Jonas Kupinas ,UAB “S4ID” direktorius Elektroninių dokumentų saugojimo valstybės archyvuose infrastruktūros sukūrimo projektas Jonas Kupinas ,UAB “S4ID” direktorius

Šiame pranešime Kodėl reikia e-archyvo E-dokumento samprata Apie projektą E-dokumento gyvavimo ciklas

Kodėl reikia e-archyvo Informacinės visuomenės plėtra Augantis poreikis gauti informaciją dabar, nuotoliniu būdu ir el. formoje Augantys poreikiai vykdyti dokumentų valdymo priežiūrą el. terpėje Baigiama kurti el. dokumentų naudojimo ir saugojimo teisinė bazė NDF vientisumo išsaugojimas Šiuo metu su valstybės archyvais jau suderinta 10 kompiuterizuotų dokumentų valdymo sistemų. Nuo 2008 m. SODRA kuria ilgalaikio saugojimo e-dokumentus – soc. draudimo pranešimus. NDF JAU PAPILDOMAS ELEKTRONINIAIS DOKUMENTAIS

Elektroninio dokumento samprata Oficialus elektroninis dokumentas − IT priemonėmis sudarytas dokumentas, pasirašytas teisinę galią turinčiu elektroniniu parašu ir įtrauktas į elektroninių dokumentų valdymo sistemą. “Elektroninių dokumentų valdymo taisykles” (Valstybės žinios, 2006, Nr. 7-268) Elektroninį dokumentą sudaro: Bet kokia elektroninė byla (šiuo … metu rengiamos e-dokumento formato specifikacijos). 2. Kvalifikuotas Elektroninis parašas 3. Metaduomenys

Elektroninis dokumentas, pasirašytas saugiu elektroniniu parašu, turi tokią pačią juridinę galią kaip ir “tradicinis” popierinis dokumentas. = Oficialiu elektroniniu dokumentu NĖRA: Skenuotas popierinis dokumentas (pvz. pdf, tiff, jpg) yra skaitmeninė dokumento kopija. Parengtas tekstiniu redaktoriumi (pvz. Word) dokumentas įtrauktas į dokumentų valdymo sistemą.

Elektroninių dokumentų saugojimo valstybės archyvų sistemoje infrastruktūros sukūrimo projektas Projekto tikslai: Sukurti el. dokumentų priėmimo ir saugojimo valstybės archyvuose infrastruktūrą, užtikrinančią NDF priklausančių el. dokumentų efektyvią valdymo priežiūrą, turinčių juridinę galią e-dokumentų kaupimą, išsaugojimą ir naudojimą viso gyvavimo ciklo metu. Visiems vartotojams suteikti prieigą prie saugomų dokumentų, kuri būtų grįsta “vieno langelio” principu.

Projektas apims: Nuolatinio saugojimo e-dokumentus Ilgalaikio saugojimo e-dokumentus Visą e-dokumento gyvavimo ciklą: Dokumentų valdymo priežiūrą E-dokumentų perdavimą Ilgalaikį ir nuolatinį saugojimą Prieigą prie el. dokumentų Projekto trukmė: 2009 m. sausis - 2011 m. gruodis

1. Dokumentų valdymo priežiūra Organizacija pateikia įgalioto asmens pasirašytą dokumentacijos planą eDVS->eDVS per interneto svetainėje esančią formą Valstybės archyvo atsakingas darbuotojas peržiūri, palygina ir pateikia pastabas Organizacija pateikia atnaujintą dokumentacijos redakciją Valstybės archyvo atsakingas darbuotojas suderina ir pasirašo dokumentacijos planą

2. Elektroninių dokumentų perdavimas Procesas vyksta tarp organizacijos EDVS ir archyvo informacinės sistemos arba per interneto svetainę Atliekamas organizacijos autentiškumo patikrinimas Perdavimas inicijuojamas organizacijai pateikus archyvui perduodamų bylų ir jose esančių el. dokumentų sąrašą. Perdavus šią informaciją patikrinama, ar perduodamos bylos yra apskaitytos bylų aprašuose nurodytuose apyrašuose. Kiekybinis patikrinimas: ar visos perduodamos bylos yra pateiktos? Kokybinis patikrinimas: tikrininamas dokumentų autentiškumas, atitikimas tam tikriems kokybiniams reikalavimams Jei nors vienas dokumentas atmestas, nutraukiama visa perdavimo procedūra ir kartojama iš naujo 9

3. Ilgalaikis ir nuolatinis saugojimas Dėl itin sparčios technologijų pažangos, saugant elektroninius dokumentus susiduriama su 2 problemomis: Laikui bėgant, e-dokumento formatas gali tapti nebenaudojamas => Po tam tikro laiko dokumento peržiūra tampa problematiška. Dėl technologinės pažangos gali tapti įmoma iššifruoti dabartinius elektroninio parašo formavimo algoritmus ir taip pažeisti elektroninį parašą => neišlaikomas dokumento autentiškumas

Dokumento formato transformacijos procedūra pirmai problema spręsti Sėkmingai priėmus dokumentų siuntą, elektroniniai dokumentai yra transformuojami į save aprašantį atvirą formatą (pvz. PDF/A) ir vaizdinį formatą Išsaugomas ir e-dokumento originalas, tačiau peržiūrai ir kitiems procesams naudojami transformuoti dokumentai. Senstant dokumentų formatams, kita transformacija atliekama naudojant arba transformuotus elektroninius dokumentus arba originalus. Dokumento notarizacijos procedūra antrai problemai spręsti El. dokumentų notarizacija – tai el. dokumentų autentiškumo patvirtinimas ilgalaikiu el. parašu. Notarizacija vykdoma periodiškai dokumentus patvirtinant atsakingo archyvų darbuotojo arba sisteminiu elektroniniu parašu.

12

13

4. Prieigos prie el. dokumentų realizavimas: Komplektavimo šaltiniai ir kiti subjektai galės naudotis el. dokumentais tiek per išorinį web portalą ir jame realizuotą vartotojo sąsają, tiek per savo vidines informacines sistemas (pvz., eDVS). Jungiantis prie sistemos, vykdomas subjekto autentifikavimas ir autorizavimas. Tokiu būdu nustatomos sistemos vartotojo teisės ir galimos vykdyti funkcijos. Neatlikus šių procedūrų, leidžiama naršyti po viešojo naudojimo dokumentų fondus, apyrašus, bylų aprašus ir dokumentų pavadinimus. Teisė į dokumento turinio peržiūrą nesuteikiama. Identifikuotiems vartotojams suteikiama neribota teisė susipažinti su visais viešais dokumentais. Autorizuotiems vartotojams suteikiama teisė susipažinti su atitinkamais riboto naudojimo dokumentais.

Priimami turinio formatai (tik atvirų standartų): ODF (Open Document Format for Office Applications) naudojamas atviro kodo OpenOffice OOXML (Office Open XML) naudojamas Microsoft Office PDF/A – save aprašantis formatas. TIFF – vaizdinis formatas. Valstybės archyvuose saugomi turinio formatai: Originalus perduotas formatas. Save aprašantis formatas (pvz. PDF/A). Vaizdinis formatas (pvz. TIFF). 15

Projekto nauda ir reikšmė: Sukūrus el. dokumentų saugojimo infrastruktūrą bus sudarytos praktinės prielaidos plėsti el. dokumentų naudojimą viešajame sektoriuje. Projektas užtikrins NDF autentiškų el. dokumentų išsaugojimą. Projektas leistų sutaupyti įstaigų lėšas, kurias joms reikėtų investuoti į ilgalaikio el. dokumentų saugojimo infrastruktūrą. Projektas sudarys sąlygas teikti paslaugas gyventojams ir įmonėms „vieno langelio“ principu. Projektas užtikrins galimybę naudoti NDF el. dokumentus ateityje, nepriklausomai nuo sparčiai besikeičiančios technologinės aplinkos. Vartotojams bus sudaryta prieigos prie NDF informacijos vienoje vietoje, nuotoliniu būdu, elektroninėmis priemonėmis galimybė. 16

Projekto perspektyvos: valstybės archyvai galėtų plėsti įstaigų perduodančių el.dokumentus skaičių. į informacinę sistemą būtų galima integruoti skaitmenines dokumentų kopijas, tokiu būdu užtikrinant kultūros paveldo sklaidą. realizuoti glaudesnę integraciją su eDVS (optimizuojant dokumentų valdymo priežiūros ir dokumentų perdavimo procesus). plėsti prieigos prie NDF galimybes, užtikrinant prieigą prie valstybės ir savivaldybių įstaigose saugomų el. dokumentų. į informacinę sistemą įtraukti kitus archyvų objektus: registrus ir duomenų bazes, GIS duomenis, Įstaigų interneto svetainių periodines kopijas, Valstybės institucijų serverių veiklos žurnalus. 17

UAB “S4ID” direktorius Jonas Kupinas AČIŪ UŽ DĖMESĮ! UAB “S4ID” direktorius Jonas Kupinas