מטלה 3 E1 תכנן ותתקשר עם מקור וספק על אסטרטגיה הבסיסית בתחזיות עריכה ומרצה – משה אמון

1- אסטרטגית הרכישה קניה מידית (Spot Buying),הספקה מידית או קניה בשוק פתוח למשלוח מידי. קניה לפי דרישה (Buying to Requirements), קניה לשימוש בין שלושה שבועות לשלושה חודשים לפי הצורך העכשווי (Current Requirements). זו השיטה הנפוצה ביותר בין שיטות ההרכשה, היא מבטיחה הספקה עם עלות אחזקה נמוכה. גם בסביבה של רכישות בדיוק בזמן (JIT- Just In Time). מומחי ניהול ההספקה צריכים לדאוג לרכש העתידי.

1- אסטרטגית הרכישה ג – קניה עתידית (Forward Buying), הגבלות הספקה, שווקים אינפלציוניים מחייבים לבסס מחיר (Hedge Price) או רכישות מעל לנדרש שיגדילו את עלות אחזקת המלאי. על מומחי ניהול ההספקה לבחון בין הקטנת הסיכון לבין הגדלת עלות אחזקת המלאי. ד – קניה ספקולטיבית (Speculative Buying), קניה זו הינה מעבר לדרישות הקיימות והעתידיות. קניה זו נעשית למטרות רווח בתקווה של עלית המחירים בטווח זמן סביר.

1- אסטרטגית הרכישה ה – הסכם רכש בנפח (Volume Purchase Agreement), כשקיים צורך לכמויות גדולות של חו"ג או רכיבים, על ידי בניית הסכם רכש העשוי להביא להנחה בגלל גודל נפח הרכישה. הסכם רכש לנפח גדול יכול להיות בגלל כמות של משפחות רכיבים או היקף כספי לתקופה הוא יכול להבנות לטווח ארוך או לטווח קצר ויכול ללבוש צורות שונות.

1- אסטרטגית הרכישה ו – הספק לאורך כל חיי המוצר (Life – of – Product Supply), הסכם כזה יכול להתפתח עם ספק שיש עימו היסטוריה של היכרות שבצידה גם אסטרטגית קניה כדי לחסוך בהוצאות של מו"מ או קניות בכמויות קטנות או סיכון של חוסר יכולת הספקה מצד הספק. ז – בדיוק בזמן (Just In Time), מהווה יותר גישה פילוסופית לעריכת עסקים מאשר שיטה מיוחדת של הנהלת ההספקה. בדיוק בזמן מתמקד על זיהוי והימנעות מבזבוז ולהיות קרובים למערכת הייצור.

1- אסטרטגית הרכישה שיטת ה – JIT הצליחה ליצור את הדחיפה (Pull) בייצור, הפחתה בחומרי גלם, הקטנת מלאי בתהליך, צמצום זמן התפוקה, הפחתה במלאי מאוחסן, שיפור בסבב המלאי, הפחתה בהתיישנות והפחתה גדולה בחלל הנדרש לתהליך הייצור. שיפור נוסף זוהה באיכות, נפל מועט בחו"ג או בכלל לא, ודרישת איכות למניעת עצירה בייצור. הימנעות מפסולת היא הליבה של ה – JIT עם מטרה מוצהרת להפחתת פסולת לאורך כל שרשרת האספקה (טובין).

1- אסטרטגית הרכישה אחד מהקשיים המתועדים ליישום שיטת ה – JIT הוא חוסר שיתוף הפעולה מצד הספקים וזאת בגלל השינויים הנדרשים מהם בתוכניות העבודה. בחירת הספקים, ספק יחיד (Single Source) או ספק בלעדי (Sole Source), ניהול ההספקה וההתקשרות הופכים לסוגיה שצריך לפתור! תקשורת דו כיוונית צמודה ותכופה של מומחי ניהול ההספקה עם הספקים היא חיונית ביותר. תקשורת עם הספקים בכל הקשור ב – JIT יעשה באמצעות ה – EDI (Electronic Data Enterchange).

1- אסטרטגית הרכישה בדיוק בזמן II (Just In Time II) שהפך לפופולארי על ידי חב' Bose Corporation, הספק מנהל את תהליכי ה – JIT II מתוך אתר הרוכש. פעילות זו מיוחסת כ"שתלים" (In Plants) וממלא את פעילותם של מומחי ניהול ההספקה כולל קביעת לוחות זמנים לייצור, תפוקת המשלוחים של הספק ותוכניות הפיתוח למוצר על ידי מקור חוץ. הנהלת הרכש של הארגון הרוכש נעשית חופשייה יותר להתמקד בפעולות האסטרטגיות יותר תחת ה – JIT II, יחסיי רוכש – ספק מסורתיים לא קיימים יותר.

1- אסטרטגית הרכישה ח – משגור (Consignment) מוגדר כהסדר עם הספק לאחסן סחורות באתר הלקוח כאשר הסחורות נשארות כרכוש הספק עד המכירה. ט – סחורות בסיסיות (Commodities) סחורה בסיסית היא סחורה ממשית הניתנת לקניה, מכירה או המרה (Barter) כגון: זהב, כסף, גז טבעי ועוד. סחורות בסיסיות עתידיות (Commodity Futures) סחורות הנסחרות באופן חופשי בשווקים ("בורסות" Exchanges), התייחסות הנהלת ההספקה למונח "סחורות בסיסיות", מתייחס לכל סחורה או שירות שנקנה או נמכר בכל זירת מסחר.

1- אסטרטגית הרכישה 1.0 – דינאמיקת השוק (Market Dynamics) תנועת המחירים בבורסות הסחורות יכולה להיות ללא קשר להספקה. כמו כן קיימות מגבלות מכוון שהעסקאות הבורסאיות נעשות עם גורמים שאינם המשתמשים הישירים, או שהסחורה שנרכשת אינה מתאימה למטרות הארגון ועוד. 2.0 – בורסות (Exchanges), בורסה הוא שוק מבוסס שבו הכוחות של היצע וביקוש רשאים לפעול באופן חופשי.(ראה בספר כאן "בורסות לסחורות")

1- אסטרטגית הרכישה 3.0 – מונחים – תלוי בשימוש שלו ובמטרות המסחר, ניתן להגדיר סחורה בסיסית באחת משני הסוגים. סחורות במזומן (Cash Commodity), וסחורה מידית (Spot Commodity). סחורת מזומן, היא סחורה ממשית שהיא תחת חוזה למכירה או לקניה ומשלוח הסחורה בתאריך עתידי כלשהו. מחיר מידי הוא המחיר שישולם באם נרכשה בבורסה למשלוח מידי.

1- אסטרטגית הרכישה י – מערכת חידוש מלאי הספק (Suppliers Replenishment Systems), הספק צריך לדאוג לכמות מלאי מתאימות במתקן הרוכש, למלא חוסרים, הבעלות על המלאי המנוהל על ידי הספק תלויה בהסדר. יא – מקור חוץ (Out Sourcing) הינו גרסה של ההחלטה לייצר או לרכוש (Make or Buy Decision). מקור חוץ יכול לערב החלטה של שימוש בספק קיים או למצוא ספק שיכול למלא את הצורך המבוקש. התנהלות מקור החוץ יכול להיות בתמיכה מקרוב (Shore Near) או לתמוך מרחוק (Far – Shore).

2 – כלים פיננסיים ביסוס (Hedging) מכירה של חוזה עתידי (Futures Contract) במטרה לקזז את הסיכון של המחיר הקשור לרכישה ו/או בעלות על הסחורה שנרכשה במזומן. ביסוס ארוך טווח (Long Hedging) בקניה של חוזה עתידי כאמצעי הגנה של שולי הרווח בעת המו"מ. ביסוס קצר זמן (Short Hedging) במטרה להגן על ערך המלאי בשוק בירידה (ראה דוגמה בהמשך מטלה זו) ב- ממוצע דולר (Dollar Averaging) (במושגי הארץ – ממוצע נע) זה המחיר המשתקף במלאי. הממוצע הנע מקטין את הסטיות של המחירים קצרי הטווח מהממוצע ארוך הטווח.

2 – כלים פיננסיים ג- כריתת חוזים (Contracting) במקום שבכל דרישה/הזמנה לבחור ספק, מומחי ניהול ההספקה יבחרו לכרות חוזה ארוך טווח למוצרים ו/או לשירותים שהיקפם בערך כספי משמעותי והשימוש מתמשך. חוזים יכולים להכרת במטרה: לכסות משפחות מוצרים, חומרי משרד, הספקת חומרי חשמל, חוזה רב שכבתי, חוזה לאורך חיי המוצר, הסכם למשלוח עתידי, שליטה על אחוז מתכולת הספק.

2 – כלים פיננסיים תפיסות חשובות בכריתת חוזה: סעיפים לשינוי מחיר (סעיפי הסלמה/הפחתה). (Escalation/De-escalation Clauses) חוזים לכל אורך חיי המוצר (Life of Product Contracts) לסכם עם הספק לספק חומרים, רכיבים או שירותים לא רק לתקופת הצריכה אלה לכל אורך חיי המוצר. חוזה רב שנתי (Multiyear Contracting), חוזה זה מוריד במסד המלאים ויוצר שיתוף עם הספק/ים. בהכנת תוכנית להסכם חשוב שמומחי ניהול ההספקה יבטיחו שניסוח הסכם ארוך טווח יכלול תנאים תקופתיים לבדיקת הביצועים ושביעות הרצון.

2 – כלים פיננסיים חוזה למשלוח עתידי (Futures Delivery Contracting), במקרים בהם ידועים צרכים לא סדירים ומעוניינים להגן על ההספקות. השימוש באופציה (Use of Options) שמירת הזכות לרכוש תחת תנאים שהוסכמו לתקופת זמן מוגדרת. שמירת קיבולת הקניה (Buying Capacity Reserves) בסביבה עסקית הנעה במהירות לעתים קשה לנבא במדויק. שמירת האופציה לרכש הקיבולת מבטיחה את זמינות קיבולת הייצור וחיצונית של קבלן המשנה. שמירת קיבולת הרכש מפחיתה את הסיכון בחוסר ובוודאות

3 – תחזיות הנפח 3 - תחזיות הנפח (Forecasts of Volume) בהסתמך על הצרכים הצפויים, הארגון הרוכש יכול להפעיל חוזה מסוג מסוים מכל אותם החוזים שהזכרנו לעיל וזאת כדי לקשר בין נפח הצרכים החזויים עם מצב שווקי ההספקה. קבע את הצרכים השנתיים – מחקרי מכירות, שיווק וחיזוי נפח המשולבים עם שימוש בנתונים היסטוריים להעריך את הצרכים השנתיים. מחזור החיים של פריט (או מוצר) – לעתים כדי לחזות את נפחי הצרכים של הפריט/המוצר ולא רק לטווח הקצר.

3 – תחזיות הנפח ג- שווקי הספקה יחסית לצרכים קצרי וארוכי טווח – הניתוח, הלמידה והמחקר, הדרישה לתמיכה בתחזית ישתנה כתלות בחשיבות ובמשך הזמן של הצורך. צרכים יותר קריטיים מכתיבים מחקרים מקיפים, הכוללים: הערכה של ההשפעה הטכנולוגית העכשווית והעתידית, האפשרות והזמינות של חומרים חליפיים, היצע וביקוש כלל עולמי, פיתוח ושימוש במנגנוני מעקב אחרים ומערכות מידע.

4 – גורמים לבחירת שיטת הרכישה רב השיטות למקורות זמינים כוללות: משא ומתן – הספק והרוכש מנהלים דיונים על המחיר. הצעה תחרותית – מענה למפרט באמצעות RF(x). הגבלת כמות הספקים למענה להצעות. קבלת הצעות באמצעות – טלפון, פקס, דואר אלקטרוני. דרגת התחרות/מצב השוק – כאשר בשוק ספקים רבים, הצעה תחרותית עדיפה. בשוק עם מיעוט ספקים הצעה תחרותית תהיה פחות עדיפה. נורמות התעשייה והתקנים שלה – מוצרים המיוצרים לפי אותו מפרט נושא זה ישים גם לשירותים, הספקת SOW (Statement Of Work) קרי תכולת העבודה, ניהול מו"מ יכולה להיות הטקטיקה המועדפת.

4 – גורמים לבחירת שיטת הרכישה ג- דחיפות – יש להקציב מספיק זמן לקבלת הצעות תחרותיות אם אין מספיק זמן לנהל מו"מ. ד- ערך כספי (Dollar Value) – אם הערך הכספי נמוך ההוצאות להצעות התחרותיות אינן מצדיקות עצמן. ה- טיבעו של המוצר/מפרט השירות – אם המפרט ברור הצעות תחרותיות כדאיות. במידה וקיים חשש לשינויים במפרט עדיפות לניהול מו"מ. ו- סוג החוזה המתבקש – הצעות תחרותיות שאין בהן שינויים מהווה חוזה סגור. עלות משתנה וכמות משתנה עדיפות לחוזה ע"י ניהול מו"מ.

4 – גורמים לבחירת שיטת הרכישה ז- תדירות הרכש – מוצרים או שירות הנרכשים לעתים קרובות אינם מתאימים להצעות תחרותיות. סוג זה של רכש מתאים: להזמנה פתוחה, חוזה שיטתי, כרטיס הרכשה. ח- סיכון – ניתן לסווג סחורות ושירותים בארבע דרכים הקשורות לרכש והסיכון שלהם ושיטת הרכישה הטובה ביותר: נפח נמוך/סיכון נמוך – סחורות ו/או שירותים הנרכשים בנפחים נמוכים ושאינם הכרחיים. נפח נמוך/סיכון גבוה – נרכשים בנפח נמוך ומהווים סיכון גבוה לארגון, לכן יש להשתמש באחת משתי האסטרטגיות:

4 – גורמים לבחירת שיטת הרכישה הגבר את הנפח והשתמש בהצעות תחרותיות. פשט או הפחת את הסיכון באמצעות מו"מ. נפח גבוה/סיכון נמוך – למצב זה יתאימו הצעות תחרותיות. נפח גבוה/סיכון גבוה – פריטים אלה נרכשים בנפח גבוה הינם יקרים ומורכבים. יתכן שהם גם ייחודים, לפריטים או לשירותים אלה יש להשתמש במו"מ. ט- דרישות הלקוח – במקרים מסוימים הלקוח יכול לדרוש ספק מיוחד (ספק יחיד או ספק מועדף) וזה מגביל את האפשרות לפנות לספקים רבים. מצב זה מחייב מו"מ. חוסר דרישה מצד הלקוח פותח את האפשרות להצעות מתחרות.

4 – גורמים לבחירת שיטת הרכישה י- טווח הזמן (Lead Time) – טווח הזמן הוא מהגשת ההזמנה ועד קבלת הטובין המבוקש. במידה וטווח הזמן העומד לרשות מומחי ניהול ההספקה, יוכלו להשתמש בהצעות מתחרות. יא- דרגת הגמישות הדרושה – השימוש בהצעות מתחרות מאפשרות כאשר קיימת גמישות לגבי כמות או מספר הספקים. יב- אי וודאות רוכש/מוכר – כאשר אי הוודאות קיימת מומחי לניהול ההספקה יכולים לבחור בין הצעות תחרותיות לבין מו"מ בהתאם לנסיבות. החלטה להיכנס לדיון עם הספק לגבי אי וודאות, מו"מ יתאים. תהליך הצעות תחרותיות יכולות לספק מידע לגבי אי הוודאות. ביבליוגרפיה ראה בספר לכל האמור לעיל.