تهیه وتدوین :دکترعلیرضایوسفی مدیریت زمان تهیه وتدوین :دکترعلیرضایوسفی استاددانشگاه

اي انسان! وقت طلا نيست؛ تو گرانبهاتريني ...

مديريت زمان مديريت زمان، مديريت بهينه برنامه‌ها و فعاليتهايي است كه در بستر زمان صورت مي پذيرد.

Time Awareness & Time Tracking Goal Setting تنظيم اهداف Time Management Cycle چرخه مديريت زمان Time Shifting & Adjusting بهينه‌سازي زمان‌بندي Time Awareness & Time Tracking هوشياري از نحوه طي شدن زمان و پي‌گيري آن Taking Action نحوه عمل كردن به برنامه Planning برنامه‌ريزي

اصول مديريت زمان چشم اندازها و رويا های ما، بيانيه ماموريت شخصی هدف گذاری تعيين اولويت رعايت اولويت

مديريت زمان خود ـ ارزيابی تسلط بر مکاتبات اداری برنامه‌ريزی مديريت جلسات مديريت پروژه‌ها مهار کردن تماس‌های تلفنی

خود ـ ارزيابی تحليل نحوه کنونی صرف زمان شناخت عوامل اتلاف زمان تغيير عادات وروشهای پيشين

تحليل نحوه کنونی صرف زمان تکميل پرسشنامه ی خود ـ ارزيابی ايجاد جدول زمان بندی کارها

پس از تکميل پرسش نامه و جدول زمان بندی کارها خواهيم دانست که : پس از تکميل پرسش نامه و جدول زمان بندی کارها خواهيم دانست که : چه درصدی از کارهايم از پيش برنامه ريزی شده بود؟ آيا کارهای برنامه ريزی شده بيش از حد انتظار به طول انجاميد؟ چند مورد وقفه در کارهايم ايجاد شد؟ آيا بهره وری داشتم؟ چه زمانی از روز بيشترين بهره‌وری را داشتم؟ چگونه می توانم کنترل بيشتری بر وقت خود داشته باشم؟ برای چند درصد از وقت خود می توانستم برنامه‌ريزی درستی به عمل آورم؟

شناخت عوامل اتلاف زمان جلسات تماس‌های تلفنی وقفه‌ها تعلل‌ها کاغذ‌‌ بازی های بی‌حاصل مشکلات کاری عدم تفويض اختيار آشفتگی و عدم تمرکز

تغيير دادن عادت ها برای ايجاد تغيير فرآيند چهار مرحله ای زير را بايد درمورد هر يک از عوامل اتلاف زمان به کار ببريم: ياد داشت کردن عامل اتلاف زمان تهيه فهرست مشکلات حاصل از عادت های اتلاف وقت تجسم ذهنی عادت صرفه جويی در زمان پرورش عادت صرفه جويی در زمان

تسلط بر مکاتبات اداری کاهش مکاتبات رسيدگی دقيق به مكاتبات اداري بايگانی مؤثر و صحيح

کاهش مکاتبات درخواست از همکاران که فقط موارد خاص را گزارش کنند درخواست از همکاران مبنی بر مختصر و فشرده کردن گزارش کار صحبت کردن را جانشين نوشتن کردن كاهش ميزان مكاتبات اداري

رسيدگی دقيق به مكاتبات اداري مصمم و هدفمند رسيدگي را انجام دهيد. سعی کنيد هر يک از مکتوبات را يک بار بررسی کنيد. بيش از حد از دفاتر يادداشت استفاده نکنيد. محيط کار را در يک زمان مشخص فقط به يک پروژه اختصاص دهيد. از کازيه به عنوان محلی برای انبار کردن کاغذ های کاری استفاده نکنيد. روشRAFT ( – Act on it – File it – or Throw it Away Refer ارجاع کردن – اقدام کردن – بايگانی – دور ريختن ) را مورد استفاده قرار دهيد. جهت پيگيری کارهای ناتمام يک پرونده در دست اقدام تشکيل دهيد. کاغذ ها را در قفسه ميز دسته بندی کنيد.

بايگانی مؤثر و صحيح پاک‌سازی سيستم بايگانی از کاغذهای بيهوده سازماندهی مجدد پرونده‌ها

برنامه‌ريزی مشخص ساختن اهداف برنامه ريزی طرح های عملی برنامه های روزانه

مشخص ساختن اهداف اهداف کاری اهداف شخصی

مديريت جلسات چرا جلسات آن طورکه بايد پيش نمی رود؟ چه کارهايی را بايد پيش از جلسه انجام داد؟ چه کارهايی بايد طی جلسات صورت گيرد؟ بعد از جلسه چه بايد کرد؟

چرا جلسات درست پيش نمی رود؟ هزينه تشکيل اين جلسه‌ها چقدر بوده است؟ آيا هزينه شرکت در اين جلسه ها بيش از مزايای آن ها بوده است ؟ آيا جلسات از پيش و به طور صحيح برنامه ريزی شده بود؟ چه تعدادی از جلسه ها به دليل تأخير حضور شرکت کنندگان به تعويق افتاد؟ آيا جلسه ها مکررأٌ بيش از حد انتظار به درازا کشيده است؟ آيا مشکلاتی در ارتباط با دستگاه ها وتجهيزات وجود داشته است؟ آيا مشارکت من در اين جلسه ها ارزنده بوده است؟ آيا مشارکت سايرشرکت کنندگان نيزارزشمند بوده است؟ آيا جلسه ها از دستور کار خود منحرف شده است؟ آيا تصميماتی که طی جلسه ها اتخاذ شده به اجرا در آمده است؟

وظايف رئيس جلسه پيش از آغاز آن آيا تشکيل جلسه واقعا ضروری است؟ چه روش های ديگری به جای تشکيل جلسه وجود دارد؟ اهداف جلسه چيست؟ چه افرادی بايد حضور داشته باشند تا از دستيابی به اهداف اطمينان حاصل شود؟ نتايج دستيابی به اهداف چيست؟ هزينه تشکيل جلسه چقدر است؟ چه وسايل وتسهيلاتی برای تشکيل جلسه ضروری است؟ اگر وجود يک دستور کار در جلسه الزامی است، آيا تهيه شده ودر اختيار همگان قرار گرفته است؟ آيا تمام شرکت کنندگان از زمان شروع و محل تشکيل جلسه آگاهی دارند؟ آيا همه شرکت کنندگان اطلاعات لازم را دريافت کرده‌اند؟ آيا لازم است همه شرکت کنندگان در تمام طول جلسه حضور داشته باشند؟

به عنوان شرکت کننده وظايف ما پيش از تشکيل جلسات چيست؟ آيا حقيقتاً شرکت من در جلسه ضروری است؟ آيا راه های ديگری به جز شرکت در جلسه وجود دارد؟ آيا از زمان و مکان تشکيل جلسه به خوبی آگاهی دارم؟ آيا برنامه ام را طوری تنظيم کرده‌ام که سر وقت در جلسه حاضر شوم؟ چه کمکی به جلسه خواهم کرد؟ هدف من از شرکت در جلسات چيست؟ چه مدارکی را بايد آماده سازم؟ آيا شرکت من در تمام طول جلسه ضروری است يا آن که حضور در بخشی از آن کافی است؟

وظايف رئيس در طول جلسات افرادی که دير به جلسه می‌آيند بحث های بی‌هدف وقفه‌ها بحث و جدل عدم قاطعيت گروه

وظايف رئيس جلسه همواره جلسات را سر وقت آغاز کنيد. اهداف مشخصی برای جلسات تعيين کنيد. در طول جلسات همواره نگرش مثبت داشته باشيد. اقدامات جلسات قبلی را پی‌گيری کنيد. فردی را که بايد صورت جلسه را تهيّه کند، مشخص سازيد. شرکت کنندگان کم حرف را به شرکت فعّالانه تشويق کنيد. از مطرح شدن موارد جنبی جلوگيری کنيد. مباحث را به دستور کار جلسه محدود سازيد. در مورد جدول زمانی دستور کار سخت گير و قاطع باشيد. تصميمات و اقدامات اتخاذ شده را در خلال جلسه و هم چنين در پايان آن جمع‌بندی کنيد. اطمينان حاصل کنيد که کليه موضوعات دستور جلسه بررسی شده است. جلسه را به موقع خاتمه دهيد.

چه اقداماتی بايد توسط شرکت کنندگان در خلال جلسه انجام گيرد؟ مشارکت فعال و سازنده محدود کردن مباحث در قالب دستور کار تمرکز بر اهداف جلسه آگاهی از اقدامات پیگيری خود داری از بحث‌های خصوصی طی جلسه

وظايف رئيس جلسه پس از خاتمه آن آيا جلسه موفق بوده است؟ آيا افراد مناسب در جلسه شرکت کرده اند؟ آيا همه موارد موجود در دستور کار مورد بررسی قرار گرفته است؟ چگونه بايد به کارهای ناتمام رسيدگی کرد؟ آيا صورت جلسه بايد توزيع شود؟ در آينده چه تغييراتی را بايد در روش خود منظور دارم؟ آيا بدون تشکيل جلسه نيز می توانستيم به نتايج مشابهی دست يابيم؟

مديريت پروژه ها برنامه ريزی کنترل ارزيابی و بازنگری

برنامه ريزی تعيين هدف تحليل هزينه ـ فايده تقسيم مراحل پروژه به فعاليت های جداگانه زمان بندی اجرای وظايف محول کردن وظايف در مواقع مناسب

کنترل پروژه فرآيند نظارت بر پروژه است به نحوی که ما را نسبت به صحت اجرای آن و اتخاذ اقدامات اصلاحی در موارد لازم مطمئن می سازد.

مهار کردن تماس های تلفنی دام تلفن تلفن های بيهوده تلفن هايی که از بيرون زده می شود تلفن هايی که به بيرون زده می شود

دام تلفن

تلفن های بيهوده

تلفن هايی که از بيرون زده می شود چه تعداد از تلفن ها غير منتظره بود؟ به چند تلفن ناخواسته پاسخ دادم؟ چند تلفن بيش از حد لازم به طول انجاميد؟ چه تعدادی از اين تماس ها قابل رسيدگی توسط ديگران بود؟ چه تعدادی از اين تلفن ها مرا از انجام کارهای مهم خود بازداشت؟ چه تعدادی از اين تلفن ها قابل پیگيری و تفکيک بود؟

فنون مديريت تلفن هايی که از بيرون زده می شود ساعت آرامی را در نظر بگيريم که طی آن به تلفن پاسخ ندهيم. در طول جلسات، پاسخ به تلفن ها را به بعد موکول کنيم. از افراد بخواهيم در مواقعی که کار کمتری داريم، تماس بگيرند. هنگام پاسخ گويی به تلفن از انجام کارهای جنبی بپرهيزيم. از يادداشت کردن روی قطعات پراکنده کاغذ خودداری کنيم. در صورت امکان تماس های مهم را از تماسهای غيرضروری تفکيک کنيم. از منشي بخواهيم از دادن اسامی به تماس گيرندگان ناشناس خودداری کنند. فهرستی از بهانه ها را برای کوتاه کردن مکالمات تهيه کنيم.

تلفن هايی که به بيرون زده می شود برنامه ريزی مکالمات برقراری تماس بعد از تماس

نکات ديگری در باره مديريت زمان و بازنگری روش های ديگر مديريت زمان بازنگری

روش های ديگر مديريت زمان تند خوانی قانون KISS (رعايت فشردگی و سادگی - (Keep It Short and Simple قاطعيت انطباق با محيط و شرايط تفويض اختيار اتخاذ نگرش مثبت به زندگی

مديريت زمان يعنی استفاده ی بهينه از وقت جمع بندی و نتيجه‌گيری مديريت زمان يعنی استفاده ی بهينه از وقت برای رسيدن به اين هدف بايد : عادت های قبل را فراموش کنيم . روش های جديد را بياموزيم. برای ترک عادات نادرست و يادگيری روش های جديد صبور باشيم.

براي دانستن ارزش يك دقيقه، از كسي كه از قطار جا مانده است بپرسيد براي دانستن ارزش يك دقيقه، از كسي كه از قطار جا مانده است بپرسيد ارزش يك صدم ثانيه را از دونده‌اي بپرس كه در مسابقات المپيك مدال نقره گرفته است زندگي خود را بازپس گير؛ فقط يك ساعت از 24 ساعت روزت را وقف خود كن تا 23 ساعت باقي‌مانده تحت فرمان تو قرار گيرد

عمر ما چگونه می گذرد؟          بيست و پنج سال صرف خوابيدن مي شود.          هشت سال براي درس خواندن سپري مي شود.          شش سال دراستراحت كردن مي گذرد.          هفت سال صرف تعطيلات وتفريح مي شود.          پنج سال با حرف زدن و مذاكره با ديگران مي گذرد.          چهارسال براي صرف غذا وقت مي گذرد.          سه سال به رفت وآمد كردن مي گذرد.