إدارة الموارد البشرية 1

3- الوصف الوظيفي (Job Description) الفصل الثالث 3- الوصف الوظيفي (Job Description) 2

إلى الكفاءات المطلوبــــــة بصرف النظر عن شاغل الوظيفة. نشأ الاهتمام بالوصف الوظيفي كأحد أهـم ركائــــــز الإدارة العلمية الحديثة استناداً إلى الدراسات التحليلية والتنظيميــــة لمختلف الوظائف. في السابق، لم يكن هناك علاقة بين مهـام الموظفين وتسميات المراكز التي يشغلونها. أما التصنيـــــف وفقاً للمقاربات الإدارية الجديدة فهو قائم كليًّا على أســـــاس الوظيفة. ويتحدد مستوى الوظيفة في التراتبية الإدارية وفقاً للمهام والخدمات المقدَّمة، إضافة إلى الكفاءات المطلوبــــــة بصرف النظر عن شاغل الوظيفة. وفي العادة، يكون الوصف الوظيفي جاهزا قبل الإعلان عــن الوظيفة، وتتم مقابلة طالبي الوظائــف علـــى أســــاس مــن مكونات الوصف الوظيفي المـوجــود لـــدى إدارة الــمـــوارد البشرية، وتكون هذه الوصوفــات جزءا من دليل الشـــركـــة الإجرائي الـــذي يشـــتمــــل أنظمة العمل وسياسات الشركة. ولا تتشابه الوصوفات الوظيفية لنفس الوظيفة عـنـــد كـــــل الشركات، حيث أن كل شركة لها أنشطتها الخاصة، ولهــــــا طبيعتها الخاصة، ولها توزيع الواجبات الخاص بها، لــــذلك ليس من السهل تطبيق نفس الوصف الوظيفي لوظيفة مــدير شؤون العاملين على كافة مدراء شؤون العاملين في كـــــــل الشركات ، وان كانت هناك مهما وواجبات مشتركـــــة بيـــن كافة مدراء شؤون العاملين في كافة شركـــات الأعمــــــــال. 3

يتوفر لدينا بعد عملية التحليل بعدان أساسيان وهما: 1- الوصف الوظيفي Job Description 2-المواصفات الوظيفية Job Specifications 4

تعريف الوصف الوظيفي هو عبارة عن كتابة وصف كامل للمهمات والواجبات التي يقوم بها شاغل الوظيفة وكذلك المؤهلات العلمية والعملية المطلوبة والصلاحيات المخولة وكذلك لمن يرفع تقاريره ويتضمن:. 1-قسم خاص بطبيعة العمل Job Description يتم تحديد المهام والواجبات الوظيفية المطلوبة وطبيعة العمل. 2-قسم خاص بمواصفات الوظيفة (شاغل الوظيفة) Job Specification وهذا القسم يتعلق بالخبرات والمؤهلات العلمية والمهارات والصفات الشخصية المطلوب توفرها في شاغل الوظيفة. 5

1 2 3 4 JOB DES. 1- يتم الرجوع له عند التوظيف أهميه استخدام الوصف الوظيفي 1 1- يتم الرجوع له عند التوظيف JOB DES. 2 2-يتم الرجوع له عند تقييم الاداء 3 3-يتم الرجوع له عند اعادة توزيع العاملين 4 4- يتم الرجوع له عند عمل الترقيات 5

مفهوم الوظيفة هي ما يتطلبه العمل في المركز الوظيفي الذي يشغله شخص واحد بمفرده لكي ينجزه، تأدية لمهمة أو مجموعة من المهام ليساهم بها في تحقيق أهداف الشركة التقييم لذلك تتميز (الوظائف) وما يرتبط بها من الواجبات والمسؤوليات الوظيفية، بالتكرارية والاستمرارية في دائرة اهتمامات كل مركز عمل، و ضمن الإطار العام لتقسيم العمل 7

محددات إشغال الوظائف الهدف الرئيسي لإدارة الأفراد هو وضع كل فرد في المكان الذي يناسب كفاءاته، وإشغال كل وظيفة بالفرد الذي يصلح لها. وإلا فإن سوء الاختيار سيجلب الفوضى والتسيب وخفض الروح المعنوية لدى المجدين، والهدر في الوقت والإمكانات، والتدني في مستوى الأداء الوظيفي والإداري، والزيادة في التكلفة لتحقيق هذه الغاية، يتطلب الأمر من إدارة الأفراد معرفة: ما تشتمل عليه الوظائف من الواجبات والمسؤوليات، والظروف المحيطة، وما يجب أن يتوافر فيمن سيشغل كل وظيفة من شروط مثل: نوع ومستوى التأهيل العلمي (الشهادة والاختصاص)، الخبرة النوعية والزمنية، التدريب، القدرات والمهارات العلمية، السلوكيات والاتجاهات والقيم ، وأية شروط أخرى يتطلبها أداء الوظيفة المعنية. 8

محددات إشغال الوظائف تتنوع وتتباين تلك الشروط: فمنها ما يتعلق بالجنس (ذكر، أنثى)، ومنها ما يتعلق بالسن، والجهد العضلي والمظهر، ترتكز بعض مواصفات الوظائف على : الالتزام والمقدرة على المبادرة، سرعة البديهة واستيعاب المواقف، الجرأة في اتخاذ القرارات، الثقافة، والتعايش مع الناس، تأمين المناخ المناسب للعمل. وهناك وظائف أخرى تعطى الأهمية في مواصفاتها، بشكل خاص، للعدل والمساواة، لحسن التصرف والنزاهة ودماثة الأخلاق. 9

محددات إشغال الوظائف يتسم تحديد هذه الشروط في التوصيف الوظيفي بأهمية خاصة، إذ بناءً على صحتها ومدى توافقها مع واجبات ومسؤوليات الوظيفة، يتوقف نجاح إدارة الأفراد في الاختيار والتعيين والتدريب والترفيع والترقية والنقل، وغيرها من نظم وسياسات الاستخدام. من هنا تأتي ضرورة التوصيف الوظيفي الذي يحدد معالم الوظيفة والشروط المطلوبة لشغلها. 10

تصميم الوظيفة التوصيف مرحلة من مجموعة إجراءات تبدأ بجمع المعلومات والحقائق عن خصائص الوظيفة وتنتهي، بعد التحليل، إلى بيان تحليلي يعرف ( يوصف ) الوظيفة 1- يبرز عوامل التقييم الداخلة في تكوين الوظيفة، والمتعلقة بواجباتها ومسؤولياتها، وطريقة أدائها، وموقعها في الهيكل التنظيمي، وعلاقاتها بالوظائف الأخرى، ووسائل الأداء المستخدمة والظروف التي تؤدى فيها. 2- يحدد الشروط المطلوبة لإشغالها كالتأهيل العلمي والمهارات والخبرات العلمية والعملية الواجب توافرها فيمن يشغلها حتى يتمكن من القيام بها. 10

تصميم الوظيفة هي عملية تعريف للطريقة التي سيتم إنجاز العمل بها وكذلك اتخاذ قرار بشأن المهام المراد جمعها تحت وظيفة ما وهذا يشتمل على مدى سهولة أو صعوبة الوظيفة وأين تبدأ وتنتهي. بعد الانتهاء من التحليل الوظيفي والانتهاء من وضع وصف وظيفي ومواصفات وظيفية دقيقة وبنوعية مميزة من الممكن أن تقوم المنظمة بالاستفادة من هذه المعلومات بحيث يتم إعادة تشكيل الوظائف. يستفاد من هذه المعلومات بشكل فعال في هيكلة عناصر الوظيفة والواجبات والمهام بشكل يتم تحقيق أداء مميز ورضا عالي جدا وبالتالي فان تصميم الوظيفة يزيد من الكفاءة الإنتاجية وبالتالي يعمل على تخفيض التكلفة. 12

مصطلحات مرتبطه بتصميم الوظيفة المهمه (task) : وهي النشاط المميز فى العمل والذى يتم القيام به لغرض محدد مثلـــــ كتابه خطاب, ادخال بيانات بصفه يوميه على الحاسب الالى .   الواجب (duty) : جزء كبيرمن العمل يشتمل على عده مهام يقوم فرد واحد بانجازها مثل عمل دراسه عن الاجور (الواجب) يتطلب تنفيذ مهام مثل إعداد قائمه بالاسئله , تصميم خطه الدراسه ...... الخ   الموقع الوظيفى (position) :- وهو قيام فرد بذاته فى منظمه محدوده وفى وقت محدد بأداء واجب او اكثر ,لذا يوجد فى المنظمه اكثر من موقع وظيفى . الوظيفه (job ) :- وتتكون من مجموعه المواقع الوظيفيه المتشابهة الواجبات الاساسيه مثل المحاسب 13

مناهج تصميم الوظائف 1/ منهج الإدارة العلمية تخضع عملية تصميم الوظائف للفلسفة الإدارية التي تتبناها ادارة المنظمة 1/ منهج الإدارة العلمية أسلوب التصميم: تبسيط العمل والمراقبة الدقيقة و معايير غير مرنة للإنتاجية مع تجاهل الاحتياجات النفسية والصحية والاجتماعية للعمل. الايجابيات: وظائف آمنة وواضحة وقليلة المجهود الفكري. السلبيات: وظائف مملة وتستنزف جهود العامل. 14

2/ منهج العلاقات الانسانية الاهتمام بالاحتياجات الاجتماعية. مناهج تصميم الوظائف 2/ منهج العلاقات الانسانية أسلوب التصميم: التركيز على الأداء الجماعي. الايجابيات: الاهتمام بالاحتياجات الاجتماعية. السلبيات: القليل من الاهتمام بالجوانب الفنية للعمل. 15

اعطاء الموظف حرية واسعة واستقلالية ورقابة ذاتية على نفسه. مناهج تصميم الوظائف 3/ منهج خصائص الوظيفة أسلوب التصميم: اعطاء الموظف حرية واسعة واستقلالية ورقابة ذاتية على نفسه. الايجابيات: استغلال كامل قدرات الموظف وطاقاته الابداعية وارتفاع الانتاجية نتيجة الرضا الوظيفي. السلبيات: ارتفاع التكلفة واحتمالات أكبر للخطأ والحوادث. 16

مناهج تصميم الوظائف 4/ المنهج الاجتماعي الفني أسلوب التصميم: يجمع بين الإدارة العلمية والعلاقات الانسانية، ويصمم العمل على أساس فرق العمل. الايجابيات: رقابة ذاتية على العمل وتبادل المسؤولية والواجبات بين أعضاء الفريق. السلبيات: يتطلب درجة عالية من تناسق التصميم التنظيمي ومن الحذر في تشكيل فرق العمل، وجهود ووقت ضائع في مناقشة الجوانب غير الفنية في العمل. 17

تصنيف الوظائف ينتج عن عملية التحليل الوظيفي اكتشاف تشابه بين كل من الوصف الوظيفي والمواصفات الوظيفية لبعض الوظائف مما يتطلب جمعها ووضعها في "فئة" واحدة على أساس التشابه في واجباتها ومسؤولياتها والمؤهلات المطلوبة بحيث تضم كل فئة مجموعة من الوظائف وعلى سبيل المثال هناك فئة الوظائف الإدارية والمالية والهندسية … الخ. ويمكن استخدام تصنيف الوظائف في عدة مجالات ومن هذه الاستخدامات "تقييم الوظائف" أي تحديد قيمتها المالية ووضع هيكل الأجور والرواتب للوظائف في الفئة الواحدة.. 18

تقييم الوظائف هي العملية التي يتم بموجبها تحديد الأهمية النسبية لكل وظيفة من وظائف الشركة مقارنة بالوظائف الاخرى من حيث الخصائص والواجبات والمسئوليات والمهام وظروف العمل والمؤهلات اللازمة والنتائج المترتبة وذلك للاستفادة منها في كثير من أنشطة الموارد البشرية وأهمها تحديد الأجر العادل لكل وظيفة ووضع هيكل للرواتب والأجور على مستوى الشركة ككل ملاحظه ليس هناك علاقة لتقييم الوظيفة بالفرد شاغل الوظيفة  إن عملية التقييم تتم عن طريق مقارنة الوظائف ببعضها  19

هناك في الواقع طريقتين في تقييم الوظائف 1- طريقه الترتيب البسيط: الطرق المستخدمة في تقييم الوظائف هناك في الواقع طريقتين في تقييم الوظائف 1- طريقه الترتيب البسيط: وذلك بترتيب الوظائف من الاعلى الى الادنى من حيث الاهمية دون النظر الى الفرد شاغل الوظيفة ، ودون النظر الى الاجر المدفوع لتنفيذها 2- طريقة المقارنة المزدوجة : وذلك بمقارنة الوظيفة مع كل الوظائف الاخرى من حيث التعليم والخبرة والمسئولية والنتائج المترتبة ومن هذه المقارنة يتم تحديد ايها أكثرأهمية بإعطائها نقطة, وترتيب الوظائف وفقا لعدد النقاط من الأعلى الى الأسفل 20

ملاحظات على التوصيف 1-لا تعتمد في وضعك لتوصيف العمل على تاريخ هذا العمل )وصف سابق مثلاً(، فأنت بصدد كتابة توصيف حديث، أي أنه يتوجب عليك التركيز على ما ينبغي أن تكون عليه الوظيفة في ضوء الاحتياجات الحالية للمنظمة و أهدافها على المدى البعيد. 2-العمل الموكل للمتقدم هو ماسيقوم به الموظف في موقع العمل؛ أما المؤهلات فهي المهارات و الصفات والشهادات التي يحتاجها في تنفيذ كل عمل. وضِّح المهام و المسؤوليات الفعلية المتعَيّن القيام بها قبل التفكير في الصفات الخاصة المطلوبة في من يقوم بها. 3-إن توصيف العمل الجيد هو أكثر من مجرد سرد عشوائي للمهمات و المسؤوليات التي تتطلبها الوظيفة. يجب أن يكون مرتباً حسب الأولويات. 4-ثبوتيات الاعتماد ( مثل الشهادات) ضرورة أساسية في بعض الوظائف و ما ينبغي أن تركز عليه هنا هو جدوى هذه الثبوتيات التي تطلبها و دورها في قدرة المتقدم للوظيفة على تقديم أداء رفيع. 5-بجب أن يكون العمل الموصّف عملاً واقعياً يمكن القيام به. فعندما تقوم بتجميع مهمات عديدة في توصيف وظيفة أو عمل واحد عليك التأكد من أنك لا تُفَصّل وظيفة لا يوجد من يقدر على القيام بها. 21

غالباً ما يعتبر توصيف الوظيفة و ثيقةً قانونية أية إشارات إلى العنصر أو اللون أو الدين أو السن أو الجنس أو بلد المنشأ أو الموطن أو الإعاقات الجسدية أو العقلية هي مخالِفةٌ للقانون 22

تتضمن بطاقة الوصف الوظيفي قسمين وصف مكتوب يحدد معالم الوظيفة بشكل يمكن استخدامه قي جميع المجالات المتعلقة موارد بالموارد البشرية تتضمن بطاقة الوصف الوظيفي قسمين الأول يتعلق بمكونات الوظيفة، أي يصف بشكل مكتوب واجباتها ومسؤولياتها، وظروف العمل المحيطة بها، والأدوات المستخدمة فيها، ..الخ. الثاني يتعلق بمواصفات الوظيفة، أي بتحديد الحد الأدنى المقبول للشروط المطلوبة لأداء الوظيفة، والواجب توفرها فيمن يشغلها. 23

خطوات اعداد مجلد وصف الوظائف  وهو عبارة عن كتــــاب يتضمن الوصف الكامل لكافة الوظائـــف المعتــمــدة فــــي المنظمة وهو الذي تبنى عليه التقييمات والعلاوات بناء على ما تم إنجازه في خلال فترات معينة ويم اعداه كما يلي: 1- تحليل الوظيفة 2- صياغة صفحات وصف الوظيفة 3- ترتيب الوظائف 4- ترقيم وتكويد الوظائف 5- اعتماد صفحات وصف الوظيفة من جهة الاعتماد 6- نسخ الصفحات وتوزيع النسخ   24

اعتبارات لصياغة بطاقات الوظيفة علي نحو سليم ان يكون مسمى الوظيفة واضحا مختصرا يدل بشكل مباشر علي محتوى الوظيفة 1 ان يكون رقم الوظيفة مرتبطا باسلوب ترتيب صفحات وصف الوظائف داخل مجلدات الوصف 2 ان يشمل ملخص وصف الوظيفة كافة تفاصيل الاعمال التي تقع فى حدود الوظيفة وترتب هذه الاعمال ترتيبا منطقيا 3 ان تتم الصياغة بجمل سهلة التركيب واضحة المعانى 4 ان يراعى ان تبدأ الجمل بأفعال المضارع مثل يقطع , يقيس , يرسم , يراجع........الخ 5 ان يراعى ترابط المستويات بما لايخل بدورة العمل او يخلق شىء من الاذدواج فى مسئولية اداء العمل او يكر اداء نفس المل لنفس الهدف لأكثر من موظف 6 ان تذكر حدود ومسئولية الاشراف والمراجعة والتأكد والاعتماد 7 ان تذكر بوضوح تام الجهة الى تشرف على أداء الموظف والجهات التى يشرف هو عليها وتحدد مسئوليته عن أعمال مرؤسيه 8 ان يراعى تطابق التسلسل الاشرافى مع الهيكل التنظيمى للمنشأة 9 ان تذكر المؤهلات الدراسية اللازمة لأداء الوظيفة ومدد الخبرة الكلية والمدد البينية فى المستويات المختلفة والدورات التدريبية التى يلزم الحصول عليها 10 25

نموذج وصف وظيفي المجمـوعة الأولى البيانات الأسـاسـية عن الوظيفة وهي التي تميزها عن الوظائف الأخـرى ، وتشمل : 1- مسمى الوظيفة2- رقم الوظيفة 3- الوحدة الإدارية 26

نموذج وصف وظيفي المجمـوعة الثانية البيانات المتعلقة بالعلاقات الإدارية الرأسية كما تظهر على هيكل التنظيم الإداري للشركة وتشـمل : - 1- مســئول تجاه. 2- المســئولون تجاهه 27

نموذج وصف وظيفي المجمـوعة الثالثة المهام والوجبات التفصيلية للوظيفة وتشــمل : 1- هدف الوظيفة . 2- المهام والمسئوليات التفصيلية العمل الموكل للمتقدم هو ما سيقوم به الموظف في موقع العمل؛ أما المؤهلات فهي المهارات و الصفات والشهادات التي يحتاجها في تنفيذ كل عمل 28

نموذج وصف وظيفي المجمـوعة الرابعة البيانات المتعلقة بالعلاقات الوظيفية والمهام والمسئوليات الاستثنائية والمشتركة للوظيفـة وتشــمل : 1-العلاقات الوظيفية 2- المهام الخاصة 29

نموذج وصف وظيفي المجمـوعة الخامسة المواصفات المطلوبة من الشخص المناسب لشغل هذه الوظيفة وتشمل: 1-الدراسة 2-التدريب 3--الخبـرة 4-المهارات 5- اللغات 30

البيانات اللازمة عمّن أعد وصف الوظيفة ومن اعتمدها وتاريخ اعتمادها نموذج وصف وظيفي المجمـوعة السادسة البيانات اللازمة عمّن أعد وصف الوظيفة ومن اعتمدها وتاريخ اعتمادها 31

نموذج بطاقة وصف وظيفي بطاقة وصف الوظيفة مسمى الوظيفة.......................... الادارة .................................. رقم الوظيفة............................. أولا: الهدف العام للوظيف: ......................................................................... ثانيا: الواجبات الرئيسية للوظيفة: ................................................................................................................................................ ثالثا:العلاقات التنظيمية: رابعا: شروط شغل الوظيفة: خامسا: المهارات والتدريب اللزم لشغل الوظيفة 32

أهم ما يجب أن ينطوي عليه الوصيف الوظيفي 1- وضوح المسئوليات و المهام التي تتطلبها الوظيفة 2- ايضاح المؤهلات الأساسية لها وما تتطلبه من مهارات معينة، و الصفات التي تعتبر ركيزة للإنجاز المتفوق في العمل المعلومات 3- ما ينبغي أن تكون عليه الوظيفة في ضوء الاحتياجات الحالية للمنظمة 4- وضِّح المهام و المسؤوليات الفعلية المتعَيّن القيام بها قبل التفكير في الصفات الخاصة المطلوبة في من يقوم بها 33

اهداف الوصيف الوظيفي 1- يزيد من يسر صياغة الإعلانات والمواصفات الخاصـــة بالوظائف علي وكالات التوظيف 2- ييسر علي المرشحين عمليــــة فهــــم المسؤوليـــــات الأساسية للمنصب فهما واضحا 3- يمهد الطريق للاتفاق بين المراقب وصاحب المنصــب بشأن نتائج الأداء الوظيفي المتوقعة 4- يقلل من كمية تضارب الواجبات والمهام بين المناصب مما يزيد من فاعلية العمل الجماعي 34

شروط نجاح برنامج الوصيف الوظيفي أولا: المراجعة الدورية للنظام وتحديثها فوصف الوظيفة ومن ثم المواصفات والشروط المطلوبة في شاغلها تتأثر بمجموعة من القوى الداخلية والخارجية كالظروف التنظيمية، وموقع العمل، والأساليب الفنية للعمل والإنتاج، وموقع العمل، والأساليب الفنية للعمل والإنتاج، وأي تغير في تلك الظروف لابد أن ينعكس أثره على واجبات الوظيفة ومسئولياتها واشتراطاتها هذا يعني ان نظام تحليل الوظائف حتى لا يكون مضللا ويعبر دائما عن الواقع ويمكن الاستفادة منه على وجه سليم فلابد أن يعاد النظر فيه بصورة دورية لتحديثه وفقا لما قد يستجد من الظروف والعوامل المؤثرة 35

شروط نجاح برنامج الوصيف الوظيفي ثانيا: ملاءمة مسميات الوظائف فاسم الوظيفة ينبغي أولا أن يميزها بدقة عن غيرها من الوظائف ويعكس بوضوح ا لمتطلبات الأساسية لشغلها فكلمة «مدير» فقط لا تمكن من التمييز بين مختلف المستويات الإدارية وقد يتطلب الأمر إضافة عنوان فرعي مثل «مدير عام» أو «مدير تنفيذي» أو «مشرف»، وكذلك قد لا تكفي تسمية «سائق» وإنما لابد من عنوان أكثر تحديدا مثل «سائق لوري» أو «سائق سيارة ركوب» أو ما شابه . كذلك ينبغي أن يساير أسم الوظيفة التطورات في اللغة الناتجة عن التغير في بعض الاتجاهات الاجتماعية والقانونية، وعلى سبيل المثال هناك بعض مسميات الوظائف التي تعكس تحيزا ضد النساء مثل «رجال البيع» ووظيفة «كاتب» ورجل الإعلان كل هذه التسميات ينبغي تغييرها لتساير تغير الاتجاهات الاجتماعية ونظرا لان اسم الوظيفة له بعض دلالات المكانه فينبغي عدم استخدام المسميات التي تحقر من قيمة العمل مثل خادم وزبال وبواب ويمكن استخدام بدلا منها عامل، عامل نظافة وحارس 36

شروط نجاح برنامج الوصيف الوظيفي ثالثا: أن وصف الوظيفة ينبغي استهلاله بملخص مختصر يعطي للقاريء صورة عامة عن طبيعة الوظيفة وكيف والى أي مدى تختلف تلك الوظيفة عن باقي الوظائف الأخرى بالمنظمة. 37

شروط نجاح برنامج الوصيف الوظيفي رابعا: وصف الوظيفة ينبغي أن يتميز بخاصيتي الشمول والاختصار ففي الوقت الذي ينبغي أن يعطي فيه وصف الوظيفة صورة كافية وشاملة ومتكاملة عن مختلف جوانب الوظيفة إلا أن ذلك لا يعني الدخول في تفاصيل دقيقة ربما لا تفيد في شيء. فليس من الضروري أن تسجل كل التفاصيل بل ينبغي التركيز على النواحي الرئيسية سواء التي تتم بشكل روتيني معتاد أو تتم من وقت لآخر أو بشكل عرضي وبوجه عام فان التركيز ينبغي ان يكون على النواحي التي تميز الوظيفة عن غيرها من الوظائف 38

قاموس مصطلحات/2 انجليزي عربي م Course دوره تدريبية 1 Job classification تصنيف الوظائف 2 Level مستوى 3 Manpower قوى بشرية 4 Module وحدة 5 Planning تخطيط 6 Questionnaire استبيان 7 Recruitment توظيف 8 Statistics احصائيات 9 Staff موظفين/اعوان 10 39