31 أذار 2017 فندق بادوفا– سن الفيل الرصد وتقييم الأداء – الجزء السادس Performance Monitoring & Evaluation – Part VI “مأسسة عملية الرصد والتقييم” 31 أذار 2017 فندق بادوفا– سن الفيل برنامج بناء التحالفات للتقدّم والتنمية والاستثمار المحلي - بناء القدرات

تعارف، أهداف وبرنامج ورشة العمل التدريبيّة الجلسة الافتتاحيّة: تعارف، أهداف وبرنامج ورشة العمل التدريبيّة تمّ تطوير هذه المنشورة بفضل دعم الشّعب الأميركي من خلال الوكالة الأميركيّة للتّنمية الدّوليّة(USAID) ، محتويات هذه المنشورة هي مسؤوليّة الإستشاري، ولا تعكس بالضّرورة وجهة نظر أو آراء الوكالة الأميركيّة للتّنمية أو حكومة الولايات المتّحدة.

أهدف الورشة تدريب المشاركين على مفهوم المأسسة وعناصر مأسسة أنظمة الرصد والتقييم، إرشاد المشاركين في منهجيات وإجراءات دمج وظيفة الرصد والتقييم، في الهيكلية التنظيمية للمشروع / المنظمة، تدريب المشاركين على عناصر موازنة الرصد والتقييم والموارد البشرية.

برنامج الورشة التدريبية الجلسة الافتتاحية: تعارف، وأهداف وبرنامج العمل 9:30 –10:15 الجلسة الثانية: مدخل الى مأسسة عملية الرصد والتقييم 10:15 –11:15 استراحة القهوة 11:15 –11:30 الجلسة الثالثة: الهيكل التنظيمي لمنظمات المجتمع المدني 11:30–1:00 استراحة الغداء 1:00 –2:00 الجلسة الرابعة: موارد وميزانية الرصد والتقييم 2:00 – 3:30 الجلسة الختاميّة: مراجعة وختام. الاختبار البعدي وتقييم الدورة 3:30 – 4:00

تعارف صح أو خطأ على كل مشارك أن يعٌرف عن نفسه (الأسم، الوظيفة، الجمعية ...) وإضافة وصف شخصي عبر ثلاثة وقائع (الهوايات، الرياضة المفضلة، سنوات الخبرة، الوضع العائلي ...الخ) واحدة من هذه الوقائع زائف! مهمة المشاركين هو معرفة والتصويت على أية من هذه الوقائع هي الزائف. المشارك الذي يحصل على أعلى نسبة من الإجابات الصحيحة ...يربح المسابقة

مراجعة ما هي المواضيع الرئيسية في الرصد والتقييم التي تم مناقشتها خلال الجلسات السابقة؟ ما هي الأهداف الرئيسية للرصد والتقييم على صعيد المشروع أو المؤسسة؟

موضوعات الدورات السابقة في المتابعة والتقييم دورة حياة المشروع الرصد وتقييم الأداء في دورة المشروع مؤشرات الأداء الإطار المنطقي للمشروع إطار المتابعة والتقييم الورقة المرجعية لمؤشرات الأداء طرق وأدوات جمع البيانات جودة البيانات والحد من الخطأ والانحياز

أهداف وغايات نظم المتابعة والتقييم تتبع التقدم المحرز مقارنة مع الأهداف والخطط. توفر مصدر للمعلومات وعرض سير العمل في المشروع. يساهم في تحسين نوعية وفعالية البرامج. يوفر أساسا للمسائلة والمحاسبة. يساهم في الشفافية. وسيلة للتعلم من التجارب وإدماجها في السياسات والممارسات. يوفر أساسا للتقييم واختبار الفرضيات. وهو مصدر مهم من الأدلة على أداء مشروع أو برنامج أو سياسة. يوفر أساسا أقوى لجمع الأموال والتأثير على السياسة.

مناقشة: مأسسة الرصد والتقييم هل لاحظت التركيز المتزايد للمؤسسات الواهبة في الآونة الأخيرة على موضوع الرصد والتقييم؟ ما هي علاماته؟ وبرأيك لماذا؟ كيف يمكننا دمج \ مأسسة التعلم المكتسب خلال هذه الدورات التدريبات في نهج وإجراءات عمل المؤسسة؟ كيف يمكننا مأسسة دور الرصد والتقييم في هيكلية عمل المؤسسة؟

مدخل الى مأسسة عملية الرصد والتقييم الجلسة الثانية مدخل الى مأسسة عملية الرصد والتقييم

تعريف المأسسة عناصر مأسسة أنظمة الرصد والتقييم

تعريف المأسسة Institutionalization عملية ترجمة الرؤية، أو السياسات، أو قواعد سلوك، أوالخطط الاستراتيجية لمنظمة ما إلى مبادئ توجيهية ونظم عمل تطبق خلال تنفيذ الأنشطة اليومية من قبل الإدارة والموظفين. المأسسة تشير الى عملية التنظيم المؤسسي الداخلي لدمج مفهوم ما أو طريقة سلوك معينة ضمن سير عمل المنظمة. تهدف إلى دمج القيم والأهداف الأساسية في ثقافة المنظمة وهيكلها.

تعريف المأسسة المأسسة تعني أن العملية راسخة في الطريقة التي يتم بها تنفيذ العمل وهناك التزام وتطابق في أداء العملية المأسسة عنصر أساسي في تحسين إجراءات العملية من المرجح الحفاظ على وتطبيق عملية ممأسسة خلال الأزمات أو أوقات التوتر

مأسسة أنظمة الرصد والتقييم أنظمة الرصد والتقييم تتطلب اثنتي عشرة عناصر رئيسية لكي تعمل بكفاءة وفعالية لتحقيق النتائج المرجوة. هذه العناصر هي: 1- Organizational Structures with M&E Functions هيكل أو بناء تنظيمي يتضمن موقع\ دائرة للرصد والتقييم 2- Human Capacity for M&E القدرات البشريّة للقيام بعملية الرصد والتقييم 3- Partnerships for Planning, Coordinating and Managing the M&E System التعاون والشراكة من أجل تخطيط وتنسيق وإدارة نظام الرصد والتقييم 4- M&E Frameworks/Logical Framework أطار الرصد والتقييم والإطار المنطقي للمشروع 5- M&E Work Plan and Costs خطة العمل للرصد والتقييم والكلفة (الموازنة)

مأسسة أنظمة الرصد والتقييم 6- Communication, Advocacy and Culture for M&E قنوات الاتصال، المناصرة وثقافة الرصد والتقييم 7- Routine Program Monitoring برنامج منتظم في المتابعة 8- Research, Surveys and Evaluation المسوحات، والدراسات، وعمليات التقييم 9- National & Sub-national Databases قواعد البيانات 10- Data Quality Assessment / Data Auditing تدقيق البيانات وتقييم جودة البيانات 11- Data Dissemination and Use نشر واستخدام البيانات 12- Written Processes & Procedures (Tip Sheets - M&E Manual) مبادئ توجيهية و نظم عمل مدونة (دليل الرصد والتقييم)

تمرين فردي:التشخيص المؤسساتي قييم وضع المنظمة التي تعمل بها فيما يختص بعناصر مأسسة أنظمة الرصد والتقييم

استراحة قهوة

الهيكل التنظيمي منظمات المجتمع المدني الجلسة الثالثة الهيكل التنظيمي منظمات المجتمع المدني

ما هو الهيكل التنظيمي؟ لماذا تحتاج الجمعية الى تخطيط الهيكل التنظيمي لإدارة عمل المؤسسة؟

الهيكل أو البناء التنظيمي يعرف الهيكل التنظيمي بأنه الآلية الرسمية التـي يتم من خلالها إدارة المؤسسة عبر تحديد خطوط السلطة والاتصال بين الرؤساء والمرؤوسين ويعرف أيضا بأنه نظام للسلطـة والمساءلـة والعلاقـات بين الوحدات التنظيمية الذي يحدد شكل وطبيعـة العمـل اللازم للمؤسسة. "الهيكل التنظيمي هو إطار يركز على تخصص الوظائف وتقسيمها ووضع الأنظمة والإجراءات، وتحديد السلطة”.

الهيكل أو البناء التنظيمي البنيان التنظيمي إطار يوضح التقسيمات أو الوحدات أو الأقسام الإداريــة التي تتكون منها المنظمة مرتبة على شكل مستويات فوق بعضها البعض ، تأخذ شكل هرم يربطها خط سلطة رسمية تنساب من خلاله الأوامر والتعليمـات والتوجيهـات مـن المستوى الأعلى أو الأدنى ومن خلاله تتوضح نقاط اتخاذ القرارات ومراكز السلطة والمسؤولية

أهـداف الهيكل التنظيمي من خلال الهيكل التنظيمي يتم: توزيع الأعمال والمسئوليات والسلطات بين الأفراد، تحديد العلاقات لمن يتبع كل شخص ومن هم الأشخاص الذين يتبعون له وتطبيق نطاق الإشراف، تجميع الأفراد في أقسام والأقسام في دوائر والدوائر في وحدات، تفويض السلطات وتصميم الإجراءات، تصميم الأنظمة والوسائل لضمان تحقيق الاتصال الداخلي الفعال ومشاركة الأفراد في صنع القرار، توفير القواعد والوسائل اللازمة لتقييم أداء العاملين.

أهـداف الهيكل التنظيمي من الأهـداف الأساسية للهيكل التنظيمي : التكامل بين مكوناته تحديد المسؤوليات الوظيفية تحقيق التنسيق بين جهـود الأفـراد، والاستفادة القصوى من الإمكانيات المتاحة تحديد الصلاحيات المخولة للإدارة والأقسام تحديدا واضحا. تقليل الصراع

لماذا تحتاج الجمعية الى تخطيط الهيكل التنظيمي لإدارة أعمالها؟ إن التنظيم والهيكل التنظيمي هما ترجمة وتحويل الخطط إلى أفعال ونتائج مادية وملموسة تجعل المؤسسة وحدة متماسكة في سبيل تحقيق أهدافها. يمكن اعتبار الهيكل التنظيمي وسيلة لمساعدة المنظمة والعاملين على تحقيق الأهداف المرسومة بنجاح،

نموذج عن هيكل تنظيمي لمنظمة غير حكومية

نشاط تطبيقي إذا ما كان على إدارة الجمعية تطوير هيكلية إدارية للمؤسسة تلحظ دور دائرة الرصد والتقييم: ما هو موقع دائرة أو موظف الرصد والتقييم في الهيكلية الإدارية للجمعية؟ ماهية الصلة التي تربط دائرة \ موظف الرصد والتقييم بإدارة المشاريع؟ هل هنالك رابط أو صلة مباشرة بين دائرة \ موظف الرصد والتقييم والمدير التنفيذي؟

نشاط تطبيقي أرسم الهيكل التنظيمي للجمعية التي تعمل بها : داخل المربع: الموقع \ الوظيفة الخط المتواصل: علاقة المسؤولية \ الإشراف المباشر الخط المتقطع: علاقة الإتصال والتواصل (دون سلطة الإشراف)

استراحة الغداء

الجلسة الرابعة: التوصيف الوظيفي Job Description المسمى الوظيفي: مسؤول\ة المتابعة والتقييم والمساءلة والتعلّم Job Title: Monitoring, Evaluation, Accountability and Learning (MEAL)

عمل مجموعات المسمى الوظيفي: مسؤول\ة المتابعة والتقييم: عدّد المسؤوليات والمهام الرئيسية عدّد الخبرات والمهارات الضرورية

مسؤول\ة المتابعة والتقييم والمساءلة والتعلّم المهام والمسئوليات الرئيسية: التخطيط تطويرخطط ونظم مناسبة لمتابعة تنفيذ المشاريع والتقييم والمساءلة والتعلّم. تخطيط وتطوير طرق وأدوات وأسئلة المتابعة والتقييم. تخطيط طرق وأدوات تقييم الاحتياجات وقياس خط الأساس والأثار النهائية.

مسؤول\ة المتابعة والتقييم والمساءلة والتعلّم المهام والمسئوليات الرئيسية: التخطيط (تابع) تخطيط وتنظيم قواعد بيانات لجمع وتحليل مؤشرات الأهداف والنتائج والأنشطة. تطوير آلية التغذية الراجعة بين المستفيدين والجمعية. تطوير نظام شكاوى فعال يضمن تحقيق المساءلة لجميع أصحاب المصلحة.

مسؤول\ة المتابعة والتقييم والمساءلة والتعلّم المهام والمسئوليات الرئيسية: المتابعة و جمع البيانات متابعة أنشطة المشاريع والقيام بالزيارات الميدانية للتحقق من حيث كمية ونوعية التنفيذ. متابعة وتوثيق عملية تنفيذ المشاريع حسب الخطط المرسومة مسبقاً. جمع وإدخال وتحليل البيانات.

مسؤول\ة المتابعة والتقييم والمساءلة والتعلّم المهام والمسئوليات الرئيسية: المتابعة و جمع البيانات (تابع) إستخلاص الدروس المستفادة وقصص النجاح خلال عملية التنفيذ. تحديد الاحتياجات والاختصاصات اللازمة لدراسات التقييم . التدريب و بناء القدرات في المتابعة والتقييم. المراجعة المنتظمة لخطة الرصد والتقييم وتحديثها عند الحاجة.

مسؤول\ة المتابعة والتقييم والمساءلة والتعلّم المهام والمسئوليات الرئيسية: التقرير إعداد تقارير المتابعة الدورية حول سير الأنشطة والتقدم المتحقق واقتراح التوصيات لإزالة جوانب الضعف والمعوقات والمشاكل غير المتوقعة التي تظهر اثناء عملية التنفيذ. اعداد تقارير تقييم الاحتياجات وتقارير خط الأساس وتقارير الأثر النهائية

مسؤول\ة المتابعة والتقييم والمساءلة والتعلّم المهارات والخبرات شهادة البكالوريوس في إدارة الأعمال، العلوم الانسانية أو غيرها من التخصصات ذات الصلة. خبرة لا تقل عن خمس سنوات ومعرفة بالمراقبة والتقييم بالإضافة لآليات تقييم الاحتياجات/ الاثر. مهارات في تصميم و تنفيذ اطارعمل لقياس الأداء و إدارة المعلومات. خبرة ممتازة في كتابة التقارير.

مسؤول\ة المتابعة والتقييم والمساءلة والتعلّم المهارات والخبرات (تابع) خبرة سابقة بمشاريع ممولة من جهات مانحة ويفضل مع ْْْْ امتلاك تفكير استراتيجي بالإضافة للمهارات التحليلية. التحفيز الذاتي، والقدرة على التواصل، والمهارات التنظيمية والقدرة على العمل تحت الضغط، والعمل ضمن فريق. مهارة عالية بالكمبيوتر والقدرة على استخدام برامج الكمبيوتر لجمع وتوثيق وتبادل نتائج المراقبة التقييم. اتقان اللغتين الإنجليزية والعربية قراءة، كتابة، وتحدثا. الاشراف المباشر : ؟؟؟؟؟ 

دائرة الرصد والتقييم

ميزانية الرصد والتقييم Monitoring & Evaluation Budget

ميزانية الرصد والتقييم ميزانية الرصد والتقييم هي جزء من ميزانية المشروع مخصصة لتغطية كلفة عملية الرصد والتقييم. تكاليف الرصد والتقييم متغيَرة وتعتمد إلى حد كبيرعلى خطة الرصد والتقييم التي إعتمدتها. ميزانية الرصد والتقييم يجب أن لا تكون صغيرة بحيث تنال من دقة ومصداقية النتائج، ولكن لا ينبغي لها أن تستنزف موارد المشروع فتؤثر عليه سلبا.

ميزانية الرصد والتقييم قاعدة مبنية على تجارب سابقة توصي بإعتماد ما لا يقل عن 5٪ من إجمالي تكاليف المشروع لميزانية الرصد والتقييم. بعض الجهات المانحة تحدد الميزانية المسموح بها لأنشطة الرصد والتقييم ب10٪ كحد أقصى. بعض المشاريع في مجال الرعاية الصحية أو البيئة قد تتطلب تحاليل مخبرية للتحقق من صحة النتائج والتحقق من الأثر. هذا النوع من التحقق ضروري ولا بد أن ينعكس في الميزانية وخطة الرصد والتقييم.

موارد خطة الرصد والتقييم موظفي الرصد والتقييم مساعدات الرصد والتقييم التقنيّة التدريب وورش العمل والاجتماعات ضمان جودة البيانات المعدات والبنية التحتية (بما في ذلك تكنولوجيا المعلومات) والمواد الاستهلاكية / تكاليف التشغيل إنتاج خطط الرصد والتقييم وخطط العمل، والمبادئ التوجيهية والأدوات وتقارير المسوحات والمراقبة والبحث العملي والدراسات الخاصة

ميزانية الرصد والتقييم بعض البنود لأخذها في الاعتبار عند وضع ميزانية الرصد والتقييم: الرواتب والفوائد الإجتماعية المختلفة لموظفو الرصد والتقييم التوظيف النقل وبدل الإعاشة والسكن العاملين في جمع وإدخال البيانات (كامل، أو بدوام جزئي، أو مؤقتا) المعدات والبنية التحتية (بما في ذلك تكنولوجيا المعلومات) تقييم الاحتياجات، خطوط الأساس، المسوحات، والدراسات المختلفة النقل وبدل الإعاشة الزيارات الميدانية (التحقق من البيانات \ جودة البيانات) مستشار خارجي (الرسوم أو الأجور) تكاليف السفر (إلى البلاد والزيارات الميدانية) تكاليف النقل والإجتماعات الميدانية ومجموعات التركيز تكاليف المسوحات، جمع وإدخال وتحليل البيانات عملية التقييم (خارجية أو داخلية) مدربين\مستشارين وجبات الطعام خلال الحدث لوازم مكتبية تأجير غرفة الاجتماعات النقل التدريب، ورش عمل والاجتماعات (تقديم وتقييم النتائج، تخطيط، تنظيم العمل ...)

مناقشة عامة – تمرين تطبيقي بناء على التشخيص المؤسساتي، سوف نصمم خطة عمل بهدف مأسسة نظام الرصد والتقييم للمنظمة التي تعمل بها ...

الجلسة الختامية تقييم الورشة التدريبية الإختبار البعدي متابعة ما بعد التدريب

https://baladicap.wordpress.com/ THANK YOU! baladicap@msi-lebanon.com +961 0(1) 380 110 http://baladi-lebanon.org/baladicap/ https://baladicap.wordpress.com/