Suradnici u učenju - Partners in Learning, Upravljanje projektima, 7. dio Projektna dokumentacija i praćenje realizacije projekta Darko Jureković, PMP Suradnici u učenju - Partners in Learning, Microsoft Hrvatska © 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

O današnjem predavanju Današnja tema je: projektna dokumentacija i praćenje realizacije Govorit ćemo o: Pojmovima metodologije i metode Usporedbi procesa i procedura Organizacijskim modelima

Što je DISCIPLINA? Prema PMI rječniku: područje djelovanja koje potrebuje posebna znanja i vještine te koja ima skup pravila koje upravljaju samim djelovanjem. Primjeri disciplina: Strojno inženjerstvo Računalno programiranje http://en.wikipedia.org/wiki/Discipline http://www.businessdictionary.com/definition/discipline.html

Što je METODOLOGIJA? Sustav (praktičnog, operativnog) djelovanja, tehnika i procedura koje koriste djelatnici pojedinih disciplina. Usmjerena na utvrđivanje (normiranje) procesa (načina ili metoda djelovanja) koji se primjenjuju unutar discipline. U području upravljanja projektima postoje različite metodologije.

A što je METODA? Uspostavljene, uobičajena, na zdravom razumu utemeljena ili propisana praksa ili uređeni sustav povezanih procesa kojima se ostvaruju željeni ciljevi željenom točnošću i učinkovitošću.

Projektna dokumentacija Skup dokumenata koji opisuju projekt te bilježe aktivnosti na njemu i promjene tijekom njegovog trajanja Namijenjena komunikaciji unutar projektnog tima i komunikaciji voditelja projekta sa ključnim ulagačima (sponzor, naručitelj)

Postoje različite metodologije Six Sigma Microsoft Solution Framework Prince 2 ITIL IBM Fastlane MIT Methodology SCRUM

Još nekoliko korisnih hiperveza http://en.wikipedia.org/wiki/Discipline http://en.wikipedia.org/wiki/Methodology http://en.wikipedia.org/wiki/Documentation http://www.projectsmart.co.uk/project-management-methodology-explained.html http://c2.com/cgi/wiki?MethodOrMethodology http://www.businessdictionary.com/definition/method.html http://www.businessdictionary.com/definition/discipline.html

Funkcionalna organizacija Članovi projektnog tima rade u okviru iste organizacije (odjela, uprave) i slijede njezine procedure i pravila. Projekt se realizira kao jedna aktivnost funkcionalnog odjela organizacije

Funkcionalna organizacija Prednosti Mogući nedostaci Članovi tima se već poznaju Postoji sustav upravljanja Jasna podjela ovlasti i zaduženja Raspoloživost članova projektnog tima Izdvojenost projekta (postoji u okviru odjela u kojem se realizira) Ograničeni resursi Birokratiziranost procedura Nema fokusiranosti na projekt Problemi s prioritetima

Projektna organizacija Članovi projektnog tima nemaju drugih zaduženja u okviru organizacije u kojoj rade. Puno radno vrijeme angažirani su na projektu. Odgovorni su samo za rad na projektu i nemaju drugih linija odgovornosti u okviru organizacije

Projektna organizacija Prednosti Mogući nedostaci Pojednostavljena komunikacija Jasna zaduženja Usmjerenost (fokusiranost) na projekt Mogućnost više sličnih istovremenih projekata Problemi sa članovima tima nakon završetka projekta Različiti projekti unutar organizacije mogu se nadmetati za iste (ograničene) resurse

Matrična organizacija Zaposlenici u organizaciji mogu biti istovremeno angažirani na različitim aktivnostima te ovisno o svojim zaduženjima istovremeno su članovi različitih dijelova iste organizacije Ovaj oblik organizacije pokušava povezati prednosti funkcionalne i projektne organizacije Najčešći oblik poslovanja u današnjim organizacijama Voditelji različitih projekata moraju se uskladiti kod dodjele zadataka članovima njihovih timova.

Matrična organizacija Prednosti Nedostaci Jasan fokus u svakom trenutku Fleksibilnost raspolaganja resursima Prilagodljivost potrebama i promjenama Veća mogućnost novih poslovnih izazova i osobnog razvoja pojedinaca Sukobi interesa različitih usporednih projekata Otpor završetku projekta Složen sustav upravljanja (podložnost “političkim igrama”) Otežano prepoznavanje i nagrađivanje najboljih

Procesi i procedure PMI definira projektni proces kao skup aktivnosti koje dovode do zajedničkog ishoda (rezultata) Procedura je (pr)opisan i konačan slijed aktivnosti (zadataka) koje je potrebno učiniti utvrđenim redoslijedom kako bi se postigao željeni cilj Pomažu u vođenju projekta i realizaciji zadataka Omogućavaju praćenje statusa projekta Omogućavaju reakcije na promjene, kada nastupe

Administrativne procedure Primjeri: Pisanje izvješća Praćenje troškova Potrebno ih je utvrditi (propisati) prije početka rada na projektu – mogu se koristiti procedure (i predlošci) organizacije u kojoj se projekt realizira

Administrativne procedure Ako procedure ne postoje, treba ih razviti: Kako se dodjeljuju zadaci Kako se mjeri napredak projekta Što je potrebno prikupiti (od informacija) za utvrđivanje statusa projekta Kako se mjeri kakvoća projektnih proizvoda Kako se komunicira na projektu Kako se bilježe promjene projektnog plana Kako se utvrđuju (i potvrđuju) troškovi na projektu Kako se sastavljaju izvješća te kome se podnose

Administrativne procedure Rizik pretjerane administracije na projektu je u početku velik, moguće ju je (temeljem iskustva) smanjiti u hodu Ne trebaju vam sve informacije nego samo one potrebne za procjenu ostvaruje li se projekt u skladu sa planom i je li potrebno reagirati korektivno i kako

Svrha praćenja na projektu Promjena je neizbježna pojava tijekom realizacije projekta. Potrebno ju je mjeriti i upravljati njezinim učincima Praćenje je prikupljanje informacija potrebnih za mjerenje napretka projekta prema cilju te za prilagodbe potrebne za postizanje projektnih ciljeva u skladu sa dogovorima i očekivanjima (Istoznačnice “kontrola” i “nadzor” nose negativne konotacije)

Savjeti za uspješno praćenje Plan projekta je polazni vodič za praćenje Sve dijelove plana projekta je potrebno održavati točnim (bilježiti sve promjene) Kvalitetna komunikacija i pružanje potrebnih informacija koliko, kada i kako su potrebne Pratite utrošeno vrijeme, realizaciju, troškove i performanse u odnosu na proračun i odobreni plan projekta Budite stalno uključeni u provedbu

Što sve pratimo? Realizaciju zadataka u usporedbi s planom Opseg obavljenog u usporedbi s opsegom plana Kakvoću učinjenog u usporedbi sa zahtjevima Troškove u usporedbi sa planom potrošnje Ponašanje tima i pojedinih članova tima te ulagača (sponzora i naručitelja) Povezanost i suradnju u timu

Slika govori više od riječi Koristite boje kako biste označili odstupanja od plana: Crveno – veliko odstupanje (obavezno odmah reagirati) Žuto – malo odstupanje (pratiti) Zeleno – u skladu s planom Ozbiljni problemi su odmah uočljivi i možemo se ponajprije posvetiti upravo njima

Što praćenjem postižemo Možemo stanje projekta i promjene na projektu predstaviti timu i ulagačima Osiguravamo obrazloženja za promjene Uspoređujemo trenutno stanje plana s izvornim (početnim)

Izvješća o stanju na projektu Prezentacija je namijenjena stručnom usavršavanju nastavnika i stručnih suradnika u školama koje organizira i provodi AZOO, a u suradnji sa MS Hrvatska na programu PiL U okviru navedenih aktivnosti, dozvoljeno je njezino dijeljenje sa drugim nastavnicima, učiteljima i stručnim suradnicima po školama.

Održavanje projektne dokumentacije Prezentacija je namijenjena stručnom usavršavanju nastavnika i stručnih suradnika u školama koje organizira i provodi AZOO, a u suradnji sa MS Hrvatska na programu PiL U okviru navedenih aktivnosti, dozvoljeno je njezino dijeljenje sa drugim nastavnicima, učiteljima i stručnim suradnicima po školama.

Upravljanje promjenom Zadaća voditelja projekta nije boriti se protiv promjena nego procijeniti njihov učinak te donijeti (ili predložiti i od sponzora zatražiti) odluku o tome kako na njih reagirati. Upravljanje promjenom povezano je usko s praćenjem projekta

6 pravila upravljanja promjenama U fazi planiranja utvrditi način / postupak donošenja odluka o promjenama Predvidite i način donošenja odluka u izvanrednim okolnostima Zadužiti osobu (ili osobe) na projektu za praćenje promjena i procjenjivanje njihovog učinka Voditelj projekta mora imati mogućnosti donošenja odgovarajućih odluka

6 pravila upravljanja promjenama Vodite dnevnik promjena (dio projektne dokumentacije) Uspostavite sustav predlaganja i procjenjivanja promjena

Zapamtite Promjene treba očekivati i zato treba izgraditi sustav uvođenja promjena u projekt. Promjene se odražavaju ili/i na proračun i na trajanje i na opseg projekta i zbog toga je potrebno mijenjati (prilagođavati) projektne planove. Iako promjena ne mora biti štetna za projekt, potrebno je oduprijeti se nepotrebnim promjenama

Promjena i ... Sukobi - unutar tima (odnosno na projektu) često su izazvani upravo promjenama kako unutarnjim, tako i vanjskim “Trokut cjenjkanja” – utvrdite: Je li promjena opravdana ili je utemeljena u uzrocima koji se nalaze izvan projekta i utvrđenih ciljeva Jesu li ciljevi projekta ostali nepromijenjeni Može li se projekt i dalje završiti uspješno

Upravljanje kakvoćom Kakvoća / kvaliteta znači podudaranje sa zahtjevima (očekivanjima) naručitelja Stupanj kakvoće (“grade”) je oznaka kojom uspoređujemo proizvode iste namjene ali različitih osobina (karakteristika) Upravljanje kakvoćom podrazumijeva praćenje svakog od rezultata projekta kako bi se provjerilo / utvrdilo odgovara li početnim zahtjevima

Paretov zakon Razmjerno malen broj uzroka izazvat će razmjerno velik broj poteškoća (“defekata”) Poznatiji i kao “80/20” načelo – 80% problema izazvano je sa 20% uzroka Paretov dijagram jedan je od načina za upravljanje kakvoćom

Paretov zakon http://en.wikipedia.org/wiki/Pareto_chart http://www.businessdictionary.com/definition/Pareto-chart.html Uzroci odstupanja slažu se ovisno o broju odstu- panja koje izazivaju. Na taj način se utvrđuju prioriteti za akciju

Pitanja i odgovori? Q&A

© 2006 Microsoft Corporation. All rights reserved. “Keep on dreaming, and forcing us to dream too.” – Bill Gates HVALA NA POZORNOSTI! © 2006 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary. © 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.