Uvod u projekte, 2. dio O uspješnim i neuspješnim projektima Darko Jureković, PMP Suradnici u učenju - Partners in Learning, Microsoft Hrvatska © 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

O današnjem predavanju Zašto većina projekata ne uspijeva? odnosno Kako najboljim namjerama popločati put do pakla sebi i drugima

Izvorišta ovog predavanja MSF – Microsoft Solutions Framework – službeni MS udžbenik i prezentacije PMBOK – službeni PMI priručnik o upravljanju projektima Iskustva stečena u radu na PiL projektima Prezentacija je namijenjena stručnom usavršavanju nastavnika i stručnih suradnika u školama koje organizira i provodi AZOO, a u suradnji sa MS Hrvatska na programu PiL

Što je uspješan projekt? Samo onaj koji: Završi u planiranom roku Ne prekorači planirani proračun (budžet) Ima kao rezultat ono što je naručitelj tražio, s očekivanom (unaprijed utvrđenom) razinom kakvoće

Mjerila uspješnosti projekta rok troškovi kakvoća KAKVOĆA / KVALITETA Trokut prilagodbe Upravljanje projektima podrazumijeva umješno balansiranje resursima (kako bi se željeni cilj ostvario u zadanom vremenu i bez prekoračenja dozvoljenih troškova) i prilagođavanje promjenama u stvarnom okruženju. TROŠKOVI VRIJEME

Većina projekata NIJE uspješna! Propali Problematični Uspješni 23% 49% 28% 2000 28% 46% 26% 1998 40% 33% 27% 1995 31% 53% 16% 1994 Graf prikazuje ishode oko 30,000 projekata u velikim, malim i srednjim tvrtaka u SAD-u prema The Standish Group od 1994. Izvor: The Standish Group International, Extreme Chaos, The Standish Group International, Inc., 2000 © 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

Jason Hiner, TechRepublic1 5 glavnih razloga za neuspjeh projekata: Neuspjeh promjene kulture poslovanja Nedostatak posvećenosti projektu Neuspjesi s prošlih projekata Neodgovarajuće planiranje Alati koriste, ali nisu rješenje po sebi http://blogs.techrepublic.com.com/hiner/?p=894

Mitch Betts, ComputerWorld Online Why IT projects fail 2 (Zašto ne uspijevaju IT projekti) Ljudi rješavaju probleme Ljudi stvaraju probleme. Stupanj našeg preuzimanja odgovornosti za rješavanje problema određuje hoće li oni biti riješeni ili ne! Jedan od mitova o IT je kako je ovdje riječ o računalima i tehnologiji. Ne, riječ je o ljudima. http://www.computerworld.com/action/article.do?command=viewArticleBasic&articleId=84266&pageNumber=1

Michael Krigsman, IT Project Failures (Neuspjesi IT projekata) 3 Složenost projekata Politički problemi osobni planovi i namjere članova tima mogu biti u suprotnosti sa ciljevima projekata Organizacijski problemi Zatvaranje očiju pred problemima http://blogs.zdnet.com/projectfailures/?p=1036 http://community.mycrmcareer.com/showcase/podcast/view/77ae5a0b-3a66-4d54-8411-fb63baa00086?scroll=171

John McCormick, Baseline 4 NISU PROJEKTI TI KOJI NE USPIJEVAJU, NEGO LJUDI! http://www.baselinemag.com/c/a/Projects-Management/Projects-Dont-Fail-People-Do/

David Garrett: (8) razloga zbog kojih projekti ne uspijevaju 5 Opseg, opseg, opseg Taštine Loša komunikacija Nedostatni proračuni Zaboravljeni korisnici Sponzor koji nestaje Manjak planiranja Dobra stara “viša sila” http://www.certmag.com/print.php?in=1394

Judi Harris, “Zašto telekolaborativni projekti ponekad ne uspijevaju” 6 Nedostatak potrebne podrške Izvanjski poticaj za projekt Usmjerenost tehnologiji, a ne sadržaju Previše složena ili općenita vizija projekta Nedovoljno razrađen vremenski plan Nedostatak vremena potrebnog za realizaciju http://virtual-architecture.wm.edu/Foundation/Articles/Failures.pdf

Zašto projekti ne uspijevaju? 7 Nejasni ili neusklađeni ciljevi Komunikacijski problemi unutar tima ili između ulagača Probijanje rokova - ne završe se na vrijeme (ili se uopće ne završe) Nedostatni resursi i nedostatna podrška sponzora Loša procjena rizika Preuzeto iz službenog MS predavanja o MSF projektnoj metodologiji

“12 zlatnih pravila” 8 za uspješnije projekte, 1. dio ostvariti konsenzus ulagača oko ciljeva projekta (prije početka rada na projektu) izabrati najbolji mogući tim održavanje jednostavne i razumljive projektne dokumentacije realistična procjena potrebnih resursa realističan vremenski plan aktivnosti na projektu Preuzeto iz knjige “The Complete Idiot's Guide to Project Management”, 3. izdanje, Ph.D., Sunny Baker, PMP, G. Michael Campbell, and Kim Baker (izdanje prosinac 2003)

“12 zlatnih pravila” za uspješnije projekte, 2. dio ne izlaziti izvan opsega projekta voditi računa o ljudima stalna podrška sponzora spremnost na promjene i inovacije dobra međusobna komunikacija stalno praćenje i procjenjivanje opasnosti (rizika) potencijal za - vođenje

Geek & Poke http://geekandpoke.typepad.com/.shared/image.html?/photos/uncategorized/2008/06/22/day019.jpg

Komunikacija na projektu? "Projekt je kasnio, a proračun je prekoračen" "Stvoreno je ono što nam ne treba" "Ne udovoljava našim očekivanjima – nismo zadovoljni" "Nismo u potpunosti razumjeli što trebamo raditi" "Nismo dobili informacije potrebne za obavljanje posla" "Nismo znali koliko rad ostalih članova tima utječe na naš rad" "Ne funkcionira pravilno u našem okruženju" "Prekomplicirano je za korištenje" "Potpuno je nepredvidivo – stalno nailazimo na nove probleme" © 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

Projekti u školstvu Ima aktivnosti koje se u školama nazivaju projektima a koje zapravo nisu projekti! Postoje aktivnosti koje se ne doživljavaju projektima a mogu se organizirati i voditi kao projekti. Potrebno je prije svakog projekta dobro promisliti o tome koji nastavnik/zaposlenik škole odgovara pojedinoj ulozi u projektu.

Zapažanja o nastavnicima na projektima, 1. Snažne osobnosti, individualci naviknuti na samostalan rad. Ne snalaze se često dovoljno dobro pri timskom radu na projektu – komunikacijski i organizacijski problemi. Skupina iznimnih pojedinaca ne znači uspješan tim!

Zapažanja o nastavnicima na projektima, 2. Nedostatak iskustva u upravljanju projektima često dovodi do pogrešaka u postavljanju rokova i procjenjivanju potrebnih resursa za realizaciju projekta/projekata te u predviđanju i procjeni rizika!

Zapažanja o nastavnicima na projektima, 3 Pretjerana optimističnost u početku (pogrešne procjene vremena i troškova) Sklonost odustajanju pri prvim poteškoćama! Ne zaboravite: NEMA PROJEKTA BEZ PROBLEMA!

Pogreške nastavnika kao voditelja projekata Pogreške u komunikaciji: Ne komuniciraju dovoljno niti redovito sa članovima projektnog tima te sa ulagačima u projekt Ne razrješuju sukobe u projektnom timu u začetku i interno, nego tek kada eskaliraju Pogreške u planiranju: Krive (preoptimistične) procjene vremena Loša ili nikakva procjena rizika Loša procjena potrebnih troškova (inicijalno traženo daleko ispod stvarnih troškova na kraju projekta)

Česte pogreške sponzora Uključivanje u rješavanje sukoba unutar projektnog tima (Savjet: “Ne arbitrirajte! Završit ćete optuženi za favoriziranje ovog ili onog člana projektnog tima i za razbijanje tima kao cjeline”)

Česte pogreške sponzora Davanje preporuka voditelju kod odabira članova projektnog tima (Savjet: “Izbjegavati! Može rezultirati paralelizmom komunikacije voditelja i članova projektnog tima sa sponzorom!”)

Česte pogreške sponzora Izostanak očekivane potpore voditelju projekta (“Ne pretpostavljajte da se to podrazumijeva. Ako voditelj projekta to treba ili očekuje, dajte mu/joj potrebne punomoći javno i pred svima!”)

Gdje griješe članovi projektnog tima Olako prihvaćaju i preuzimaju obveze bez prethodnog promišljanja o tome mogu li ih zaista i izvršiti u zadanom (predviđenom) roku Ne smatraju potrebnim izvijestiti voditelja i ostale članove projektnog tima o kašnjenju sa realizacijom vlastitih zadataka Školske i druge obveze su redoviti izgovor i opravdanje kod kašnjenja s realizacijom – ovo govori o niskom prioritetu projektnih aktivnosti na ljestvici poslova i zadataka

Dodatni uočeni problemi, 1. Međusobno nepovjerenje i sukobi članova projektnog tima – sukobi taština i “osobnih agendi” Nadmetanje u projektnom timu, umjesto suradnje Drugačije mišljenje doživljava se kao kritika Kritika se doživljava apriorno negativno Neslaganje se doživljava kao neprijateljstvo

Dodatni uočeni problemi, 2. Ne vidi se zajednička odgovornost za uspjeh projekta Umjesto rješenja poteškoća traži se krivca/krivce (rezultat je naravno - konflikt) Zajednička odgovornost za uspjeh povlači i pravo svih da prime (podijele) priznanje za taj uspjeh

Savjeti o ulasku u projekte Život je naš najdragocjeniji resurs Ulažite ga promišljeno u sve, pa tako i u projekte Ulazite u projekte ako je to opravdano i svrhovito: Osobni i stručni izazov Predstavlja korist za učenike, školu, zajednicu Prilika za učenje i stjecanje novih znanja i vještina Ciljeve projekta prepoznajete kao “svoje” Postoje temeljni preduvjeti potrebni za uspješnost projekta (konsenzus o ciljevima, rokovima, resursima i kakvoći konačnog rezultata projekta)

Savjeti o pokretanju projekta, 1 Vodite računa da ciljevi budu na samom početku projekta jasno definirani, mjerljivi, ostvarivi i realistični, vremenski uokvireni te da su svi sudionici na projektu već na samom početku projekta suglasni oko ciljeva koji se projektom žele postići.

Savjeti o pokretanju projekta, 2 Na početku – “Glave na hrpu!”  Neka službeni početak projekta bude organiziran kao prvi sastanak svih sudionika (u živo, čak i ako su članovi projektnog tima iz različitih škola i dijelova Hrvatske). Kasnija komunikacija je moguća i “on line”.

Savjeti o planiranju projekta, 1 Posvetite dovoljno vremena osmišljanju i planiranju prije nego što pristupite samoj realizaciji projekta! Vrijeme uloženo u planiranje vraća se kroz uštedu vremena u samoj realizaciji i kasnijem ispravljanju pogrešaka

Savjeti o planiranju projekta, 2 U planiranju vremena za realizaciju projekta vodite računa o zbivanjima tijekom školske godine tijekom kojih je otežana realizacija projekta zbog pojačanog angažmana članova tima na ispunjavanju svojih nastavnih obveza (zaključivanje ocjena, upisi, natjecanja …)

Savjeti o planiranju projekta, 3 Ako nije dio projektnog učenja, projekt je izvannastavna aktivnost. Zbog svakodnevnih poslova u školi i cikličke naravi nastavne godine (promjenjivog opterećenja tijekom nastave) nastavnici ne mogu raditi na projektu stalnim opterećenjem /intenzitetom.

Savjeti o planiranju projekta, 4 Kada napravite vremenski plan, dodajte na kraju “rezervno vrijeme” Kako će realizacija nekih aktivnosti na projektu sigurno kasniti, “rezervnim vremenom” štitite svoj tim i projekt od kašnjenja projekta u cjelini!

Savjeti o planiranju projekta, 5 Kada napravite svoj projektni proračun, povećajte prije razgovora s naručiteljem iznos za 10%-20% Kako ste zbog manjka iskustva vjerojatno ispustili neki od stvarnih troškova, ovim povećanjem omogućavate njihovo pokrivanje

Savjeti o formiranju tima, 1. Prvo definirajte potrebne uloge u timu i kompetencije potrebne za svaku ulogu, a tek tada razmišljajte o tome tko bi od kolega odgovarao pojedinoj ulozi.

Savjeti o formiranju tima, 2. Za članove tima birajte zainteresirane i motivirane kolege. Ne namećite i ne postavljajte ljude u uloge u kojima se sami ne vide ili ne osjećaju ugodno.

Savjeti vezani uz timski rad, 1 Pokušajte izbjeći krute hijerarhijske strukture projektnih timova (jedan šef odlučuje o svemu, ostali slušaju i rade)

Savjeti vezani uz timski rad, 2 Uspjeh (ili neuspjeh) zajednička je zasluga i odgovornost svih članova tima. U konačnici ne postoji “djelomični” uspjeh pojedinog člana, već samo ukupni uspjeh ili neuspjeh čitavog projektnog tima!

Savjeti vezani uz timski rad, 3 Zajednička odgovornost ne znači da uloge ne trebaju biti jasno podijeljene (i odijeljene). Svatko treba znati što radi, zašto i do kada to treba napraviti da bi se ostvario uspjeh u cjelini.

Savjeti kod procjene rizika Uvijek se može dogoditi da netko od kolega zbog nepredviđenih događanja (bolovanje, npr) ne može više sudjelovati na projektu. Pokušajte za svaku ulogu pronaći / osigurati barem još jednog (“zamjenskog”) kandidata ili člana tima.

O projektnoj dokumentaciji Izdvojite potrebno vrijeme i održavajte ju urednom i točnom Početno ulaganje vremena u ovaj posao vraća se kroz: Olakšanu komunikaciju s ulagačima Korištenje dokumentacije na sljedećim projektima

Kako se nositi s dodatnim zahtjevima Naučite reći NE! Ne izbjegavajte pregovore s naručiteljem! Ako naručitelj tijekom projekta počne mijenjati uvjete pod kojima se on odvija to se neizbježno odražava na njegov uspjeh i traži promjene u početnim planovima

Kako se nositi s dodatnim zahtjevima Ako naručitelj nije spreman uz svoje zahtjeve za promjenom opsega ili rokova osigurati i dodatne resurse (ili produljenje vremena ili suglasnost s nižom kvalitetom konačnog proizvoda), projekt ne može završiti uspješno!

Na što ne zaboraviti kod zaključivanja/zatvaranja projekta? Ako je odgovornost za uspjeh i neuspjeh zajednička, onda i uspjeh pripada svima. Ako je projekt bio uspješan, nemojte zaboraviti pohvaliti i istaknuti sve koji su sudjelovali na njemu.

Na što ne zaboraviti kod zaključivanja/zatvaranja projekta? Održite zaključni sastanak na kojem ćete projekt proglasiti formalno zaključenim! Održite ga mjesec dana nakon što su radovi na projektu završili. Do tada će se strasti i eventualni konflikti unutar tima stišati. Formalno zatvaranje projekta potrebno je i zbog članova projektnog tima i zbog vanjskih ulagača u projekt te korisnika

Što ako se projekt prekine prije završetka? Ne skrivajte istinu od članova projektnog tima. Objasnite im što se dogodilo i što je još potrebno napraviti do formalnog zatvaranja, a što se od planiranog neće realizirati. Izbjegnite raspravu o krivnji i krivcima.

Što ako se projekt prekine prije završetka? Pripremite i predajte sponzoru i naručitelju dokumentaciju o stanju realizacije u trenutku prekida (potrebno i korisno za mogući novi projekt a ujedno je i potvrda o učinjenom) Procijenite gdje i kako bi se već ostvareno na projektu ipak moglo iskoristiti.

Jedan drugačiji i zanimljiv pogled na uspješnost projekata Definicija projektnog neuspjeha, (Definition of Project Failure, Kris Johnson): uspjeh projekta i uspješnost njegovih rezultata nisu isto

Dodatni resursi, 1. MSF dokumentacija hrvatskom jeziku: http://pil.mscommunity.net/msf MSF stranice na Microsoft.com: http://www.microsoft.com/technet/itsolutions/msf/default.mspx Project Management Institute (PMI): http://www.pmi.org Udruga za projekt menadžment PMI Hrvatska http://www.pmi-croatia.hr Hrvatska udruga za upravljanje projektima http://www.capm.hr http://www.projektura.org, by Ratko Mutavdžić

Dodatni resursi, 2. Standish Group, http://www.standishgroup.com/, preuzeto 20.1.2009 (ključni pojam za pretraživanje: Extreme Chaos) TechRepublic Webcasts, Jason Hiner, Top Five Reasons why Project Management fails http://blogs.techrepublic.com.com/hiner/?p=894 preuzeto 20.1.2009 Mitch Betts, ComputerWorld Online, Why IT projects fail http://www.computerworld.com/action/article.do?command=viewArticleBasic&articleId=84266&pageNumber=1 preuzeto 20.1.2009 Michael Krigsman, ZDNET; IT Project Failures http://blogs.zdnet.com/projectfailures/?p=1036 preuzeto 20.1.2009

Dodatni resursi, 3. John McCormick, Baseline, Projects Don’t Fail, People Do http://www.baselinemag.com/c/a/Projects-Management/Projects-Dont-Fail-People-Do/ preuzeto 20.1.2009 David Garrett, Certification Magazine, 10 Reasons That Projects Fail (And How to Avoid Them); http://www.certmag.com/print.php?in=1394 , preuzeto 20.1.2009 Harris, J. (2000). Taboo topic no longer: Why telecollaborative projects sometimes fail. Learning and Leading With Technology, 27(5), 58-61. http://virtual-architecture.wm.edu/Foundation/Articles/Failures.pdf , preuzeto 20.1.2009 Kris Johnson, Definition of Project Failure, http://c2.com/cgi/wiki?DefinitionOfProjectFailure prezeto 20.1.2009

Upravljanje projektima iz manje stresnog kuta Dilbert, ili, duhovito o ozbiljnom i svakodnevnom i u projektima i u tvrtkama: http://www.dilbert.com (materijal zaštićen i korištenje bez naknade ograničeno na osobnu uporabu) Geek & Poke, One Year in a IT Project, http://geekandpoke.typepad.com/geekandpoke/one_year_in_a_it _project/ (korištenje moguće u skladu s licencijom Creative Commons) Grantland, Project Cartoons to improve Project Management 1, http://www.grantland.net/project1.htm (korištenje ilustracija u prezentacijama se naplaćuje)