معهد الإدارة و التدريب “ تــــامي “ تجنيد الأموال إعداد معهد الإدارة و التدريب “ تــــامي “ مايو2011
الخطـوة الأولي فهم المشكلة / الحاجة يجب عليك تطوير إحساسا واضحا المشكلة/الحاجة التي تنوي معالجتها من خلال اقتراحك للمشروع. حدد المشكلة بدلالة ظروف الفئة المستهدفة للمشروع. فهم كل شيء ممكن أن يكون له ارتباطا بالمشكلة مثال: معطيات / معلومات/ جذور المشكلة/ العوامل التي قد تكون ساهمت في خلق المشكلة.
خلال هذه الخطوة حاول الإجابة علي الأسئلة التالية: ما هي المشكلة؟ لماذا تعتبر مشكلة؟ من يعاني من هذه المشكلة
كيف يمكن تكوين شجرة المشكلة؟ حدد المشاكل الرئيسية في وضع اشكالي معين اكتب باختصار المشكلة المحورية اكتب الاسباب الرئيسية للمشكلة المحورية اكتب التأثيرات التي تسببها المشكلة المحورية ارسم شكل يظهر العلاقة بين الاسباب و المسببات على هيئة شجرة المشكلة راجع الرسم بالكامل و تحقق من صحة و كماله
تحليل المشكلة عبارة عن مجموعة من التقنيات تهدف الى : تحليل الوضع الحالي المحيط بوضع اشكال معين تحديد المشاكل الرئيسية المتعلقة بهذا الوضع تحديد المشكلة الرئيسية تمثيل علاقة السبب و المسبب في رسم يعرف باسم شجرة المشكلة
فهم طبيعة المؤسسة * منطقة خدمات المؤسسة * المنتفعين من خدمات المؤسسة * ما هي طبيعة البرامج التي تم تنفيذها بنجاح * ما هي البرامج التي تم مواجهة صعوبات في تنفيذها * أين تقع غالبية شبكة علاقات المؤسسة كفاءة أداء المؤسسة * تاريخ و رسالة المؤسسة * منطقة خدمات المؤسسة * المنتفعين من خدمات المؤسسة * مصادر التمويل *البرامج الحالية في المؤسسة معلومات عن المؤسسة
ظروف المجتمع أهداف المشروع يجب أن تكونه مقبولة و متوافقة مع تفكير و معتقدات المجتمع ما هو حجم الدعم و التأييد لفكرة المشروع المقترح من قبل الفئة المستهدفة فكر في احتياجات المجتمع علي أنها هرم متراكم من الاولويات إذا كانت الحلول التي يطرحها اقتراح المشروع لا تتوافق مع التفكير المجتمعي/ حاول أن تعدل في هذه الحلول لتصل لدرجة من التوافق مع المجتمع.
شروط الممولين إن اهتمام الممولين بتطبيق سياساتهم التمويلية التي تفرضها عليهم أهداف حكوماتهم و مؤسساتهم تلعب دورا هاما في تحديد مصير اقتراح المشروع. أهم الشروط التي يأخذها الممولون بعين الاعتبار: 1- سياساتهم التمويلية 2- كفاءة أداء المؤسسة لتنفيذ المشروع المقترح 3- السمعة السائدة عن المؤسسة 4- إن المشروع المقترح سوف يعكس صورة واضحة عن أهداف الممول.
الخطوة الثانية البحث عن حلول ابدأ عملية البحث عن حلول بتطير تصورات مثالية لمعالجة المشكلة أعط نفسك حرية التفكير و الإبداع بدون أي قيود. لا تقيد نفسك بالتفكير فقط بالحلول التي تم إتباعها في السابق استشر أشخاص آخرين بخصوص أفكارهم الخاصة لمعالجة المشكلة. خلال هذه الخطوة من الضروري فهم طبيعة المؤسسة و ظروف المجتمع و شروط الممولين.
الخطــوة الثالثـــة تحديد الحلول الواقعية دليل لتحديد الحلول الواقعية: نعم لا هل فكرة المشروع المقترح تتناسب مع رسالة المؤسسة؟ هل فكرة المشروع المقترح تلبي حاجة ضرورية في المجتمع؟ هل باستطاعتك توثيق هذه الحاجة؟ هل المشروع المقترح حدد بدقة الفئة المستهدفة؟
هل أنت علي إطلاع بما تقوم به المؤسسات الأخرى لمعالجة نفس الحاجة؟ نعم لا هل أنت علي إطلاع بما تقوم به المؤسسات الأخرى لمعالجة نفس الحاجة؟ هل مؤسستك مزودة بالإمكانيات اللازمة لتنفيذ المشروع المقترح؟ هل المشروع المقترح يستوفي شروط الممولين؟ هل المشروع المقترح سوف يساهم في تطوير المؤسسة؟
الخطوة الرابعة وصف النتائج و الفوائد المتوقعة استعراض النتائج المتوقعة بعد التطبيق حدد التغيرات التي سوف تنتج عن كل نشاط للمشروع. وصف النتائج و الفوائد المتوقعة
تحديد النشاطات لتحقيق الحلول الخطوة الخامسة تحديد النشاطات لتحقيق الحلول خلال هذه الخطوة يجب تحديد النشاطات الأساسية المزمع تنفيذها لتحقيق الحلول المرجوة مثال: البناء الإدارة التوظيف التدريب العلاقات العامة المطبوعات .......الخ خلال هذه الخطوة يجب ربط جميع النشاطات السابقة بجدول زمني.
تقدير حجم الموارد المطلوبة الخطوة السادسة تقدير حجم الموارد المطلوبة الهدف الأساسي من هذه الخطوة هو الوصول إلي تقدير أولي بتكلفة المشروع المقترح. خلال هذه الخطوة يجب تحديد حجم جميع الموارد المطلوبة/العدد/ السعر/النوعية.
أمثلة علي الموارد: المعدات المواد الخام تكاليف البناء الموظفين/المتطوعين الاتصالات.............الخ
الخطوة السابعة إعادة تقييم جدوى الحلول المقترحة هذه الخطوة هي عبارة عن عملية تقييم لما تم إنجازه حتى الآن في عملية تطوير الأفكار. من الممكن إضافة/حذف بنود أو أنشطة من مقترح المشروع بناء علي ناتج عملية التقييم. من الممكن أيضا تغيير كافة المشروع المقترح و استبداله بحلول أخري. إن عملية الاستشارة و تبادل المعلومات بين القائمين علي كتابة اقتراح المشروع ضرورة جدا خلال هذه المرحلة للتغلب عل أي مشاكل قد تظهر.
عملية كتابة مقترحات المشاريع
مقدمــــــــــة: إن عملية اقتراحات المشاريع هي عالية غير قائمة لوحدها بمعني أنها غير منفصلة عن عملية أوسع تشمل التخطيط والبحث والوصول إلي الممولين. إن هذه العملية (التخطيط /البحث /الوصول إلي الممولين ) يجب أن تكون مبنية علي إقناع بان جسور من التفاهم والثقة والشراكة في تحقيق الهدف يجب أن تمتد بين المؤسسة والممول. إن الأموال التي يساهم بها الممول لدعم المؤسسة تبقي لا قيمة ما لم تستثمر في إنشاء أو تطوير برامج قوية ضمن المؤسسة.
يجب فهم عملية إيجاد تمويل لدعم برامج ضمن المؤسسة من خلال الأتي: -الممولين يملكون المصادر والمالية (وليس المصادر الاخري ) لإنشاء وتطوير البرامج المختلفة. - المؤسسات تملك الخبرة /معرفة المجتمع /الموارد البشرية /الموارد الفنية......الخ لإنشاء وتطوير البرامج المختلفة. - الهدف هو العمل علي بقاء الطرفين (الممولين /المؤسسات) (كل حسب موارده) بطريقة فعالة والنتيجة تكون عملية تعاون دينامكية.
بعد كتابتك لاقتراح المشروع, ربما تمر فترة ليست بقصيرة – قد تستمر لسنة – لكي تحصل علي الأموال اللازمة لتنفيذ هذا الاقتراح. أحيانا يواجة أفضل اقتراحات المشاريع كتاباً الرفض من قبل الممول والسبب...........؟؟ إن عملية كتابة اقتراحات المشاريع التي سوف تغطيها ورشة العمل هذه هي ليست وصفة سحرية, أنها عملية مقترحة يمكن تبنيها وتعديلها لكي نبني حاجات أي مؤسسة.
Why this project is necessary Proposal Format Executive Summary: 1 Page Umbrella statement of your case and summary of the entire proposal. Statement Of Need : 2 Pages Why this project is necessary Project Description: 3 Pages How the project will be implemented
Financial description of the project plus expletory notes Budget: 1 Page Financial description of the project plus expletory notes Organization Information: 1 Page History and government structure of the organization; its primary activities audiences and services. Conclusion: 2 Paragraphs Summary of the proposal main point
الخطوة الأولي The executive summary ملخص شامل عن المشروع يأتي موقع هذا الجزء في أول صفحة من اقتراح المشروع وهذه الصفحة تعتبر أهم جزء في اقتراح المشروع للأسباب الآتية: هذه الصفحة تعطي للقاريْ مقدمة مختصرة لما سوف يأتي لاحقاً من محتويات ومضمون اقتراح المشروع. هذه الصفحة تلخص للقارئ أهم المعلومات الأساسية عن اقتراح المشروع وهي تكون مصممة بحيث تقتنع القاريْ بأهمية المشروع المقترح وجدارته بنيل التمويل.
يجب التأكيد أن هذه الصفحة تشمل الأتي: - المشكلة /الحاجة: وصف مختصر للمشكلة / الحاجة التي تقترح المؤسسة المشروع لعلاجها (فقرة إلي فقرتين). الحل: وصف مختصر للمشروع المقترح بحيث يشمل ما سوف يتم إنجازها, عدد المنتفعين من المشروع كيف و أين سوف يتم تنفيذ المشروع, المدة الزمنية للمشروع و من سوف يقدم بإرادته. (فقرة إلي فقرتين) حجم التمويل: ذكر التكلفة الكلية للمشروع المقترح و ما هي الخطوات المستقبلية لاستمرار تمويل المشروع. (فقرة واحدة)
معلومات عن المؤسسة تشمل ذكر مختصر لاسم المؤسسة و تاريخها ورسالتها و المناقشات التي مارسته بنجاح مع عكس قدرة المؤسسة علي تنفيذ المشروع المقترح.(فقرة واحدة)
(ذكر و وصف الحاجة/المشكلة) الخطوة الثانية The statement of need (ذكر و وصف الحاجة/المشكلة) * الهدف من ذكر ووصف الحاجة/المشكلة التي سوف تعالجها اقتراح المشروع هو تمكين القارئ من تطوير معرفة أفضل و أوسع عن المشكلة أو الحاجة التي يعالجها اقتراح المشروع و تزويد القارئ بالحقائق و الإثباتات التي تدعم الحاجة للمشروع المقترح. * الهدف أيضا هو إعطاء انطباع للقارئ بان المؤسسة تفهم جيد المشكلة / الحاجة القائمة و بناء عليه فهي قادرة علي مواجهتها و اقتراح الحلول لها.
*** لتحقيق الهدفين السابقين يجب الأخذ بعين الاعتبار النقاط التالية: حدد ما هي أفضل الحقائق/المعلومات و الإحصائيات التي تدعم المشروع المقترح. أعطي القارئ أملاً في حل المشكلة المقترح مواجهتها. بطريق منطقية/أوضح أن المشكلة/الحاجة التي يعالجها اقتراح المشروع هي ضرورة ملحة جداً. حدد إذا كان المشروع المقترح سوف يعالج المشكلة/ الحاجة بطريقة مختلفة عما سبق عمله في مؤسسات أخري. تجنب التبرير المطول للحل المقترح.
(Project description) الخطوة الثالثة (Project description) وصف المشروع المقترح هذا الجزء من اقتراح المشروع ينقسم إلي 4 أجزاء فرعية هي: الأهداف(طويلة و قصير المدى)Goals /Objective نشاطات المشروع Activities متطلبات إدارة المشروع Administrative requirement خطة تقييم المشروع evaluation
محددة, نتائج المشروع المقترح التي يمكن قياسها قابلة للتحقيق. أهداف المشروع المقترح(طويلة و قصيرة المدى) * هدف طويل المدى(Goal) عامة, غير محددة بدقة, تركز علي المضمون النظري. ** هدف قصير المدى(Objective) محددة, نتائج المشروع المقترح التي يمكن قياسها قابلة للتحقيق.
أمثلــــــــة Goal الهدف من إنشاء برنامج نشاطات ما بعد الدراسة هو مساعدة الأطفال علي القراءة بشكل أفضل. Objective الهدف من إنشاء برنامج نشاطات لا منهجية بعد فترة الدراسة هو علاجي, لمساعدة خمسون طفل لتطوير درجاتهم المدرسية في مجال القراءة لتصل علي الأقل إلي مستوي 70% بعد مشاركتهم في البرنامج المقترح لمدة ستة شهور.
النشاطات:Activities في هذا الجزء الفرعي من وصف المشروع يتم وصف النشاطات المحددة التي سيقوم المشروع المقترح بتنفيذها لتحقيق أهداف المشروع كما انه يعطي للقارئ صورة حية عن تنفيذ المشروع.
** يتم تحديد النشاطات و وصفها من خلال الإجابة علي الثلاث أسئلة التالية: - كيف ؟ وصف مفصل لما سيتم حدوثه من لحظة بدء تنفيذ المشروع و حتى انتهاءه. - متي؟ جدول زمني مفصل لتوقيت تنفيذ كل نشاط من الأنشطة المقترحة(تاريخ البدء فيه و تاريخ الانتهاء منه) - لماذا؟ تفسير منطقي لاختيارك للنشاطات المختلفة للمشروع.
رواتب الموظفين في المشروع يجب أن تكون مرتبطة بمؤهلاتهم. المتطلبات الإدارية للمشروع Administrative requirement مناقشة عدد الأشخاص الذين سوف يديرون المشروع مؤهلاتهم و مسئولياتهم المحددة تجاه المشروع. ذكر طبيعة عمل الأشخاص القائمين علي إدارة المشروع من ناحية كونهم متطوعون/ مدفوعي الأجر/استشاريين/متفرغين أو غير متفرغين........الخ رواتب الموظفين في المشروع يجب أن تكون مرتبطة بمؤهلاتهم.
التقييم Evaluation من الضروري أن تكون خطة تقيم المشروع مقترحة محددة مسبقا قبل تنفيذ المشروع و أن تذكر في اقتراح المشروع لأنه ذلك يعطي انطباع لدي الممول انك تأخذ الأمور بجدية و انك معني لمعرفة إذا كان المشروع قد نجح في تحقيق أهدافه أم لا. ** أنواع التقييم: - قياس النتائج الملموسة للمشروع - تحليل عملية إنشاء و تنفيذ المشروع بكاملها.
إن موازنة اقتراح المشروع ممكن ذكرها بطريقتين: الخطوة الرابعة الموازنة Budget إن موازنة اقتراح المشروع ممكن ذكرها بطريقتين: طريقة مبسطة: صفحة و واحدة تقتصر علي ذكر التكاليف المتوقعة للمشروع. طريق مطولة: يتم فيها عرض مفصل لمتطلبات و العائد منه مع ملاحظات تفصيلية لوصف مختلف بنود التكاليف و الواردات للمشروع. إن اعتماد احدي الطريقتين يتوقف علي طبيعة المشروع المقترح.
مثـــــــال : Cost التكلفة Description الوصف Item الصنف الإجمالي
الخطوة الخامسة معلومات عن المؤسسة
الخطوة السادسة الخلاصة Conclusion الهدف من هذا الجزء في كتابة اقتراح المشروع هو جذب انتباه الممول لمستقبل بعد انتهاء التمويل و إعطاءه مقدمة عن الممول عن حاجات المشروع المستقبلية(إن وجدت). هذا الجزء يعتبر الفرصة الأخيرة لتعزيز قناعة الممول بأهمية مشروعك المقترح و عن حاجتك الملحة للتمويل.
اعادة تقييم جدوي الحلول المقترحة الخطوة السابعة اعادة تقييم جدوي الحلول المقترحة هذه الخطوة هي عبارة عن عملية تقييم لما تم إنجازه حتى الآن في عملية تطوير الأفكار. من الممكن اضافة /حذف بنود أو انشطة من مقترح المشروع بناء علي ناتج عملية التقييم من الممكن ايضا تغيير كافة المشروع المقترح و استبداله بحلول اخري. إن عملية الاستشارة و تبادل العمليات بين القائمين علي كتابة اقتراح المشروع ضرورية جدا خلال هذه المرحلة للتغلب علي أي مشاكل قد تظهر.
تحديد وسائل التقييم للمشروع المقترح الخطوة الثامنة تحديد وسائل التقييم للمشروع المقترح إن عملية التقييم ضرورية للمؤسسة و للممول. يجب تحديد المؤشرات لتقييم نتائج تطبيق المشروع مسبقا و ادراجها في مقترح المشروع. امثلة لبعض وسائل التقييم: الاستبيان المقابلة الملاحظة
Degree of dependence (%)= External Aid*100 Total Income درجة الاعتمـــاد(%) = التمويل الخارجي * 100 الدخل الاجمالي
درجة التمويل الذاتي(%) = التمويل الذاتي * 100 Degree of Self-financing (%)=Self-financing *100 Total Income درجة التمويل الذاتي(%) = التمويل الذاتي * 100 الدخل الاجمالي
خطوات مقترحة لإنشاء اتحاد ممولين التحدث مع بعض الممولين المشجعين لإنشاء إتحادات ممولين تحضير اجتماع غير رسمي للمناقشة و الاستشارة و التحضير لاجتماع رسمي دعوة جميع الممولين المهتمين للحضور تحضير وثائق و مستندات كاملة وواضحة عن المؤسسة تقديم الكثير من الوقت للمناقشة
المهج الاساسي للاستقلال المالي