PhD issues and representation The PhD programme = a road to quality research?

Why this talk and why me? Acute and chronic need for information Acute and chronic need for information Acute need for debate and getting PhD issues in the open Acute need for debate and getting PhD issues in the open Increasing interest among PhDs (something is brewing) Increasing interest among PhDs (something is brewing) Recrute candidates for PhD representation Recrute candidates for PhD representation Get rid of the why me? mentality Get rid of the why me? mentality WHY NOT! WHY NOT! The ultimate goals: The ultimate goals: Improving quality of PhD life and research

General problems VERY low completion VERY low completion Few data/queries on PhD studies: Few data/queries on PhD studies: We know its bad, but how bad?? We know its bad, but how bad??

Overview Practical tips Practical tips Regulations Regulations Holes and pitfalls in the system Holes and pitfalls in the system Student representation Student representation Sifub Sifub SiN SiN Eurodoc Eurodoc Current problems and solutions Current problems and solutions Finances Finances Safety Safety Security Security Administration Administration

What are we? Temporary employees, part of the research staff Temporary employees, part of the research staff But also: Part time students Part time students Sometimes teachers and supervisors Sometimes teachers and supervisors Sometimes technical staff (analysis, equipment, processing) Sometimes technical staff (analysis, equipment, processing) Sometimes consultant Sometimes consultant Our primary goals: Our primary goals: Production of research + Learn how to research

The creation of the trained professional To have a PhD = To have a PhD = Be able to do independent research Be able to do independent research Planning & organisationPlanning & organisation Fund raisingFund raising Project & time managementProject & time management Knowledge of methodology and data processing Knowledge of methodology and data processing Know how to publish Know how to publish Scientific writingScientific writing Data presentation (graphs, figures, models)Data presentation (graphs, figures, models) Know the literature Know the literature Library and resources knowledgeLibrary and resources knowledge Be able to teach/present Be able to teach/present Presentation and communication skillsPresentation and communication skills Teaching skillsTeaching skills Not taught/trained today! Potential under the research school system! Not taught/trained today! Potential under the research school system! No information and advice provided on the available courses No information and advice provided on the available courses No possibility for duty work for those who want it No possibility for duty work for those who want it

Small practical stuff Student card Student card ISIC (90,- kr) ISIC (90,- kr) Semester card (340,- kr per semester) Semester card (340,- kr per semester) All facilities for employees are available to us: All facilities for employees are available to us: Eye check for all employees Eye check for all employees Ergonomics are available, ask for them! Ergonomics are available, ask for them! Use facilities at UiB: huts, sport infrastructure, graphics and IT people, libraries Use facilities at UiB: huts, sport infrastructure, graphics and IT people, libraries

More practical stuff Layouts for talks and theses ( Layouts for talks and theses ( Business cards Business cards Institute ppt layout Institute ppt layout

New PHD regulations: D.1 Normert tid og maksimal studietid Maks 8 år (ekskl. permisjoner) Maks 8 år (ekskl. permisjoner) D.2 Opplæringsdelen D.2.1 Innhold D.2.2 Nivå D.2.3 Andre forhold D.3 Veiledning Kandidat bør være ved UiB en periode Kandidat bør være ved UiB en periode Minst to veiledere Minst to veiledere D.4 Rapportering Årlig framdriftsrapport Årlig framdriftsrapport D.5 6-månedersrapport Søknad om godkjenning av opplæringsdel 6 måneder før planlagt disputas Søknad om godkjenning av opplæringsdel 6 måneder før planlagt disputas Godkjennes av instituttet Godkjennes av instituttet

D.2Opplæringsdelen - Innhold D.2.1 Innhold Totalt 30 studiepoeng (SP) IEmner, forskerkurs, spesialpensa – SP Emner på 200-tallsnivå eller over Emner på 200-tallsnivå eller over Forskerkurs – nasjonale/internasjonale Forskerkurs – nasjonale/internasjonale 5 fulle arbeidsdager: 2 SP 5 fulle arbeidsdager: 2 SP Spesialpensa Spesialpensa Inkluderer opplæring i vitenskapsteori og etikk – med mindre de har slik opplæring fra før Inkluderer opplæring i vitenskapsteori og etikk – med mindre de har slik opplæring fra før

D.2Opplæringsdelen – Innhold forts. IIFormidling – 3-5 SP Etter innlevering av opptakssøknad/tilsetting som stipendiat Etter innlevering av opptakssøknad/tilsetting som stipendiat Innhold: Innhold: Kurs i kunnskapsformidling Kurs i kunnskapsformidling Én internasjonal konferanse med bidrag. 2 SP Én internasjonal konferanse med bidrag. 2 SP Populærvitenskapelig bidrag. Inntil 2 SP pr. bidrag. Maks 2 SP. Populærvitenskapelig bidrag. Inntil 2 SP pr. bidrag. Maks 2 SP. Seminar/forelesning over selvvalgt emne. 1 SP. Maks 1 SP. Skal vurderes av komité fra instituttet Seminar/forelesning over selvvalgt emne. 1 SP. Maks 1 SP. Skal vurderes av komité fra instituttet Andre aktiviteter som gir trening i vitenskapelig formidling. Kandidatene krediteres studiepoeng i tråd med formidlingsaktivitetene beskrevet ovenfor. Andre aktiviteter som gir trening i vitenskapelig formidling. Kandidatene krediteres studiepoeng i tråd med formidlingsaktivitetene beskrevet ovenfor. Ikke vitenskapelige artikler! Ikke vitenskapelige artikler!

D.2Opplæringsdelen D.2.2 Nivå Dersom karakterer benyttes: C eller bedre Dersom karakterer benyttes: C eller bedre D.2.3 Andre forhold Eksamener må ikke være eldre enn 5 år ved søknadstidspunkt Eksamener må ikke være eldre enn 5 år ved søknadstidspunkt Innpassing når søkere har påbegynt PhD-utdanning ved annen institusjon Innpassing når søkere har påbegynt PhD-utdanning ved annen institusjon

G.INNLEVERING Minst 8 uker før planlagt disputas Minst 8 uker før planlagt disputas Uttalelser fra hovedveileder: Uttalelser fra hovedveileder: Om kandidatens bidrag i fellesarbeider Om kandidatens bidrag i fellesarbeider Om avhandlingen anbefales innlevert eller ikke Om avhandlingen anbefales innlevert eller ikke Kandidat sender søknad om å få avhandling bedømt til institutt + 5 eksemplarer av avhandling Kandidat sender søknad om å få avhandling bedømt til institutt + 5 eksemplarer av avhandling Avhandlingen skal bare ha UiB-emblem (ugle) på framsiden (!) Avhandlingen skal bare ha UiB-emblem (ugle) på framsiden (!) Dr.scient.: prøveforelesning i hht. til dr.scient. eller PhD Dr.scient.: prøveforelesning i hht. til dr.scient. eller PhD MERK: juli måned er disputasfri MERK: juli måned er disputasfri Unemployment money after delivery Unemployment money after delivery

Supervision contract § 4 RAPPORTERINGS- OG INFORMASJONSPLIKT Kandidat og veileder plikter å holde hverandre løpende informert om alle forhold av betydning for gjennomføringen av forskerutdanningen og veiledningen. Partene skal aktivt følge opp i forhold som kan medføre fare for at veiledningen ikke blir gjennomført, slik det framgår av § 4.4 i reglementet for PhD-graden. Kandidaten leverer framdriftsrapporter Kandidaten leverer framdriftsrapporter § 5 KANDIDAT OG VEILEDERS PLIKTER VED GJENNOMFØRING AV VEILEDNINGEN Veileder skal gi råd om formulering og avgrensing av tema og problemstilling, og sammen med kandidaten vurdere hvilke hypoteser og metoder som kan være tjenlige. Veileder skal også gi hjelp til orientering i faglitteratur og data­grunnlag (bibliotek, arkiv, etc.), og drøfte opplegg og gjennomføring av fram­stillingen (disposisjon, språklig form, dokumentasjon m.v.). Veileder plikter å holde seg orientert om framdriften i kandidatens arbeid og vurdere den i forhold til arbeidsplanen, samt å drøfte de resultater kandidaten kommer fram til og hvordan disse skal tolkes. Veileder plikter å holde seg orientert om framdriften i kandidatens arbeid og vurdere den i forhold til arbeidsplanen, samt å drøfte de resultater kandidaten kommer fram til og hvordan disse skal tolkes. Veileder skal også hjelpe med å føre kandidaten inn i relevante vitenskapelige miljøer, sikre integrering i disse, og gi veiledning i forskningsetiske spørsmål knyttet til avhandlingen. Veileder skal også hjelpe med å føre kandidaten inn i relevante vitenskapelige miljøer, sikre integrering i disse, og gi veiledning i forskningsetiske spørsmål knyttet til avhandlingen. Veileder kan være medforfatter til deler av avhandlingen når dette supplerer kandidatens innsats og veileders innsats er i tråd med gjeldende regler for medforfatterskap i det aktuelle fagfeltet og med forskningsetiske prinsipper. Veileder kan være medforfatter til deler av avhandlingen når dette supplerer kandidatens innsats og veileders innsats er i tråd med gjeldende regler for medforfatterskap i det aktuelle fagfeltet og med forskningsetiske prinsipper. Doktorgradskandidaten forplikter seg til å legge fram utkast til deler av avhandlingene for veileder, minst hvert halvår, i samsvar med det som er avtalt under § 4.4. Deler av avhand­lingen kan eventuelt også legges fram i sammenheng med seminar. Doktorgradskandidaten forplikter seg til å legge fram utkast til deler av avhandlingene for veileder, minst hvert halvår, i samsvar med det som er avtalt under § 4.4. Deler av avhand­lingen kan eventuelt også legges fram i sammenheng med seminar. Kandidaten skal videre informere veileder om praktiske forhold som er av vesentlig betydning for framdriften av doktor­grads­prosjektet og/eller for forskerutdanningen. Kandidaten skal videre informere veileder om praktiske forhold som er av vesentlig betydning for framdriften av doktor­grads­prosjektet og/eller for forskerutdanningen. For øvrig forplikter kandidaten seg til i sitt arbeid å etterleve forskningsetiske prinsipper som gjelder for fagområdet. For øvrig forplikter kandidaten seg til i sitt arbeid å etterleve forskningsetiske prinsipper som gjelder for fagområdet.

Forskningsetisk sjekkliste 1. Prosjektets mål og metode Vil prosjektets mål og metoder bryte med alment aksepterte verdisyn? Dette kan f.eks. gjelde hvis: - prosjektet bidrar til å øke kontroll og manipulering av enkeltindivider i samfunnet - miljøhensyn ikke blir tilstrekkelig ivaretatt - prosjektet har diskutable militære/forsvarsmessige implikasjoner - prosjektet bryter med norsk lov ( f.eks. dyrevernloven eller forskrifter om biologiske forsøk) 1. Prosjektets mål og metode Vil prosjektets mål og metoder bryte med alment aksepterte verdisyn? Dette kan f.eks. gjelde hvis: - prosjektet bidrar til å øke kontroll og manipulering av enkeltindivider i samfunnet - miljøhensyn ikke blir tilstrekkelig ivaretatt - prosjektet har diskutable militære/forsvarsmessige implikasjoner - prosjektet bryter med norsk lov ( f.eks. dyrevernloven eller forskrifter om biologiske forsøk) 2. Forskning der forsøkspersoner er involvert - Blir informert samtykke fra forsøkspersonene innhentet på en forsvarlig måte? - Er det klart at det ikke foreligger avhengighetsforhold som kan tenkes å påvirke forsøkspersonens samtykke? 2. Forskning der forsøkspersoner er involvert - Blir informert samtykke fra forsøkspersonene innhentet på en forsvarlig måte? - Er det klart at det ikke foreligger avhengighetsforhold som kan tenkes å påvirke forsøkspersonens samtykke? 3. Persondata Blir alle persondata tilstrekkelig anonymiserte slik at et adekvat personvern er sikret? 3. Persondata Blir alle persondata tilstrekkelig anonymiserte slik at et adekvat personvern er sikret? 4. Risiko og sikkerhet Vil selve gjennomføringen av prosjektet kunne medføre skade på mennesker, dyr eller natur av et omfang som ikke bør neglisjeres? Er i så fall de impliserte personer innforstått med det? 4. Risiko og sikkerhet Vil selve gjennomføringen av prosjektet kunne medføre skade på mennesker, dyr eller natur av et omfang som ikke bør neglisjeres? Er i så fall de impliserte personer innforstått med det? 5. Whistle-blowing - innebygget varslingssystem Vil en prosjektmedarbeider som får alvorlige forskningsetiske betenkeligheter ved gjennomføringen av et forskningsprosjekt, ha anledning til å legge disse frem for en uavhengig høringsintans? Vil dette være kjent og avklart på forhånd? 5. Whistle-blowing - innebygget varslingssystem Vil en prosjektmedarbeider som får alvorlige forskningsetiske betenkeligheter ved gjennomføringen av et forskningsprosjekt, ha anledning til å legge disse frem for en uavhengig høringsintans? Vil dette være kjent og avklart på forhånd? Gjengitt fra publikasjonen Forskningsetisk veileder, utgitt av Den nasjonale forskningsetiske komité for naturvitenskap og teknologi (NENT) i 1992

Holes & Pitfalls in the system No definition of good supervision No definition of good supervision No opportunity for formal complaints No opportunity for formal complaints The institutes dont seem to have legal responsibility (contracts, completion) The institutes dont seem to have legal responsibility (contracts, completion) The university is self insured. Where are the rules and comitments when something happens? The university is self insured. Where are the rules and comitments when something happens? Lots of references to ethics in the PhD regulations Lots of references to ethics in the PhD regulations International ethical rules should be adopted on an institute level (Physics Today 2004)

The thesis & the defence Publish or not? Publish or not? How many publications? (3?) How many publications? (3?) Goal: 1 submitted article after 2 years of PhD? Goal: 1 submitted article after 2 years of PhD? Journals: high citation index Journals: high citation index Dangerous: Nature, Science & Geology (Possibility for refusal and leading to not being published at all) Dangerous: Nature, Science & Geology (Possibility for refusal and leading to not being published at all) Guidelines for the evaluation of candidates for Norwegian Doctoral Degrees Guidelines for the evaluation of candidates for Norwegian Doctoral Degrees ( New Procedures for the defence!!! Check them! New Procedures for the defence!!! Check them! (will be hopefully be online soon)

After the defence No alumni association in UiB No alumni association in UiB No further communication with PhDs No further communication with PhDs Few post doc/scientific positions Few post doc/scientific positions No long term postions No long term postions No possibility to become an (unpaid) associate No possibility to become an (unpaid) associate adress, IT and library access adress, IT and library access (Bjerknes Centre as example) Potential for financial Support: travel grants,.... Potential for financial Support: travel grants,.... Negative effects for UiB: Negative effects for UiB: Loss in publications Loss in publications Loss in potential talent Loss in potential talent Loss in scientific cooperation, especially with industry Loss in scientific cooperation, especially with industry

The real problems! Supervision Supervision Lack of information Lack of information Finances Finances Security and safety Security and safety An pro-active & sosial scientific community An pro-active & sosial scientific community

Supervision No good available data = no problem? No good available data = no problem? Binding comitment to answer a written (electronically) question or correct a manuscript, within 4 weeks Binding comitment to answer a written (electronically) question or correct a manuscript, within 4 weeks Supervision: Supervision: Informal interaction day to day Informal interaction day to day One hour face time a month, planned in advance One hour face time a month, planned in advance One financial planning meeting a year One financial planning meeting a year

Lack of information What about you? What about you? 40 % receive insufficient information 40 % receive insufficient information 37 % is not happy with the help they get filling out forms 37 % is not happy with the help they get filling out forms 61 % didnt receive any information on international mobility 61 % didnt receive any information on international mobility 65 % think the information received for the disputas is not good enough 65 % think the information received for the disputas is not good enough Almost everybody agrees that information is hard to acces on the web and in the administration Almost everybody agrees that information is hard to acces on the web and in the administration (UiB, HMS research 2004)

Security: Security: Theft, open drug abuse and vandalism Theft, open drug abuse and vandalism Stronger responseStronger response Seperate keys/key card acces to important and dangerous instruments (Gamma Ray logger, laser, MS, acces to chemicals).Seperate keys/key card acces to important and dangerous instruments (Gamma Ray logger, laser, MS, acces to chemicals). No entrance to uninvited guests, asked to show student cardNo entrance to uninvited guests, asked to show student card Security after hours/ safety feeling Security after hours/ safety feeling (garage, labwork, elevators) Data security: Data security: No power cuts, backup power!!! No power cuts, backup power!!! More information on backing up More information on backing up Closed cabinets for confidential data Closed cabinets for confidential data (Legal) information on confidentiality (Legal) information on confidentiality Central archive/database Central archive/database

Finances 26 % of PhDs has insufficient funding! 26 % of PhDs has insufficient funding! Underfunding of working costs if employed by UiB Underfunding of working costs if employed by UiB Extra support for these students through forskningsutviklingspenger ( kr extra?) Extra support for these students through forskningsutviklingspenger ( kr extra?) Three year projects with only two years funding (the candidate must find funding for one year himsel Three year projects with only two years funding (the candidate must find funding for one year himsel Unacceptable, FUU does a good job there Unacceptable, FUU does a good job there Improved but still not sufficient insight in accounting ( kr per NFR student to institute - +/ kr on wage = kr) Improved but still not sufficient insight in accounting ( kr per NFR student to institute - +/ kr on wage = kr) Supervisors use PhD. project money. What is accepted? Supervisors use PhD. project money. What is accepted? No overview for extra funding No overview for extra funding PhD info folder all available travel grants, tax benifits, forms, bilateral agreements,... PhD info folder all available travel grants, tax benifits, forms, bilateral agreements,...

Better IT = saving time & money Software licences Software licences Open office: Languages!! Open office: Languages!! More floating licences: More floating licences: SigmaPlotSigmaPlot Drawing softwareDrawing software Waste of money to use project money on licenses Waste of money to use project money on licenses Support Support Remote update Remote update Training!! Training!! SPSS SPSS GIS GIS Endnote Endnote Computer pool Computer pool UiBs intranet and the empty geo section.... what a mess! UiBs intranet and the empty geo section.... what a mess!

Safety Every man for himself: to avoid accidents one must take responsibility for his/her own safety and those around you Every man for himself: to avoid accidents one must take responsibility for his/her own safety and those around you Obligated by law to report any accidents and near accidents Obligated by law to report any accidents and near accidents HMS rules have to be read and understood by all employees HMS rules have to be read and understood by all employees Employer is obliged to inform the employees at the start of the contract Employer is obliged to inform the employees at the start of the contract Some horror stories... Some horror stories... Be carefull on fieldwork!! Be carefull on fieldwork!! Take extra caution using any chemicals, radioactivity, heavy objects, machinary Take extra caution using any chemicals, radioactivity, heavy objects, machinary Asses your risk and that of others before any activity Asses your risk and that of others before any activity Training! (at the moment only life jacket and life saving courses) Training! (at the moment only life jacket and life saving courses)

Improvement is possible.....

Things not in this talk... International mobility International mobility

What we need: Centralised PhD. Info & Institute PhD folder Centralised PhD. Info & Institute PhD folder Clear guidelines on supervision, ethics (scientific, publication, confidentiality,...) and finances. Clear guidelines on supervision, ethics (scientific, publication, confidentiality,...) and finances. A PhD timeline/diary in the administration for every PhD student A PhD timeline/diary in the administration for every PhD student Focused workshops and practical courses (lab techniques, IT, project management, statistics, data processing) Focused workshops and practical courses (lab techniques, IT, project management, statistics, data processing) Support: one central person at UiB & every institute Support: one central person at UiB & every institute An open active forum An open active forum The Geoforum?

PhD representation Sifub Sifub