التقنيات الأرشيفية الحديثة في ظل بيئة رقمية متغيرة (الأدوار والمهام) د. شواوعبدالباسط أستاذ محاضر بمعهد علم المكتبات والتوثيق جامعة قسنطينة2 عبدالحميد مهري 2017/2016

الــــــعملـــيات الفـــنيــة: مـــــــقــــــدمــــــة: العمليات التحضيرية: 1- التجميع 2- الفهم 3- المعرفة 4- التصرف. الــــــعملـــيات الفـــنيــة: 1- الدفع 2- التشخيص 3- الفرز 4- الحذف 5- تصنيف 6- ترقيم وترميز 7- ترتيب 8- حفظ وصيانة 9- إنتاج وسائل بحث 10- إتاحة الأرشيف للاطلاع- 11- التحكم في الأرشيف من خلال توظيف التكنولوجيا الحديثة. 12- الرقمنة. 13. المؤسسات الأرشيفية عبر الواب. خـــــاتـــــــمــــــة:

العمليات التحضيرية: 1. الـــــتـــــجــــمــيــــــع : 1. الـــــتـــــجــــمــيــــــع : يجب تجميع كل الوثائق التي ينبغي أن تكون لها أماكن مخصصة لإجراء العمليات الفنية، هذا التجمع يكون في العلب الأرشيفية، أو في إدراج خاصة لذلك، وبعدها يقوم الأرشيفي بعملية الإحصاء لمعرفة حجم الوثائق المراد تنظيمها ومعالجتها فنيا وتقنيا.(السيد محمد إبراهيم، تنظيم الوثائق 1999).

2. الــــــــــفــــــــهـــــــم : تعتبر عملية الفهم من أهم العمليات الخاصة بتحضير الأرشيف للمعالجة الفنية، بحيث يجب فهم طريقة ونوع النشاط التي تقوم به المؤسسة، أو الإدارة المنتجة للأرشيف، مما يسهل التعرف على مضمون الوثائق المراد معالجتها وتاريخ صدورها.

3 . الــــمــــــعـــرفــــة: 3 . الــــمــــــعـــرفــــة: تتم عملية المعرفة عن طريق الزيارات الميدانية للمؤسسة الدافعة أو كذلك يجب معرفة الهيكل التنظيمي للمؤسسة، ويجب معرفة الأهداف التي تريد المؤسسة أو الإدارة الوصول إليها.(Durand -Evaro : guide pratique à l’usage de l’archiviste documentaliste. Paris,:voisier, 1999, P14.)

4.الــــــــتــــصـــرف:   أما عملية التصرف فتتمثل أساسا في توفير كل الوسائل الضرورية التي من شأنها إنجاح عملية معالجة الأرشيف وفق الطرق العلمية الدقيقة من ميزانية، مقرات الحفظ، الموظفين، وتحديد نوع المستفيدين من هذا الأرشيف...وغيرها ( حافظي زهير 2008).

عمليات المعالجة الفنية: 1. دفـــــع الأرشـــيــــف:   الدفع هو عملية مادية، وإدارية يتم من خلالها تحويل الأرشيف من الهيئة التي أنتجته واستعملته في إطار مهامها المحددة إلى مصلحة الأرشيف التي خولها القانون باستقباله أو حفظه واستثماره، ومعالجته، فهو مجموعة الوثائق المحولة دفعة واحدة). معنى عملية التحويل هي ترحيل الوثائق من مكان ميلادها داخل الإدارات إلى الجهة المكلفة بالحفظ وهي مراكز الأرشيف. وعملية دفع الأرشيف يجب أن تتم وفق الشروط المعايير المتعارف عليها وذلك بإعداد جداول الدفع ، فهذه الجداول هي عبارة عن قائمة وصفية عن الوثائق الأرشيفية المدفوعة إلى مصلحة الأرشيف،

شرح عملة الدفع تعد جداول الدفع في ثلاث نسخ، ويتكون جدول الدفع من أربع صفحات، تحتوي الصفحة الأولى على جزئين الجزء الأول مخصص لاسم المصلحة أو الجهة الدافعة، تاريخ الدفع، اسم الهيئة المستقبلة للأرشيف وسنة الدفع، وعدد الدفعات والصفحة الثانية والثالثة مقسمة إلى سنة خانات وهم: الرقم التسلسلي للخدمات أو العلب، محتوى وطبيعة الأرشيف بحيث يكتب محتوى كل علبة أو رزمة على حدى، التاريخ الأدنى والأقصى لكل علبة أو رزمة، الخانة الرابعة تخصص لتاريخ الحذف هذا التاريخ كفتوحه الجهة الدافعة، أما الخانة الخامسة توضح فيها الرموز والترقيم من قبل مصلحة الأرشيف، والخانة السادسة خاصة بالملاحظات.

2. الـــتشـــخــــيص : التشخيص هو جمع وحصر ومعرفة الوحدات الأساسية المكونة للرصيد الأرشيفي، ويعتبر من أهم الخطوات المؤدية إلى المعالجة الفكرية والعملية مستقبلا.( كريكة سهام التنظيم والمعالجة الفنية للوثائق2003)  

3. الــــفـــرز : الفرز هي العملية التي تؤدي إلى التمييز بين الوثائق القابلة للإتلاف دون أي أجل، والوثائق المعدة للحفظ لمدة من الزمن، والوثائق المعدة للترحيل إلى الأرشيف الوطني وهي الوثائق المخصصة للحفظ الدائم. وخلال عملية الفرز يقوم الأرشيفي بعملية ترتيب الوثائق التي يتقرر بقاؤها، وهذا كله يتم حسب القائمة الشاملة التي تعدها المديرية العامة للأرشيف الوطني، وكذلك يقوم الأرشيفي بعملية إصلاح الوثائق المتضررة عن القيام لعملية الفرز.

شرح عملية الفرز وعملية فرز الوثائق الأرشيفية تتم في ثلاث مستويات وهي: أ- الفرز على مستوى الإدارة المنتجة: وهذا الفرز يكون داخل مكاتب الإدارة التي أنتجت الوثائق، وذلك بالتخلص من المسودات والأوراق الفارغة، والاستمارات التي لا تحتوي معلومات...الخ ب- الفرز على مستوى مصالح الحفظ المؤقت: إن عملية الفرز في هذه المرحلة تتم وفقا للقائمة الشاملة التي تحدد الوثائق التي لها قيمة تاريخية، حيث يقوم الأرشيفي بالاعتماد على هذه القائمة لتحدد القيمة التاريخية للوثائق، وهذا بعد انتهاء مدة حفظها حسب جدول الدفع. ج- الفرز في مستوى الثالث: ويتم هذا الفرز بشكل دوري من خلال تفحص الملفات والتأكد من دقة عملية الفرز، بعد دفع الجهات المنتجة لأرشيفها وهي مصالح الحفظ سواء حفظ مؤقت أو حفظ نهائي.

4. الـــحــــذف : إن عملية الحذف هي العملية التي تلي عملية الفرز، فالحذف يعني التخلص من الوثائق التي لم تعد لها أي قيمة إدارية أو علمية أو تاريخية، حيث يتم حذف النسخ المتكررة وأوراق الأوساخ، وتعتبر عملية الحذف عملية حساسة جدا، بحيث يجب أن تتطلب الكثير من الدقة في التنظيم، لأن الوثائق التي تحذف لا يمكن استردادها مرة أخرى، وبالتالي يجب توخي الحذر في هذه العملية الحساسة، والأرشيفي الجيد هو من يتقن عملية الحذف عند البدء.

شرح عملية الحذف: عند البدء في عملية الحذف تتبع الطرق والإجراءات التالية(1): أ- إعلام المنتج: يجب إعلام المنتج للوثائق كتابيا وإخباره بأن عملية الحذف ستتم على مستوى رصيده وتحديد تاريخ الحذف، وعدد الرزم أو العلب وطبيعة الأرشيف المعد للحذف، وتحديد التاريخ الأقصى والأدنى، وتسليمها للمنتج من أجل الموافقة والترخيص لعملية حذف رصيده. ب- الاحتفاظ بنموذج عن الوثائق المعدة للحذف: يجب الاحتفاظ بعينة من الملفات كدليل بصف ويشرح نوع الوثائق في فترة زمنية معينة، وتستعمل للإثبات ويحتفظ بها بالرغم من عدم وجود أي قيمة تاريخية أو علمية أو إدارية لها بل تحفظ للاستدلال على الطرق التي كان معمولا بها فيما يخص تشكيل ملفات معينة. ج- حضور اللجنة المنفذة: بعد الترخيص لعملية الحذف تجتمع اللجنة المكونة من: - ممثل من الجهة المنتج للوثائق. - ممثل عن مصلحة الحفظ المؤقت. - ممثل عن الأمن الولائي. - ممثل عن الحماية المدنية. وتجتمع هذه اللجنة في التاريخ المحدد لحضور عملية الحذف ميدانيا.

د- تنفيذ الحذف: تتم عملية الحذف بالطرق التالية: - إبرام النار لحرق كل ما تم إعداده للحذف، ويتم الحريق في مكان مخصص يتم تحديده مسبقا، في حضور اللجنة المنفذة حتى إتمام عملية الحذف. - البيع لوحدات الورق المقوى لإعادة إنتاجه في أشكال أخرى، مع حضور اللجنة المنفذة لعملية طحن وتحويل تلك الوثائق المحذوفة.

5.الـــتـــصنيــف والترتيب: يمكن تعريف التصنيف بشكل عام بأنه العملية التي نقسم بها أية مجموعة من المواد إلى مجموعات فرعية، بحيث تتكون كل مجموعة من وحدات ذات صفات أو خصائص متجانسة تجعلها نوعا محددا، بحيث ينتج عن ذلك فصل المواد الغير المتجانسة تبعا لدرجة اختلافها. Mimouni,omar. traitement scientifique des archives. 1994 تعتبر عملية الترتيب عملية فكرية ومادية في وقت واحد تختص بترتيب الرصيد الأرشيفي داخل محلات الحفظ، كما تهتم بترتيب الوحدات مثل الملفات، جزم، علب، ...الخ، أو ترتيب الوثائق داخل الوحدة، فعملية الترتيب هي عملية ترتيب الأشياء حسب علاقتها ببغضها البعض.

شرح عملية التصنيف والترتيب وعملية الترتيب تتم وفق ما يلي: أ- الترتيب داخل المكاتب: يجب على الموظف الإداري تحديد إطار ترتيب للوثائق بحيث يكون واضح ومحدد ويهدف ذلك إلى تسهيل عملية الوصول إلى الوثائق التي تزال قيد العمل، والتي تستخدم بشكل يومي كون القيمة الإدارية لتلك الوثائق ما تزال عالية، والطريقة أكثر استعمالا هي الترتيب العضوي حسب الجهة المنتجة. وهناك طرق أخرى يعتمد عليها في ترتيب الوثائق داخل المكاتب: الترتيب الألفبائي: ترتب الوثائق ترتيبا ألفبائيا، فيما يخص الملفات ذات الطبيعة الواحدة أو التي تتضمن نفس الموضوع، أو نفس الهيكل مثل: جوازات السفر، ورخص السياقة، ملفات الموظفين ...الخ. الترتيب الزمني: ترتب الملفات وفق تاريخ صدورها، ويطبق هذا النوع من الترتيب على الوثائق التي تغطي المجالات المالية كالميزانية، المراسيم، القوانين ...الخ

الترتيب الرقمي: يطبق هذا الترتيب في حالة ما تكون الوثائق تحمل بطبيعتها رقما معينا كالمنشورات المختلفة والمناشير ...الخ ب- الترتيب داخل مصالح الأرشيف: يتم ترتيب الوثائق داخل مصالح الأرشيف بإتباع مجموعة من الطرق كالاعتماد على ترتيب الوثائق ترتيبا عضويا أي بإتباع مصدر الوثائق، وبنية الإدارة أو المؤسسة المنتجة لها، ويقوم هذا الترتيب على أساس ضرورة احترام مبدأ المصدر بتجميع الأرصدة الأرشيفية حسب المصالح مما يتطلب ترك مساحة كافية في المخازن لاستقبال الأرشيف كل مصلحة على حد. كما يمكن استعمال الترتيب المستمر لأنه يهتم بوضع الأرصدة في تتابع مستمر بغض النظر عن المصلحة الأصلية، في هذه الحالة يعد وجود بطاقة طبوغرافية أمرا ضروريا لمعرفة موقع كل دفع ويقصد مكانه على الرف.

7.الـــترقيم والــترميز: كتمثيل وإعطاء الأرصدة والسلاسل والملفات رموزا متكونة من حروف أو أرقاما أو الاثنين معا مثل: B58, C2, C1, B1, A1.،بحيث يتم وضع رقم أو أكثر للوحدة، كما يمكن أن تدل على المصلحة المنتجة للأرشيف، أو على نوع الوثيقة، أو موضوعه، كما يمكن استخدام رموز للتعبير على شكل الوثيقة سواء كانت تقليدية، مصورة، أو وسيط إلكتروني، وبعد الانتهاء من عملية الترقيم يتم وضع العلب على الرفوف. (شعبان ، عبد العزيز خليفة . المعجم الموسوعي في مصطلحات المكتبات والمعلومات . القاهرة: دار العربي للنشر والتوزيع ،1999. ص. 142.)

8.حفظ وصيانة الأرشيف : 8-1 الحفظ : الحفظ هو عملية ترتيب وتخزين الوثائق بنوعياتها المتعددة بنظام يضمن سلامتها، والوصول إليها بسهولة إذا ما أريد استعمالها. ويمكن أن يقاس مدى نجاح هيئة، أو مؤسسة بدرجات خدمات الحفظ واسترجاع المعلومات في الوقت المناسب. هناك عدة طرق لحفظ الوثائق ومختلفة المواد الأرشيفية وهي كما يلي: * الحفظ الأفقي: هو حفظ الوثائق في مكان مسطح، مثل الرفوف أو الخزائن الواسعة من الداخل بحيث توجد فواصل بينها لمنع تداخل الوثائق المحفوظة، وعادة ما يستخدم هذا النوع من الحفظ للملفات والوثائق كبيرة الحجم.

* الحفظ الرأسي: توضح الوثائق جنبا إلى جنب مع إظهار المعلومات الخاصة بها كاسم الموضوع، رقم العلبة وغيرها من المعلومات المساعدة للوصول إلى هذه الوثائق. * الحفظ العمودي: يجب حفظ أو وضع الوثائق في علب أو حاضنات حديدية أو كارتونية مرتبة على الرفوف بحيث توضح جنبا إلى جنب بالعرض، مع تسجيل على كعبها الظاهر المحتوى المختصر للوثائق المحفوظة بداخلها، ويعتبر هذا النوع من الحفظ الأكثر شيوعا واستعمالا في المؤسسات الأرشيفية. * حفظ الخرائط والرسومات: يتم حفظها في أدراج قليلة العمق ذات وجهات زجاجية واضحة ويتم تنظيمها جنبا لجنب. * حفظ الوثائق السرية: نحفظ بإحكام حفاظ عليها في خزائن حديدية وتكون بعيدة عن عوامل الإتلاف والسرقة. * حفظ الأفلام والأشكال المصغرة: نظرا لحساسية هذه الأوعية، يجب حفظها في أوعية الأفلام الخالية من الحموضة، وذلك بتوفير كل شروط الحفظ والحماية من التلف والتعرض للظروف المناخية والطبيعية

2.8 الصيانة : تنطوي عملية الصيانة على الحفظ والوقاية والترميم، وتبدأ عمليات الحفظ منذ وصول الوثائق إلى مراكز الأرشيف، ذلك أن الوثائق تختلف عن الكتب التي تصل إلى المكتبات جديدة وفي حالة ممتازة، فهي تصل إلى المؤسسات الأرشيفية بعد سنوات طويلة من التداول والاستخدام اليومي، مما يتطلب ضرورة صيانتها والحفاظ عليها، وهناك مجموعة من العوامل التي تؤثر سلبا على الوثائق، وتساهم في إتلافها من بينها: درجة الحرارة والرطوبة، الضوء، سوء التهوية، العوامل الكيميائية، عامل النباتات والفطريات، العوامل البشرية، وعوامل أخرى مثل السرقة، والحرائق مهما كان سببها. (قموح،نجية، شرقي،فتيحة. حفظ الأرشيف في الجزائر بين الحماية القانونية والإجراءات الفنية)

9. إنتاج وسائل البحث في الأرشيف :   هي نتيجة المعالجة الفكرية والفنية للأرشيف، وهناك نوعان من وسائل البحث في مجال الأرشيف هي :

1.9 وسائل البحث الإدارية: 9-1-1 جدول الدفع: 9-1-2 الجرد الشامل :(كل تفاصيل كيفية إعداده بالمطبوعة). هو عبارة عن كشاف وصفي لمحتوى مركز الأرشيف يقوم بتحريره المسئول على الأرشيف لما يتم تعيينه على المصلحة، كما يمكن تحرير هذا المحضر أثناء تحويل الأرشيف من مكان إلى آخر، أو في حالة حدوث بعض الحوادث الخطيرة كالحروب، الحرائق ...وغيرها.

9-2-1 الدليل: وهناك ثلاثة أنواع من الأدلة 9-2 وسائل البحث العلنية:   9-2-1 الدليل: وهناك ثلاثة أنواع من الأدلة دليل المخازن: وهو سجل مختصر للأرصدة حول محتويات المخازن مع دراسة أقدم وأحدث وثيقة مع ملخص حول طبيعة هذه الوثائق، كما يمكن أن يحتوي على كشاف بأسماء الأشخاص والأماكن. دليل الأرصدة : يقدم وصف شامل لمحتويات الأرصدة وينقسم إلى قسمين :فالأول هو دليل مختصر بحيث يحتوي من 20 إلى 30 صفحة ،ويعطي لمحة عن المحتويات الأساسية، أما الثاني فهو الدليل المفصل الذي يتضمن من 800 إلى 1000 صفحة يعطي تحليلا حول شاملا حول الأرصدة متبوعا بمونوغرافيا مفصلة . الدليل الموضوعي: وهذا النوع يقوم باختيار الوثائق التي تهتم بموضوع معين من أجل تجنيب الباحثين البحث المعقد في مختلف المصالح الأرشيفية .

9-2-2 كشاف الوثائق : يستخدم الكشاف في مراكز الأرشيف للإشارة إلى وسائل البحث لتبيان تواجد المعلومات عن أمور معينة في وحدات الأرشيف، والكشاف يجب أن يعرف الوحدات الأرشيفية ولا يصفها . كما يمكن اعتبار الكشافات من وسائل البحث التي يمكن للمستفيدين استخدامها، فهي دقيقة وفعالة من أجل البحث في المحتوى الموضوعي لمواد الوثائق .

9-2-3 الفهارس : ولعل أهم أنواع الفهارس ما يلي: الفهرس الرقمي: يعتبر هذا النوع الأكثر استعمالا في مصالح الأٍرشيف، ويخصص للسلاسل ذات الطبيعة الواحدة، ومن أجل إعداده يجب: يعطى لكل ملف عنوان قصير يسبق برقم الجرد المتكون من رقم السلسلة، رقم السلسلة الثانوية، ورقم الملف داخل السلسلة الثانوية، ويستعمل الترقيم المستمر. يتبع بالتواريخ الحديثة للوثائق . الفهرس المنهجي: يوضع الوثائق بترتيب ألف بائي أو نسقي دون اعتبار لترتيب لرقم الجرد، و هو مخصص للسلاسل المفتوحة. (حافظي زهير 67ص،2008)

10. الاطلاع على الأرشيف: إن الهدف من عملية المعالجة العلمية والفنية للوثائق الارشيفية هي إتاحتها لجمهور المستفيدين ، وشروط الاطلاع على الوثائق نلخّصها فيما يلي : 1-شروط قانونية 2- شروط علمية 3- شروط أخلاقية. أما طرق الاطلاع فهناك نوعين : طريقة مباشرة وطريقة غير مباشرة.

11- التحكم في الأرشيف من خلال ادخال التكنولوجيا. قبل اختيار الأجهزة والبرمجيات يشترط مراعاة بعض النقاط أهمها عامل تكلفة الجهاز ولغة البرمجيات المقترحة، الغرض من اقتناءها، خصائصها ومميزاتها، دراسة استشرافية لمدى نجاح توظيفها وتحقيق العائد منها. لا بدّ من ذكر التكنولوجيات التالية: - الحواسيب – أجهزة الميكروفيلم والميكروفيش – طابعة – جهاز سكانار – شبكة أنترنت وأنترنات – البرمجيات الأرشيفية- وسائط التخزين – كاميرات مراقبة وأجهزة تحسس النيران.

جهاز "جايلور" لقراءة الميكروفيش وجهاز" بال آند هاون" الانجليزي الصنع أو جهاز" 3 آند" الأمريكي الصنع لقراءة الميكروفيلم، حيث تعتبر هذه الأجهزة معيارية ومن بين أشهر الأجهزة المستعملة خاصة في مراكز الأرشيف في البلدان الأكثر تطورا في المجال. وهذه الأجهزة أثبتت نجاعتها في القراءة تفوق مدة صلاحياتها لأكثر من 100سنة. وسيط التخزين: ناخب الأقراص الضوئية JUK BOX هو تقنية حديثة يستخدم بكثرة في المؤسسات الأرشيفية وهو عبارة عن وسيط تخزين للأقراص الضوئية تصل سعة تخزينه حوالي 100 تيرابايت من مميزاته هو وسيط التخزين الأمثل لمصلحة الأرشيف من حيث سعة تخزينه وسهولة استخدامه. برمجيةdocuware هي أحد الحلول وأبرز برمجيات الحفظ والأرشفة تتوافق مع جميع أنظمة التشغيل كما توجد نسخة معربة لها (أي تدعم اللغة العربية). يعود سبب اختيار هذه البرمجية لأنها تتميز: - بواجهة استخدام مريحة – سهولة ربطها مع أنظمة التشغيل الأخرى – تضمن أقصى درجات الأمان والحماية. رابط doucuware شبكات محلية وعالمية. إضافة لـــ : آلات الطباعة وأجهزة الماسح الضوئي – كاميرات المراقبة – أجهزة تحسس للنيران ولتدخل بشري غير مرغوب به.  

12- الــــرقـــمــنـــــة بالاعتماد على المعايير العالمية في هذا المجال ISO/13028 ISO/15489 ISO/10006

13- المؤسسات الأرشيفية عبر الواب (الافتراضية)

خــــــــــاتـــــــــــمـــــــــــــــة.