Upravljanje projektima, 8. dio Planiranje i praćenje troškova Darko Jureković, PMP Suradnici u učenju - Partners in Learning, Microsoft Hrvatska © 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

O današnjem predavanju Današnja tema je: planiranje i praćenje troškova te nabava na projektu Govorit ćemo o: Procjeni, planiranju i praćenju troškova Osnovnim pojmovima vezanim uz nabavu, uključujući ugovaranje i modele naknade troškova izvođačima

Dodatni resursi Upravljanje nabavom (procurement management): http://www.hyperthot.com/pm_meth9.htm http://www.businessdictionary.com/definition/procurement.html Definicija nabave: http://www.businessdictionary.com/definition/procurement.html Definicija ponude: http://www.businessdictionary.com/definition/proposal.html Definicija fiksnih troškova: http://uk.encarta.msn.com/dictionary_1861712016/fixed_cost.html http://www.businessdictionary.com/definition/fixed-cost.html

1. Upravljanje troškovima

3 faze PROCJENA BUDŽETIRANJE PRAĆENJE TROŠKOVA

Što utvrđujemo? PRECIZNOST (način zaokruživanja troškova) MJERNU JEDINICU (radni sat / dan / tjedan) ALARMNE OKIDAČE Odnos stvarne i planiranje potrošnje

Kako procjenjujemo troškove? “Po sličnosti” – “Per analogiam” “Odozdo nagore” Temeljem utvrđenog cjenika Prikupljanjem podataka od dobavljača usluga “Parametričkim procjenjivanjem”

Po sličnosti Usporedbom sa prošlim sličnim projektima Koristimo stvarne podatke (prošlih projekata) “Skaliramo” troškove sukladno “veličini” našeg projekta

Kako procjenjujemo “odozdo”? Prikupljanjem i grupiranjem podataka (procjena) članova tima o troškovima vezanim uz njihove zadatke i aktivnosti

Što je to “parametrička procjena”? Korištenje statistički dobivenih podataka (procjena) o jediničnoj cijeni potrebnog posla Temeljem analize većeg broja prošlih projekata Točnija od “analogne procjene” (“po sličnosti”)

2. Upravljanje nabavom

Što se nabavlja? Sve što projektni tim ne može osigurati vlastitim angažmanom, a potrebno je za realizaciju projekta!

Proces nabave ukratko Proces / Aktivnost Projektna faza u kojoj se odvija Rezultat - dokumentacija Planiranje nabave Planiranje Plan nabave Planiranje ugovaranja Predložak ugovora Kriteriji za evaluaciju Zahtjevi za ponudom Provedba Popis potencijalnih dobavljača Odabir dobavljača Odluka o odabiru Ugovaranje i praćenje ugovaranja Ugovori i promjene u ugovoru Zatvaranje ugovora Zatvaranje projekta Isplate i zatvaranje ugovora

Osnovni pojmovi i međuveze PONUDA PROCJENA PRIHVAĆANJE / ODBIJANJE PONUDE UGOVARANJE

Ponuda Prijedlog za prodajom (ili kupnjom) određenih dobara ili usluga od druge (pravne ili fizičke) osobe. Nije obvezujuća za drugu stranu. Po prihvaćanju ponude, predstavlja podlogu za sklapanje ugovora i ne očekuje se mijenjanje uvjeta iz ponude na način koji bi bio štetan za drugu stranu.

Ugovor Ugovor o javnoj nabavi jest ugovor s financijskim interesom sklopljen u pisanom obliku između jednog ili više ponuditelja i jednog ili više naručitelja i čiji je predmet nabave izvođenje radova, isporuka robe ili pružanje usluga.

Ugovor Službeni dogovor dviju ili više strana Pravni dokument obvezujući za sve uključene strane. Promjene moguće ali moraju biti u pisanom obliku i prihvaćene od svih.

Osnovni tipovi ugovaranja Fiksna cijena/naknada Moguće “s bonusom” Naknada stvarnih troškova Moguće i “s bonusom” Fiksnim Postotnim Naknada za vrijeme i materijal

Fiksna cijena / naknada Najčešći oblik ugovaranja Dogovoren posao za fiksnu cijenu Traži točnu narudžbu (opis posla) i izračun troškva Pretpostavlja se da neće biti promjena opsega posla i dodatnih troškova Najveći rizik za izvođača/dobavljača usluge

“Bonus”? (Unaprijed dogovoreni) Dodatak na ugovoreni iznos naknade zbog kvalitetnog izvođenja radova. Može biti fiksnog iznosa ili ovisnog o uštedi (odstupanju stvarnih od procijenjenih troškova).

Naknada za vrijeme i materijal Vrijeme – po unaprijed određenoj jediničnoj cijeni (npr. sat ili dan rada) Materijal – po stvarnim troškovima nabave Primjeri: Usluge održavanja tehničke, uredske ili računalne opreme

ZAPAMTITE: Nakon što ste utvrdili što je potrebno napraviti, za svaki zadatak ili ključni trenutak (miljokaz) potrebno je popisati sve što vam je potrebno: Vještine potrebne za realizaciju Materijalne potrebe Informacije Ostale resurse

ZAPAMTITE: Prije konačnog odobrenja plana projekta, provjerite još jednom procijenjene troškove te raspoloživost resursa potrebnih za realizaciju

ZAPAMTITE Procjene troškova vezanih uz nabavu materijala i opreme moguće je dobiti od dobavljača. Za procjenu je potrebno utvrditi potrebne količine i rokove. Prije narudžbe potrebno je utvrditi i pouzdanost dobavljača.

ZAPAMTITE Nabavu je moguće organizirati kroz postojeće organizacijske jedinice/odjele/grupe u okviru ustanove u kojoj radite. Prednosti: štedi se vrijeme, veća sigurnost, racionalnije raspolaganje projektnim resursima Potrebno je upoznati njihove procedure te osigurati dobru komunikaciju s njima kao i jasnu potporu sponzora.

3. Dodatni sadržaji

Zakon o javnoj nabavi Zakon o javnoj nabavi: http://narodne-novine.nn.hr/clanci/sluzbeni/2007_10_110_3225.html Izmjene i dopune Zakona o javnoj nabavi: http://narodne-novine.nn.hr/clanci/sluzbeni/2008_10_125_3562.html Upisnik obveznika Zakona o javnoj nabavi: http://narodne-novine.nn.hr/clanci/sluzbeni/2008_02_14_422.html

Javni naručitelji su i ... Javni naručitelji (tj. oni na koje se odnosi i primjenjuje Zakon o javnoj nabavi) su u području znanosti, obrazovanja i športa i odgojno-obrazovne ustanove kojima je osnivač Republika Hrvatska ili jedinice lokalne ili područne (regionalne) samouprave.