ניהול סיכונים בגישה דטרמיניסטית רפאל מערכות מתקדמות בע"מ שמעון זיירמן רפאל מערכות מתקדמות בע"מ

Risk Probability Assessment רקע ניהול סיכונים בפרויקט הינו אחד מן התהליכים המסייעים למנהל הפרויקט בביצוע משימתו. בניית וניהול תכנית הורדת סיכונים מושתתת על הערכות המהוות בסיס לקבלת החלטות השקעה בפעילות להורדת הסיכונים. ההחלטות נשענות על המרכיבים הבאים: זיהוי שיטתי של כל הסיכונים הערכת ההסתברות להתממשות הסיכון (ההסתברות לכשל) הערכת ערך הכשל במידה ויתממש הסיכון לכשל הערכת עלות הפעולה המוצעת להורדת הסיכון בעיה מרכזית: הערכת ההסתברות לכשל Risk Probability Assessment

ההסתברות לכשל הערכת ההסתברות לכשל. משימה אפשרית? נדרשת הערכת הסתברות להתרחשותו של ארוע בעתיד. הפעולות להורדת הסיכונים משפיעות על ההסתברות לכשל. ההסתברות לכשל מייצגת ערכים קוטביים: 100% - הכשל יתרחש, בוודאות (האם ייתכן? הרי נפעל להסיר את הסיכון!) 0% - הכשל לא יתרחש, בוודאות (האם הסיכון הועלה לדיון ללא הצדקה?) PMBOK – מתעלם מהערכים הקוטביים. הערכת ההסתברות נדרשת עבור ארוע עתידי, מורכב, לא וודאי. משימה הקרובה באופיה למשימת נבואה... הערכת ההסתברות לכשל. משימה אפשרית?

בהיעדר מידע מדויק תהליך קבלת ההחלטות חשוף ופגיע להשפעת לחצים וכוחות שונים: תחושות בטן, הלכי רוח, הערכות סובייקטיביות, לחצים חיצוניים, האיש החזק. לחץ להוספת פעולות להסרת סיכונים: פעולות למניעת חזרה על כשל דומה שנחווה בעבר פעולות לשחזור הצלחה בשימוש בפעולה שכזו בעבר פעולות להפגנת מאמץ מירבי להסרת סיכונים כמענה לציפיות הנהלה ולקוח ומנגד, נטייה להימנע מפעולות להסרת סיכונים: עקב לחץ לצמצום הוצאות עקב היעדר נסיון, אופטימיות יתר האם כל הפעולות נחוצות? האם נשכחה פעילות? כיצד יוחלט על פרטי התכנית? מי יחליט?

גישה דטרמיניסטית כמסייעת לתכנון וקבלת החלטות הצורך נדרשת גישה משלימה לרשות מתכנן הפרויקט, שתציע קריטריונים ברורים לקבלת החלטות בעניין הורדת הסיכונים, מבלי להזדקק להערכת ההסתברות לכשל או ערך הכשל. המענה גישה דטרמיניסטית כמסייעת לתכנון וקבלת החלטות מקומה של הגישה ההסתברותית כנקודת מוצא לתכנון בגישה הדטרמיניסטית כאשר נדרש מענה ראשוני מהיר כאשר אין נתונים זמינים וחסרים הידע והזמן הנחוצים לצורך מתן מענה מבוסס באמצעות הגישה הדטרמיניסטית

ההחלטות נדרשות לבניית תכנית הורדת סיכונים שתעמוד בשלוש דרישות בעת ובעונה אחת משימת הפרויקט היא לספק את התוצר הנדרש במועד שנקבע ובתקציב שהוקצה. תכנית ניהול (הורדת) הסיכונים מסייעת במשימה זו ומטרתה היא: להסיר את הסיכונים בפרויקט במלואם, מבלי להאריך את משך הזמן המוקצה לפרויקט, ומבלי לחרוג מהתקציב שהוקצב.

עקרונות הגישה הדטרמיניסטית תכנית הורדת הסיכונים - סדרת פעולות המתוכננות כך שסך הפעולות יסיר באופן מלא את הסיכון כולו (המורכב מתת-סיכונים אותם אנו מכנים "שורש הסיכון"). הגישה הדטרמיניסטית מקצינה וטוענת כי כל שורש סיכון יתממש בוודאות (סבירות 100%) ועל כן בעבור כל שורש סיכון, חובה עלינו לתכנן פעולה המאפשרת את הסרתו המלאה (100%). את ההנחה הקיצונית מאזנת דרישה קיצונית נגדית: כל פעולה להסרת שורש סיכון צריכה להתבצע ב"אפס זמן ובאפס תקציב". כללים מסייעים: תכנון זמן ותקציב לפעולה ייעשה בגישת "הצלחה בפעם הראשונה" (success oriented). כנגד סיכונים שיוריים (Unknown-Unknowns) בעבורם לא ניתן לבנות פעולת הסרה ממוקדת וכנגד הסיכון שלא תהיה "הצלחה בהסרה בפעם הראשונה" מוקצה Buffer זמן ו-Buffer תקציב תכניתי.

שיטת האופטימיזציה אנו מבקשים להגיע לתכנית הורדת סיכונים אופטימלית. השיטה היא שיטה איטרטיבית: קובעים תכנית ראשונית (יכולה להיות גזורה מדרישות חוזיות) בוחנים את התכנית בעזרת שלוש השאלות הבאות (סדר השאלות חשוב): האם התכנית המוצעת מביאה להסרה מלאה של הסיכון? אם כן, האם התכנית עומדת במשך הזמן המוקצה לפרויקט? אם כן, האם התכנית עומדת בתקציבה החוזי של הפרויקט? תשובה שלילית לאחת מן השאלות תהווה גורם מדרבן לתכנית חלופית תכנית חלופית תבוסס על פירוק סיכונים מורכבים, זיהוי שורשי הסיכון והכנת תכנית פעולות תכניתיות להסרת שורשי הסיכון בלבד. כנגד כל שורש סיכון שזוהה תתוכנן פעולה תכניתית להסרתו. פעולה תכניתית שאינה מזוהה עם שורש סיכון ייחודי – תבוטל.

ניהול סיכונים בארוע לדוגמה (מבוסס על מקרה אמיתי) הפרויקט: התאמת מטעד אלקטרואופטי מוטס לטיסה בגובה רב מועד סיום נדרש: 12 חדשים מהתנעת הפרויקט המשימה העיקרית: הרחבת מעטפת טיסה (אימות ביצועים במעטפת המורחבת) תאור הסיכון: המטעד בייצור שוטף, עבר ניסויים בטיסה בגבהים בינוניים. קיימת אי וודאות באשר ליכולת המטעד לעמוד בתנאי הסביבה במעטפת המורחבת (טמפרטורה) ולספק את הביצועים הטובים שנמדדו בוודאות בטיסה בגובה בינוני.

פרויקט חדש, סיכון פרוייקטי כולל (מורכב) תיאור הסיכון: ביצועים אופטיים בטמפרטורה בגובה רב תקציב (לפעולה מוצלחת) מועד סיום (המוקדם ביותר) פעולה תכניתית להסרת הסיכון שורש הסיכון מס' 1 ביצועים ופעולה בטמפרטורה נמוכה (חוזי) ניסוי טיסה מסכם (חוזי) 12 (חוזי) 12 (חוזי) 11,000 (חוזי) הסרת הסיכון מאוחרת מדי המשך התהליך: הקדמת מועד הניסוי – בלתי אפשרית באין מטוס זמין לניסוי על כן נדרשת העמקת ניתוח הסיכון רובד אחד עמוק יותר והוספת פעולות ממוקדות להסרת שורשי הסיכון שייחשפו בניתוח

העמקת ניתוח שורשי הסיכון – רובד אחד נוסף תיאור הסיכון: ביצועים אופטיים ופעולה תקינה בטמפרטורה בגובה רב תקציב (לפעולה מוצלחת) מועד סיום (המוקדם ביותר) פעולה תכניתית להסרת הסיכון שורש הסיכון מס' 1 4 פעולה בטמפרטורה נמוכה במעבדה ניסוי בתא טמפרטורה 1,000 2 6 ביצועים בטמפרטורה נמוכה בטיסה ניסוי טיסה במטוס מעבדה 5,000 5,000 3 פער מטוס מעבדה/מטוס יעד (אין שורש סיכון ידוע) ניסוי טיסה מסכם (חוזי) 11,000 (חוזי) 12 (חוזי) המשך התהליך: נדרשת פעולה חליפית, להסרת אי הוודאות בביצועים בטמפרטורה נמוכה ב"אפס תקציב" התקציב הנדרש גדול מדי

זוהתה פעולה חליפית המאפשרת שיפור בתכנית תיאור הסיכון: ביצועים אופטיים ופעולה תקינה בטמפרטורה בגובה רב תקציב (לפעולה מוצלחת) מועד סיום (המוקדם ביותר) פעולה תכניתית להסרת הסיכון שורש הסיכון מס' 1 4 פעולה בטמפרטורה נמוכה במעבדה ניסוי בתא טמפרטורה 1,000 2 4 ביצועים בטמפרטורה נמוכה במעבדה ניסוי בתא לחץ/טמפרטורה עם חלון אופטי (דימוי תנאי טיסה) 1,000 1,000 3 6 פער מעבדה/מטוס מעבדה (אין שורש סיכון ידוע וייחודי) ניסוי טיסה במטוס מעבדה 5,000 5,000 4 פער מטוס מעבדה/מטוס יעד (אין שורש סיכון ידוע) ניסוי טיסה מסכם (חוזי) 11,000 (חוזי) 12 (חוזי) ניתן להסיר שורש הסיכון במעבדה ניסוי מטוס מעבדה הופך למיותר?

הסרת ניסוי מתוכנן מתכנית עבודה דורשת זהירות, רגישות ונחישות כאשר "אין שורש סיכון ידוע וייחודי" מתחזקים בקרב בעלי הענין טיעונים ששימשו בעבר כטיעונים תומכים, כגון: כשל בניסוי המסכם מול הלקוח יפגע במוניטין החברה פעם ראשונה שאנו עושים פרויקט כזה, הסיכון עצום, רב הנסתר על הנגלה, וכיו"ב יש לטפל בכל אזהרה והתראה מצד בעלי הענין: להוריד סיכון מוניטין על ידי פעולת הסברה מול הלקוח להקפיד ולעקוב אחר התפתחות הפיתוח בנושא הסיכוני סיכונים "כלליים" יטופלו על ידי Buffer זמן ותקציב בלבד.

ההחלטות מבוססות על קריטריונים חדים תיאור הסיכון: ביצועים אופטיים ופעולה תקינה בטמפרטורה בגובה רב תקציב (לפעולה מוצלחת) מועד סיום (המוקדם ביותר) פעולה תכניתית להסרת הסיכון שורש הסיכון מס' 4 1 פעולה בטמפרטורה נמוכה במעבדה ניסוי בתא טמפרטורה 1,000 2 4 ביצועים בטמפרטורה נמוכה במעבדה ניסוי בתא לחץ/טמפרטורה עם חלון אופטי (דימוי תנאי טיסה) 1,000 1,000 3 6 פער מעבדה/מטוס מעבדה (אין שורש סיכון ידוע וייחודי) 5,000 ניסוי טיסה במטוס מעבדה 5,000 4 12 (חוזי) פער מטוס מעבדה/מטוס יעד (אין שורש סיכון ידוע) ניסוי טיסה מסכם (חוזי) 11,000 (חוזי) פער תא לחץ-טמפ/טיסה (אין שורש סיכון ידוע) הבחירה היא בניסוי בתא לחץ/טמפרטורה עם חלון אופטי. לא נותר שורש סיכון ייחודי אותו נדרש להסיר במטוס המעבדה.

אופן הצגת הסיכון מבליט הזדמנויות תיאור הסיכון: ביצועים אופטיים ופעולה תקינה בטמפרטורה בגובה רב תקציב (לפעולה מוצלחת) מועד סיום (המוקדם ביותר) פעולה תכניתית להסרת הסיכון שורש הסיכון מס' 1 4 פעולה בטמפרטורה נמוכה במעבדה ניסוי בתא טמפרטורה 1,000 2 4 ביצועים בטמפרטורה נמוכה במעבדה ניסוי בתא לחץ/טמפרטורה עם חלון אופטי (דימוי תנאי טיסה) 1,000 3 12 (חוזי) פער תא לחץ-טמפ/טיסה (אין שורש סיכון ידוע) ניסוי טיסה מסכם (חוזי) 11,000 (חוזי) הזדמנות! פעולה תכניתית משותפת להסרת שני סיכונים

תכנית הסרת סיכונים על פי הגישה הדטרמיניסטית תיאור הסיכון: ביצועים אופטיים ופעולה תקינה בטמפרטורה בגובה רב תקציב (לפעולה מוצלחת) מועד סיום (המוקדם ביותר) פעולה תכניתית להסרת הסיכון שורש הסיכון מס' 1 סיכון לפעולה בטמפרטורות נמוכות יוסר יחד עם סיכון 2 ניסוי בתא טמפרטורה אוחד עם ניסוי בתא לחץ/טמפרטורה/חלון 800 נחסכו 2 4 פעולה וביצועים בטמפרטורה נמוכה במעבדה ניסוי בתא לחץ/טמפרטורה עם חלון אופטי (דימוי תנאי טיסה) 1,200 3 12 (חוזי) פער תא לחץ-טמפ/טיסה (אין שורש סיכון ידוע) ניסוי טיסה מסכם (חוזי) 11,000 (חוזי) נבנתה תכנית: להסרת כל הסיכונים (עד כדי סיכון שיורי לא ידוע) במסגרת לו"ז הפרויקט ובתקציב הסרת סיכונים מינימלי

סכום הוצגה גישה דטרמיניסטית לבניית וניהול תכנית הסרת הסיכונים הגישה מבוססת על ניתוח לוגי של הסיכונים ושל תכנית הפעולה כנגדם ומציעה קריטריונים חדים לקבלת החלטות תכניתיות הגישה אינה מסתמכת על הערכות עלות והסתברות הכשל הגישה מאפשרת בנייה שיטתית של תכנית הסרת סיכונים מ"דף חלק", השבחת תכנית הסרת סיכונים קיימת, כמו גם ניהול ועדכון התכנית על פי התפתחות הפרויקט בכל עת הגישה נוסתה בהצלחה והביאה להישגים במספר פרויקטים

ניתן לעיין במאמר המלא ובמצגת מורחבת באתר מאמרים באינטרנט תודה רבה ניתן לעיין במאמר המלא ובמצגת מורחבת באתר מאמרים באינטרנט http://www.zeierman.co.il