Sisemise aruandluse lihtsus, visualiseerimine ja ettevõttesisene kommunikatioon Controllingu töörühm, Tallinn 17.05.2012 1

Päevakava Kell 10-10.30 - Ülevaade 25-26. aprillil Poznanis toimunud VI rahvusvahelisest controllerite kongressist (Toomas Haldma, Tartu Ülikool) 10.30-11.00 - Sisemise aruandluse lihtsus juhtimisarvestuse raamistikus: teoreetilis-praktilised aspektid (T.Haldma) 11.00-11.30 - Kommunikatsiooni arendamine ettevõtte juhtimisarvestuse ja controllingu süsteemis (Ülle Pärl, Estonian Business School) 11.45 – 13.00 teema arutelu 13.00-14.00 lõuna 14.00 - 14.40 - Sisemise aruandluse lihtsustamise arengusuunad ettevõttes (Eveli Opmann, AS Estiko) 14.40 - 15.20 - Sisemise aruandluse ja selle kommunikeerimise fookusteemad Eesti ettevõtetes (Jaan Silvet, AS Proekspert) 15.40 – 16.45 – teema arutelu 16.45-17.00 – järgmise kohtumise aja ja teema arutelu.

Ettevõttesisese aruandlussüsteemi üldkontseptsioon   ESITEKS, organisatsiooni sisene aruandlussüsteem peab võimaldama integreerida tulemusi teenuste ja teenusgruppide, organisatsiooni siseste tegevusvaldkondade (allüksuste) organisatsiooni kui terviku tasandil. 3 3

milliste näitajate osas, millises esitusvormis (formaat), TEISEKS, organisatsiooni sisene aruandlussüsteem peab võimaldama liigendada aruandlussüsteemi aruandeperioodide lõikes. Ettevõttes peab olema kindlaks määratud milliseid aruandeid, milliste näitajate osas, millises esitusvormis (formaat), millisteks tähtaegadeks ja millistele juhtimistasanditele tuleb esitada.  Põhimõte on lihtne: iga taseme juht peab saama ainult sellist informatsiooni, mis on vajalik talle juhtimisotsuste langetamiseks. 4 4

KOLMANDAKS peavad organisatsiooni planeerimissüsteem ja aruandlussüsteem moodustama ühtse terviku. Vastav planeerimissüsteem eeldab, et kõigi siseste aruannete lõikes oleks eelnevalt koostatud ka plaanid (aruannetega samas formaadis). 5 5

Tulemuslikkuse juhtimissüsteem – Demingi e PDCA tsükkel Source: Campell, Epstein, 2002 6 6

NELJANDAKS, organisatsiooni sisene aruandlus peab võimaldama protsesse näha dünaamikas ja tooma välja peamised hälbed võrdlusbaasidest. Selleks peavad aruanded olema võrreldavad baasnäitajatega (möödunud perioodi tulemus, möödunud aasta sama perioodi tulemus jne); plaaninäitajatega.  Viimane eeldab ja esitab nõuded hästi funktsioneerivale objektiivsele planeerimissüsteemile. Hälvete analüüsi tulemused on üheks lähtepunktiks põhjuslike seoste analüüsile. 7 7

VIIENDAKS peab aruandlussüsteem võimaldama teostada seisundianalüüsi, majandusnäitajate vaheliste seoste põhjuslikku analüüsi.   8

9

Aruandluse visualiseerimine Teoreetilised seisukohad Visualiseerimisel oluline roll inimesele info omandamisel, sest juhtimisarvestuse (JA) aruanded mõjutavad infovoogu (mahtu) (Ware, 2004). Visualiseerimisel oluline roll JA-le kuna vastav osakond valmistab juhtidele otsuste langetamiseks infot ette (Horvath, 2009) Info disainitakse info ettevalmistaja poolt ja vastavalt tehnilistele võimalustele/harjumustele 10

Teoreetilised seisukohad Esitamine mõjutab kasutajate hindamist finants- ja mittefinantsinfo lõikes (Cardinaels, Veen-Dirks, 2010) Graafiline esitlus (versus tabelid) laiendab otsustustegevust kui baasteadmised on madalamad (Cardinaels, 2008) Kasutatud Cognitive Fit teooriat (Vessey, 1991) uurimiseks Juhid tahavad näha “suurt pilti” ja põhjuslikke seoseid

Materjalikulude kokkuhoiu mõju tulemuslikkusele (Volkswageni näide) Muud kulud 10,9 Mrd Materjalikulu 42,7 Mrd Müügitulu 55,2 Mrd Brutokasum 1,6 Mrd Omahind 53,6 Mrd Käiberentaablus 3 % pluss miinus jagatud Materjalikulud 41,7 Mrd Muud kulu 10,9 Mrd 2,6 Mrd 52,6 Mrd 4,7 % - 1 Mrd (2,3 %) + 57 % Materjalikulude vähendamisel 2,3 % on sama efekt kui 57% müügitulu kasvul (konstantse käiberentaabluse korral) 12 Allikas: VW 2007 aastaaruanne; Möller, 2009

55 tudengit (22% naisi) Müncheni ülikoolist, keskm.vanus = 24.3 aastat Saksa eksperiment : 55 tudengit (22% naisi) Müncheni ülikoolist, keskm.vanus = 24.3 aastat 65 juhti (28% naisi), vanus keskm. 30 a, 4 aastat töökogemust Tudengitel sama lähenemine tabelitele ja graafikutele Juhtidele ainult tabelite põhjal kehvem tulemus (võisid olla vähem motiveeritud) vaid 12% kasutas tabeleid ja graafikuid võrdselt Täiendav info suurendas otsustuskindlust kuid mitte otsuste kvaliteeti 13

Kirjandust teemale Byrne, S, Pierce, B (2007). Towards a More Comprehensive Understanding of the Roles of Management Accountants – European Accounting Review, 16, 469-498. Cardinaels, E. (2008). The interplay between cost accounting knowledge and presentation formats in cost-based decision-making. - Accounting, Organizations and Society, 33, 582-602. Cardinaels, E., van Veen-Dirks, P. (2010): Financial versus non-financial information: The impact of information organization and presentation in a Balanced Scorecard, - Accounting, Organizations and Society 35, 565-578.

Kirjandust teemale Meyer, J. (2000). Performance with tables and graphs: effects of training and a Visual Search Model. - Ergonomics, 43, 1840-1865. Vessey, I. (1994). The effect of information presentation on decision making: A cost-benefit analysis. Information & Management, 27, 103-119. Vessey, I. (1991). Cognitive Fit: A Theory-Based Analysis of the Graphs Versus Tables Literature. Decision Sciences, 22, 219-240.

Tänud kuulamast ja ärksat jätku ! 16