Dull Gweithredu Ymarferol tuag at Rannu Gwybodaeth Rhaglen Rhannu Gwybodaeth Bersonol Cytundeb Rhannu Gwybodaeth Bersonol Cymru (WASPI) ar gyfer sefydliadau sy'n ymwneud gydag amddiffyn, diogelu, iechyd, addysg a lles cymdeithasol pobl Cymru (gan gynnwys sefydliadau yn y sector statudol, y sector preifat a'r sector gwirfoddol) Dull Gweithredu Ymarferol tuag at Rannu Gwybodaeth

Rhaglen Rhannu Gwybodaeth Bersonol Beth yw WASPI? •Fframwaith ar gyfer sefydliadau, er mwyn eu galluogi i rannu gwybodaeth bersonol adnabyddadwy rhyngddynt, mewn ffordd gyfreithlon a deallus •Mae ar gyfer gweithgarwch cyson, cytunedig a rheolaidd er mwyn rhannu gwybodaeth bersonol at ddiben penodol ac er lles unigolion – nid yw hwn ar gyfer ceisiadau ad-hoc •Nid yw ar gyfer gweithgarwch rhannu rhyng-sefydliadol neu ar gyfer rhannu gwybodaeth gyfanredol, gwybodaeth wedi'i dad-bersonoli neu wybodaeth ddienw Mae'n cynnig dull gweithredu ymarferol ar gyfer cydweithio

•Elfen allweddol o'r Rhaglen Rhannu Gwybodaeth Bersonol (SPI) Sut mae WASPI yn Cysylltu gyda rhaglen Rhannu Gwybodaeth Bersonol Llywodraeth Cymru? •Elfen allweddol o'r Rhaglen Rhannu Gwybodaeth Bersonol (SPI) •Yr 'unig' fframwaith rhannu gwybodaeth i Gymru •Wedi'i adolygu a'i lansio o'r newydd gan y rhaglen •Cynllun gweithredu a mecanweithiau cymorth

Rhaglen Rhannu Gwybodaeth Bersonol Beth yw Manteision Defnyddio WASPI •Mae'n cynnig gwasanaeth gwell i Ddefnyddwyr Gwasanaeth •Mae'n annog trefniadau diogel a pherthnasol wrth rannu gwybodaeth •Mae'n helpu i oresgyn cymhlethdodau a chamddealltwriaethau cyfreithiol •Mae'n sicrhau cydymffurfiaeth gyda Chod Ymarfer y Comisiynydd Gwybodaeth ynghylch Rhannu Data, a safonau cydnabyddedig eraill •Mae'n helpu i hyrwyddo'r angen am weithgarwch rhannu rheolaidd rhwng sefydliadau gwasanaeth cyhoeddus •Mae'n helpu trwy gynnig arweiniad i Ymarferwyr a staff ynghylch yr hyn y gallant a'r hyn na allant ei rannu – mae'n cynnig hyder 'Unwaith i Gymru’ – mae'n lleihau unrhyw ddyblygu o ran ymdrechion

Pwy fydd WASPI yn Berthnasol iddynt? Rhaglen Rhannu Gwybodaeth Bersonol Pwy fydd WASPI yn Berthnasol iddynt? •Sefydliadau yn y sector cyhoeddus •Mudiadau yn y sector gwirfoddol •Sefydliadau preifat sy'n cael eu contractio •Nid yw wedi cael ei gyfyngu i Gymru yn unig

Rhaglen Rhannu Gwybodaeth Bersonol Beth yw’r Cytundeb? Mae'r Cytundeb yn darparu: • Datganiad ynghylch set gyffredin gytunedig yr egwyddorion a'r sicrwydd ynghylch rhannu gwybodaeth • Sicrwydd y bydd hawliau unigolion yn cael eu diogelu pan rennir gwybodaeth bersonol • Ymrwymiad at ddefnyddio fframwaith WASPI

Rhaglen Rhannu Gwybodaeth Bersonol Beth yw Protocol Rhannu Gwybodaeth (ISP)? Mae ISP yn cofnodi: •y prosesau ar gyfer rhannu gwybodaeth bersonol •y dibenion penodol a fodlonir •y bobl y bydd hyn yn effeithio arnynt •pwerau deddfwriaethol perthnasol •gwybodaeth a rennir, a gyda phwy •y broses dan sylw o sicrhau caniatâd •gweithdrefnau gweithredol •y broses adolygu

Rhaglen Rhannu Gwybodaeth Bersonol Sut mae Modd i Ni Ddatblygu ISP? •Ystyried y gofynion ynghylch rhannu gwybodaeth • Nodi'r holl sefydliadau partner • Nodi Cydlynydd ISP a Hwylusydd ISP • Sicrhau bod pob partner wedi ymrwymo i'r Cytundeb? • Llenwi templed yr ISP • Ystyried gwybodaeth 'prosesu teg' • Gofyn am sicrwydd ynghylch yr ansawdd • Sicrhau cymeradwyaeth gan bartneriaid

Rhaglen Rhannu Gwybodaeth Bersonol Gwasanaethau Cymdeithasol -Ymarferwr GIG – Nyrs Ardal Mudiad Gwirfoddol – Ymarferwr Darparwyr Gwasanaeth

Rhaglen Rhannu Gwybodaeth Bersonol Gwasanaethau Cymdeithasol -Ymarferwr GIG – Nyrs Ardal Mudiad Gwirfoddol – Ymarferwr Darparwyr Gwasanaeth Gwybodaeth na fydd angen ei rhannu Gofynion rhannu gwybodaeth rhwng sefydliadau partner A D B C

Rhaglen Rhannu Gwybodaeth Bersonol Gwasanaethau Cymdeithasol -Ymarferwr GIG – Nyrs Ardal Mudiad Gwirfoddol – Ymarferwr Darparwyr Gwasanaeth Gwybodaeth na fydd angen ei rhannu Gofynion rhannu gwybodaeth rhwng sefydliadau partner A D B C Mae'r ISP yn diffinio rhannau A, B, C a D

Bydd y broses ddatblygu yn cynnwys: Rhaglen Rhannu Gwybodaeth Bersonol Beth yw'r Camau Nesaf? Bydd y broses ddatblygu yn cynnwys: •Cytuno ar ddiben ac amcanion yr ISP •Mapio'r swyddogaethau ar lefel uchel h.y. y llif gwybodaeth •Ystyried cynnwys/cyfeirio at unrhyw ISPs, ffurflenni neu arweiniad sy'n bodoli eisoes •Llenwi templed y Protocol Rhannu Gwybodaeth •Datblygu gwybodaeth brosesu sy'n deg

Proses Ddatblygu yr ISP Rhaglen Rhannu Gwybodaeth Bersonol Proses Ddatblygu yr ISP

Cytuno ar Ddiben ac Amcanion yr ISP Rhaglen Rhannu Gwybodaeth Bersonol Cytuno ar Ddiben ac Amcanion yr ISP •Pa wasanaeth y bydd yr ISP hwn yn ei gynorthwyo? •Beth yw nodau'r gwasanaeth? •Pa grwpiau o sefydliadau sy'n gysylltiedig? •Beth yw diben y gwasanaeth? •Pwy fydd Defnyddwyr y Gwasanaeth? •Beth yw'r manteision i Ddefnyddwyr y Gwasanaeth?

Rhaglen Rhannu Gwybodaeth Bersonol Llenwi Rhan D yr ISP – Dulliau a Rheolaethau •Dylid nodi manylion rhestr y swyddogaethau a fydd yn cael eu cynorthwyo gan yr ISP hwn •Dylid nodi manylion y wybodaeth a rennir •Dylid nodi'r dynodwyr personol cyffredin a ddefnyddir •Dylid rhestru'r sefydliadau sy'n darparu •Dylid rhestru'r sefydliadau cyrchfan •Dylid nodi manylion y rhesymau dros ddefnyddio'r wybodaeth •Dylid nodi manylion ynghylch ffynhonnell y data (pa system)

Llenwi Rhan D yr ISP – Dulliau a Rheolaethau Rhaglen Rhannu Gwybodaeth Bersonol Llenwi Rhan D yr ISP – Dulliau a Rheolaethau •Dylid nodi manylion y dull er mwyn casglu'r wybodaeth •Dylid nodi ble y bydd y wybodaeth yn cael ei storio •Dylid nodi pa mor aml y bydd y wybodaeth yn cael ei rhannu •Dylid rhestru'r cyfryngau cyfathrebu a'u rheolaethau a ddefnyddir Unrhyw wybodaeth ychwanegol

Rhaglen Rhannu Gwybodaeth Bersonol Llenwi Rhan A yr ISP – Cyflwyniad •Dylid enwi'r gwasanaeth a fydd yn cael ei gynorthwyo gan yr ISP hwn •Dylid disgrifio nodau'r gwasanaeth •Dylid disgrifio grwpiau'r sefydliadau a diben penodol y gwasanaeth •Dylid nodi manylion ynghylch rhestr y swyddogaethau a fydd yn cael eu cynorthwyo gan yr ISP hwn •Dylid disgrifio Defnyddwyr y Gwasanaeth •Dylid disgrifio'r manteision i Ddefnyddwyr y Gwasanaeth •Dylid nodi manylion am y wybodaeth i'w rhannu •Dylid nodi manylion am y dynodwyr personol cyffredin a ddefnyddir •Dylid nodi manylion y sefydliadau partner penodol sy'n gysylltiedig

Cyfiawnhad Dros Rannu Gwybodaeth Bersonol Rhaglen Rhannu Gwybodaeth Bersonol Llenwi Rhan B yr ISP – Cyfiawnhad Dros Rannu Gwybodaeth Bersonol •Dylid ystyried a nodi manylion unrhyw bwerau statudol ychwanegol er mwyn rhannu gwybodaeth bersonol •Dylid ystyried materion sy'n ymwneud gyda chaniatâd – pa fath o ganiatâd a ddefnyddir

Llenwi Rhan C yr ISP – Gweithdrefnau Gweithredol Rhaglen Rhannu Gwybodaeth Bersonol Llenwi Rhan C yr ISP – Gweithdrefnau Gweithredol •Dylid nodi manylion y dulliau cytunedig er mwyn prosesu gwybodaeth mewn ffordd deg •Dylid cofnodi'r math o ganiatâd a ddefnyddir •Dylid disgrifio sut y bydd caniatâd, neu'r penderfyniad i wrthod rhoi caniatâd, yn cael ei gofnodi, a ble •Dylid nodi manylion y dulliau casglu cytunedig a ddefnyddir •Dylid nodi amlder y gweithgarwch rhannu gwybodaeth •Dylid nodi pryd y bydd yr ISP yn cael ei adolygu

Rhaglen Rhannu Gwybodaeth Bersonol Cwblhau'r ISP •Dylid cadarnhau bod pob sefydliad partner wedi ymrwymo i'r Cytundeb •Dylid cwblhau'r wybodaeth ynghylch prosesu teg •Dylid trafod unrhyw ofynion hyfforddi sydd gan sefydliadau partner •Dylid cytuno ar y cyfrifoldeb dros sicrhau bod yr adolygiad yn cael ei gynnal •Dylid gofyn i Dîm Cymorth WASPI i sicrhau'r ansawdd •Dylid trefnu bod yr holl sefydliadau partner yn cymeradwyo'r ISP terfynol a'i gynnwys mewn Cynlluniau Cyhoeddi pan fo hynny'n briodol •Dylid trefnu bod copi o'r ISP a chopïau o'r datganiadau yn cael eu hanfon ymlaen at dîm cymorth WASPI