacijski problemi unutar tima ili između ulagača Probijanje rokova - ne završe se na vrijeme (ili se uopće ne završe) Nedostatni resursi i nedostatna podrška sponzora Loša procjena rizika Upravljanje projektima povećava vjerojatnost uspješnog završetka projekta – zato je to skup znanja i vještina koja je potrebno steći!

Jason Hiner, TechRepublic1 5 glavnih razloga za neuspjeh projekata: Neuspjeh promjene kulture poslovanja Nedostatak posvećenosti projektu Neuspjesi s prošlih projekata Neodgovarajuće planiranje Alati koriste, ali nisu rješenje po sebi http://blogs.techrepublic.com.com/hiner/?p=894

Mitch Betts, ComputerWorld Online Why IT projects fail 2 (Zašto ne uspijevaju IT projekti) Ljudi rješavaju probleme Ljudi stvaraju probleme. Stupanj našeg preuzimanja odgovornosti za rješavanje problema određuje hoće li oni biti riješeni ili ne! Jedan od mitova o IT je kako je ovdje riječ o računalima i tehnologiji. Ne, riječ je o ljudima. http://www.computerworld.com/action/article.do?command=viewArticleBasic&articleId=84266&pageNumber=1

Michael Krigsman, IT Project Failures (Neuspjesi IT projekata) 3 Složenost projekata Politički problemi osobni planovi i namjere članova tima mogu biti u suprotnosti sa ciljevima projekata Organizacijski problemi Zatvaranje očiju pred problemima http://blogs.zdnet.com/projectfailures/?p=1036 http://community.mycrmcareer.com/showcase/podcast/view/77ae5a0b-3a66-4d54-8411-fb63baa00086?scroll=171

John McCormick, Baseline 4 NISU PROJEKTI TI KOJI NE USPIJEVAJU, NEGO LJUDI! http://www.baselinemag.com/c/a/Projects-Management/Projects-Dont-Fail-People-Do/

David Garrett: (8) razloga zbog kojih projekti ne uspijevaju 5 Opseg, opseg, opseg Taštine Loša komunikacija Nedostatni proračuni Zaboravljeni korisnici Sponzor koji nestaje Manjak planiranja Dobra stara “viša sila” http://www.certmag.com/print.php?in=1394

Zašto projekti ne uspijevaju? 7 Nejasni ili neusklađeni ciljevi Komunikacijski problemi unutar tima ili između ulagača Probijanje rokova - ne završe se na vrijeme (ili se uopće ne završe) Nedostatni resursi i nedostatna podrška sponzora Loša procjena rizika Preuzeto iz službenog MS predavanja o MSF projektnoj metodologiji

“12 zlatnih pravila” 8 za uspješnije projekte, 1. dio ostvariti konsenzus ulagača oko ciljeva projekta (prije početka rada na projektu) izabrati najbolji mogući tim održavanje jednostavne i razumljive projektne dokumentacije realistična procjena potrebnih resursa realističan vremenski plan aktivnosti na projektu Preuzeto iz knjige “The Complete Idiot's Guide to Project Management”, 3. izdanje, Ph.D., Sunny Baker, PMP, G. Michael Campbell, and Kim Baker (izdanje prosinac 2003)

“12 zlatnih pravila” za uspješnije projekte, 2. dio ne izlaziti izvan opsega projekta voditi računa o ljudima stalna podrška sponzora spremnost na promjene i inovacije dobra međusobna komunikacija stalno praćenje i procjenjivanje opasnosti (rizika) potencijal za - vođenje

Komunikacija na projektu? "Projekt je kasnio, a proračun je prekoračen" "Stvoreno je ono što nam ne treba" "Ne udovoljava našim očekivanjima – nismo zadovoljni" "Nismo u potpunosti razumjeli što trebamo raditi" "Nismo dobili informacije potrebne za obavljanje posla" "Nismo znali koliko rad ostalih članova tima utječe na naš rad" "Ne funkcionira pravilno u našem okruženju" "Prekomplicirano je za korištenje" "Potpuno je nepredvidivo – stalno nailazimo na nove probleme" © 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

1. Komunikacijski kanali u grupi (N * (N-1))/2 Broj članova grupe Broj komunikacijskih kanala 2 1 3 4 6 5 10 15 7 21 8 28

1. Komunikacijski kanali u grupi 3 2 1 4 6 5 10

2. Osnovni projektni tim Skup članova tima koji zajedno s voditeljem projekta radi na projektu od početka do kraja. Ostali članovi projektnog tima uključuju se u projektne aktivnosti povremeno i ovisno o potrebama. Svaki član tima ima, sukladno svojim vještinama, znanju i iskustvu određenu unaprijed zadanu ulogu u timu.

Osnovni tim - preporuke odabir članova prema sposobnostima i vještinama te motivaciji za rad u timu izbjeći, ako je moguće, nametanje članova tima izvana (npr. od sponzora ili naručitelja) osigurati sredstva za kvalitetnu međusobnu komunikaciju (portal projekta, sastanci) izgraditi kulturu otvorene i iskrene komunikacije

Model projektnog tima – 6 uloga Suradnici u učenju - stručni skup Agencije za odgoj i obrazovanje, 24-25 1. 2008 Model projektnog tima – 6 uloga Komunikacija Provjera rješenja Briga o rokovima Briga o korisniku Odgovornost prema naručitelju Praćenje aktivnosti Razvoj rješenja © 2008 Microsoft Corporation. Sva prava pridržana. Ova prezentacija je informativne naravi, Microsoft ne preuzima odgovornost, niti izravnu niti neizravnu za točnost navoda u ovoj prezentaciji.

Organizacija i podjela uloga u timu Tim nije hijerarhijski organiziran Svaka uloga sa sobom nosi i odgovarajuća zaduženja, odgovornosti i radnu autonomiju Jasna zaduženja, zajednička odgovornost (za uspjeh ili neuspjeh zajedničkog projekta) Dvosmjerna komunikacija u timu: pričanje i slušanje

Ključni koncepti i iskustva kod oblikovanja projektnih timova Suradnici u učenju - stručni skup Agencije za odgoj i obrazovanje, 24-25 1. 2008 Ključni koncepti i iskustva kod oblikovanja projektnih timova Ključni koncepti Tim suradnika Usmjerenost cilju i korisnicima Spremnost na učenje i sučeljavanje s poteškoćama Dokazana iskustva Mali, interdisciplinarni timovi Omogućen (po potrebi) zajednički rad na jednom mjestu Kreiranje rješenja zajedničkim sudjelovanjem svih članova tima © 2008 Microsoft Corporation. Sva prava pridržana. Ova prezentacija je informativne naravi, Microsoft ne preuzima odgovornost, niti izravnu niti neizravnu za točnost navoda u ovoj prezentaciji.

Izbjegavajte hijerarhijske timove Suradnici u učenju - stručni skup Agencije za odgoj i obrazovanje, 24-25 1. 2008 Izbjegavajte hijerarhijske timove © 2008 Microsoft Corporation. Sva prava pridržana. Ova prezentacija je informativne naravi, Microsoft ne preuzima odgovornost, niti izravnu niti neizravnu za točnost navoda u ovoj prezentaciji.

Ostali sudionici projekta – vanjske interesne grupe Suradnici u učenju - stručni skup Agencije za odgoj i obrazovanje, 24-25 1. 2008 Ostali sudionici projekta – vanjske interesne grupe Pokrovitelji projekta – pojedinci koji potiču i odobravaju projekt i rezultate projekta Klijenti (poslovni pokrovitelji) – pojedinci koji od rješenja očekuju dobivanje poslovne vrijednosti Krajnji korisnici – pojedinci ili sustavi koji izravno stupaju u interakciju s rješenjem Operacije – organizacija odgovorna za nadolazeću operaciju rješenja nakon isporuke © 2008 Microsoft Corporation. Sva prava pridržana. Ova prezentacija je informativne naravi, Microsoft ne preuzima odgovornost, niti izravnu niti neizravnu za točnost navoda u ovoj prezentaciji.

Prilagodba veličine tima Preporučena veličina osnovnog tima: do 7 članova Kombiniranje uloga. Neke je uloge moguće kombinirati već unutar timova od samo 3 člana Nije dobro kombinirati određene uloge sukobljenih interesa (npr. razvoj rješenja i provjeru rješenja) “Skaliranje” timova (ako imate više od sedam članova): Podjela u grupe - funkcionalni pod-timovi (više ljudi na istoj ulozi)

Kombinacije 6 uloga N M T Praćenje aktivnosti Razvoj Ispitivanje Briga o rokovima, ograničenjima Skrb za korisnika Odgovornost prema naručitelju N M T Razvoj rješenja Ispitivanje rješenja

Prošireni projektni tim Suradnici u učenju - stručni skup Agencije za odgoj i obrazovanje, 24-25 1. 2008 Prošireni projektni tim Poslovni fokus Korisnici Služba pomoći Korisnički doživljaj Upravljanje proizvodom Klijent Test Projektni tim Operacije i grupe za podršku Razvoj Pokrovitelj projekta Upravljanje verzijom Upravljanje programom Tehnološki projektanti i koordinacijski odbori Tehnološki fokus © 2008 Microsoft Corporation. Sva prava pridržana. Ova prezentacija je informativne naravi, Microsoft ne preuzima odgovornost, niti izravnu niti neizravnu za točnost navoda u ovoj prezentaciji.

Načini povećanja timova Suradnici u učenju - stručni skup Agencije za odgoj i obrazovanje, 24-25 1. 2008 Načini povećanja timova Velike timove podijelite u manje koji imaju manje troškove rada procesa, upravljanja i komunikacije te omogućuju bržu implementaciju Postavite voditelje podtimova Za upravljanje cjelokupnim projektom koristite osnovni tim Osnovni se tim sastoji od vođa timova i upravljanja programom Osnovni tim koordinira i sinkronizira podtimove © 2008 Microsoft Corporation. Sva prava pridržana. Ova prezentacija je informativne naravi, Microsoft ne preuzima odgovornost, niti izravnu niti neizravnu za točnost navoda u ovoj prezentaciji.

Odgovornost prema naručitelju Suradnici u učenju - stručni skup Agencije za odgoj i obrazovanje, 24-25 1. 2008 Primjer: Mali timovi Mali tim, kombinirane uloge Skrb o korisniku Provjera rješenja Praćenje aktivnosti Razvoj rješenja Provjera Odgovornost prema naručitelju Briga o rokovima © 2008 Microsoft Corporation. Sva prava pridržana. Ova prezentacija je informativne naravi, Microsoft ne preuzima odgovornost, niti izravnu niti neizravnu za točnost navoda u ovoj prezentaciji.

3. Upravljanje ljudskim resursima i razvoj tima

4 koraka Planiranje projektne organizacije Sastavljanje projektnog tima Razvoj vještina projektnog tima Upravljanje projektnim timom tijekom rada na projektu

Planiranje Planiranje Utvrditi uloge i odgovornosti u timu Sastaviti opis poslova za svakog člana projektnog tima Sastavljanje organizacijske MAPE projekta

Sastavljanje projektnog tima Provjera raspoloživosti potencijalnih članova Utvrđivanje stručnosti potencijalnih članova Odabir i podjela zaduženja

Izvori utjecaja voditelja projekta Utjecaj dodjelom formalnog zaduženja Stručnošću i iskustvom s prethodnih projekata Percepcija voditelja unutar projektnog tima

Stilovi upravljanja Autokratski Birokratsko-konzultativni Demokratski Samostalno donošenje odluka bez savjetovanja Birokratsko-konzultativni Samostalno donošenje odluka uz savjetovanje Demokratski Grupno odlučivanje Slobodni Malo (ili bez) uplitanja u rad pojedinaca

Upravljanje ciljevima Ciljevi projekta su usklađeni sa ciljevima organizacije Uspostava ciljeva Mjerenje postignuća Prilagodba u slučaju odstupanja

Upravljanje iznimkama Usmjerenost na aktivnosti na “kritičnoj stazi” Veća mogućnost kašnjenja s projektom

Kako motivirati članove tima? Teorije X i Y Teorija Z McClellandova teorija Maslovljeva hijerarhija potreba

McGregorova Teorija X Autoritaran pristup “iz perspektive šefova i poslovne organizacije” Polazišna pretpostavka: ljudi ne vole raditi i izbjegavaju posao. Treba ih natjerati na rad u skladu sa zadanim ciljevima i to prijetnjom kazne.

Teorija Y Suradnički pristup Polazišna pretpostavka: ljudi prihvaćaju i traže odgovornost. Odgovara kreativnim misliocima te samostalnim osobama koje znaju rješavati poteškoće

Teorija Z “Japanski stil upravljanja” (autor: Ouchi) Daje članovima projektnog tima slobodu Vjeruje u odgovornost i predanost pojedinaca Članovi su odani timu te interesima i ciljevima tima i organizacije

McClellandova teorija Ljude različitih potreba motivira se na različite načine One s dobrim rezultatima motivira se poslovnim i stručnim IZAZOVIMA One koji su društvene naravi motivira se SURADNJOM na projektu One koji žele upravljati može se motivirati OVLASTIMA koje dobivaju na projektu

Maslovljeva hijerarhija potreba Ljudi ne rade samo zbog novca ili sigurnosti. Motivacija proizlazi iz nezadovoljenih potreba. Kad zadovoljimo jednu, druga postaje izvor motivacije.

Maslovljeva hijerarhija potreba Najniža razina potreba: fiziološke potrebe Potreba za sigurnošću Društvene potrebe – pripadanje Potreba za priznanjem/potvrdom vrijednosti Najviša razina potreba: samoostvarenje

Što je UPRAVLJANJE? Organizacija posla i resursa Usmjerenost na zadatke Balansiranje autoritetom i odgovornošću Provedba nadzora nad radom tima Davanje uputa o tome što raditi i kada

Što je VOĐENJE Stvaranje i dijeljenje vizije Nadahnjivanje i motiviranje Olakšavanje rada osiguranjem resursa potrebnih za uspješan rad otklanjanjem prepreka

ZAPAMTITE: Potrebno je uložiti vrijeme u razvoj projektnog tima osigurati članovima tima upoznavanje s metodologijom rada na projektu Kultura projektnog rada mora biti prihvaćena u poslovnom/radnom okruženju

3. Upravljanje vremenom

Praktični savjeti, 1. dio Sastavite popis zadataka koje treba napraviti tijekom tjedna/radnog dana. Zapišite nove zadatke/obveze kako se pojavljuju tijekom dana. Na kraju dana pregledajte popis te neučinjeno prenesite u sljedeći dan ili dane koji slijede, ovisno o prioritetima/važnosti.

Praktični savjeti, 2. dio Vodite računa o rokovima. Prioritete utvrđujte na mjesečnoj i tjednoj bazi. Rješavajte se nepotrebnog (bacajte, brišite) Papiri Datoteke (“spržiti” na CD/DVD mjesečno ili kvartalno)

Što je korisno pratiti na projektu Vodite vlastiti dnevnik aktivnosti. Uspoređujte procijenjene sa stvarnim trajanjem pojedinih zadataka/aktivnosti. Uočite kašnjenja (u odnosu na plan) i pokušajte otkriti / utvrditi razloge.

4 grupe zadataka / poslova HITNI I BITNI Njih rješavate prve Za njih odvajate dulje vremenske cjeline u komadu BITNI zadaci koji nisu hitni Rješavaju se kroz dulje vremensko razdoblje Vodeći računa o rokovima HITNI, ali nebitni Rješavate kao drugu grupu na ljestvici prioriteta poslova u danu ili tjednu “Razbijate” ih u manje vremenske cjeline Zadaci koji nisu ni hitni ni bitni Njima se bavite tek na kraju, kada vam to preostalo vrijeme dopusti. Većina njih će se riješiti i sama od sebe nakon nekog vremena. ;-)

Sastanci, sastanci, sastanci ... Nemojte zaboraviti: sastanak od sat vremena traje u stvarnosti 3-4 sata! Sat do sat i pol za pripremu i distribuciju dnevnog reda Sat vremena za sam sastanak (ako se pridržavate satnice, naravno) Oko sat vremena za pripremu i distribuciju zapisnika sa sastanka sa dogovorima i zaduženjima

Kako izbjeći produljenje sastanka? Agenda / dnevni red – potrebno poslati barem jedan dan unaprijed Utvrditi koliko, tko i o čemu može govoriti u predviđenom vremenu Utvrdite o čemu je potrebno postići dogovor tijekom sastanka Moderator treba prekidati “zastranjivanje”

Kako izbjeći produljenje sastanka? Naglasite da se razgovara samo o temema iz dnevnog reda Kada predviđeno vrijeme sastanka istekne, upoznajte s time sudionike i provjerite: Žele li nastaviti sa sastankom Žele li prekid i nastavak u drugom terminu

Što nakon sastanka? Obavezno poslati zapisnik: O čemu se razgovaralo Što se je dogovorilo Tko je za što zadužen do sljedećeg sastanka O čemu se nije stiglo razgovarati Za kada je dogovoren sljedeći sastanak te Nacrt sljedećeg dnevnog reda i rok prihvaćanja

Tipovi sastanaka Redoviti i informativni – gdje smo u odnosu na plan projekta? “Brainstorming” odnosno namijenjeni rješavanju nekog otvorenog pitanja ili problema – zašto kasnimo, kako adresirati neki nepredviđeni rizik i sl.

“Potrošači” vremena Slučajni prekidi kolega: Pozivi na kavu “Jesi li čula?” “Čuj, treba mi ...” “Imaš minuticu?” Pretpostavljeni i njihovi trenutni prioriteti i prohtjevi

“Tihi sat” i “Otvorena vrata” “Tihi sat” – naglasite da je to vrijeme u kojem radite važne stvari i ne želite nikakva prekidanja i ometanja “Otvorena vrata” – vrijeme u kojem obavljate rutinske poslove i u kojem ste otvoreni za razgovor s kolegama i o projektu i o drugim temama i pitanjima od značaja za posao

4. Upravljanje komunikacijom

Osnovno o komunikaciji Određena PERCEPCIJOM (doživljajem) 80% vremena kojeg voditelj projekta provede radeći na projektu je komunikacija!

Pitanja prije svake komunikacije Kome je ova informacija potrebna? Kako će se sugovornik osjećati kada dobije informaciju? Kako bismo željeli da se sugovornik osjeća nakon što dobije informaciju? Na koji je način najbolje prenijeti informaciju?

Pitanja prije svake komunikacije Tko je najbolja osoba za prenošenje ove informacije? Koja je razina detalja potrebna? Kada je potrebno prenijeti informaciju? Kako ćemo dobiti povratnu informaciju? Što je cilj ove komunikacije?

Oblici komunikacije na projektu: Telefonski razgovori & govorne poruke Elektronička pošta (e-pošta) Neformalna komunikacija rukom pisane poruke, usputni razgovori Formalna komunikacija: sastanci, izvješća, dopisi i prezentacije Telekonferencije

Telefonski razgovori Prednosti Nedostaci Pogodno za kratku, fokusiranu komunikaciju koja traži osobni kontakt i ne treba ostaviti “pisani” trag Omogućava komunikaciju na veće udaljenosti uz prihvatljive troškove Ne jamči dostupnost druge osobe kada je potrebno hitno prenijeti poruku. Šanse da telefonom od prve dobijete osobu koju tražite su samo 25%. Neočekivani pozivi mogu izazvati negativne reakcije.

Govorne poruke Prednosti Nedostaci Pogodno za kratku, fokusiranu komunikaciju koja NE traži osobni kontakt i ne treba ostaviti “pisani” trag Omogućava komunikaciju na veće udaljenosti uz prihvatljive troškove Ne jamči primitak poruke

Elektronička pošta Prednosti Nedostaci Ostavlja pisani trag (u elektroničkom, ne nužno pisanom obliku). Omogućava komunikaciju na veće udaljenosti uz vrlo niske troškove. Moguće dobiti potvrdu primitka poruke. Vjerodostojnost poruke. Informaciju je moguće jednostavno i brzo proslijediti svima kojima je potrebna. ASINKRONA komunikacija - poruka ne mora biti pročitana na vrijeme. Poruka ne mora biti pročitana, shvaćena ili doživljena u cijelosti. Poruku e-pošte je moguće izgubiti. Stil pisanja i upotrijebljene riječi mogu dovesti do pogrešnog iščitavanja i shvaćanja poruke (nedostatak neverbalnih poruka može dovesti do nesporazuma). Duge poruke odbijaju čitatelje. Rizik: mogućnost prosljeđivanja drugima

Pisane poruke Prednosti Nedostaci Kratki izrazi pohvale ili zahvalnosti. Osobnog su karaktera – prihvaćaju se kao pozitivan prinos komunikaciji. Brzina, jednostavnost, kratkoća, niski troškovi. Može ih se previdjeti. Ograničene na zajednički prostor boravka/rada/kretanja

Usputni razgovori Prednosti Nedostaci Izravan kontakt i angažman na rješavanju dnevnih/tekućih pitanja Neformalna, opuštena atmosfera razgovora Velik broj ljudi smeta ako ih prekidate dok rade nešto drugo – nemojte ih prekidati prečesto niti zbog pitanja koja nisu istinski važna. Mogućnost zaboravljanja ili različitog tumačenja dogovorenog. Potreban napor za održavanje fokusa razgovora.

Formalni sastanci Prednosti Nedostaci Formalni sastanci omogućavaju razmjenu mišljenja i ideja te dogovore o otvorenim pitanjima. Potrebno ih je učinkovito pripremati i voditi. Mogu postati prostor za konfrontaciju. Mogu postati neproduktivni. Nisu svi sudionici sastanka podjednako otvoreni i opušteni u javnom iznošenju vlastitih ideja i razmišljanja.

Formalna izvješća i zapisnici Prednosti Nedostaci Važan, pregledan i sažet izvor informacija o statusu projekta. Trajan i služben oblik bilježenja informacija. Poruka mora biti na primjeren način izložena kako bi se izbjegli: Nesporazumi Sukobi Mogu se zlorabiti u slučaju sukoba na projektu

Prezentacije Prednosti Nedostaci Za prijenos informacije većem broju sudionika u istom vremenu. Moguća uporaba grafičkih elemenata u prezentaciji. Kvalitetno odrađene, pridonose percepciji tima i projekta kao uspješnih. Potrebne dobre pripreme i prezentacijske vještine. Pozornost sudionika se može lako izgubiti. Loše pripremljene ili odrađene, mogu imati negativni učinak.

Telefaks poruke Prednosti Nedostaci Važan, pregledan i sažet izvor informacija o statusu projekta može se prenijeti na veće udaljenosti i u kratkom vremenu. Nisu primjereni za prijenos osjetljivih i povjerljivih informacija, jer nemate nadzor nad postupkom zaprimanja poruke na drugom kraju veze. Ne jamče prijenos poruke do prave osobe i na vrijeme.

Telekonferencije Prednosti Nedostaci Ušteda na troškovima, omogućavaju komunikaciju u realnom vremenu na velikim udaljenostima. Omogućavaju uključivanje većeg broja sudionika. Bolje od telefonske komunikacije (više oblika informacija se može prenositi istovremeno) Potrebno je uložiti određeno vrijeme i trud u ovladavanje tehnologijom. Veze preko Interneta podložne su smetnjama. Moguće su smetnje i izobličenja. Potrebne su dobre organizacijske pripreme za učinkovitu provedbu jednog sastanka ili prezentacije na ovaj način.

Što, kada i kako? Ozbiljna i teška pitanja raspravite u živo. Većina ljudi ne voli se izjašnjavati o takvim pitanjima u pisanom obliku! Razgovore o nezadovoljavajućim učincima članova projektnog tima ne raspravljajte plenarno, nego u užem krugu, bez iznošenja detalja u javnost.

Što, kada i kako? Elektronička pošta je vrlo dobra za svakodnevnu operativu, ali ne šaljite preveliki broj poruka istim osobama u jedinici vremena (sat, dan) jer postoji vjerojatnost da neće sve čitati. Previše elektroničke pošte odvlači pozornost od stvarnog posla i važnijih zadataka.

Savjeti za učinkovite poruke Najavite važne informacije unaprijed. Budite sažeti. U uvodu navedite bitno. Na kraju navedite što je potrebno napraviti i tko se za to smatra zaduženim. Pročitajte poruku nekoliko puta prije nego što kliknete na gumb “pošalji”! 

ZAPAMTITE: Pisana komunikacija potrebna je zbog praćenja aktivnosti na projektu, ali nosi određene rizike Većina ljudi više voli osobnu komunikaciju (“u živo”) u odnosu na pisanu “Riječi lete, napisano ostaje”

ZAPAMTITE: FORMALNA komunikacija (sastanak, službeni dopis, izvještaj) mora biti unaprijed osmišljena i isplanirana! Slušanje nije manje važno od pričanja – valja naučiti SLUŠATI Poruke ne bi trebale sadržati samo negativne sastavnice

5. Upravljanje sukobom

Osnovno o sukobima Teško ih je izbjeći Uzrok je uvijek u ljudima Mogu biti i korisni Postoje načini za njihovo razrješavanje

Što je to “sukob unutar projekta”? Zbivanje u kojem ljudi i njihovi prioriteti ili problemi ugrožavaju uspješan završetak projekta

Vrste sukoba Osobni (intrapersonalni) – nezadovoljni smo svojom ulogom ili angažmanom na projektu Između osoba – dvije ili više osoba se međusobno ne slažu Unutar grupe – sukobi interesa ili rivalstvo pojedinaca ili dijelova grupe Među grupama – sukobi među odjelima

Izvori sukoba, 1. dio Nepodudarni interesi Nedostatak fokusa Administrativni problemi Osjećaj nesigurnosti u dodijeljenoj ulozi Nepoznavanje tehnologije Raspodjela uloga

Izvori sukoba, 2. dio Problemi s proračunom Problemi s rokovima Problemi s planovima Različiti komunikacijski stilovi Sukobi osobnosti

5 načina razrješavanja sukoba Povlačenje Izglađivanje Kompromis Nametanje rješenja Sučeljavanje sukobljenih strana

Pitanja i odgovori? Q&A

© 2006 Microsoft Corporation. All rights reserved. “Keep on dreaming, and forcing us to dream too.” – Bill Gates HVALA NA POZORNOSTI! © 2006 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary. © 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.