چالشـهاي مديريت در برنامه ريزي پروژه هاي اجرايي بسمه تعالي عنــوان : چكيده سخنراني جناب آقاي مهندس نقشينه در دانشگاه صنعتي شريف چالشـهاي مديريت در برنامه ريزي پروژه هاي اجرايي دانشگاه صنعتي شريف اسفند ماه 1382

1 تعريف پروژه : ا‏َعمال اجرائي براي يك برنامه تك موردي كه در زمان مشخص آغاز و پايان مي پذيرد را پروژه ناميده اند . پروژه ها از نظر فرآيند با هم متفاوتند زيرا از يكديگر مجزا هستند و داراي زمان آغاز و پايان مشخصي هستند و وظيفه اصلي يك مدير پروژه ، برنامه ريزي صحيح و كنترل سيستمهاي موجود در روند مديريت پروژه مي باشد . مطابق نمودار ذيل يك مدير پروژه بايد يك طرح كلي بريزد كه شامل برنامه تفصيلي تكميل طرح ، روش كنترل پيشرفت ، هزينه و عوامل زماني متغير باشد .

نيازهائي كه پروژه را ضروري مي سازد 2 نيازهائي كه پروژه را ضروري مي سازد گزارش دهي گزارش گيري كنترل برنامه زمانبندي طرح ريزي اجرا تعيين اهداف كوتاه مدت

3 به عبارت ديگر پروژه نوع خاصي از برنامه است زيرا برنامه عبارتست از : تعيين هدف كوتاه مدت و راه رسيدن به آن و يا تعهد براي انجام يكسري عمليات به منظور تحقق هدف . برنامه ها خود به دو دسته عمده به شرح ذيل تقسيم مي گردند : 1- برنامه هاي استراتژيك : اين برنامه ها براي كسب اهداف جامع سازمان طراحي مي شود و از طريق آن ، مأموريت سازمان – كه تنها دليل حيات آن است – به اجرا در مي آيد

4 - 2برنامه هاي عملياتي (اجرايي-تاكتيكي) : برنامه هايي هستند كه جزئيات چگونگي اجراي برنامه هاي استراتژيك را ارائه مي كنند، به عبارت ديگر ، برنامه هاي اجرائي عبارتند از تصميمهاي كوتاه مدت كه براي بهترين استفاده از منابع موجود با توجه به تحولات محيط اتخاذ مي گردند .

5 برنامه هاي عملياتي خود به دو دسته تقسيم مي شوند : الف) برنامه هاي يكباري : اين گونه برنامه ها براي كسب اهداف خاص طرح ريزي مي شود و پس از به اجرا در آمدن از ميان مي رود . ب) برنامه هاي هميشگي : اين برنامه ها روشهاي استانداردي براي اداره وضعيت جاري و وضعيتهاي قابل پيش بيني مي باشند .

6 وضعيت و جايگاه پروژه را مي توان در نمودار سلسله مراتب برنامه ها به شرح ذيل مشاهده كرد :

نمودار سلسله مــراتب برنامه ها اهداف دور برد 7 اهداف كوتاه مدت برنامه هاي استراتژيك برنامه هاي عملياتي فعاليتهاي غير تكراري فعاليتهاي تكراري برنامه هاي يكباري برنامه هاي هميشگي خدمتي برنامه مراحل كار بودجه روشها پروژه ها قوانين ومقررات

8 نكته بسيار مهمي كه در اين ميان بايد به آن اشاره نمود اين است كه اغلب برنامه هاي كوتاه مدت ، بدون در نظر گرفتن برنامه بلندمدت ، طرح ريزي مي شود و اين يك خطاي جدي است . بنابراين : هر برنامه كوتاه مدتي بايد در راستاي برنامه بلندمدت شكل بگيرد و به موفقيت آن كمك كند .

9 گاهي تصميمهاي كوتاه مدت ، نه تنها به برنامه هاي بلندمدت كمكي نمي كند ؛ بلكه مانع اجراي برنامه هاي بلندمدت گشته ، يا موجب تغييراتي در آنها مي شود . براي مثال، سازماني كه بدون در نظر گرفتن توان و ظرفيت توليدي يا نقدينگي اش سفارشات زيادي بدهد يا بپذيرد، ممكن است بر توانائي اش در تامين بودجه منظم ، لطمه وارد كند و تغييراتي را در برنامه بلندمدت موجب شود . اهميت انعطاف در برنامه هرچه برنامه از انعطاف بيشتري برخوردار باشد ، خطر تحمل ضرر ناشي از حوادث غير مترقبه كمتر خواهد بود ؛ ولي هزينه انعطاف داشتن برنامه بايد با به خطر افتادن تعهدات آتي ناشي از انعطاف موازنه گردد .

10 براي مثال ، ساختمانهاي بزرگ را طوري مي سازند كه با كشيدن ديوار ، بتوان به هر شكلي كه لازم باشد آنها را تغيير داد . مثلاً ممكن است يك شركت سازنده صابون و مواد پاك كننده ، پنجاه ميليون ريال هزينه ساختماني اضافي را تحمل كند تا بتواند در آينده در صورت نياز آن را به يك كارخانه مواد شيميائي تبديل كند . هنگامي كه يك كارخانه محصول جديدي را توليد مي كند ، ممكن است ابتدا از ابزارهاي موقتي كرايه اي استفاده كند تا در صورت موفقيت در توليد كالاي مناسب ، ابزارهاي دائمي خريداري كند ؛ گرچه هزينه در اينجا بالا مي رود ولي از خطر ضررهاي عمده تر ناشي از موفق نبودن ، جلوگيري مي نمايد .از نظربسياري

11 برنامه هاي كوتاه مدت و بلندمدت و مديريت استراتژيك از مديران ، قابل انعطاف بودن يعني توانايي تغيير يك برنامه بدون هزينه اضافي به منظور برخورد با شرايط جديد مهمترين اصل برنامه ريزي است ؛ زيرا اين امكان فقط در محدوده خاصي امكان پذير است . براي مثال هزينه انعطاف ، نبايد بيش از منافع آن باشد . برنامه هاي كوتاه مدت و بلندمدت و مديريت استراتژيك با توجه به اهميت منطبق بودن اهداف برنامه هاي كوتاه مـــدت ( كه پروژه ها نيز شامل آن مي گردد ) با اهداف برنامه هاي بلندمدت ، لذا بحث وضع استراتژي كارا و مؤثر در حوزه مديريت استراتژيك مطرح مي گردد.

12 مكتب تجويزي Prescriptive School يا پيش تدبيري . استراتژي يك برنامه واحد ، همه جانبه و تلفيقي است كه محاسن يا نقاط قوت اصلي سازمان را با عوامل و تغييرات محيط مربوط مي سازد و به نحوي طراحي مي گردد كه با اجراي صحيح آن از دستيابي به اهداف اصلي سازمان اطمينان حاصل نمود . در اين ارتباط و در حوزه مكاتب مديريت استــراتژيك دو مكتب : مكتب تجويزي Prescriptive School يا پيش تدبيري . مكتب توصيفيDescriptive School ياتجربي- انطباقي . وجـود دارد . مكتب اول معتقد بر طراحي رسمي و پيش بيني تدابير تحليلي براي اهداف بلندمدت و دسته دوم متكي بر اقدام به موقع و منطبق با شرايط جاري و تقريباً اعمال تدابير غير رسمي و خلق الساعه است .

13 مشخصات مكتب پيش تدبيري يا تجويزي را مي توان به شرح زير خلاصه نمود : 1- شكل گيري استراتژي(strategy formation) بايد فرآيندي آگاهانه و كنترل شده باشد . 2- مسئوليت كنترل و آگاهي به عهده شخص اول سازمان است . اين شخص استراتژيست واقعي سازمان و رهبر سازمان است نه فقط يك مدير . 3- مدل شكل گيري استراتژي بايد ساده و غير رسمي باشد .

14 4- استراتژي ها بطور كامل از فرآيند طراحي تدابير شكل مي گيرد . 5- استراتژي ها بايد كاملاً مشخص و در صورت امكان به نحوي وارد جزئيات شود كه سادگي آنها حفظ گردد . 6- در صورتيكه استراتژي ها با شرايط ذكر شده شش گانه فوق طراحي شوند اجراي آن امكان پذير خواهد بود .

15 7- و بالاخره ويژگي عمده مكتب هاي تجويزي اين است كه طرح ريزي ، اجرا و ارزيابي در فرآيندي تكميلي ولي جدا از هم صورت مي گيرد .(اول طرح ريزي بعد اجرا و بعد ارزيابي).

16 مشخصات مكتب توصيفي يا تجربي-انطباقي را نيز مي توان به شرح ذيل خلاصه نمود : 1- مكتب پيش تدبيري كه طراحي ساختار سازماني را به دنبال تعيين استراتژي و متناسب با استراتژي توصيه مي كند ، مكتب تجربي انطباقي ، استراتژي را بيشتر از ساختار سازماني قابل تغيير مي داند و براين عقيده است كه تغيير و تحول مكرر در ساختار سازماني يك مؤسسه نسبت به استراتژي كمتر به امكان نزديكتر است .

17 2- شرايط تحول و تغيير ارزيابي قابل اطمينان از تهديدات و فرصت هاي محيط برون سازماني غير ممكن و ارزيابي نقاط قوت و ضعف درون سازماني غير واقعي و متأثر از برداشتهاي متفاوت مديران و در نتيجه غير قابل اطمينان خواهد بود .

18 3- در چارچوب نگرش اين مكتب كه نام ديگرآن مكتب تعيين كننده استDeterministic schoolعوامل و شرايط را حاكم بر تصميمات مي داند و در راستاي اين نگرش حداقل استراتژي همانقدر كه بر عواملي نظير ساختار سازماني ، تكنولوژي و ساختار منابع انساني تأثير مي گذارد از آنها تأثير مي گيرد و بنابر نظر اين مكتب نمي توان گفت بر مبناي استراتژي ، تكنولوژي و مثلاً بر مبناي تكنولوژي ، ساختار سازماني و بالاخره بر مبناي ساختار سازماني ، ساختار منابع انساني بايد طراحي شود .

19 4- عدم امكان تعريف و تبيين دقيق و مشخص استراتژي براي آينده است . زيرا سازمانها و شرايط محيط بطور مستمر تحت تغيير و تحول هستند و در فضاي تحول و تغيير سريع نمي توان استراتژي از پيش تعيين شده و كاملاً مشخص را دنبال كرد .

20 يك استراتژيست كسي است كه بتواند هر لحظه بر مبناي شرايط موجود براي حركت و موفقيت سازمان خود تصميم گيري كند زيرا به علت مشكل شناخت شرايط آينده تصميم گيري و طرح ريزي بلندمدت ، احتمال موفقيت زياد نخواهد بود . مهمترين ادعاي مكتب اخير غير قابل تفكيك بودن طرح ريزي از اجراست و توصيه شده است طرح و مجري استراتژي نبايد از هم جدا باشند .

21 الگوي مناسب براي جهان سوم شايد بتوان ادعا كرد براي آينده سازي پاره اي از كشورهاي جهان سوم با باورها و ارزشهاي خاص مكتب پيش تدبيري مناسب تر باشد . به ويژه در كشور خودمان كه بنا دارد در چارچوب فرهنگ و ارزشهاي اسلامي حركت توسعه اقتصادي - اجتماعي و سياسي خود را بنياگذاري كند. با نگرش به اين ضرورت كه كشورهاي جهان سوم بايد فعالانه در جستجوي راههاي توسعه و تحقق اهداف بلندمدت

22 خود باشند (Active Behavior) بكارگيري مكتب تجربي انطباقي ممكن است رفتار انفعالي( Reactive Behavior) و پذيرش شرايط محيط را فرهنگ جامعه بسازد . در حاليكه اين جوامع نياز به رفتار گستاخانه و پذيرش ريسكهاي شديد در شرايط عدم اطمينان به سوي آرمانهاي در جهت توسعه خود دارند و براي ايجاد همين فرهنگ بايد باورهاي خواستن ، توانستن است را جايگزين چو فردا شود فكر فردا كنيم ، ساخت .

23 در يك تحليل اجمالي مي توان گفت كه مكتب تجربي – انطباقي (Emerging school) كه مكتبي توصيفي است واقع گراتر از مكتب پيش تدبيري ، با مبحث مديريت استراتژيك برخورد مي كند . با اين وصف به علت تغييراتي كه در طول دو دهه اخير در تفكر پيش تدبيري نيز اعمال شده است ، نارسائي هاي مورد ادعاي صاحب نظران مكتب مقابل ، كاهش يافته و با توجه به آنچه به عنوان حاصل اين تغييرات و در نظر گرفتن معايب و نارسائي هاي مكتب پيش تدبيري و محاسن و قابليت هاي اجرائي بيشتر مكتب تجربي انطباقي مطرح است ، مي توان نگرش اين دو مكتب را به هم نزديك كرد .

24 مشخصات مكتب پيشنهادي به صورت زير قابل تلخيص است : ضمن آنكه فصل مشترك اين دو ديدگاه را ميتوان مكتب تلفيقي (Merging school) ناميد . مشخصات مكتب پيشنهادي به صورت زير قابل تلخيص است : 1- در چارچوب نگرش اين مكتب ، ضمن تأكيد بر لزوم همخواني تفاوت قوت و ضعف سازمان ، فرصتها و تهديدهاي محيط تغيير دادن عوامل محيطي و شكل دادن محيط مطابق اهداف و استراتژي ، ضروري است و در واقع تأثيرگذاري بر عوامل Proactive را اصل و تأثير پذيري از عوامل Reactive را نيز بعضاً لازم مي شمارد .

25 2-در مكتب پيشنهادي ، ضمن اينكه ديدگاه و ارزشهاي مديران عالي و استراتژيست هاي سازمان ، فرهنگ ساز و تعيين كننده به حساب مي آيد دخالت مستقيم و غير مستقيم افراد و واحدهاي سازماني هم در نقش نو آوران و خلاقان انديشه هاي تغيير دهنده و تغيير گيرنده غير قابل اجتناب است .

26 3- در اين تفكر طبعاً تحليل هاي كلان همراه با تحليل هاي خرد توأماً ملاك تصميم گيريها قرار مي گيرد . 4-رسالت ها و آرمانهاي تجويزي با واقع گرايي بيشتر تبيين و اجرا مي شود .

27 و خلاصه اينكه اين تلفيق يك برخورد سيستمي اقتضائي ، دور انديشانه را توصيف مي كند . تعبير جمله فوق (مدل سيستمي – اقتضائي دورانديشانه )، آن است كه ، در هر كشور و هر سازمان بايد الگوي خاص و متأثر از آرمانها ، ايدئولوژي ها و واقعيتهاي محيطي خود را انتخاب كند ولي بعلت اينكه شكاف وسيعي بين شرايط كشورهاي در حال توسعه و توسعه يافته صنعتي وجود دارد ، توصيه اين نگارش براي كشور خودمان شرايط اعمال مديريت استراتژيك با ديدگاه تلفيقي و با گرايش بيشتر در جهت تفكر پيش تدبيري است .

28 عليرغم ريسك ناشي از عدم اطمينان از امكان پيش بيني آينده ، براي سرعت بخشيدن به كاهش عقب ماندگي ها ، دورانديشي همراه با خطر پذيري بيشتر لازم است . گام نهادن به سوي توسعه در شرايط فعلي نظم سياسي- اقتصادي جهان ، بدون مخاطره تقريباً امكان پذير نيست ولي از اين مخاطرات بايد با دور انديشي لازم در كشورهاي جهان سوم استقبال كرد .