مستند سازی Documentation دکتر مرجان رهنمای فرزامی آزمايشگاه مرجع سلامت کميته آسيب شناسی تشريحی
فرآيند فعاليت يا مجموعه ای از فعاليتها که با استفاده از منابع يک درونداد را به برونداد تبديل می کند
برای مستندسازی : بايد ابتدا کليه فعاليت هايی که در بخش انجام می گيرد بشناسيم ، سپس آنها را دسته بندی نموده ، مکتوب نمائيم انجام هر کدام از اين فعاليت ها اثری از خود به جا می گذارد که بايد مکتوب و حفظ گردد.
مدارک همراه با سوابق مورد استفاده و موجود در سازمان انواع مستندات : مدارک همراه با سوابق مورد استفاده و موجود در سازمان
مدرک : سابقه : روش صحيح و مطلوب انجام فعاليت ها شاهدی که نشان می دهد فعاليت ها چگونه انجام شده و نتايج آن چگونه بوده است
روشهای مدون نمودن : معرفی نموداری دستورالعمل ها چک ليست ها نمودارهای جريان کار روشهای الکترونيک
مسير جريان کار در آزمايشگاه فرآيند قبل از انجام آزمايش فرآيند انجام آزمايش فرآيند پس از انجام آزمايش
ساير فرآيندها : تضمين کيفيت کارکنان اقدام پيشگيرانه تجهيزات خريد اقدام اصلاحی ... کارکنان تجهيزات خريد انبارش مستند سازی
مراحل انجام فعاليت ها در آسيب شناسی تشريحی رنگ آميزی اسلايدها لامل گذاری بررسی اسلايد ثبت نتايج گزارشدهی نگهداری نمونه ها نگهداری بلوک ها و اسلايدها بايگانی نتايج برداشت نمونه انتقال نمونه تا بخش آسيب شناسی ثبت نمونه و درخواست آزمايش در بخش - توضيح ماکروسکوپی - برش برداری - تهيه بلوک های پارافينی تهيه اسلايدها
قبل از ورود به بخش آسيب شناسی : برداشت نمونه انتقال نمونه تا بخش کتابچه راهنما
ثبت نمونه و درخواست آزمايش در بخش : دستورالعمل پذيرش : اطمينان ازهويت بيمار کنترل اطلاعات موجود در برگه درخواست مطابقت اطلاعات روی ظرف نمونه با اطلاعات موجود روی برگه درخواست کنترل تعداد نمونه ها با برگه درخواست کنترل فيکساتيو موجود در ظرف
ثبت نمونه و درخواست آزمايش در بخش : دستورالعمل پذيرش : ثبت نام فرد پذيرش کننده ثبت زمان و تاريخ نحوه تماس با بيمار در موارد ضروری نحوه پذيرش نمونه های اورژانس يا فروزن نحوه پذيرش نمونه های مشاوره معيارهای رد نمونه
آزمايشگاه های ارجاع
مستندات مربوط به آزمايشگاه های ارجاع : قراردادمشخص با تعيين نحوه ارتباط و مسئوليت ها شرايط انتقال و حفظ نمونه زمان مورد انتظار برای آماده شدن نتايج نحوه بايگانی گزارش های دريافت شده
مستندات مربوط به آزمايشگاه های ارجاع : سوابق مربوط به نمونه های پذيرش شده تعداد نمونه های ارجاع داده شده زمان ونحوه ارجاع سوابق بلوک ها و اسلايدهای دريافت شده
نمونه گيری ها در بخش : دستورالعمل نمونه گيری هايی که در بخش انجام می شوند ( شرايط بيمار- مواد و وسايل لازم – نحوه نمونه برداری- نحوه انتقال – شرايط نگهداری ) سوابق مربوط به نمونه گيری ها با ثبت تاريخ ، ساعت و فرد نمونه گير
فعاليت های واحد پاس روش انجام کار( کتب مرجع – دستورالعمل ها ) تاريخ مشخص و نام فرد مسئول انجام کار
تهيه دستورالعمل هايی برای : تهيه بلوک های پارافينی تهيه رنگ تهيه اسلايدها رنگ آميزی اسلايدها
روش استاندارد انجام کار Standard Operating Procedure ( SOP )
تهيه دستورالعمل های جداگانه برای : نمونه های فروزن سکشن موارد اتوپسی نمونه های سيتولوژی
تجهيزات : فهرست شناسنامه دستورالعمل فنی Log book نام – مدل – شماره سريال – نام سازنده – نام و شماره تلفن شرکت پشتيبان - .... - نحوه کاربری - نحوه نگهداری - نحوه تعمير - ملاحظات ايمنی دفتری که در آن در هر بار استفاده ، نام کاربر و وضعيت دستگاه را هنگام استفاده و پس از آن می نويسند
چه فاکتوری کنترل شده و نتيجه کنترل چه بوده و چه کسی کنترل کرده است تجهيزات : - درخواست خريد - فاکتور فروش - ارزيابی دستگاه قبل از شروع استفاده سوابق آموزش کاربران سوابق خريد سوابق کنترل و نگهداری سوابق تعميرات چه فاکتوری کنترل شده و نتيجه کنترل چه بوده و چه کسی کنترل کرده است - چه تعميری صورت گرفته – در چه تاريخی – آيا قبل از تعمير ضدعفونی شده است - پس از برگشت کيفيت کارکرد قبل از شروع بکار مجدد کنترل شده است
مقداری از مواد که با رسيدن آنها به آن حد بايد درخواست خريد بکنيم مواد مصرفی : تاريخ خريد مقدار موجودی شرايط نگهداری نقطه سفارش مقداری از مواد که با رسيدن آنها به آن حد بايد درخواست خريد بکنيم
فرآيند پس از انجام آزمايش شامل مراحل : گزارشدهی بايگانی گزارشات نگهداری نمونه ها برای مدت زمان تعيين شده و نحوه امحاء نگهداری اسلايدها و بلوک های پارافينی و نحوه امحاء
گزارشدهی : محتويات فرم گزارشدهی نحوه کنترل برگه گزارش نحوه گزارش موارد اورژانس ( فروزن سکشن ... ) نحوه تغيير برگه گزارش زمان چرخه کاری زمان نگهداری برگه گزارش نحوه برخورد با شرايط غير منتظره مسئول يا مسئولين مجاز جهت امضای گزارش
نمونه های بافتی بايد حداقل چهارهفته پس از گزارشدهی نهايی نگهداری شوند نگهداری نمونه ها : نمونه های بافتی بايد حداقل چهارهفته پس از گزارشدهی نهايی نگهداری شوند نگهداری بلوک های پارافينی : حداقل ده سال نگهداری اسلايدها : حداقل ده سال ( بافت ) / حداقل پنج سال ( سيتولوژی ) حداقل ده سال ( FNA ) نگهداری گزارشات :
کارکنان : نمودار سازمانی پرونده پرسنلی شرح وظايف و مسئوليت ها و جانشين
موفق باشيد