سرفصل مطالب 1. مدیریت 2. نظریه های سازمان ومدیریت 3. مبانی برنامه ریزی 4. سازماندهی وطراحی سازمان 5. مبانی رهبری 6. مبانی کنترل

تعریف برنامه ریزی برنامه ریزی عبارت است از تعیین هدف و یافتن یا پیش بینی کردن راه رسیدن به آن برنامه ریزی عبارت است از تصمیم گیری در مورد اینکه چه کارهایی باید انجام گیرد.

برای تحقق هدف،قبل از اقدام به استفاده از توان فیزیکی و انجام کار،باید با اقدام به برنامه ریزی،به حد کافی از توانایی ذهنی استفاده شود. اصل برنامه ریزی

اهمیت وضرورت برنامه ریزی در واقع نیاز به برنامه ریزی از این مسأله ناشی می شود که همه سازمانها با فعالیت در محیطی پویا،باید منابع محدود خود را برای رفع نیازهای متنوع و رو به افزایش خود صرف کنند.پویایی محیط و وجود تلاطم در آن وعدم اطمینان ناشی از تغییرات محیطی،بر ضرورت انکارناپذیر برنامه ریزی می افزاید. تحقق اهداف فردی وسازمانی مستلزم برنامه ریزی است

افزایش احتمال رسیدن به هدف از طریق تنظیم فعالیتها هدف از برنامه ریزی افزایش احتمال رسیدن به هدف از طریق تنظیم فعالیتها افزایش منفعت اقتصادی از طریق مقرون به صرفه ساختن عملیات متمرکز شدن بر طرق دستیابی به اهداف واحتراز از انحراف از مسیر مهیا ساختن ابزاری برای کنترل

برنامه ریزی وظیفه اساسی و شالوده مدیریت است. اولویت برنامه ریزی همه وظایف مدیریت با هم مرتبط هستند ولی در میان آنها، برنامه ریزی از اهمیت و اولویت خاصی برخوردار است. برنامه ریزی وظیفه اساسی و شالوده مدیریت است. نظام ارزشی هدایت وسرپرستی برنامه ریزی کنترل سازماندهی 1 5 2 3 4 بسیج منابع بسیج منابع

برنامه ریزی اهداف همه فعالیتها وتلاش های گروهی را تعیین میکند و نحوه دستیابی به آن اهداف را طرحریزی میکند تا مدیر بتواند تشخیص دهد که باید از چه نوع ساختار سازمانی استفاده کند و برای هر منصب چه نوع کارکنانی را با چه تخصصهایی بکار گیرد،کدام سبک هدایت و سرپرستی را مورد استفاده قرار دهد وچه معیارهایی را برای کنترل عملیات مدنظر قرار داد.

انواع برنامه ریزی 1.برنامه ریزی راهبردی(استراتژیک) 2.برنامه ریزی عملیاتی(اجرایی) 3.برنامه ریزی تخصصی

1.برنامه ریزی راهبردی برنامه ریزی راهبردی(استراتژیک)مراحل ذیل را در بردارد: الف الف-تعیین مأموریتها و هدفهای دوربرد و رسالت سازمان ب-تفکیک و تجزیه اهداف بلندمدت در قالب هدفهای کمی وکیفی کوتاه مدت این مرحله را هدفگذاری می نامند. ب ج ج-تدوین وتنظیم خط مشیها واتخاذ سیاستهای کلی د-طرحریزی و تنظیم برنامه های عملیاتی د

2-برنامه ریزی عملیاتی مراحل برنامه ریزی عملیاتی عبارتند از: الف الف-تدوین برنامه های کوتاه مدت(تنظیم بودجه و زمانبندی) ب-تعیین معیارهای کمی وکیفی سنجش عملکرد و ارزیابی هزینه های اجرای عملیات ب ج ج-ارزیابی برنامه ها و تعیین موارد انحراف عملکرد از آنها د د-تجدیدنظر در برنامه ها و تهیه برنامه های جدید

3.برنامه ریزی تخصصی گاهی با توجه به ماهیت تخصصی برخی از وظایف مدیریت برای انجام آنها برنامه ریزی می شود. الف الف-برنامه ریزی وکنترل تولید دربرنامه ریزی تولید،از طریق تعیین نیازها،تأمین ابزار وتسهیلات و پرورش نیروی انسانی برای تولید محصولات وکالاها برنامه ریزی میشود. ب-برنامه ریزی نیروی انسانی با تعیین تعداد افراد مورد نیاز سازمان در سالهای آینده،برای انتخاب،آموزش،ترفیع،بازنشستگی آنان برنامه ریزی میشود ومیزان ورود وخروج نیروی انسانی برآورد می گردد تا بر مبنای این براورد،تسهیلات و وسایل مورد نیاز سازمان را پیش بینی کرد. ب ج ج-برنامه ریزی مالی وتنظیم بودجه در برنامه ریزی مالی با برآورد هزینه ها و درامدها وتعیین منابع مالی وبرنامه ریزی نحوه مصرف منابع مالی برای نیل به هدفهای سازمان برنامه ریزی میشود.

برنامه ریزی بر مبنای هدف رهیافتهای گوناگون به برنامه ریزی برنامه ریزی از داخل به خارج وبرنامه ریزی از خارج به داخل برنامه ریزی ازبالابه پایین وبرنامه ریزی از پایین به بالا برنامه ریزی بر مبنای هدف برنامه ریزی بر مبنای استثناء فعالیت های این شرکت در گروه های زیر و در سه محور محور مشاوره، پژوهش و آموزش، متمرکز می باشد: مدیریت دانش، مدیریت استراتژیک، مدیریت عملکرد، مدیریت بازار و ارتباط با مشتری، مدیریت منابع انسانی، مطالعات مالی و اقتصادی برنامه ریزی اضطراری برنامه ریزی اقتضایی

1.برنامه ریزی از داخل به خارج وبرنامه ریزی از خارج به داخل -در برنامه ریزی از داخل به خارج بر کارهایی تمرکز میشود که سازمان در حال حاضر انجام می دهد و تلاش میشود تا آنها به بهترین صورت انجام پذیرد. -برنامه ریزی از خارج به داخل برای بهتر انجام شدن کارهای جاری صورت می پذیرد وهدف آن یافتن بهترین شیوه انجام کار است. کارایی(استفاده بهینه از منابع)-اثربخشی

2.برنامه ریزی از بالا به پایین و برنامه ریزی از پایین به بالا در برنامه ریزی از بالا به پایین ابتدا مدیرعالی هدفهای کلان را تعیین میکند تامدیران سطوح دیگر در چارچوب هدفهای کلان،برنامه های خود را تعیین کنند.در حالی که برنامه ریزی از پایین به بالا با تدوین برنامه هایی شروع میشود که در سطوح عملیاتی شکل میگیرد بدون آنکه به محدودیتهای کلی سازمان توجه شود سپس این برنامه ها از طریق سلسله مراتب به بالاترین سطح مدیریت ارائه می گردد.

کدام رهیافت مناسبتر است؟ اول مدیر رسالت سازمان را تعیین کند وبعد نظر سنجی-باعث تعهد کارکنان شاید بهترین رهیافت برنامه ریزی،رهیافتی باشد که از بالا شروع میشود، ولی از طریق افزایش امکان مشارکت و درگیر ساختن تعداد زیادی از کارکنان واحدهای مختلف، به اطلاعات سودمندی از همه سطوح سازمان دست یابد. کدام رهیافت مناسبتر است؟

3.برنامه ریزی بر مبنای هدف(مدیریت برمبنای هدفMBO) براساس این نگرش باید ابتدا مهمترین مسائل سازمان را مشخص کرد سپس با مشارکت کارکنان برای همه واحدها وبخشهای تابعه آنها ومتعاقبا برای همه افراد شاغل در سازمان بصورت منظم،هدفگذاری نمود.

مدیریت بر مبنای هدف بهبود عملکرد فردی وسازمانی افزایش تعهد کارکنان برای تلاش به منظور تحقق اهداف تدوین وپذیرش اهداف بر اساس توافق متقابل مشارکت کارکنان با مدیرا ن در برنامه ریزی MBOبرای ترکیب اهداف فردی وسازمانی تلاش میکند و براین اعتقاد است که مشارکت مدیران وکارکنان در امر تعریف اهداف سازمانی در قالب اهداف فردی،آثار مثبتی بر روحیه وعملکرد کارکنان ایجاد میکند،زیرا پذیرش همگانی اهداف سازمانی براساس یک توافق متقابل،افراد را برای تحقق ودستیابی به آنها متعهدتر و مصممتر می سازد.

فراگرد برنامه ریزی برمبنای هدف ونتیجه تعیین رسالت و مأموریتها تعیین نتایج مورد انتظار تعیین شاخصهای ارزیابی عملیات تعیین اهداف تنظیم برنامه های عملیاتی طراحی سیستم کنترل عملیات

مرحله اول:تعیین رسالت ومأموریتها مراحل برنامه ریزی بر اساس هدف مرحله اول:تعیین رسالت ومأموریتها مدیر واحد جلسه ای با حضور کارمندان خود تشکیل میدهد که در آن در مورد نیازهای شغلی کارکنان و اهمیت نسبی وظایف انها بحث میکنند.پس از توافق در مورد مسائل مذکور،مدیر اهداف موردنظر مدیران عالی را برای کارکنان مطرح میکند وتوضیح میدهد که برای نیل به هدف مذکور از هریک از کارکنان چه انتظاری دارد.

مرحله دوم:تعیین نتایج مورد انتظار در این مرحله هریک از کارکنان واحد مذکور،اهداف عملیاتی خود را با توجه به وظایف عمده واهداف واحد متبوع خود،تنظیم می کنند. مرحله سوم:تعیین شاخصهای ارزیابی عملیات اهداف عملیاتی باید از ویژگیهای ذیل برخوردار باشند: 1.واضح و دقیق باشند 2.قابل حصول باشند 3.چالش برانگیز باشند 4.قابل اندازه گیری باشند 5.با اهداف کلی سازمان سازگار باشند 6.زمان تقریبی تحقق آنها برآورد شده باشد

مرحله چهارم:تعریف هدفهای عملیاتی در این مرحله جلسه ای میان مدیر وکارکنان تشکیل میشود تا طی آن در مورد اهداف عملیاتی آینده(که در مرحله دوم توسط کارکنان تعیین شده بود)به توافق برسند. مرحله پنجم:تنظیم برنامه های عملیاتی برای تحقق هدفهای تعیین شده،باید برنامه ها و طرحهای عملیاتی مورد نیاز تهیه شود.در این مرحله باید در مورد معیارهای کنترل،نقاط کنترل و نحوه هدایت پیشرفت کار کارکنان،توافق شود. مرحله ششم:کنترل عملیات پس از پایان یافتن هر دوره از عملیات،جلسه ای با حضور مدیر و کارکنان تشکیل میشود و میزان تحقق اهداف و نتایج تلاشهای افراد ارزیابی می گردد.

محاسن روش مدیریت بر مبنای هدف 1 توسعه مجاری ارتباطی کارکنان ومدیران 2 بهبود فراگرد برنامه ریزی کلی در سازمان 3 بهبود شیوه بکارگیری منابع انسانی وبهره وری کارکنان 4 بهبود عملکرد کارکنان و افزایش تعهد انان به تحقق اهداف 5 3.ایجاد توافق میان کارکنان ومدیران در مورد محتوای کار واهمیت نسبی وظایف عمده

معایب این روش عبارتند از: 1.وقت گیری بیش از حد 2.تأکید بیش از حد بر مستندسازی مکاتبات 3.وابسته بودن میزان موفقیت این روش به میزان حمایت مدیران عالی 4.عدم تعریف اهداف در حد مطلوب(بدلیل وابستگی آن به میزان توانایی کارکنان در تعیین اهداف) معایب این روش عبارتند از:

4.برنامه ریزی بر مبنای استثناء براساس این نگرش باید پس از تعیین اهداف، اقدام به تخصیص منابع و تعیین شاخصهای عملیاتی گردد و نحوه انجام امور به مسئولان واحدها واگذار شود.به این ترتیب،مسئولان واحدها ابتکار عمل را در اختیار دارند و مدیران عالی فقط هنگامی در کارها دخالت می کنند که انحراف عملکرد یک واحد از برنامه های پیش بینی شده،از حد معینی تجاوز کند.برخی از ابزارهای مورد استفاده در این روش،برای کنترل جریان امور ونظارت بر عملکرد واحدها عبارتند از:بودجه،هزینه های استانداردشده،حسابداری مدیریت و حسابداری ونظارت بر عملکرد مراکز هزینه کننده.

5.برنامه ریزی اضطراری 6.برنامه ریزی اقتضایی براساس این روش،حوادث و شرایط جدید پیش بینی می گردند وعکس العملها و پاسخهای مناسب برای آنها در نظر گرفته می شوند. 6.برنامه ریزی اقتضایی در برنامه ریزی اقتضایی ”گزینه های گوناگون قابل اجرا“ شناسایی می شوند و در صورتی که اعتبار برنامه اصلی به دلیل تغییرات محیطی،بیش از حد کاهش یابد،یکی از آن گزینه ها قابل اجرا خواهد بود.

مراحل برنامه ریزی 6-جستجوی بدیلها وبرنامه های جایگزین 1-شناسایی مقتضیات موجود (فرصتها ومحدودیتها) 2-تعیین اهداف کوتاه مدت 3-کسب اطلاعات کامل درباره فعالیتهای ضروری برای تحقق اهداف 4-طبقه بندی وتحلیل اطلاعات 5-ارائه فرضیه هایی برمبنای پیش بینی وضعیت آینده مراحل برنامه ریزی 6-جستجوی بدیلها وبرنامه های جایگزین 7-ارزیابی بدیلهای گوناگون 8-انتخاب بدیل مناسب 9-تدوین برنامه های فرعی و پشتیبانی 10-تنظیم توالی فعالیتها و جداول زمانبندی 11-بیان کردن برنامه ها در قالب ارقام بودجه و برنامه تخصیص منابع مالی 12-پی گیری پیشرفت کار

1-این مرحله باید قبل از برنامه ریزی انجام شود،یعنی جزو مراحل فراگرد برنامه ریزی محسوب نمی شود،زیرا آگاهی از مسائل ومشکلات وشناسایی فرصتهای موجود،نقطه آغاز اقدام به برنامه ریزی است.در این مرحله باید وضعیت آینده،محیط را از حیث مسائل اقتصادی،سیاسی،فن آوری،فرهنگی و رقابت پیش بینی کرد و نقاط قوت و ضعف سازمان را مورد بررسی قرار داد(آگاهی از وضع موجود). 2-برای تعیین اهداف کوتاه مدت کل سازمان و تک تک واحدهای آن اقدام شود،به این ترتیب نتایج مورد انتظار و زمان تحقق اهداف مورد نظر معین می شود و مقاصد به کارگیری راهبردها،خط مشیها،رویه ها،قوانین،برنامه های زمانبندی،بودجه و برنامه های مالی مشخص می گردد. 3-آشنایی با فعالیتهایی که در داخل وخارج ازسازمان انجام میشوند،برای برنامه ریزی هوشیارانه ضرورت دارد. 4-هر جز از اطلاعات را باید هم به طور مجزا و هم در ارتباط با کل آن،بررسی کرد بطوری که روابط علی موجود میان متغیرها،شناسایی شوند وداده های مربوط به برنامه ریزی جاری،جمع آوری و ارزیابی گردند.

5- ارائه فرضیه های برنامه ریزی باید مبتنی بر پیش بینی وضع اینده باشد برای مثال:چه میزان تقاضا برای فروش خواهد داشت؟ 6-همواره بر ضرورت انجام مطالعه مقدماتی و تلاش برای یافتن بهترین بدیل تأکید می شود. 7-پس از جستجوی کافی برای یافتن بدیلها و بررسی نقاط قوت و ضعف بدیلهای معین شده،باید بازدهی آنها را با اهداف و مفروضات اولیه مقایسه کرد. 9-در این مرحله در مورد مجموعه ای از بدیلها،برای حمایت از برنامه اصلی،تصمیم گیری میشود،بطوریکه میتوان گفت بدون انجام این مرحله،هدف از برنامه ریزی،بطور کامل تحقق نمی پذیرد. 10-در این مرحله معین می شود که فعالیتهای برنامه ریزی شده،باید در کجا،توسط چه کسانی،در چه زمانی انجام گیرند. 11-با مقایسه کردن نتایج حاصل از اجرای یک برنامه با اهداف آن،مشخص می شود که برنامه مذکور تا چه حد موفق بوده است.به همین دلیل باید در مرحله برنامه ریزی نحوه تطبیق عملکرد ونتایج بدست آمده با اهداف ونتایج مورد انتظار معین شود.

اثربخشی برنامه ریزی برنامه ریزی موثر،مستلزم در نظرگرفتن موارد ذیل است: 1-تقدم زمانی فعالیتها-برنامه ریزی باید بگونه ای انجام شود که اجزای آن هم از حیث محتوا و فعایتهای پیش بینی شده و هم از حیث تقدم و تأخر زمانی،هماهنگ باشند. 2-هماهنگی وارتباطات-ارتباطات باید به گونه ای برقرار گردد که همه افراد بتوانند درک صحیحی از برنامه و نحوه اجرای آن بدست آورند. 3- تشریک مساعی-موفقیت در اجرای برنامه،مستلزم همکاری و تشریک مساعی کلیه کارکنان درگیر در اجرای برنامه است. 4- آماده سازی شرایط برای اجرای برنامه-ایجاد جو مناسب برای برنامه ریزی باید بطور نظام یافته،از سطوح بالای سازمان آغاز شود.

دامهای مهم در مسیر برنامه ریزی موفق 1- تفویض کردن وظیفه برنامه ریزی توسط مدیریت عالی به دیگران،بگونه ای که دیگر مدیریت عالی،بطور مستقیم درگیر برنامه ریزی نباشد. 2-درگیر شدن مدیریت عالی در مسائل جاری،بطوری که وقت کافی برای برنامه ریزی نداشته باشد وبرنامه ریزی به مثابه یک وظیفه بی ارزش و فاقد اعتبار به سطوح پایین واگذار گردد. 3-کوتاهی در امر تدوین و تعریف اهداف به منزله مبنای تنظیم برنامه های بلندمدت 4-کوتاهی در امر درگیرساختن مدیران اجرایی مهم در فراگرد برنامه ریزی 5- عدم استفاده از برنامه ها به مثابه معیار واقعی ارزیابی عملکرد مدیران

انواع وسلسه مراتب برنامه ها مأموریتها واهداف بلند مدت انواع وسلسه مراتب برنامه ها اهداف کوتاه مدت برنامه های راهبردی برنامه های عملیاتی فعالیتهای غیرتکراری فعالیتهای تکراری -بودجه ها -طرحها وپروژه ها -برنامه های زمانبندی مراحل انجام کار -خط مشی ها -روشها و رویه ها -قوانین ومقرارت

برنامه های راهبردی عبارتند از برنامه هایی که برای کسب اهداف جامع سازمان طراحی می شوند. برنامه های عملیاتی وتاکتیکی عبارتند از برنامه هایی که جزئیات نحوه اجرای برنامه های استراتژیک و راهبردی را نشان می دهد.این برنامه ها مشتمل بر تصمیمهایی کوتاه مدتند که برای استفاده بهینه از منابع موجود در مقاطع زمانی معین اتخاذ می گردد.

انواع برنامه ها اهداف کوتاه مدت راهبردها(استرتژیها) رسالت ،ماموریتها واهداف بلند مدت اهداف کوتاه مدت راهبردها(استرتژیها) خط مشیهای خرد وکلان رویه ها و مقرارت برنامه های عملیاتی عمده،جزئی وپشتیبانی بودجه(برحسب میزان هزینه و میزان کار مورد نیاز) انواع برنامه ها

اهداف کوتاه مدت اهداف کوتاه مدت هر سازمان بر مبنای مأموریتها واهداف بلندمدت آن تدوین می شوند.سازمانها باید هدفهای کوتاه مدت خود را در قالب بیانه ای روشن،معرفی کنند.بطوری که بتوان اهداف مذکور را به منزله زیربنای سایر برنامه ریزیها در سازمان مدنظر قرار داد.بنابراین اهداف کوتاه مدت باید تعیین کننده موارد زیر باشد: 1.نتیجه مورد انتظار 2.نحوه انجام کار 3.محدوده زمانی انجام کار 4.هزینه وبودجه مورد نیاز برای انجام کار خط مشی خط مشی مشخص کننده محدوده ای است که تصمیمهای آتی،باید در داخل آن اتخاذ شوند.مانند:رشد و توسعه فعالیت سازمان رویه ها و مقرارت رویه ها مشخص کننده نحوه انجام کار هستند.بطور مثال:در سازمان x رویه اخذ مرخصی مدیران عالی رتبه با رویه اخذ مرخصی کارمندان عادی تفاوت داشته باشد. روش روشها نحوه اجرای جدول زمانبندی رویه ها را معین می کنند.برای مثال مجموعه اقدامات متوالی برای صادر کردن کالا توسط سازمان رویه و نحوه انجام اقدامات مذکور را روش گویند. مقررات هر رویه،مبتنی بر مجموعه ای از مقررات است.یک نمونه از مقررات بر رویه اخذ سفارش ”تاریخ هر سفارش باید معلوم باشد“

با تشکر از توجه شما Free template from www.brainybetty.com 11/28/2018