Priprema natječajne dokumentacije za specifične ugovore (procedura za okvirne ugovore) 02. prosinca 2009.

Ciljevi Edukacija djelatnika: Jedinica za provedbu projekata IPA provedbenih tijela za pripremu i/ili kontrolu natječajne dokumentacije za specifične ugovore. 2

Sadržaj Uvod – osnove okvirnih i specifičnih ugovora Priprema natječajne dokumentacije Priprema specifičnog opisa poslova (Pauza 10 min) Priprema indikativnog proračuna Priprema zahtjeva za pružanje usluga Prateća dokumentacija Praktične vježbe

Pojmovi Okvirni ugovor (Framework Contract) Specifični ugovor (Specific Contract) Razdoblje pružanja usluge (Performance Period) Razdoblje provedbe ugovora (Implementation Period) Grupe usluga (Lots) Okvirni opis poslova (Global Terms of Reference) Specifični opis poslova (Specific Terms of Reference) Pripremna faza (Inception phase) Pripremni izvještaj (Inception report) Završni izvještaj (Final report) Izvještaj o napretku (Technical progress report)

Uvod Karakteristike okvirnih ugovora: Ugovori sklopljeni između službi Europske Komisije i (potencijalnih) pružatelja usluga Ugovori sklopljeni na razdoblje od 24 mjeseca Pružatelji usluga grupirani prema vrstama usluga Definiraju opće uvjete i okvirne opise poslova Definiraju visinu naknada za stručnjake (!) Omogućavaju transparentno i brzo ugovaranje specifičnih ugovora 5

Uvod Karakteristike specifičnih ugovora: Ugovori o pružanju usluga vrijednosti veće od 10.000 eura i manje od 200.000 eura Razdoblje provedbe ugovora ne prelazi 24 mjeseca Ukupan angažman pojedinog eksperta ne prelazi 260 radnih dana Omogućavaju najbržu mobilizaciju stručnjaka (Procedura ugovaranja 2-3 mjeseca) 6

Uvod Relevantni dokumenti: Practical Guide to Contract Procedures for EC external actions (New PRAG) GUIDELINES Framework Contract Beneficiaries 2009-2011 (Version 1) General Conditions FWC BENEF 2009 Global Terms of Reference FWC BENEF 2009 (EuropeAid/127054/C/multi, Sept 2009) Framework Contract Beneficiaries 2009 7

Priprema Specifičnog opisa poslova ‘BACKGROUND’ Kronologija najvažnijih događaja i sporazuma u procesu pridruživanja RH EU Status pregovora sa naglaskom na relevantno poglavlje, mjerila te nalaze Izvješća o napretku Opis sektora sa naglaskom na strukturu i resurse korisničke institucije, nalaze analiza i strateške dokumente Opis relevantnih projektnih aktivnosti korisničke institucije blisko povezanih s aktivnostima projekta 8

Priprema Specifičnog opisa poslova ‘DESCRIPTION OF THE ASSIGNMENT’ ‘Global objective’ Dugoročan i strateški formuliran cilj koji ne može u potpunosti biti ostvaren ovim projektom ‘Specific objective(s)’ Ciljevi ovog projekta koji slijede iz rezultata aktivnosti Ciljevi moraju biti prikazani u pasivu! 9

Priprema Specifičnog opisa poslova ‘Requested services, including suggested methodology’ Popis aktivnosti tijekom pripremne faze (!) Popis aktivnosti koje je pružatelj usluga dužan izvršiti u sklopu projekta Aktivnosti se radi preglednosti numeriraju i prikazuju prema redoslijedu izvršenja ‘Required outputs’ Mjerljivi rezultati svake pojedine aktivnosti koji služe kao indikatori tijekom praćenja provedbe Slijede prikaz aktivnosti i prikazani su u pasivu 10

Priprema Specifičnog opisa poslova 3. ‘EXPERTS PROFILES’ ‘Number of requested experts per category and number of working days per expert’ Broj traženih stručnjaka po pojedinoj kategoriji: Mlađi stručnjaci = 3 godine radnog iskustva Stariji stručnjaci = 10 godina radnog iskustva Minimalan broj radnih dana pojedinog stručnjaka Minimalan postotak radnih dana koje stručnjak mora provesti u zemlji korisnici projekta 11

Priprema Specifičnog opisa poslova ‘Profile required (education, experience, references and category, as appropriate)’ Mogućnost specificiranja zahtjeva za svakog pojedinog stručnjaka Mogućnost specificiranja zahtjeva za tim stručnjaka u cjelini (!) Zahtjevi moraju biti u skladu sa zahtjevima iz okvirnog opisa posla Obavezni (absolutely required) i ostali zahtjevi Voditelj tima 12

Priprema Specifičnog opisa poslova ‘Profile required (education, experience, references and category, as appropriate)’ Zahtjevi moraju biti jednostavni, nedvosmisleni, mjerljivi i dokazivi Zahtjevi moraju biti formulirani u skladu s načelom jednakog pristupa Prilikom kreiranja zahtjeva potrebno je uzeti u obzir raspoloživost traženih stručnjaka na tržištu 13

Priprema Specifičnog opisa poslova Prilikom kreiranja zahtjeva ne koristiti: neodređene termine poput jednako, relevantno, odgovarajuće, slično, dobro, dovoljno itd. restriktivne termine kao minimalno ili najmanje (!) kumulativne zahtjeve zahtjeve za razinu znanja (nego zahtjeve za radno iskustvo kojim se isto znanje dokazuje) zahtjeve za komunikacijske, prezentacijske i slične vještine (!) 14

Priprema Specifičnog opisa poslova Ključne kvalifikacije: Stupanj i područje formalnog obrazovanja (Mogućnost specificiranja u zamjenu dodatnih godina općenitog radnog iskustva) Vrsta traženog certifikata Ključne vještine: Izvrsnost u poznavanju engleskog jezika Poznavanje rada na računalu 15

Priprema Specifičnog opisa poslova Općenito radno iskustvo: Minimalni broj godina radnog iskustva u određenom području (= minimalno radno iskustvo za traženu kategoriju stručnjaka) Broj godina radnog iskustva u pružanju treninga Radno iskustvo na određenom broju EU projekata Kriteriji dokazuju općeniti kapacitet stručnjaka i nisu nužno usko vezani za projektne aktivnosti 16

Priprema Specifičnog opisa poslova Specifično radno iskustvo: Broj godina radnog iskustva u specifičnom području Broj godina radnog iskustva u pružanju specifične vrste treninga Radno iskustvo na određenom broju EU projekata Kriteriji dokazuju kompetentnost stručnjaka u specifičnom području usko povezanom sa projektom 17

Priprema Specifičnog opisa poslova ‘Working language(s)’ Radni jezik je uvijek jezik procedure (engleski) Pojedine aktivnosti mogu zahtijevati poznavanje hrvatskog jezika Mogućnost angažmana prevoditelja u slučaju da stručnjaci ne poznaju (traženi) lokalni jezik 18

Priprema Specifičnog opisa poslova 4. ‘LOCATION AND DURATION’: ‘Starting period’ Godina i mjesec očekivanog početka projekta cca 2 mjeseca nakon roka za dostavu ponuda ‘Forseen finishing period or duration’ Broj mjeseci razdoblja provedbe ugovora: Razdoblje pružanja usluga Razdoblje završnog izvještavanja (cca 60 dana) 19

Priprema Specifičnog opisa poslova ‘Planning including the period for notification for placement of the staff’ Članak 16.4 općih uvjeta Prisutnost eksperata na pripremnom sastanku i/ili tijekom pripremne faze Mogućnost prisutnosti članova menadžmenta tvrtke (Direktor projekta) na pripremnom i/ili završnom sastanku Tablica planirane dinamike projekta: 20

Priprema Specifičnog opisa poslova ‘Date/Duration’ Mjesec i godina početka svake (grupe) aktivnosti Broj radnih dana predviđenih za pojedinu (grupu) aktivnosti ‘Task’ Aktivnost Izvještaji ‘Output’ Rezultat ‘Total number of working days’ Ukupan broj radnih dana za sve aktivnosti (= ukupan minimalni broj radnih dana eksperata) 21

Priprema Specifičnog opisa poslova ‘Location(s) of assignment: Lokacija glavnog projektnog ureda (adresa) Lokacije pojedinih projektnih aktivnosti različite od lokacije glavnog projektnog ureda Oprema stručnjaka 22

Priprema Specifičnog opisa poslova 5. ‘REPORTING’: ‘Reporting content’ Popis izvještaja: Pripremni izvještaj i Završni izvještaj Tehnički izvještaj o napretku Opis svakog pojedinog izvještaja: Obavezan sadržaj i format Maksimalan broj stranica i veličina slova 23

Priprema Specifičnog opisa poslova ‘Language’ Jezik izvještavanja je jezik procedure (engleski) Mogućnost prevođenja (tehničkih) izvještaja ‘Submission/comments timing’ Rokovi za dostavu i odobrenje izvještaja Lista institucija (detalji o primatelju) ‘Number of report(s) copies’ Količina i vrsta kopija (elektronske i tiskane) Ukupno 10 tiskanih kopija uključeno u naknade 24

Priprema Specifičnog opisa poslova 6. ‘ADMINISTRATIVE INFORMATION’ ‘Interviews if necessary indicating for which experts/position’ Mogućnost telefonskog razgovora sa stručnjacima tijekom postupka ocjenjivanja ponuda Indikativan datum (i vrijeme) razgovora Mjesta u timu stručnjaka za koja se najavljuje mogućost razgovora 25

Priprema Specifičnog opisa poslova ‘Language of the specific contract’ Jezik ugovora je jezik procedure (engleski) ‘Other authorized items to foresee under ‘Reimbursable’ Lista dozvoljenih dodatnih troškova Indikativna količina stavaka Uputa ponuditeljima na koji način dodatne troškove izračunati NE navoditi jedinične cijene stavaka 26

Priprema Specifičnog opisa poslova Dozvoljeni dodatni troškovi: Dnevnice (naknada za smještaj) za stručnjake i/ili članove menadžmenta tvrtke Međunarodni putni troškovi za stručnjake i/ili članove menadžmenta tvrtke Lokalni (međugradski) putni troškovi stručnjaka Troškovi treninga (ispis materijala, najam prostora i opreme, simultano prevođenje, catering) Troškovi studijskih putovanja (putni troškovi i naknada za smještaj) za stručnjaka i polaznike Troškovi ispisa izvještaja o napretku (!) 27

Priprema Specifičnog opisa poslova ‘For riders only : operational conditionality for intermediary payment if foreseen as per article 7.2 b) of the Special conditions’ Članak 7.2 specijalnih uvjeta - Mogućnost uvođenja među-plaćanja u slučaju produženja razdoblja pružanja usluga za najmanje 6 mjeseci ‘Others’ Opis povezanosti projektnih aktivnosti sa aktivnostima drugog (usporednog) projekta 28

Priprema Indikativnog proračuna Predložak za financijsku ponudu (ne ispunjavati dijelove vezane za CRIS/ponuditelja), mora sadržavati: Broj i naziv odabrane grupe usluga Lista SVIH projektnih troškova (naknade za stručnjake i dodatni troškovi) prema detaljima i količinama iz specifičnog opisa poslova Indikativna količina stavaka (!) Indikativne jedinične cijene svih stavaka (!) NE grupirati troškove u skupine sa paušalnim iznosom! 29

Priprema Indikativnog proračuna ‘Experts fees’ Naknada za svaki radni dan proveden u izvršavanju projektnih aktivnosti uključujući mobilizaciju i demobilizaciju za misije pri korisniku Minimalan broj radnih dana i kategorija stručnjaka prema specifičnom opisu poslova Iznos naknade = prosjek iznosa naknada (odabranih tvrtki) za određenu kategoriju stručnjaka NE uključuje naknade za Direktora projekta! 30

Priprema Indikativnog proračuna ‘Reimbursable costs’ Dodatne napomene: Dnevnice (naknada za smještaj, per diem) za stručnjake i/ili članove menadžmenta tvrtke Svaki kalendarski dan proveden u misiji u zemlji korisnici projekta (ili zemlji studijskog putovanja) Location A – operativna baza projekta Location B – aktivnosti na drugim lokacijama Prema zadanoj visini dnevnica za Hrvatsku i/ili (potencijalnu) zemlju studijskog putovanja 31

Priprema Indikativnog proračuna Dnevnice (naknada za smještaj, daily allowance) za osoblje korisničke institucije Prema predviđenom broju noćenja tijekom studijskog putovanja Visina dnevnice nije zadana i ovisi o stvarnim troškovima u (potencijalnoj) zemlji studijskog putovanja Ostali troškovi – NE uključuje naknade i dnevnice pomoćnog osoblja, nabavu opreme, troškove ureda.. 32

Priprema Zahtjeva za pružanje usluga ‘Operational initiating agent’ Naziv IPA provedbenog tijela Ime i prezime + kontakti voditelja projekta ‘Beneficiary’ HR-Croatia + naziv korisničke institucije ‘Programme’ Naziv programa, npr. National Programme for Croatia under the IPA – TAIB Component for 2008 33

Priprema Zahtjeva za pružanje usluga ‘Project or action title’ Naziv (komponente) projekta ‘Eligible nationalities’ All nationalities ‘Allocation/Budget line’ Naziv glave proračuna, npr. National Programme for Croatia under the IPA – TAIB Component 2008) 34

Priprema Zahtjeva za pružanje usluga ‘Maximum budget’ Maksimalni iznos ugovora = zaokruženi iznos dobiven indikativnim proračunom, ne veći od maksimalnog iznosa financiranja (Plan nabave) ‘Modality of payment’ Fee based Mogućnost ugovaranja po principu fiksnog iznosa samo u iznimnim (opravdanim) okolnostima i uz odobrenje DEU 35

Priprema Zahtjeva za pružanje usluga ‘VAT’ Svi projekti financirani sredstvima EU oslobođeni su poreza i drugih davanja On the ground of the specific Council Regulations governing the concerned EC external aid program, VAT and any other local taxes and duties are excluded from the Community financing, unless stated otherwise in the Specific Terms of Reference attached. 36

Priprema Zahtjeva za pružanje usluga ‘Number of requested experts per category’ Broj stručnjaka u pojedinoj kategoriji u skladu sa zahtjevima iz specifičnog opisa poslova ‘Indicative starting date of the project’ Mjesec i godina predviđenog početka aktivnosti prema dinamici iz specifičnog opisa poslova Preduvjeti, npr. stupanje na snagu Financijskog sporazuma 37

Priprema Zahtjeva za pružanje usluga ‘Duration of the assignment’ Broj mjeseci razdoblja provedbe ugovora prema specifičnom opisu poslova ‘Duration of the longest service’ Broj radnih dana stručnjaka sa najdužim angažmanom na projektu ‘Deadline for submission of offers’ Ex-ante odobrenje DEU (2-3 tjedna) 14 dana za dostavu ponuda od slanja zahtjeva 38

Prateća dokumentacija Suglasnost korisničke institucije sa zadnjom verzijom specifičnog opisa poslova + prijevod na engleski jezik Izjave o povjerljivosti i nepristranosti od svih osoba uključenih u pripremu projektne dokumentacije Izjava voditelja programa da su sve osobe potpisale izjave povjerljivosti i nepristranosti Statistika odabira tvrtki za predmetnu grupu usluga od potpisivanja okvirnog ugovora (FWC BENEF 2009) Cijene stručnjaka odabranih tvrtki i prosječne cijene 39

Rješavanje praktičnih vježbi + Pitanja i odgovori Praktične vježbe Rješavanje praktičnih vježbi + Pitanja i odgovori 40

Juraj Ivanković, Savjetnik Kontakti Hvala na pažnji! Juraj Ivanković, Savjetnik Juraj.ivankovic@safu.hr 41