Izrada opisa poslova i okvirnog proračuna za ugovore o uslugama Središnja agencija za financiranje i ugovaranje programa i projekata EU, Zagreb, 14. svibnja 2009. Helga Bubanović Devčić helga.bubanovicdevcic@safu.hr

TEME Izrada opisa poslova (Terms of Reference) za ugovore za nabavu usluga (Service contracts) Izrada okvirnog proračuna za projekte tehničke pomoći

Natječajna dokumentacija za ugovore o nabavi usluga Poziv ponuditeljima Upute ponuditeljima Nacrt ugovora: Special conditions Nacrt ugovora: General conditions (prilog 1) Nacrt ugovora: TOR (prilog 2) Nacrt ugovora: Organizacija i metodologija (prilog 3) Nacrt ugovora: Popis i životopisi ključnih stručnjaka (prilog 4) Nacrt ugovora: Proračun (prilog 5) Nacrt ugovora: drugi obrasci (FIF,LEF, financijska garancija) (prilog 6) Nacrt ugovora: model ToR-a i izvješća za revizorsko izvješće (prilog 7) Obrazac za administrativnu evaluaciju Obrazac za tehničku evaluaciju (prijedlog proračuna)

Sadržaj opisa poslova http://ec. europa 1. BACKGROUND INFORMATION 1.1. Beneficiary country 1.2. Contracting Authority 1.3. Relevant country background 1.4. Current state of affairs in the relevant sector 1.5. Related programmes and other donor activities: 2. OBJECTIVE, PURPOSE & EXPECTED RESULTS 2.1. Overall objective 2.2. Purpose 2.3. Results to be achieved by the Consultant 3. ASSUMPTIONS & RISKS 3.1. Assumptions underlying the project intervention 3.2. Risks 4. SCOPE OF THE WORK 4.1. General 4.2. Specific activities 4.3. Project management 5. LOGISTICS AND TIMING 5.1. Location 5.2. Commencement date & Period of implementation 6. REQUIREMENTS 6.1. Personnel 6.2. Office accommodation 6.3. Facilities to be provided by the Consultant 6.4. Equipment 6.5. Incidental expenditure 6.6. Expenditure verification 7. REPORTS 7.1. Reporting requirements 7.2. Submission & approval of progress reports 8. MONITORING AND EVALUATION 8.1. Definition of indicators 8.2. Special requirements

1.3 Relevant country background Kratki opći podaci o Hrvatskoj  općeniti recentni nacionalni socio-gospodarski podaci te općeniti podaci vezani uz relevantni sektor (EK Izvješće o napretku, NPPEU, PEP, relevantni nacionalni strateški dokumenti, Operativni programi...) 1.4 Current state of affairs in the relevant sector Podaci o stanju u sektoru u kojem se provodi projekt uključujući institucionalni okvir unutra kojeg će se projekt provoditi te stanje pregovora u relevantnom sektoru (relevantni nacionalni strateški dokumenti, izvješća o radu, uredbe o unutarnjem ustroju, pregovaračka stajališta, EK Izvješće o napretku, NPPEU, PEP, Operativni programi...)

1.5 Related programmes and other donor activities Ostali projekti institucije financirani EU sredstvima ili kroz bilateralne izvore, a koji su relevantni za projekt 2.1 Overall objectives Dugoročni, širi cilj koji nije moguće postići provedbom projekta, ali kojemu će uspješna provedba projekta tj. njegovi rezultati pridonijeti; 1 opći cilj po projektu Konzistentnost s Projektnim sažetkom

2.3 Results to be achieved by the consultant 2.2 Purpose Svrha projekta; konkretni cilj (specific objective) koji če se postići sa sa završetkom projekta Veći , kompleksniji projekti – moguće definirati više svrha 2.3 Results to be achieved by the consultant Rezultati moraju proizlaziti iz aktivnosti, te veza među njima mora biti jasna Uvijek prvo definirajte aktivnosti, jer ako su one dobro definirane, rezultate će biti jednostavno razraditi (uobičajeno da više aktivnosti dovodi do jednog rezultata) Rezultat = output (ne uvijek!!) Pasivna forma

3.1 Assumptions underlying the project intervention Pretpostavke koje moraju biti zadovoljene kako bi projekt bio uspješno proveden Logički obrazac Projektni sažetak 3.2 Risks Rizici za koje se može predvidjeti da će utjecati na uspješnu provedbu projekta Mogu biti negativno izražene pretpostavke, npr. pretpostavka: „Staff willing to be trained and acquire new skills“, može biti preformulirana u rizik: „Staff not willing to be trained and not willing to acquire new skills“

4.1. General 4.1.1 Project description Kratki opis projekta 4.1.2 Geographical area to be covered Zemljopisno područje na kojem će biti proveden projekt (područje određenog grada, županije ili čitave Hrvatske) 4.1.3 Target groups Ciljane skupine koje će biti uključene u provedbu projekta – „direktni” korisnici

4.2 Specific activities Detaljan opis aktivnosti koje će biti provedene tijekom projekta. Po mogućnosti brojčano iskazati (npr. 2 treninga od 3 dana za 15 osoba) i grupirati u faze (ukoliko su kronološki poredane) ili u tematske skupine (veza s rezultatima). Na osnovu aktivnosti se izrađuje okvirni proračun projekta i sporedni troškovi (”incidental expenditures“) Prikaz po važnosti ili kronološkom slijedu Aktivnosti vezane uz vidljivost (visibility activities) Prije definiranja specifičnih aktivnosti potrebno je definirati ”inception phase“ (početnu fazu u provedbi projekta) čije je trajanje otprilike između 4 i 8 tjedana (uglavnom tekst vezan uz uspostavljanje ureda konzultanta, prikupljanje informacija od korisnika i sl.)

4.3. Project Mangement 4.3.1 Responsible body Isto kao i 1.2 Contracting Authority 4.3.2 Management structure Uglavnom se opisuje struktura Upravljačkog odbora (institucije koje bi trebale biti uključene u Upravljački odbor/Steering Committee) i njegova uloga, te uloga ”projektnog partnera“ ili krajnjeg korisnika u provedbi projekta (pružanje logističke potpore, uloga PIU-a i sl.) 4.3.3 Facilities to be provided by the Contracting Authority and/or other parties Tekst o uvjetima koje bi trebali osigurati krajnji korisnici projekta vezano uz radni prostor za stručnjake, telefonske linije, računala..

5.1 Location Lokacija projekta (smještaj ureda) + druga područja provedbe (Isto kao 4.1.2 Geographical area to be covered) 5.2 Commencement date & period of execution Okvirni datum početka provedbe projekta (mjesec i godina), te dužina trajanja projekta iskazana u mjesecima (VEZA S “PROCUREMENT NOTICE”)

Definirati minimalan broj radnih dana tijekom provedbe projekta. 6.1. Personnel 6.1.1 Key experts (max 4) Definirati minimalan broj radnih dana tijekom provedbe projekta. ”Qualification and skills“ Formalno obrazovanje (voditi računa o “tržištu stručnjaka” i prirodi sektora), znanje jezika, poznavanje rada na kompjutoru, licence/certifikati; Nije dozvoljeno eksplicite tražiti lokalnog stručnjaka “General professional experience“ Šira, općenita, profesionalna iskustva vezana uz sektor u kojem se projekt provodi ” Specific professional experience” treba tražiti ona iskustva koja će biti direktno vezana uz provedbu projekta Izbjegavati detaljiziranje i veliki broj zahtjeva Voditi računa da ova kategorija nosi najviše bodova tijekom evaluacije 6.1.2. Other experts minimalan broj radnih dana stručnjaka okvirni profili stručnjaka

6.1.3 Support staff & backstopping Potrebno je navesti da troškovi vezani uz backstopping i pomoćno osoblje moraju biti uračunati u fee rates stručnjaka 6.2 Office accommodation Standardni tekst već unaprijed zadan u template-u, vezano uz radni prostor 6.3 Facilities to be provided by the Consultant Standardni tekst. Opisuje koju vrstu podrške konzultantska tvrtka mora pružiti svojim stručnjacima tijekom rada na projektu Potrebno je specificirati koji troškovi će biti plaćeni iz „fee rates“ stručnjaka (backstopping, local support staff, office rent, translation costs i sl.)

6.4 Equipment Standardni tekst kojim se zabranjuje kupovina opreme putem ugovora vezanih uz nabavu usluga 6.5 Incidental expenditure Svi sporedni troškovi koji trebaju biti plaćeni iz proračuna projekta Naznačuje se samo ukupna suma za ovu vrstu troškova Potrebno je nabrojati što će sve biti pokriveno iz ove stavke (npr. iznajmljivanje dvorana za treninge, tiskanje materijala, studijska putovanja, putovanja stručnjaka unutar zemlje i sl) Sporedni troškovi se razrađuju u posebnoj tabeli u kojoj se razrađuje okvirni proračun projekta – ova tabela nije sastavni dio opisa poslova niti natječajne dokumentacije i služi samo kao orijentacijski okvir

6.6. Expenditure verification Trošak revizije; 2-3% ukupnog proračuna 7.1 Reporting requirements Instrukcije vezane uz broj i izgled/sadržaj izvješća, te rokove u kojim ih je potrebno predati 7.2 Submission & approval of progress reports Navodi se koliko kopija izvješća je potrebno dostaviti i kome, te tko odobrava izvješća (uglavnom je to voditelj projekta unutar institucije ugovaratelja) 8.1 Definition of indicators Indikatori mogu biti kvantitativni (količinski) ili kvalitativni (opisni) U oba slučaja moraju biti SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound) Veza s Logičkom matricom Moguće je dodati i klauzulu po kojoj će dodatni indikatori biti određeni tijekom početne faze projekta u suradnji sa stručnjacima

8.2 Special requirements Navode se u slučajevima kada je projekt direktno povezan s drugim projektom (npr. nabava robe koja se naručuje putem drugog projekta), ovdje se dodatno objašnjava veza između dva projekta Prilog Opisu poslova: LOGIČKA MATRICA

Okvirni proračun Stavke: 1) Plaće svih stručnjaka – broj dana iz ToR-a, iznos fee-rate-a; jedinica =working days (1 radni dan za ključnog stručnjaka iznosi između 800 i 1000 €, ovisno o godinama staža, području rada. U tom iznosu pokrivena je plaća, putni troškovi vezani uz međunarodne letove za sve stručnjake, javni prijevoz, iznajmljivanje ureda, plaća projektnog administratora, uredska oprema, dnevno prevođenje) 2) Incidental costs (veza s točkom 6.5 iz ToR-a) Putovanja: troškovi lokalnih putovanja za sve stručnjake – jedinica = times; prosječan trošak 70€ dnevnice - uključuju smještaj i hranu i plaćaju se samo u slučaju putovanja izvan mjesta provedbe projekta koje uključuje i noćenje

Okvirni proračun (2) 2) Incidental costs (nastavak) Putovanja: troškovi međunarodnih putovanja (studijska putovanja) dnevnice za studijska putovanja Seminari, sastanci, radionice Razdvojiti aktivnosti sukladno TOR-u Iznajmljivanje dvorana i audio opreme (po danu), simultani prijevod (po danu/po satu), katering (po osobi), prijevod materijala (po osobi) Publikacije, printanje, media production Brošure, pozivnice, upute za rad (trošak dizajna; trošak printanja i prijevoda po kopiji/po stranici), plakati, web stranice (dizajn, održavanje, hosting)

Okvirni proračun (3) 2) Incidental costs (nastavak) Oprema i uredski materijal : NE PLANIRA SE TROŠKOVI!!! Ostali troškovi Npr. posebna istraživanja, kampanje i sl. (lump sum) 3) Expenditure verification 2-3 % ukupnog proračuna (veza s TOR-om)

HVALA NA PAŽNJI!!