الفصل السابع إدارة المواد (وظيفتي الشراء والتخزين)

وظيفة الشراء سندرس في هذا الفصل ما يلي: تعريف وظيفة الشراء أهمية وظيفة الشراء أهداف الشراء التخطيط في مجال الشراء تنظيم إدارة الشراء المركزية واللامركزية في الشراء الرقابة في مجال الشراء تقييم الأداء في إدارة المشتريات

وظيفة التخزين سندرس في هذا الفصل ما يلي: مفهوم التخزين اختصاصات الوظيفة التخزينية أهمية وظيفة التخزين تخطيط التخزين تنظيم الوظيفة التخزينية المركزية و اللامركزية في التخزين الرقابة على وظيفة التخزين

مقدمة نظرا للتطور الإنساني والعلمي فإن المفاهيم الإدارية تطورت أيضا من وصفها التقليدي إلى الشكل الحديث للتوائم مع المستجدات والمتغيرات في هذا العصر . تقليديا كان هناك إدارة الشراء والبعض يطلق عليها إدارة المشتريات وإدارة المخزون أو المخازن ولأن الموضوع كله يتمحور حول المواد فجاء مصطلح إدارة المواد بشموليته وعموميته ليغطي تلك الأنشطة كلها إن أي منظمة خدمية أو إنتاجية تحتاج للمواد بمختلف أشكالها (خام , شبه مصنعة, آلات, أدوات , معدات ,..الخ) ولأن هذه المواد تعتبر جزءا هاما من التكاليف وتشكل نسبه كبيرة منه فلابد من إدارة أنشطتها شراء وتخزينا بشكل كفؤ وفعال.

وظيفة الشراء (Purchasing Function يمكن القول بأنها إحدى وظائف المنظمة والتي تعنى بتدبير المواد المختلفة بكفاءة وفعالية لتحقق أهداف المنظمة.

إن وظيفة الشراء تتضمن أنشطة متعددة وتسير وفق إجراءات عملية مدروسة فلذلك نقول بأن وظيفة الشراء ليست مجرد طلب مواد وتأمين تلك المواد فقط بل أنها تتضمن اتخاذ قرارات خاصة بالشراء والتي يجب أن تراعي ما يلي :

استناد القرارات إلى معلومات حديثة ودقيقة. أن تراعي إمكانيات المنظمة (المادية والبشرية). أن تراعي ظروف المنظمات الداخلية والخارجية وتكيفها مع تلك الظروف . أن تراعي سياسات وأهداف الإدارة.

ولعل أهم الأسباب التي توضح أهمية الشراء ما يلي : أهمية وظيفة الشراء مما لاشك فيه أن وظيفة الشراء تعتبر من أهم الوظائف التي تمارسها المنظمة نظرا لارتباطها بقضيتين أساسيتين هما : التكلفة, والجودة . بحيث يراعى هذان الأمران بشكل واضح عند التخطيط لتلك العمليات. ولعل أهم الأسباب التي توضح أهمية الشراء ما يلي : كبر حجم المشروعات . ظهور مبدأ التخصص واعتماده أساسا للأشخاص والوظائف . كثرة أنواع المواد والأصناف . كبر نسبة المشتريات في المنظمات الإنتاجية .

أهداف الشراء توفير المواد اللازمة بالجودة والسعر المناسبين وتزويد بقية أجزاء التنظيم بتلك المواد . ويذكر البعض بأن هناك أهدافا فرعية تساعد في تحقيق الهدف الرئيس وتعتبر مكملة له وهي : تحقيق التكامل والتنسيق بين أجزاء المنظمة . خلق علاقات جيدة مع الموردين وكسب ثقتهم . تزويد بقية أجزاء المنظمة بالمعلومات اللازمة . الاستخدام الأمثل للموارد المالية المخصصة للشراء . تقليل التكاليف للموارد المشتراه يعزز مكانة المنظمة التنافسي . الحصول على السعر المناسب مع مراعاة العوامل الأخرى مثل الجودة , الالتزام , التسليم ... الخ .

أولاً: التخطيط في مجال الشراء 1 أولاً: التخطيط في مجال الشراء ويقصد بعملية التخطيط للمشتريات على أنها علمية تقدير أو تنبؤ للمستقبل وما يمكن أن يكون علية المنشأة ومشترياتهم أو أن تصل إليه خلال فترة زمنية معينة , وما يتضمنه ذلك من اختيار للأهداف والسياسات والإجراءات التي يمكن للمنشأة ان تتبعها لتنفيذ الخطة التي وضعتها .

ويبرز سؤال مهم وهو هل نحن بحاجة إلى التخطيط أم لا ؟ الجواب هو نعم ولكن لماذا ؟ نتيجة للتسارع الهائل والتغير في البيئة . الأخطار والفرص المتواجدة في البيئة . تطوير قدرات المدراء التخطيطية والاستعداد للمستقبل وبذلك يكون المدراء استقبايون وليسوا علاجيون . يساعد تحديد الأهداف بشكل علمي مدروس وبما يحقق الخصائص الخمس الأساسية والتي تنحصر بكلمة SMART

قابل للقياس Measurable يمكن تحقيقه Attainable محدد Specific قابل للقياس Measurable يمكن تحقيقه Attainable مرتبط بنشاط المشروع Relevant محدد بزمن Time Bounded

التخطيط بهدف الشراء بالجودة المناسبة حيث يقصد بالجودة المناسبة مدى ملائمة الصنف أو المادة للقيام بالوظيفة التي اشتريت من أجلها . وبذلك فأن أهم بعدين في موضوع الجودة هما : الملائمة أي قدرة السلعة على تحقيق الإشباع . التكلفة أي توازن مقدرة السلعة على الإشباع مع قدرة المستهلك على الدفع بالسعر المناسب

مدى توافر الأصناف المطلوبة . إمكانيات الإحلال أو البدائل . ويحق لإدارة المواد الاعتراض على القرارات الفنية وطلب إعادة النظر فيها فيما يتعلق بالنواحي الآتية : مدى توافر الأصناف المطلوبة . إمكانيات الإحلال أو البدائل . اعتبارات القيمة الكلية . توصيات الموردين . مدى التخطيط أو التشابه في المواصفات.

إن سلطة تحديد الجودة مشتركة حيث تشترك الإدارات المسئولة عن الإنتاج والبحوث والمشتريات والمبيعات والأعمال الهندسية كل بقدر ما هو منوط إلية من أعمال .

التخطيط بهدف الحصول على الكمية الاقتصادية للشراء ويقصد بالكمية الاقتصادية هنا تلك الكمية التي يكون إجمالي تكاليف الشراء مضافا إليها تكاليف التخزين عند حدها الأدنى .

العوامل المؤثرة على تحديد الكمية الاقتصادية العوامل الخارجية العوامل الداخلية

العوامل الداخلية سياسات التخزين وفلسفة الإدارة في ذلك . 1 العوامل الداخلية سياسات التخزين وفلسفة الإدارة في ذلك . الموازنة التقديرية للمشتريات . طبيعة المواد ( تكوينها الطبيعي , حجمها , ووزنها , صلابتها , ... ) . معدل استخدام الصنف حيث كلما زاد عدد مرات استخدامها كلما كبر حجم طلبيه شرائها . السياسات الشرائية لدى المنظمة .

العوامل الخارجية تكاليف تنفيذ عمليات الشراء . 2 العوامل الخارجية تكاليف تنفيذ عمليات الشراء . مدى توافر الأصناف البديلة . الفترة الزمنية اللازمة لتنفيذ عمليات الشراء مدى استقرار الأسعار .

التخطيط يهدف الحصول على السعر المناسب يقصد بالسعر المناسب ذلك السعر الذي تستطيع المنشأة المشترية دفعة بحيث تكون المنفعة المرجوة منه أفضل بكثير من التكلفة . إن السياسة السعرية السليمة تقوم على دعامتين هما أ - أن السعر يعتبر عاملا مهما في تنفيذ عملية الشراء المناسبة ب - إن السعر بحد ذاته يعتبر من العوامل الرئيسة المؤثرة في الوصول إلى القرار النهائي للشراء .

البيانات السوقية المنشورة . الكتالوجات . الأسعار السابقة . أما عن كيفية الحصول على المعلومات فأنها تأتي من عدة مصادر أهمها : مندوبي البيع . البيانات السوقية المنشورة . الكتالوجات . الأسعار السابقة . الاتصال المباشر مع الموردين . المناقصات . المفاوضات أو المساومات .

التخطيط بهدف الشراء في الوقت المناسب الوقت المناسب هو الوقت الذي لا يكون قبل أو بعد اللحظة المثالية . أي الوقت الذي تفرضه ظروف الأسواق بحيث يتأثر هذا الوقت بالمناسب في العوامل التالية : الإمكانات المالية للمنظمة . الإمكانات التخزينية . الإمكانات الائتمانية . إمكانيات النقل لدى المنظمة . احتياجات المنظمة من السلعة حتى لا تتوقف العملية الإنتاجية .

مخاطر عدم الالتزام بالوقت المناسب القبول بجودة أدنى وسعر أعلى ومصدر توريد غير مناسب إرباك العملية الإنتاجية تأخير الاستجابة لطلبات الزبائن واحتمالية فقدانهم واهتزاز ثقتهم بالمنظمة عدم قدرة إدارة المشتريات على تحقيق أهدافها

وهنا تستخدم عدة سياسات منها: سياسات الشراء فيعتمد ذلك على طبيعة الأسواق حيث تنقسم إلى : أسواق غير مستقرة أو متقلبة : حيث يكون السوق متقلب والأسعار متغيره مما يجعل تحديد الوقت المناسب للشراء أمرا بالغ التعقيد - أسواق مستقرة نسبيا : حيث يمكن تحديد التوقيت المناسب للشراء بدرجة عالية من الدقة . وهنا تستخدم عدة سياسات منها: سياسة الشراء للمضاربة المقدم سياسة الشراء الفوري

التخطيط بهدف اختيار مصدر التوريد ويقصد بالمصدر المناسب للتوريد بأنه مجموعة الكيانات الطبيعية أو المعنوية المحتملة والراغبة في إقامة علاقات تجارية مستمرة أو مؤقتة تحقق نفعا مشتركا وتتمتع بالإمكانات المناسبة والسمعة التجارية الطيبة .

مراحل اختيار مصدر التوريد 1- مسح عام للمصادر الموجودة 2- جمع معلومات عن تلك المصادر 3- التفاوض مع المصادر واختيار أكثرها ملائمة 4- التجربة والخبرة واتخاذ قرار بالاستمرار أم لا

مصادر المعلومات عن الموردين الكتيبات والكتالوجات الدليل التجاري الصحف والمجلات الاستفسار بالطريقة الرسمية مقابلة رجال البيع المعارض والمؤتمرات

إن التوجه الحديث في ظل إدارة الجودة الشاملة يعتبر أن الموارد شريك مع المنظمة في النجاح والفشل ولا تنتهي العلاقة بانتهاء تسليم المواد والسلع . وعبارة التالية تلخص ذلك المعنى , وتعني نحن في قارب واحد .. We Are In The Same Boat