מפגש מס' 3 – תהליכי בקרה וניהול סיכונים סדנת הכשרה ל PMO מפגש מס' 3 – תהליכי בקרה וניהול סיכונים ינואר 2018

סדנת הכשרת PMO: כלים ותובנות פירוט נושא מפגש אלמנטים של ניהול פרויקטים אפקטיבי, תפקידים, גישות תובנות וגישות 1 WBS, גאנט, תכנון אג'ילי, באפרים תכנון 2 ניהול סיכונים, MSM, לוח מחוונים, בקרת התקדמות בקרה 3 בעלי עניין, ניהול ערך, התנעת פרויקט, תהליכי איכות תהליכי ניהול 4 מדדים, לוח מחוונים, ת"ע רוחבית ניהול פורטפוליו 5 ניהול השינוי, נושאים קונקרטיים ליישום, סיכום תהליך היישום 6

שום דבר לא קל כמו שהוא נראה כל דבר שיכול להשתבש, אכן ישתבש החוק הראשון של מרפי אם כמה דברים יכולים להשתבש, ישתבש זה שיגרום את הנזק הגדול ביותר החוק השני של מרפי חוקי מרפי עובדים שעות נוספות החוק הראשון של מנהל הפרויקט

סגנונות ניהול סיכונים סיכון בקרה מודעות וניהול סיכונים "המנהל הנבון" התעלמות מסיכונים "קאובוי" ניהול סיכונים יום יומי "הבירוקרט" הימנעות מסיכונים "העכבר" סיכון בקרה רוב האנשים לא אוהבים לקחת סיכונים, אבל בסביבה שאנו פועלים, חייבים לקחת סיכונים כדי להתקדם

מה זה אומר לנהל סיכונים להבין שיהיו דברים בלתי צפויים לנתח את הסיכונים הצפויים ואת רמת הנזק שהם יגרמו להגדיר פעילויות שיקטינו את הסיכונים בקרה לאורך חיי הפרויקט 5

תוספת עבודה בצוואר הבקבוק מודל הקובייה ההונגרית # סיכון רמת נזק סבירות פעילות מונעת אחראי תאריך יעד סבירות לא סבירה 1 נמוכה 2 בינונית 3 גבוהה 4 גבוהה מאד 5 איכות/ביצועים תקציב/תכולה לו"ז רמת נזק זניחה 1 קטנה עד 5% תוספת עבודה בצוואר הבקבוק 2 אישור לקוח עד 15% דחיית אבן דרך פנימית 3 גבוהה עד 25% אבן דרך חיצונית 4 קריטית מעל 25% כל הפרויקט 5

גרף סיכונים 5 4 3 2 1 1 6 סבירות 5 7 2 3 4 5 4 3 2 1 רמת נזק

מודלים אחרים לניהול סיכונים מודל הקובייה ההונגרית הנו מודל נקודתי ופשוט קיימים מודלים מורכבים יותר: מודל טווח – מגדיר טווח של סיכון או לפחות תרחיש אופטימי/פסימי/ריאלי סימולציה – מגדיר קשרים בין משתמשים, הסתברויות ועלויות מדוייקות

רשימת סיכונים סיכונים רלוונטים לפרויקט עצמו סיכונים ספציפיים, שניתן להגדיר מולם פעילות מונעת דוגמאות: דוגמא טובה דוגמא רעה פעילות FFF היא מורכבת ואולי תדרוש עוד חודשיים יותר מהתוכנית לא נעמוד בלו"ז לפי התוכנית צריכים עוד שני חודשי אדם לטובת יישום תהליך XXX כדי לעלות לאוויר בלו"ז הנדרש אין לנו מספיק אנשים לתהליך ZZZ אין הגדרה מדוייקת ושינוי שלו בעתיד יגרור משמעויות כבדות אין מסמך דרישות מפורט מהמשתמש

לכל סיכון צריך להגדיר פעילות מונעת סוגי פעילויות מונעות להעלים את הסיכון הקטנת הסבירות להתממשות הסיכון הקטנת הנזק במקרה שהסיכון יתממש תוכנית מגירה העברת הסיכון לצד שלישי לכל סיכון צריך להגדיר פעילות מונעת

פעילויות מונעות ספציפיות פעילויות בסדר גודל סביר מבחינה תקציבית ומשאבים אחרים דוגמה טובה דוגמה רעה יישום תהליך XXX מסובך ולכן נקצה לו מראש עוד שני חודשי אדם לגייס עוד אנשים לבצע קבוצת מיקוד בעלות של 20,000 ₪ שתאפשר לבדוק הצורך בתכולה YYY לבצע סקר כלל ארצי לבדיקת רצון האנשים לגבי תכולה YYY לשבת עם המשתמש ולראות האם אפשר לשנות הגדרות בתכולה ZZZ להודיע למנכ"ל שהפרויקט לא יכלול תכולה ZZZ

תרגיל – ניתוח הסיכונים בפרויקט עגלת קניות אלקטרונית רוצים לפתח עגלת קניות אלקטרונית עם התכונות הבאות: הלקוח יוכל להכניס בבית או מהסמארפון רשימת קניות. המערכת תראה ללקוח את המסלול הטוב ביותר בתוך החנות כל מוצר שיוכנס אלה ישדר אליה את הקוד. היא תחשב לו את המחיר במעבר לאורך המדפים, הלקוח יקבל פרסומות וקופונים רלוונטיים אליו, כולל מוצרים תחליפיים ומוצרים משלימים בסיום, ביציאה המערכת תחייב את כרטיס האשראי או תאפשר ללקוח לשלם בעגלה יש מתקן שמצפצף כשהעגלה מתרחקת יותר מ 200 מטר מהחנות

תהליך ניהול הסיכונים ניתוח סיכונים ברמת בעלי העניין השונים (יישום, פיתוח, תשתיות, משתמשים) ריכוז הסיכונים ברמת הפרויקט סיכונים סקר סיכונים ת"ע בקרה חודשית

סקר סיכונים האם הפעילויות המונעות אפקטיביות האם הסיכונים המהותיים מטופלים החלטות ואסקלציה של סיכונים חריגים

חמישה אזורים שמרפי אוהב במיוחד תלות בפרויקטים אחרים (תוצרים, אנשים) דרישות לא סגורות (לכם, למשתמש) טכנולוגיה חדשה (לכם, לארגון, לעולם) קבלני משנה בעיות בין אישיות 15

מקום שלישי 16

מקום שני 18

והמנצח הוא ... 20

מחוץ לתחרות 22

סיכום ניהול הסיכונים אם לא נטפל בסיכונים, הם כבר ידאגו לטפל בנו מרפי עובד משמעותי בפרויקט, שעות נוספות הקוביה ההונגרית – מודל פשוט, ויזואלי ואפקטיבי דגש על הפעילויות המונעות תהליך ניהול סיכונים סקר סיכונים אם לא נטפל בסיכונים, הם כבר ידאגו לטפל בנו

דיון סטטוס ניהולי (MSM) פרויקט אאא דיון סטטוס ניהולי (MSM) יולי 2016

מעקב אבני דרך הערות אחראי תאריך מעודכן תאריך יעד אבן דרך יוסי 10/3/16 28/2/16 מפרט דרישות 15/3/16 תכנון מפורט דני 20/4/16 סיום פיתוח מערכת תומכת שרה 20/6/16 סיום כתיבת נהלים אי זמינות של משתמש מוביל 20/7/14 התחלת פיילוט 30/1/17 העלאה לאוויר הסתיים בזמן בסיכון באיחור

מעקב תקציבי אחוז חריגה סה"כ תקציב נדרש יתרה להשקעה הושקע תקציב מקורי (אש"ח) סעיף 15 23000 10000 13000 20000 סה"כ

קשיים שהתעוררו ברמת הנהלה נושא צורת הטיפול אחראי לו"ז החלטות נדרשות

סיכונים עיקריים # סיכון רמת נזק סבירות פעילות להקטנת הסיכון אחראי תאריך יעד 1 כניסה לטכנולוגית NC 4 יועץ לנושא יוסי 15.12 2 איחור של ספק ההקמה 3 חלוקת האספקות לשלבים 10.11 תקלות במודול הזרימה תכנון בדיקות כולל DR שרה 1.12 שינוי ברגולציית המחירים השארת נושא התמחור לסוף התכנון דני 30.11 5 אי אישור הספק הגשת בקשה מוקדמת 10.3.12

משוב מבעלי העניין משוב מועדת היגוי משוב מהלקוח משוב מהקבלן הראשי

שינויים בפרויקט אישור הערות משך תקציב תיאור תאריך סה"כ

לוח מחוונים נכון

האתגר העיקרי - TMI

שתי רמות סטטוס פרויקטים מדדים ומגמות

סטטוס הפרויקטים המרכזיים Project Month Schedule Business Quality Scope Proj A 6/10 Proj B 8/12 Proj C 11/13 Proj D 2/5 Proj E 2/6 Proj F 4/8 Improved OK Worse Risk No change Problem

מדדים ומגמות עיצוב מידע

עיצוב – חשוב ליצירת עניין

עיצוב - לא על חשבון הפשטות גרף לא מכיל יותר מארבעה פרמטרים (שני צירים, צבע, גודל) עד שלוש קטגוריות בעמודות עד ארבע בקו עד חמש בפאי ניתן להבנה בתוך מספר שניות, ללא הסבר

מידע – פשוט להבנה מהירה להסביר במילים להדגיש נושאים לא רגילים

לוח מחוונים - דוגמא 68% P % Progress Total Value Budget Vs. Progress Release Plan Vs. Act. New Bugs Feature TTM (days) Retrospectives Budget from OCS 68%

Project backlog burn down 300 hrs shortage 1 Month delay

תודה! 42