Priprema predloga projekta i projektne dokumentacije IPA Prekogranična saradnja Vera Veljanovski XIV Internacionalni simpozijum iz projektnog menadžmenta YUPMA 2010 "Strategijski projektni menadžment i projektno liderstvo" Zlatibor, 14 maj 2010. g

Instrument za predpristupnu pomoć „Instrument for Pre-accession Assistance IPA” Novi predpristupni instrument finansijske pomoći finansiran od strane Evropske komisije IPA objedinjuje dosadašnje pretpristupne instrumente: PHARE, SAPARD, ISPA, CARDS i instrument za Tursku Namenjen je za budžetski period 2007. - 2013. g Ukupni budžet: 11,468 milijardi EUR Zemlje korisnice IPA zemlje kandidati za članstvo u EU Hrvatska, BJR Makedonija, Turska potencijalni kandidati za članstvo Albanija, BiH, Srbija, Crna Gora i Kosovo (pod RSBUN 1244)

IPA IPA Komponente (I) Pomoć tranziciji i izgradnja institucija (II) Prekogranična saradnja (III) Regionalni razvoj (IV) Razvoj ljudskih resursa (V) Ruralni razvoj (I) i (II) komponenta namenjene su svim zemljama korisnicama, dok su ostale tri komponente namenjene isključivo zemljama kandidatima Iz sredstava (I) komponente postoji mogućnost finansiranja programa/projekata, iz komponenti (III-V)

IPA Prekogranična saradnja IPA CBC Druga komponenta IPA Prekogranična saradnja (IPA CBC) se odnosi na prekograničnu saradnju između zemalja članica EU, kandidata i potencijalnih kandidata za članstvo Prekogranična saradnja treba da funkcioniše na obe strane granice sa jedinstvenim skupom pravila, pružajući priliku za programiranje i donošenje odluka u zemljama članicama i zemljama kandidatima/potencijalnim kandidatima Obe pogranične strane treba da imaju korist od mera koje se finansiraju iz prekogranične saradnje u okviru IPA

Cilj IPA Podrška jačanju demokratskih institucija i vladavine prava, reformi državne uprave, reformi privrede, poštovanju ljudskih i manjinskih prava, rodnu ravnopravnost, jačanju civilnog društva, unapređenju regionalne saradnje, dostizanju održivog razvoja i smanjenju siromaštva Ciljevi prekogranične saradnje u okviru IPA razvoj prekograničnih ekonomskih, društvenih i aktivnosti zaštite životne sredine suočavanje sa zajedničkim izazovima na polju zaštite životne sredine, javnog zdravlja, sprečavanja i borbe protiv organizovanog kriminala... obezbeđivanje efikasnih i sigurnih granica promovisanje pravne i administrativne saradnje promovisanje lokalnih aktivnosti „ljudi ljudima“

IPA CBC Program prekogranične saradnje (2007-2013) – višegodišnji osnovni dokument koji upravlja implementacijom IPA Programa prekogranične saradnje Prvi javni pozivi za dostavljanje projektnih predloga u okviru IPA Programa prekogranične saradnje objavljeni su tokom juna, jula i avgusta 2009. g između zapadnobalkansjih zemalja: Srbija - Crna Gora, Srbija - BiH, Hrvatska - Srbija, BiH - Crna Gora, Hrvatska - BiH, Hrvatska - Crna Gora, Albanija - Crna Gora, Albanija - BJR Makedonija Javni poziv za podnošenje predloga projekta „Call for proposal” sadrži osnovne informacije o programu, krajnji rok za podnošenje aplikacija po lokalnom vremenu, i internet adrese za preuzimanje aplikacionog paketa

Priprema predloga projekta Uspešan proces projektnog apliciranja započinje formulisanjem projektne ideje koja treba da odgovara javnom pozivu u okviru koga se aplicira za sredstva Nakon pronalaženja i izbora projektnih partnera sledi priprema detaljnog projektnog predloga i projektne dokumentacije prema procedurama EK, podnosi se predlog projekta, i nakon odobrenja implementira Pristup logičnog okvira „Logical Framework Approach LFA” je metodologija koja se koristi za uspešnu pripremu projekta, planiranje, upravljanje i evaluaciju programa i projekata, i uključuje analizu zainteresovanih strana, analizu problema, ciljeva, strategija, pripremu logičke matrice, i rasporeda aktivnosti i sredstava

Kriterijumi za učešće na konkursu (a) Podnosioci predloga projekata koji mogu konkurisati za sredstva i njihovi partneri (b) Aktivnosti za koje sredstva mogu biti dodeljena Odabrane operativne aktivnosti uključivaće krajnje korisnike iz obeju zemalja Oni će sarađivati na najmanje jedan od sledećih načina: zajednička razrada projekta zajedničko finansiranje zajedničko osoblje zajedničko sprovođenje (c) Vrste troškova koji mogu biti uzeti u obzir prilikom određivanja visine sredstava koja će biti dodeljena (deo budžet)

Ko može da aplicira? Korisnici prekogranične saradnje Aplikant - kategorije pripadnosti (direktni/neposredni korisnici) Regionalne/lokalne javne službe Privredne komore, zanatska, poljoprivredna, industrijska udruženja Klasteri registrovani kao neprofitna pravna lica Javne/neprofitne organizacije koje osniva država ili regionalna/ lokalna samouprava: istraživačko-razvojne institucije, vaspitno-obrazovne institucije, zdravstvene institucije, lokalne i regionalne razvojne agencije, turističke agencije i savezi, itd. NVO kao što su savezi i fondacije Privatni instituti koje osnivaju subjekti radi ispunjavanja potreba od opšteg interesa, dok rade na neprofitnoj osnovi Poljoprivredna udruženja i zadruge i dr. navedeni u Smernicama za aplikante

Partnerstvo, Saradnici i podugovarači Svaka aplikacija mora da ima 2 kandidata (HR/SR) Ukoliko aplikant na sredstva Ugovornog organa u Srbiji/ Hrvatskoj nije iz Srbije/Hrvatske, mora da ima najmanje jednog partnera iz Srbije/Hrvatske Partneri Svaki aplikant može delovati individualno ili sa partnerskim organizacijama. Partneri učestvuju u osmišljavanju i realizaciji projekta Troškovi angažovanja partnera su dozvoljeni kao i tr. aplikanta Partneri moraju da zadovolje iste kriterijume podobnosti kao i aplikanti Saradnici “Associates” Druge organizacije mogu takođe biti uključene u projekat Imaju stvarnu ulogu u projektu, ali ne mogu primati sredstva iz granta - bespovratnih sredstava, izuzev dnevnica ili putnih troškova Podugovarači “Subcontractors” Korisnici donacije mogu da dodeljuju ugovore podugovaračima Podležu pravilima nabavke navedenih u Aneksu IV Standardnog ugovora

IPA finansiranje EU IPA finansiranje EU (bespovratna sredstva-grant) maks. 85% od ukupnih troškova projekta Iznos kofinansiranja iz vlastitih ili drugih izvora projekta min.15% Period realizacije projekta: 6-24 meseca (navedeno u Smernicama) Aplikant može podneti više od 1 predloga projekta, s tim da je dozvoljeno najviše 2 granta po pozivu, i 1 grant po meri

Projektna dokumenta Dokumenta koja treba ispuniti Prilog A Aplikacioni formular (Formular za prijavu projekta) sa listom provere, deklaracijama i izjavom o partnerstvu Prilog B Budžet Prilog C1 Matrica logičkog okvira Prilog C2 Lista indikatora Prilog D Obrazac o pravnom statusu Prilog E Finansijski identifikacioni obrazac Sadržaj aplikacionog formulara Deo A Rezime/sažetak projekta Deo B Kompletan aplikacioni formular

Dokumenta za informaciju Prilog F Standardni ugovor Prilog IV Procedure o dodeli ugovora Prilog V Standardni zahtev za plaćanje Prilog VI Format narativnog i finansijskog izveštaja * Prilog VII Obrazac izveštaja stvarnog stanja i opisa posla za verifikaciju troškova finansiranih kroz ugovor o grantu od strane EU za eksterne akcije Prilog VIII Model finansijskih garancija Prilog G Iznosi dnevnica: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/index_en.htm Prilog H Standardni sporazum o učešću primenjiv u slučajevima gde je korisnik međunarodna organizacija Vodič za upravljanje projektnim ciklusom http://ec.europa.eu/europeaid/multimedia/publications/publications/manuals-tools/t101_en.htm

Formular za prijavu projekta Aplikacioni formular I Projekat II Aplikant III Partneri aplikanta koji učestvuju u projektu IV Saradnici aplikanta koji učestvuju u projektu V Kontrolna lista VI A Izjava od strane aplikanta 1 VI B Izjava od strane aplikanta 2 VI C Sporazum o partnerstvu između aplikanata VII Tabela za ocenjivanje projekta sa bodovima (kriterijumi za procenu)

Deo A: Rezime/sažetak/koncept projekta (Concept note) 1. Značaj/relevantnost projekta Analiza problema i njihov međusobni odnos Značaj predloga projekta u odnosu na ciljne zemlje/regiona i ciljne grupe/krajnje korisnike 2. Opis projekta i njegova efektivnost Opšti cilj, trajanje i očekivani rezultati Predložene aktivnosti i njihova efektivnost Uključenost partnera, njihove uloge i odnos sa podnosiocem 3. Održivost projekta Procena rizika i mere za njihovo prevazilaženje (ekološki, politički, ekonomski, socijalni...) Glavni preduslovi i pretpostavke za vreme i nakon faze sprovođenja Da li će projekat biti održiv i nakon završetka projektnih aktivnosti

PROJEKAT Aplikaciona forma Deo B: Kompletan formular “Full Application Form” 1. OPIS PROJEKTA “DESCRIPTION” 1.1 Naziv projekta “Title” Treba da odgovara aktivnostima i ciljevima koje treba dostići projektom 1.2 Lokacija(e) “Location(s)” Zemlja(e), region(i), grad(ovi) Navesti lokaciju na kojoj će se projekat sprovoditi i na kojoj se nalaze ciljne grupe 1.3 Vrednost projekta u EUR iznos koji se traži od ugovorenih strana “Cost of the action and amount requested from the Contracting Authorities”

1.4 Rezime/sadržaj “Summary” (maks. 1 str.) Ukupno trajanje projekta (u mesecima) Ciljevi projekta Programske mere Partneri Ciljne grupe na koje projekat direktno pozitivno utiče – direktni korisnici projekta Krajnji korisnici – oni koji imaju dugoročne koristi od projekta, na nivou društva ili sektora Procenjeni rezultati Glavne aktivnosti Gde je primenljivo, naznačiti sektor, temu ili geografsko područje naznačeno u pozivu za predlog projekta na koje se projekat odnosi

1.5 Ciljevi “Objectives” (maks. 1 str.) Opšti cilj projekta Posebni/specifični ciljevi projekta Delovanje treba da ima uticaj preko granice i ciljevi treba da se odnose na pogranične oblasti, a ne samo jedne strane granice Prema Smart principu ciljevi treba da budu: Specific – specifični jasno definisani Measurable – merljivi Achievable – lako dostižni, raspoloživi Realistic – realni Time bound – vremenski određeni

1. 6 Relevantnost/značaj projekta “Relevance of the action” (maks 1.6 Relevantnost/značaj projekta “Relevance of the action” (maks. 3 str.) Analiza opštih problema i njihov međuodnos na svim nivoima Opis ciljnih grupa i krajnjih korisnika i procenjen broj sa obe strane granice Posebni/specifični problemi koje treba rešiti projektom i potrebe i ograničenja ciljnih grupa sa obe strane granice Značaj aktivnosti za potrebe regiona, pograničnih oblasti i ciljnih grupa/krajnjih korisnika sa obe strane granice posebno Relevantnost akcija prema prioritetima i zahtevima u pozivu, smernicama Pokazati uticaj na prekograničnu saradnju i dodatne vrednosti u pograničnom području

1.7 Detaljan opis aktivnosti i efektivnost “Description of the action and its effectiveness”(maks. 14 str) Očekivani rezultati (maks. 5 str.) Navesti kako će projekat poboljšati situaciju ciljnih grupa/korisnika Kvantifikovati rezultate koliko god je to moguće Navesti posebno predviđene publikacije Opisati mogućnosti za produženje projektnih ishoda (multiplikovani efekat) Predložene aktivnosti i njihova efektivnost (maks.9 st.) Dati naziv i detaljan opis svake aktivnosti koje će se preduzeti u cilju postizanja rezultata i naznačiti ulogu svakog partnera (ili podugovarača) Opravdavanost izbora aktivnosti, naznačiti redosled i povezanost Navesti ulogu svakog partnera (saradnika/podugovarača) u aktivn. Aktivnosti se moraju razviti isključivo tokom trajanja projekta Moraju biti u skladu sa ciljevima projekta

1.8 Indikatori “Indicators” Popuniti listu indikatora: Prilog C2 Indikatori će se koristiti za praćenje rezultata, i uticaja akcija na nivou celog programa Dodati bilo koji drugi pokazatelj specifičan za date akcije kao što je identifikovano u logičkom okviru, Prilog C1 Indikatori opisuju ciljeve projekta na objektivno merljiv način i tačno utvrđuju koji standardi moraju biti dostignuti Kvalitet/vrsta promene - koliko dobro je izvršena Kvantitet/obim promene - koliko je velika ili šta je sve promenjeno Vremenski okvir - od kada/do kada Ciljna grupa - za koga Mesto/lokacija - gde

1.9 Metodologija “Methodology” (maks. 4 str.) Detaljan opis metoda sprovođenja i razlozi za predloženu metodologiju Kako se projekat nadovezuje na prethodne Kako se projekat uklapa sa IPA programom prekogranične saradnje Hrvatska-Srbija i kakva će biti koordinacija sa drugim eventualnim planiranim projektima. Navesti sinergije sa drugim inicijativama, sa EU Procedure za praćenje i interna/eksterna evaluacija Vrste prekogranične predviđene saradnje Uloga i učešće različitih stejkholdera/aktera u projektu (lokalni partneri, ciljne grupe, lokalne vlasti, itd), razlozi za uključivanjem Organizovanje prekograničnog partnerstva - kako će se obezbediti redovna koordinacija i razmena informacija između kandidata i partnera na projektu aktivnosti sa obe strane granice Organizaciona struktura i predložen tim za sprovođenje projekta Glavna sredstva predložena za sprovođenje projekta

1.10 Trajanje i akcioni plan “Duration and indicative action plan for implementing the action” Navesti koliko je meseci potrebno za implementaciju projekta (6-24) Datum početka projekta zavisi od datuma potpisivanja ugovora Format Akcionog plana: Godina 1 Polugodište 1 Polugodište 2   Aktivnost Mesec 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Odgovoran Aplikant/Partner/ Saradnik Primer primer Pripremna aktivnost 1 (naziv) Aplikant 1 Izvršna aktivnost 1 (naziv) Lokalni partner 1 Pripremna aktivnost 2 (naziv) Aplikant 2 itd.

1.11 Održivost “Sustainability” (maks. 3 strane) Detaljna analiza rizika - lista rizika za svaku aktivnost i planovi za prevazilaženje rizika Glavni preduslovi i pretpostavke za vreme i nakon faze implement. Kako će biti obezbeđena održivost nakon završetka projekta Finansijska održivost (kako će se aktivnosti finansirati nakon završetka projekta, izvori finaniranja za pokrivanje svih budućih operativnih, i troškova održavanja...) Institucionalni nivo (da li će strukture potrebne za nastavak aktivnosti i dalje postojati nakon završetka projekta, da li će postojati lokalno “vlasništvo” razultata projekta) Zakonodavni nivo gde je primenljivo (kakav će strukturni uticaj imati projekat – da li će dovesti do poboljšanja zakonodavstva, kodeksa ponašanja, metoda itd.)

1.12 Matrica logićkog okvira “Logical framework” Prilog C1 Sažet tabelarni prikaz projekta Kvalitetno i logično planiranje i definisanje projekta Jasna prezentacija projekta (donatorima i ostalima) Ocena i praćenje sprovođenja projekta Opis projekta Objektivno merljivi indikatori Izvor verifikacije Pretpostavke Opšti cilj (1) Indikatori (9) Izvori verifikacije (10) Svrha projekta (2) (11) Izvori verifikacije (12) (8) Rezultati (3) (13) Izvori verifikacije (14) (7) Aktivnosti (4) Sredstva Troškovi (6) Preduslovi (5)

2. Budžet projekta “Budget” Popuniti Radni list 1, Prilogu B za ukupan period trajanje projekta Informacije date u Smernicama za podnosioce prijava (Odeljak 2.1.4) komentari u Prilogu B (Radni list 1. - Budžet projekta) Grant ne može da ima svrhu stvaranja profita za korisnika kao direktni rezultat operacija/aktivnosti koje se finansiraju kroz bespovratna sredstva Budžet projekta (Prilog B) Ukupno 7 listova (zajednički budžet, 3 lista – za aplikanta 1 i 3 lista za aplikanta 2) Budžet za ukupno trajanje projekta i za prvih 12 meseci

3. Očekivani izvori finansiranja “Expected sources of funding”   Iznos Porocenat EUR od ukupne vrednosti Finansijski doprinos podnosioca prijave Doprinos Komisije tražen prijavom Doprinos ostalih EU institucija ili iz zemalja čalnova EU Dorpinos drugih ogranizacija naziv uslovi UKUPAN DOPRINOS Direktan prihod od projekta SVE UKUPNO

4. Iskustvo na sličnim projektima “Experience of similar actions” Naziv projekta: Sektor (videti odeljak 2.2 u odeljku II): Lokacija projekta Budžet projekta (EUR) Glavni menadžer ili partner Donatori projekta (ime) * Iznos dodeljenih sr. (od strane donatora) Datum (od dd/mm/yyyy do dd/mm/yyyy) … Ciljevi i rezultati projekta [*] Ako je donator Evropska komisija ili država članica EU, naznačiti budžetsku liniju EK, EDF ili države članice EU

II. PODNOSIOC (APLIKANT) 1. IDENTITET 2. PROFIL 2.1. Kategorija 2.2. Sektori u kojima podnosilac deluje 2.3. Ciljne grupe s kojima podnosilac radi 3. KAPACITETI ZA UPRAVLJANJE SPROVOĐENJEM PROJEKTA 3.1. Iskustvo po sektoru 3.2. Iskustvo prema geografskom položaju 3.3. Resursi (finansijski i upravljački kapaciteti) 4. LISTA ČLANOVA UPRAVNOG ODBORA organizacije III. PARTNERI Opis partnera Izjava o partnerstvu – potpisuju je i partneri i podnosioci ! IV. SARADNICI V. LISTA ZA PROVERU Kontrolna lista (CHECKLIST) VI.A IZJAVA PODNOSIOCA 1 VI.B IZJAVA PODNOSIOCA 2 VI.C SPORAZUM O PARTNERSTVU IZMEĐU PODNOSIOCA VII KRITERIJUMI ZA PROCENU Obrazac o pravnom statusu Prilog D Finansijski identifikacioni obrazac-Prilog E

Evaluacija i odabir projekata Ko vrši evaluaciju/procenu i odabir projekata? Zajednički nadzorni odbor ZNO (Joint Monitoring Committee JMC) donosi krajnju odluku o odobrenju ili odbijanju projekta, predstavnici obe zemlje ZNO ima pravo da imenuje Odbor za evaluaciju (Joint Steering Committee JSC) za sprovođenje procene projekata Zajednički tehnički sekretarijat ZTS (Joint Technical Scretariat JTS) pruža administrativnu podršku ZNO-u i JSC-u

Korak 1: Otvaranje i administrativna provera Ispoštovan krajnji rok za dostavljanje prijava Aplikacioni formular je zadovoljio sve kriterijume pomenute u tačkama 1-5 Kontrolne liste (deo V aplikacionog formulara) Ukoliko bilo koja od traženih informacija nedostaje ili je netačna predlog može biti odbijen isključivo po tom osnovu i neće biti dalje ocenjivan ! Nakon sastanka za otvaranje i administrativne provere, JTS prosleđuje pismo podnosiocima predloga projekata, sa naznakom da li je predlog dostavljen pre krajnjeg roka, dodeljenom referentnom broju, i da li su preporučeni za dalje ocenjivanje

Korak 2: Ocenjivanje rezimea/sažetka projekta Tabela za ocenjivanje Rezimea projekta Sekcija Maks. zbir Relevantnost 15 Efektivnost i izvodljivost 25 Održivost 10 Ukupno: 50 Projekat će biti uzet u obzir za dalje ocenjivanje: Sekcija Relevantnost: min. 12 bodova Ceo rezime: min. 30 bodova

Korak 3: Ocenjivanje kompletnog predloga projekta Kriterijumi odabira su namenjeni da pomognu u proceni finansijskih i operativnih kapaciteta aplikanata: imaju stabilne i dovoljne izvore finansiranja za održavanje svojih aktivnosti tokom perioda sprovođenja aktivnosti, i gde je moguće, da učestvuju u finansiranju Poseduju upravljačke kapacitete, profesionalnu kompetentnost i kvalifikacije potrebne za uspešan završetak predloženog projekta (odnosi se i na partnere podnosioca) Kriterijum dodele - procenjuje se kvalitet dostavljenog predloga u odnosu na već određene ciljeve i prioritete Grant se dodeljuje za projekat koji maksimalizuje ukupnu efektivnost poziva za dostavljanje projektnih predloga

Tabela za ocenjivanje - Puni aplikacioni formular Sekcija Maks. zbir 1. Finansijski i operativni kapaciteti 20 * 2. Relevantnost 25 ** 3. Metodologija 25 4. Održivost 15 5. Budžet i efektivnost troškova Maksimalan zbir bodova 100 Projekat će biti uzet u obzir za dalje ocenjivanje: * Sekcija 1. Finansijski i operativni kapaciteti: min. 12 bodova ** Sekcija 2. Relevantnost: min. 20 bodova

Korak 4: Verifikacija prihvatljivosti podnosioca i partnera Provera prihvatljivosti, bazirana na propratnim dokumentima po zahtevu Ugovaračkog tela (sekcija 2.4) će biti izvršena samo za one predloge koji su bili preliminarno odabrani na osnovu bodova i raspoloživih finansijskih sredstava Izjava podnosilaca (Declaration by the applicant), prilozi VI A i VI B Prihvatljivost podnosioca, partnera i projekta će biti provereni prema kriterijumima u sekcijama 2.1.1, 2.1.2, i 2.1.3 Uzroci odbijanja prijave: Nepotpuna propratna dokumentacija ili kašnjenje Nedoslednost između izjave podnosioca i propratne dokumentacije

Obaveštavanje o odluci ugovornog tela Podnosioci će biti obavešteni u pisanoj formi o odluci Ugovornog tela vezanoj za njihov predlog projekta, u slučaju odbijanja o razlozima donošenja negativne odluke Uspešni podnosioci će biti obavešteni u roku od 15 dana od prihvatanja konačne odluke Neuspešni podnosioci će biti obavešteni u roku od 30 dana od prihvatanja konačne odluke Podnosioci koji smatraju da su oštećeni zbog greške ili neregularnosti nastalih u toku procesa odobravanja mogu da se žale direktno Ugovornom telu Ugovorno telo mora odgovoriti u roku od 90 dana nakon što su primili žalbu  

Dinamika sprovođenja aktivnosti Vremenski raspored Dinamika sprovođenja aktivnosti DATUM VREME* Informativni sastanak (ukoliko je planiran) To be announced on the web sites http://www.mrrsvg.hr, http://www.evropa.gov.rs and all relevant media (see section 2.2.4) Rok za prijem zahteva za razjašnjenje od strane ZTS 25. 09. 2009 - Poslednji dan na koji se izdaju razjašnjenja od strane ZTS 05. 10 2009 Rok za predaju prijavnog formulara 16. 10 2009 h Informacije podnosiocima o otvaranju predloga i administrativnoj proveri (korak 1) 09.11.2009 Informacije podnosiocima o oceni rezimea projekta (korak 2) 04.12.2009 Informacije podnosiocima o oceni prijavnog formulara (korak 3) 29.01.2010 Obaveštenje o odobrenju predloga projekta (nakon provere prihvatljivosti podnosioca (korak 4) 26.02.2010 Potpisivanja ugovora 02.04.2010

Hvala na pažnji ! Odbor za mala i srednja privredna društva Vera Veljanovski projekt menadžer tel: + 381 11 3304 523 e-mail: vera.veljanovski@pks.rs web-site: www.pks.rs